不採用通知メールのテンプレート3選｜面接の不合格通知/お祈りメール

不採用通知の書き方・マナーは？

不採用通知の書き方・マナー①選考に応募してくれたことへの感謝を伝える

不採用通知の書き方・マナーの1つ目として、選考に応募してくれたことへの感謝を伝えることがあります。ただ不合格通知を送るだけではなく選考応募への感謝やお礼を述べることで、面接を受けた受験者側に丁寧な印象を与える事ができます。

不採用通知の書き方・マナー②会場に来てもらったことや面接受験への感謝

不採用通知の書き方・マナー2つ目として、会場に来てもらったことや面接を受験してくれたことへの感謝を述べることがあります。受験者は時間を削り、都合を合わせて説明会や選考に参加しています。たとえ不合格であっても、時間を割いてくれたことには変わりありません。しっかり感謝を述べるようにしましょう。

また書類選考の段階で、不合格の選考結果を伝えるときは「書類を送ってもらったことへの感謝」を述べるようにしてください。特に書類選考段階の不合格通知は簡潔になりやすく、受験者が「雑な企業だ」との印象を持ちやすくなっています。1文感謝を述べるだけで、企業側の印象がぐっと良くなるのです。

不採用通知の書き方・マナー③早めの連絡を心がける

不採用通知の書き方・マナー3つ目として、早めの連絡を心がけることがあります。企業側からすると、不採用通知はなかなか送りにくいもの。ですが受験者は、選考結果によってこれからの身の振り方を決めなくてはいけません。どのような選考結果であっても早く知らせてくれなければ困る、というのが応募者の率直な意見です。

不合格通知をメールするのは心苦しいかも知れませんが、一日でもはやい連絡を心がけましょう。書類や面接試験の不合格通知、最終面接後の不採用通知のいずれも、締切や面接後一週間以内の連絡が目安となります。

不採用通知の書き方・マナー④すぐに内容が分かる件名にする

不採用通知の書き方・マナー4つ目として、応募者が一目見ただけですぐに気づくことができる件名にすることがあります。ほとんどの応募者は複数の企業を同時進行で受験しています。そのため、一日に来るメールの数も膨大なものになるでしょう。そのメールの中で埋もれてしまわないような件名にすることが大切です。

具体的には「選考結果のご連絡」という件名が望ましいでしょう。そのあとに自社の名前も記載しておくことで「どこの企業の選考結果か」ということがすぐに把握できます。また、差出人は個人ではなく、「採用担当事務局」「中途採用グループ」などのメーリングリストから送ることをおすすめします。

不採用通知の書き方・マナー⑤不採用となった理由は書かない

不採用通知の書き方・マナー5つ目として、不採用となった結果は伝えない、ということがあります。採用活動をする上で、不採用の理由を通知しなくてはいけない、という義務はありません。メールを送る際は理由には触れず、結果のみを伝えるようにしましょう。

ただし、採用活動に人材紹介企業が介入しているときは、不合格の理由を伝える必要があります。「なぜ不採用という結論に至ったのか」「どういう点が不採用の決め手になったのか」という明確な理由を告げましょう。

不採用通知メール（お祈りメール）のテンプレート3選

不合格通知（お祈りメール）のテンプレート①書類選考で不採用となった場合

不採用通知（お祈りメール）のテンプレート1例目として、書類選考の段階で不採用となった場合の文例をご紹介します。基本的にメールを送った後履歴書やエントリーシートなどの書類は返却します。返却しない場合は「応募書類につきましては、当方で破棄いたします」との一文を述べるようにしましょう。

このたびは弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。 慎重に選考を重ねました結果、まことに残念ながら今回についてはご期待に添えない結果となりました。 今回は思いがけず沢山の方からご応募をいただき、弊社といたしましても大変苦慮した上での決定であることを申し添えます。 お送り頂いた応募書類を同封させていただきますので、ご査収下さい。 末筆ではございますが、貴殿のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
引用元： ビジネスマナーの基礎知識

