注文キャンセルメールの例文5選！発送や予約の確認にビジネスも

注文キャンセルのメールとは？

注文キャンセルメールが使用される場面：ビジネスやネットショッピング

注文キャンセルメールは、頼んだ商品が事情により不必要になった場合に送るものです。ビジネス上の取引だけではなく、ヤフーショッピングやアマゾン、楽天などの個人のネットショッピング時のキャンセルのときにも使用されます。

またネットショッピング時は、注文を受けた企業が注文キャンセルメールを送る場合もあります。注文をしてもらったときに商品の在庫がない場合、注文を受け付けることができません。そういった場合に企業からお客へ注文キャンセルメールを送る必要があります。このメールは「サンクスメール」とは異なります。

注文キャンセルメールを送るタイミング：商品発送前がベター

ビジネス時に発注した側が送る注文予約キャンセルメールは、キャンセルすることが確定したらなるべく早いタイミングで送ることが重要です。注文を受けた企業は、どんどん発送の手続きを進めています。日にちや時間が経つにつれ、相手の準備も整います。つまり、時間が経っていればいるほど相手の負担が大きくなるのです。

注文予約をキャンセルすることが決まったら、真っ先に注文・発送のキャンセルメールを送りましょう。「キャンセル受け付けの締切日までまだ日があるから」「発送日まで余裕があるから」と先延ばしにしては、ビジネス上の取引相手の信頼を失うことになりかねません。

また、注文を受けた側が送る注文キャンセルメールも、在庫切れがわかった時にすぐ送る必要があります。ホームページに在庫切れの旨を記載しているのに注文が届いた、という場合も早急に送らなくてはいけません。お客様は商品が来ると思っていますので、そのまま放置しておくとクレームにつながる可能性があります。

ビジネス時の注文キャンセル：電話キャンセル後も、確認の為メールを送る

発送日が近づいている場合など早急に注文をキャンセルしたい時は、電話などでキャンセルの旨を伝えることもあるでしょう。しかし、電話をした後必ずメールも送る必要があります。電話は、音声が録音されているわけではありませんので、記録として残りません。「言った」「言わない」などのトラブルの原因にもなります。

また、電話越しの声と言うものはなかなか聞き取りにくい場合があります。電話中に確認をしたとしても、聞き取りミスが発生することもあるでしょう。そういった事態を防ぐために、電話でキャンセルを伝えた後、確認としてメールでも詳細を送ることが大切です。

「先ほどお電話でも伝えさせていただいた通り、商品の予約をキャンセル致します」などの文章でメールを送りましょう。ただし、これはビジネス上の取引の場合です。個人の買い物の時は電話で伝えれば大丈夫、という場合がほとんどです。もし心配な場合は、キャンセルメールも送りましょう。

注文キャンセルのメールの書き方は？

注文キャンセルメールの書き方①謝罪を述べる

注文キャンセルメールの書き方1つ目として、謝罪を述べるということがあります。注文予約をキャンセルされた会社からすれば、売れると思っていた商品が突然売れなくなるわけです。準備をしておいたのにも関わらず、何の利益も得られなくなってしまうのです。ビジネスにおいて、注文キャンセルは最も迷惑な行為です。

注文キャンセルは、相手側の会社にとって不利益にしかなり得ません。注文キャンセルによってビジネス上の関係が悪化してしまう可能性も十分考えられます。必ず謝罪を丁寧に述べ、相手に迷惑をかけてしまったことをお詫びしてください。

ビジネス上の取引だけではありません。注文を受けた側が送る注文キャンセルメールでも、同じことが言えます。注文をしたお客様は、商品がくると信じて待っています。必ず在庫切れの謝罪と、今後入荷する予定はあるかどうかの記載が必要です。

注文キャンセルメールの書き方②注文予約内容を詳細に記載する

注文キャンセルメールの書き方2つ目として、注文内容を詳細に記載することがあります。こちらも、発注側と受注側、どちらも送るべき内容です。「注文した●という商品をキャンセルします」という文章のみだと、商品の個数や発注先、日にちなどがすぐにわからず、相手側にさらに迷惑をかけてしまうことになります。

注文キャンセルメールには、必ず①商品名②製品番号③注文番号④注文した数量⑤注文した日付を明記しましょう。これによって、商品の確認作業など相手の負担も減らすことが出来ますし、ミスを減らすことにも繋がります。

注文キャンセルメールの書き方③簡潔に内容を伝える

注文キャンセルメールの書き方3つ目として、簡潔に内容を伝えるということがあります。発注側と受注側、どちらもが気をつけるべきことです。長々と回りくどい書き方をすると言いたいことがすぐ伝わりませんし、相手がメールの内容を解釈し間違えてしまう可能性もあります。内容はできるだけ端的に伝えましょう。

