わかりやすいマニュアルの作り方！構成・フォーマット例や作成のコツは？

業務マニュアルや社内マニュアルの目的とは？

業務マニュアルや社内マニュアルの目的①業務を均等に分担する

業務マニュアルや社内マニュアルの目的の1つ目は、業務を均等に分担することです。1つの業務に対する必要な過程をマニュアルにすることで、誰しもが同じように同じ業務量を分担することができます。個々の能力や経験値によって業務のシワ寄せが来てしまうリスクを最小限にすることで効率化を促します。

業務マニュアルや社内マニュアルの目的②業務の構成を視覚化する

業務マニュアルや社内マニュアルの目的の2つ目は、業務の構成を視覚化することです。大きな仕事の流れの中で「自分が今何を行っているのか」を自認させるためにもマニュアルが作成が効果的です。どの過程が何の目的であり、その結果がさらにどの過程と目的に繋がるのかを視覚化することで現状把握を促します。

業務マニュアルや社内マニュアルの目的③業務の品質を均一にする

業務マニュアルや社内マニュアルの目的の3つ目は、業務の品質を均一にすることです。個々の作業の度合いや能力によって結果的に仕上がる「商品」そのものにムラができてしまうリスクを軽減します。均一化されたマニュアルに基づいて業務を遂行することで、誰が業務を行っても過程に大きな差異が出ないようにします。

業務マニュアルや社内マニュアルの目的④業務の無駄を無くす

業務マニュアルや社内マニュアルの目的の4つ目は、業務の無駄を無くすことです。マニュアルを作成することで「本来は不必要な過程」を極力カットすることができます。そのため新たな業務の形がアップデートされるにつれて、マニュアルも形を変えていきます。その時に最もベストな過程を示すのがマニュアルなのです。

業務マニュアルや社内マニュアルの目的⑤引継ぎがしやすくなる

業務マニュアルや社内マニュアルの目的の5つ目は、引継ぎがしやすくなることです。マニュアルを作成することで、前任者がどのような思惑や目的で業務の形を引き継いだのかが把握しやすくなります。マニュアルが無ければ、どこまでの業務で終了としどこから引継ぎをされたのかを即座に理解することは困難でしょう。

マニュアル作成の流れ

マニュアル作成の流れ①「What」を決める

マニュアル作成の流れの1つ目は、「What」を決めることです。そのマニュアルが何のために制作されるべきなのか目的を共有しておきましょう。目的が明確に絞られていることで無駄を無くします。余分な過程や説明はマニュアルを読む人の混乱を招くだけなので、その人の業務の目的を理解することが求められます。

マニュアル作成の流れ②「Who」を決める

マニュアル作成の流れの2つ目は、「Who」を決めることです。部署は当然のことながら、その部署や会社で働く年齢層や性別、または経験値の差によってもマニュアルの内容やイメージが変わります。相手の立場に立ち、どのような書き方やデザインだと伝わりやすいかを事前に理解して組み立てていくことが重要です。

マニュアル作成の流れ③全体の流れを把握する

マニュアル作成の流れの3つ目は、全体の流れを把握することです。最初から小目的を小さく明記していくのではなく、最初に「大目的達成」は何であるかを明記した上で、そこから引き算をしていきましょう。どの目的のためにはどんな過程や作業が必要かを分解していき、最も小さな過程がスタートになるようにしましょう。

マニュアル作成の流れ④大目的の共有を明確にする

マニュアル作成の流れの4つ目は、大目的の共有を明確にすることです。そもそもマニュアルの目的は「大目的の達成に必要な小目的をこなしていく」ことではなく、「最終的に大目的を達成する」ことです。なので時には各々の小目的の中で、本来の順序よりも優先順位を付けなくてはならない時もありえます。

その時に「本来達成するべき大目的は何なのか」を理解できていると、多少のイレギュラーがあったり個々の能力差などがあったとしても「最低限どの過程は絶対に必要なのか」が共有できます。これにより、誰がどの作業を行ってもその品質の差を最低限に留めることができ、大目的そのものの意識共有も促せます。

マニュアル作成の流れ⑤判断基準を設ける

マニュアル作成の流れの5つ目は、判断基準を設けることです。マニュアルそのものが読みやすく理解しやすいものであることがもちろん大切ですが、自分がなぜその作業を必要とされているのかの本質を理解するためには判断基準が必要です。そのためには当然大目的の共有も大事ですが、過去の判例を出すことも有効です。

マニュアルを読む人の中で生じると思われる疑問を「事象と判例と解決方法」という形で明記しておくことで、「問題が起きた時のベストな解決方法」が分かります。そしてそれを理解しておくことは、そのマニュアルが求める優先順位の理解にも繋がります。小目的の中でも無数に判断の瞬間はあるものです。

