作業手順書の書き方・作り方｜作成のコツとテンプレートサンプルも

手順書とはマニュアルと違うの？目的は？

手順書とマニュアルの違い①仕事の範囲が狭いか広いかの違い

手順書とマニュアルの違い一つ目は、仕事の範囲が狭いか広いかの違いになります。マニュアルとは一般的に、仕事の幅広い範囲をカバーする目的で作られるものです。また一般的な内容が書かれており、具体性に欠ける面があります。

一方で手順書というのは、範囲の狭い作業に絞り手順を記載したものになります。そのためより具体的な内容が書かれており、分かりやすいという点があります。このように範囲の広さによって、使い分けることが一般的です。

手順書とマニュアルの違い②盛り込んでいる規範や手順の違い

手順書とマニュアルの違い二つ目は、盛り込んでいる規範や手順の違いになります。マニュアルというのは手順書と異なり、行動規範や会社の規範といったものを記載することが必要です。そのため手順書より一層、堅苦しい印象を受けます。

一方で手順書はマニュアルと異なり、些細な手順でも書く必要があります。それにより誰が見ても同じ作業をできるようにするのが、手順書です。そのため書かれている内容や規範の有無で手順書とマニュアルを分けることができます。

手順書を作る目的｜誰が行っても同じ結果が得られるようにするため

手順書を作る目的は、誰が行っても同じ結果が得られるようにするためになります。作業手順書というのは、特に単純作業において誰でもできるようにするために作られるものです。誰が行っても、手順書があることで同じ結果が得られるように作られます。

そのためその目的を達成するように、手順書は必ず具体的に書かなければいけません。そして誰が見ても分かりやすいということを、一番重視する必要があります。そうすることで、手順書を作る目的を達成できるものを作ることが可能です。

手順書だけでなく、マニュアルを作るという機会も多いと思います。しかし手順書同様作り方が分からないという方も多いですよね。こちらの記事では、そんなマニュアルの作り方を分かりやすく説明しています。マニュアルを作る機会のある方は、ぜひ合わせてチェックしてみてください。

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分かりやすい手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ10選！

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ①何の手順かを具体的にする

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ一つ目は、何の手順かを具体的にするということです。手順書を作成する上で一番初めに考えるのは、何の手順を書くかという事です。この手順を書く範囲は、できるだけ小さいほうが分かりやすいといえます。

範囲が広すぎると、具体的な手順を書くことができないため気を付けましょう。例えば「コピー機の使い方」というように、誰が見ても何の手順書であるか分かることが重要です。それを踏まえて、手順書の内容を決めていきましょう。

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ②構成を考え作成する

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ二つ目は、構成を考え作成するということです。手順書を作成する上でポイントとなるのが、手順書の構成です。構成がめちゃくちゃでは、見づらい手順書になってしまいます。

そのためまずは、構成を作成していきましょう。構成は大まかな見出しを、メモなどに書きだすことで作ることができます。必ず書きたい内容を大きい見出しに分け構成を作り、手順書を作る下準備をしていきましょう。

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ③先に盛り込む事項を考える

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ三つ目は、先に盛り込む事項を考えるということです。先に盛り込む内容を考えて決めておくことは、非常に重要です。完成した後に入れたい内容を思いつくという事がないように、盛り込む事項を考えた後作成していくことがコツになります。

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ④難しい単語は使わない

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ四つ目は、難しい単語は使わないということです。手順書を作る目的は、誰が見ても同じ作業ができるようにするためです。そのため、難しい単語は手順書には不向きになります。

どうしても専門用語が必要な場合は、必ず注釈を付け補足するようにしましょう。また文章も難しい言い回しにせず、簡潔に分かりやすくすることが大事になります。そこを意識することで、見やすい手順書を作ることが可能です。

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ⑤フローチャートを入れる

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ五つ目は、フローチャートを入れるということです。フローチャートとは、手順やプロセスを図で示し業務の流れを簡潔化させるものになります。

このフローチャートを作ることで、文章では分かりにくい部分を補うことが可能です。またフローチャートを見るだけで作業を行うこともできるため、より効率的に手順書を運用することができます。そのためフローチャートは、必ず手順書に入れ込みましょう。