不合格通知（お祈りメール）のテンプレート②面接・試験で不採用の場合

不採用通知（お祈りメール）のテンプレート2例目として、面接や試験などの段階で不採用となった場合の文例をご紹介します。この場合、面接会場に足を運んでもらったことへの感謝を述べる必要があります。「〇〇を受験頂きありがとうございます」などの文章で伝えると良いでしょう。

「この度は弊社の社員の募集にご応募していただき、ありがとうございました。また会場へご足労頂いたこと、社員一同感謝しております。審議を重ねた結果、遺憾ではあるのですが採用の方見送る形となりました。申し訳ございませんがご了承ください。貴殿のご健勝、お祈り申し上げます」

不合格通知（お祈りメール）のテンプレート③最終面接で不採用の場合

採用通知（お祈りメール）のテンプレート3例目として、最終面接の段階で不採用となった場合の文例をご紹介します。最終選考で落ちてしまうことは、応募者にとってかなりの負担となってしまいます。お祈りメールを送る際は、誠実で丁寧な文章を心がけるようにしましょう。

◇◇◇◇様 株式会社○○の△△と申します。 先日は、当社の社員採用試験（最終面接）にお越しいただき ありがとうございました。 厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、 今回は採用を見送らせていただくことになりました。 ご希望にそえず恐縮ですが、なにとぞご了承くださいますよう お願い申し上げます。 多数の企業の中から当社に応募いただきましたことに 感謝するとともに、 ◇◇様の、より一層のご活躍をお祈り申し上げます。
引用元： ビジネスメールの教科書

NGな不採用通知メール（お祈りメール）の文例は？

NGな選考結果のお祈りメール・断り方の文例①不採用の理由を述べる

NGな選考結果のお祈りメール・断り方の文例として、不採用の理由を述べることがあげられます。「なぜ落ちてしまったのか理由を知りたい」と考える人もいるかもしれません。しかしほとんどの人は「そっとしておいてほしい」と感じるでしょう。テンプレート的な断り方をされたほうが傷つかない、という人は多いものです。

こちらがテンプレートです。「今回こういった結果となった理由は、こちらが求めていた人物像と合わなかったからです。〇〇といった能力を求めておりました。しかし、△様は■という能力に長けていますので、他社でご活躍できると考え、このような結果となりました」

NGな選考結果のお祈りメール・断り方の文例②今後の就職活動の助言をする

NGな選考結果のお祈りメール・断り方の文例として、就職活動のアドバイスをするということがあげられます。「不採用にしたのにアドバイスするなんて、何様だ」と考えられてもおかしくありません。助言では上から目線の言葉遣いになりやすいので、嫌な印象を持たれてしまう場合もあります。

こちらがテンプレートです。「今後の就職活動におきましては、●様の良さが活かされた話をすることをおすすめ致します。現在のエピソードでは、●様の△といった長所が最大限伝えられていないと感じます。●様がご活躍できる企業と出会うことができますよう、お祈り申し上げます」

NGな選考結果のお祈りメール・断り方③企業側が選考結果の通知を行わない

NGな選考結果のお祈りメール・断り方の3つ目として、選考結果を通知しないことがあります。これは「合否を告げずに放置しておく」という状態を指します。この方法が取られる理由として、企業側の人数調整都合があります。つまり採用を出した人が内定辞退した場合不採用の人を採用に変更するため、結果を伝えないのです。

合否を告げない会社は、自社の採用人数を減らさないことを第一に考え、不採用の人を「保険」としているのです。この行為は応募者に対して非常に失礼かつ身勝手な行動です。この方法を取ることで「モラルのない企業だ」と考えられてしまいます。会社を守るためにしている行動が、会社の信頼を落とす原因になりかねません。

採用通知、不採用通知が来ないうちは、学生は自由に動くことができません。「通知がこないということは、受かっているかもしれない」「電話して聞くのは気が引ける」と思いながら待ち続けなくてはいけません。下手をすると、人生を棒に振ってしまう可能性もあるわけです。このような方法は絶対に行なわないでください。

不採通知を電話で伝える際のマナー・例文は？

不採通知を電話で伝える際のマナー①午前中に連絡する

不採用通知を電話で伝える際のマナー1つ目として、午前中に連絡することがあげられます。できれば朝一番が望ましいと考えられています。昼の12時を回ってしまったり、夕方の連絡になってしまうと、会社の体系に悪い印象を与えてしまいかねません。夜などはもってのほかです。