マニュアルの作り方！作成のコツと分かりやすい構成・フォーマット例は？

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例①マニュアルの範囲を決める

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例の1つ目は、マニュアルの範囲を決めることです。マニュアルを細部まで作りこむことは大事ですが、それは「個人の力量やセンスを潰す」ことにも比例します。どこまでがマニュアルで均一化させ、どこまでは個人の閃きや裁量を尊重するのかを決めることで、業務のストレスも減ります。

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例②制作の納期やメンバーを決める

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例の2つ目は、制作の納期やメンバーを決めることです。メンバーを決めることでマニュアルの本質やベクトルの共有ができますし、意見の質も上がります。マニュアル制作においてもある程度の納期を設定することで良い緊張感が出来、完成品の精度が上がるでしょう。

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例③部署へヒアリングをする

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例の3つ目は、部署へヒアリングをすることです。その部署の業務内容の全貌を把握することはもちろんですが、部署の中で生じている問題や生じやすい問題、そしておざなりになってしまっている業務や、普段から時間に押されている時期や業務内容なども把握しておきましょう。

業務マニュアルは仕事を均一化させるだけではなく無駄を省き時間コストを削減することも目的ですので、現場の「無駄」を知っておくことがマニュアル作成において非常に重要です。まは現場にとって現在進行形で発生している実務ストレスも把握し、マニュアル作成において解決していけるようにしましょう。

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例④将来起こりえる問題をケアする

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例の4つ目は、将来起こりえる問題をケアすることです。現在の問題の解決だけではなく、外的要因で起こる可能性があるトラブルに関してもマニュアル内で対応策を明記しておきましょう。現場の人間にとってもイレギュラー対応力が付きますし、判断基準向上にも繋がります。

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例⑤品質の最低ラインを明確にする

業務マニュアルの作り方や作成のコツや例の5つ目は、品質の最低ラインを明確にすることです。最低限どの作業が稼動していれば良いのかを明確にしておけば、「世に出せるレベルの商品（サービスも含める）」として機能するのかが分かります。人員不足の際にもどこに配分するのかを現場も理解することができます。

また当然ながら、万人に受け入れられるマニュアル制作のためには「最低限以上の文章力」が求められます。初見でもすんなりと頭に入ってくれるような文章作りには、少しのコツが必要です。そんな文章力のトレーニング方法などを纏めた記事もありますので、マニュアル作成においてぜひご参考くださいね！

文章力とは？トレーニング方法5選や構成と作成のコツ15選も

文章力があるとどんな仕事もスムーズにこなせそうですよね。ですが、文章力を鍛えるにはポイントを絞ったトレーニング方法を実践することが必要なんです。文章構成や...

マニュアルの作り方や使い方のポイントや注意点は？

マニュアルの作り方や使い方のポイントや注意点①わかりやすい構成を意識

マニュアルの作り方や使い方のポイントや注意点の1つ目は、わかりやすい構成を意識することです。視覚的にはもちろん、余分な文章や過程が入っていないかのチェックも必要です。その意味では完成品を1度メンバー以外（現場のリーダーなどの限定された人物）に開示し、客観的意見を貰うのも良いでしょう。

マニュアルの作り方や使い方のポイントや注意点②社内のフォーマットを守る

マニュアルの作り方や使い方のポイントや注意点の2つ目は、社内のフォーマットを守ることです。他部署や他現場のマニュアルを参考に作る際には特に心がけましょう。既存のフォーマットから大きく逸脱しないマニュアルを作成することで、長年既存マニュアルを参考にしてきた現場からも不満の声が上がりづらくなります。

マニュアルの作り方や使い方のポイントや注意点③テスト運用をする

マニュアルの作り方や使い方のポイントや注意点の3つ目は、テスト運用をすることです。完成したマニュアルが最初から業務内容と完全にリンクする、という可能性は残念ながら低いです。ですがそれは人と人の作業である限り当然のことなので、現場の声を反映させながら柔軟にアップデートをしていくことが求められます。

なのでまずは「テスト運用期間」として採用し、実際の業務の進行を把握しましょう。クレームを受け止めて変化させていき、全ての従業員や労働者にとって平等にベストな内容となるように努めていきましょう。

コツを理解してわかりやすいマニュアルを作ろう！

いかがでしたか？社内マニュアルや業務マニュアルの目的や、実際に作成する際のコツやポイントなどについてご紹介しました。マニュアルがあることで業務の整合性が取れ、業務を行う側からしてもストレスが軽減されます。隙の無いマニュアルを作り、突然のイレギュラーにも対応しやすいようにしていきましょう。

またマニュアルは作る側はもちろん、読む側にとっても読解力が必要となります。読解力の高いか低いかでマニュアルの理解速度も変わりますので、業務スピードにも直接的に影響していきますよね。そんな「読解力を鍛える方法」などを纏めた記事もご紹介しますので、今回の記事と併せてぜひご参考ください！

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