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ⑥誰が見ても見やすく作る

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ六つ目は、誰が見ても見やすく作るということです。手順書の最も大きな作成のコツは、見やすく作るという事です。手順書は多くの人が使用するため、見やすいことがとても重要です。

見やすくするためには使う場面を考えた、文字の大きさ・レイアウト・図の使用が必要になります。自分では分からないことも多いため、他の人に見やすいか確認してもらうことがおすすめです。

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ⑦仮運用・改善を行う

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ七つ目は、仮運用・改善を行うということです。手順書は作るだけではいけません。必ず仮運用し、使用できる手順書であるか確かめるようにしましょう。また仮運用することで出た改善点を改善し、完成させていくことが必要です。

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ⑧シンプルさを重視する

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ八つ目は、シンプルさを重視するということです。手順書を作っていると、つい凝ったデザインにしたくなってしまいます。

しかし凝ったデザインにしすぎると、分かりにくい手順書になってしまうこともあるため注意が必要です。手順書はあくまでシンプルに作るという事がポイントになります。

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ⑨基準は明確に記載する

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ九つ目は、基準は明確に記載するということです。手順書には、作業を判断する上での基準を示すこともあります。そういった基準を記載する際は、必ず明確で分かりやすいものにしましょう。そうすることでより実践に近い手順書を作ることができます。

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ⑩作成後もメンテナンスする

手順書の書き方と作り方のポイント・作成のコツ十つ目は、作成後もメンテナンスするということです。手順書は作ったら作ったままにしてはいけません。

必ず最低でも1年に1度は見直し、メンテナンスをすることが必要です。作業の手順は日々変わったり効率化したりするものです。そこを踏まえ、メンテナンスを行うようにしましょう。

作業手順書のテンプレート・フォーマットサンプル

作業手順書のテンプレート・フォーマットサンプル①SILAND.JP

作業手順書のテンプレート・フォーマットサンプル一つ目は、SILAND.JPになります。このテンプレート・フォーマットサンプルを取り扱うサイトでは、主にWordのテンプレートを取り扱っています。

そのためWordで作業手順書を作りたい方には、非常におすすめのサイトです。一から作ることが難しい場合は、ぜひ参考にしてみてください。

作業手順書のテンプレート・フォーマットサンプル②マニュアルテンプレート

作業手順書のテンプレート・フォーマットサンプル二つ目は、マニュアルテンプレートになります。このサイトは主に、Excelのテンプレートやフォーマットが置いてあります。そのためExcelで作業手順書を作る方に、おすすめのサイトです。

作業手順書のテンプレート・フォーマットサンプル③bizocean

作業手順書のテンプレート・フォーマットサンプル三つ目は、bizoceanになります。このサイトは、Word・Excel・PowerPoint全てに対応してある、テンプレートやフォーマットが掲載されています。そのため豊富なテンプレートを使用したい場合におすすめのサイトです。

手順書の上手な運用のコツと注意点とは？

手順書の上手な運用のコツと注意点①手順書を周知徹底する

手順書の上手な運用のコツと注意点一つ目は、手順書を周知徹底するということです。手順書は作っただけでは上手に運用することができません。必ず作ったことや手順書の存在を、使う人に知ってもらうことが必要になります。そうすることで、多くの人に運用してもらうことが可能です。

手順書の上手な運用のコツと注意点②手順書を押し付けすぎない

手順書の上手な運用のコツと注意点二つ目は、手順書を押し付けすぎないということです。今までやっていたやり方がある人は、新しく作った手順書を見ない場合もあります。そのような時に手順書を押し付けると、不平不満が出ることも多いです。

そのため手順書はあくまで分からない人用であることを踏まえ、押し付けすぎないようにすることが必要です。また手順書を使ってもらうような、相手へのアプローチも考え運用しましょう。

作業手順書の作り方やテンプレートを知り実際に作ってみよう！

作業手順書の作り方やポイント、テンプレートについて紹介しましたがいかがでしたでしょうか。作業手順書の作り方は、コツを掴めば難しくないことを知っていただけたと思います。作業手順書作りに困ったときは、ぜひこの記事を参考に作成してみてください。