注文キャンセルメールの書き方④理由を述べる

注文キャンセルメールの書き方4つ目として、理由を述べるということがあります。これは受注側がキャンセルメールを送るときに気をつけるべきことです。「こちらの商品の注文は承ることができません」とだけ書いてもお客様は納得できませんし、お店に対するクレームや不信感にも繋がりかねません。

「商品の在庫がない状態で…」「こちらの商品の取り扱いが先日終わってしまいまして…」など、きちんと理由を添えることで、お客様の納得を得ることができるでしょう。

また、発注側がキャンセルメールを送る際も理由を述べる場合があるでしょう。しかし長々と理由を述べても「言い訳がましい」と思われてしまいます。それどころか逆に不信感につながってしまう恐れがあります。発注側がキャンセルの理由を述べる場合は不信感を招くような事態にならないよう、注意が必要です。

注文キャンセルメールの例文5選

注文キャンセルメールの例文①発注側がキャンセルする場合：お客様の都合

注文キャンセルメールの例文1例目は、お客様の都合により発注側が商品をキャンセルする場合の例文です。発注した商品の詳細や個数、日にちなどを記載することを忘れないようにしましょう。

お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。先日●月△日に発注させていただきました「●」という商品ですが、お客様のご都合で注文が取り消しとなりました。誠に恐縮ですが、商品●の発注を取り消して頂きますよう、お願い申し上げます。ご迷惑をおかけしてしまうこと、心よりお詫び申し上げます。

注文キャンセルメールの例文②発注側がキャンセルする場合：自社のミス

注文キャンセルメールの例文2例目は、自社のミスにより商品をキャンセルする場合の例文です。お客様の都合は「しょうがない」と思ってもらえるかもしれませんが、この場合はそうはいきません。キャンセルすることに対してのお詫びと、今後気をつけるという約束の文章を書くことが必要です。

株式会社△総務部△です。○月▲日に注文させていただきました注文番号No.0の商品の件ですが、弊社の勘違いであることが発覚致しました。申し訳ございませんが、発注はなかったものとさせて頂きます。二度とこういった事態が起こらぬよう、一同努めて参ります。今後も変わらぬご厚情を賜りますよう、お願いします。

注文キャンセルメールの例文③受注側がキャンセルする場合：在庫切れ

注文キャンセルメールの例文3例目は、注文された商品の在庫切れにより、受注側がキャンセルする場合の例文です。注文を受け付けることができないお詫びと、商品の入荷がいつになるかなどの情報を記載しましょう。

XXXX 様 このたびは当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。 「XXX ショップ」店長のXXXです。 表題の件について、ご確認をお願いしたいことがあり、ご連絡を差し上げました。 今回ご注文いただいた商品は在庫切れのため、ご注文を確定することができませんでした。 この商品は、今後再入荷する予定もございません。 せっかくご注文いただきましたのに、ご希望に添えず、大変申し訳ありません。 つきましては、誠に恐れ入りますが、お客様の以下のご注文をキャンセルさせていただければと存じます。 ご確認をお願いし、ご不明な点などがございましたら、明日XX時までに本メールにご返信いただけますでしょうか。 ※明日XX時までにとくにご連絡のなかった場合は、 こちらでキャンセル手続きを完了させていただきます。何卒ご理解をお願いいたします。 ※決済手続きは完了しておりません。 このままキャンセル手続きが完了した場合、お客様に請求が行くことはありませんので、ご安心ください。 このたびはお客様にお手数をおかけし、大変申し訳ございませんでした。 今後とも、ご不明な点などがございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。 どうぞ、よろしくお願い申し上げます。
引用元： ヤマトフィナンシャル株式会社

注文キャンセルメールの例文④受注側がキャンセルする場合：支払い期限切れ

注文キャンセルメールの例文4例目は、支払期限切れのため受注側が商品をキャンセルする場合の例文です。これは、支払いが確認された後に商品を発注する場合において、お客様からの入金が確認できなかった場合に送ります。

「〇〇様　先日○月●日にご注文頂いた商品のお支払いが確認できませんでした。支払期限は○月▲日なでとなっておりましたので、誠に勝手ながらこちらの商品のご注文はキャンセルとさせて頂きます。（注文商品の内容、代金などを書く）またのご利用をお待ちしております」

注文キャンセルメールの例文⑤ネット注文した個人がキャンセルする場合

注文キャンセルメールの例文5例目は、ネット注文した個人がキャンセルする場合の例文です。キャンセル期限内だと、ボタン一つでキャンセルが可能な場合もあります。しかし期限を過ぎた後のキャンセルは、直接お店にお願いする必要があります。

「先日○日に、●という商品を注文させて頂いた○です。都合により商品をキャンセルさせて頂きたいです。（注文番号、氏名、住所、連絡先を記載する）お手数をおかけしますが、どうかよろしくお願いします。またそちらのサイトを利用させていただく機会がありましたら、よろしくお願いします。」

注文キャンセルメールの書き方の注意点は？

注文キャンセルメールの書き方の注意点①件名にキャンセルする旨を記載する

注文キャンセルメールの書き方の注意点1点目として、件名にキャンセルする旨を記載する、ということがあります。特に、発送までの期限が短かったり、急ぎでキャンセルしなくてはならない場合、重要なメールだと相手にわかってもらう必要があります。

件名は、メールを開かなくても確認することができるものです。緊急性がわかり、すぐに本文を確認しようと思ってもらえるような件名を作ることを心がけましょう。

注文キャンセルメールの書き方の注意点②自分が悪くない場合も低姿勢で

注文キャンセルメールの書き方の注意点2点目として、自分が悪くない場合も低姿勢で伝えることがあります。お客様の突然のキャンセルなどは不可抗力であり、こちらに責任はありません。しかし、発注先に迷惑を掛けてしまうことは事実です。

お客様の都合でキャンセルとなったことを伝えた後、「弊社の確認不足で…」「私の調整不足で…」などの文章をいれて謝罪しましょう。キャンセルの原因がお客様にあっても、謝罪の気持ちを示すことが大切です。

注文キャンセルメールの書き方の注意点③キャンセルを当然の権利と思わない

注文キャンセルメールの書き方の注意点3点目として、キャンセルを当然の権利と思わないということがあります。これは特に、個人のネットショッピング時のキャンセルに言えることです。

「キャンセル期限内だったらキャンセルしても平気」と思っていませんか？期限内のキャンセルであっても、ネットショップの経営者にとっては負担となります。キャンセルできることを当たり前と思わず、「申し訳ない」という気持ちを忘れないようにしましょう。

ネットショップ経営者が送るべき「サンクスメール」

サンクスメール：予約や発送確認などのコミュニケーションツール

サンクスメールとは、ネットショップの経営者が送るべきだとされているメールのことです。商品を購入してもらった時に送る、予約確認や御礼を伝えるメールを「サンクスメール」と呼びます。購入してくれた顧客との重要なコミュニケーション手段なのです。「注文キャンセルメール」以外のメールが「サンクスメール」です。

サンクスメールの種類

サンクスメールには、大きく分けて「注文予約確認メール」「受注予約確認メール」「入金確認メール」「発送確認メール」「フォローメール」の5種類があります。どれも商品を届けるために重要な内容であり、「サンクス：感謝」を伝えるものです。サンクスメールを丁寧にすることで、ショップの信頼にも繋がります。

ネットショッピングで注文をキャンセルする場合

注文キャンセルする場合①ヤフーショッピング

ヤフーショッピングで注文をキャンセルする場合の方法をご紹介します。注文商品に「注文をキャンセルする」という表示が出ている場合は、そのボタンからキャンセル画面に移ることができます。キャンセルボタンが表示されていない場合は「電話」「メール」「問い合わせフォーム」のいずれかで連絡する必要があります。

注文キャンセルする場合②アマゾン

アマゾンで注文をキャンセルする場合の方法をご紹介します。こちらも、注文履歴にアクセスした際に出てくる「注文キャンセルボタン」をクリックすることで商品のキャンセルができます。ただし、キャンセルボタンが出ない場合、商品のキャンセルができないため、商品を受けとったあと返品手続きをしなくてはいけません。

また、こちらにアマゾンでの買い物時に発生したトラブルへの対処法についての記事を載せておきます。興味がアル方は是非ご覧ください。

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注文キャンセルする場合③楽天

楽天で注文をキャンセルする場合の方法をご紹介します。こちらも注文履歴からの「注文キャンセルボタン」で商品のキャンセルが可能です。しかしこの機能は「楽天会員登録」を利用した注文でしか利用することが出来ません。その他の注文キャンセル対応はショップによって異なるため、ルールも違ってくるようです。

注文キャンセルメールは、誠意と謝罪の気持ちを持って送りましょう

注文キャンセルは、発送まで時間がある場合でも相手に迷惑がかかります。また、発送後はキャンセルを受け付けられない場合もあります。キャンセルする時は「迷惑をかけることに対する謝罪の気持ち」を忘れないようにしましょう。