朝早くに連絡を入れることで、仮に応募者が電話に出られなかったとしても、残したメッセージなどによってその日中に折り返してもらえる可能性が高まります。そうすることでスムーズなやり取りをすることにつながるのです。

不採通知を電話で伝える際のマナー②冷たい態度にならないよう注意する

不採通知を電話で伝える際のマナー2つ目として、冷たい態度にならないよう注意することがあげられます。文章とは違い、電話は直接会話をします。その際冷たい言いまわしや、棒読みでテンプレートを読んでいるようなトーンで話してしまうと、企業に対して悪い印象を持たれてしまいます。

不採用通知を直接電話で伝えるのはかなり心苦しいことですので、緊張してそっけない態度になってしまうかもしれません。しかし、不合格通知を直接言われる応募者の方が何倍も辛い思いをします。応募者の気持ちを考え、声のトーンを変えたり一言激励の言葉を掛けてあげるとよいでしょう。

不採通知を電話で伝える際のマナー③不合格の事実のみ伝える

不採通知を電話で伝える際のマナー3つ目として、不合格の事実のみ伝えることがあります。不合格通知メールの場合もそうですが、不採用の理由を述べる必要は全くありません。理由を告げることによって応募者が深くショックを受ける可能性もあります。追い打ちを掛けない為にも事実のみを端的に伝えることを心がけましょう。

こちらに「面接の不採用通知の電話の掛け方」についての詳しい記事をご紹介いたします。電話での不合格通知について更に詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。

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不採通知を電話で伝える際の例文

不採通知を電話で伝える際の例文として、以下のような文があります。緊急を要する場合でない限り、不採用通知はメールで行うのが一般的です。直接相手と会話する分、言い回しや言葉には十分な注意を払ってください。以下がテンプレートになります。

「この度は弊社社員募集への応募、誠にありがとうございました。 厳正な審査をさせて頂きましたが、残念ながら今回はご採用を見合わせさせて頂くことになりました。 募集人数に対して多くの応募を頂いたため、大変苦慮した末の決定となりました。 ご希望に添うことが出来ず当社としても心苦しいばかりですが、ご理解頂ければ幸いと存じます。 ご応募頂いたことに深く感謝したします。 今後のご活躍をお祈りしております」
引用元： マイナビ転職

面接のノウハウが学べるおすすめの書籍は？

面接のノウハウを学べる書籍①『「使える人材」を見抜く　採用面接』

面接のノウハウを学べる書籍の1冊目として『「使える人材」を見抜く　採用面接』という本をおすすめします。大手企業、ベンチャー企業などの採用担当者、重役、社長など1500人以上に面接方法を指導してきたエージェントによるノウハウ本です。

新卒採用や中途採用だけでなく、契約社員やアルバイト・パートなど全ての面接状況のノウハウを網羅しています。面接に自信がない、どのような質問をすればいいかわからない、という企業の採用担当者は、是非この本から面接について勉強してください。

面接のノウハウを学べる書籍②『できる人を見抜く面接官の技術』

面接のノウハウを学べる書籍の2冊目として『できる人を見抜く面接官の技術』という書籍をおすすめします。面接しても良い人材が来ない…とお悩みの方に読んでほしい一冊です。

現在日本では少子高齢化問題に伴い、「求職難」ではなく「求人難」の時代となってきています。一昔前までは「企業が人材を選ぶ」という意識が強かったものですが、最近は「企業が選ばれている」状態になってきています。「こちらが選ばれている」という意識を持ち、新たな視点を養うことを助ける書籍となっています。

面接のノウハウを学べる書籍③『逆面接』

面接のノウハウを学べる書籍の3冊目として『逆面接』という書籍をおすすめします。現在の面接では「どのような質問をするか」ということが大体決まっています。そのため応募者も回答をあらかじめ準備することになり、結果応募者の本心や能力が把握できないのが現状です。

このような問題を解決するのが「逆面接」という面接方法です。この方法で面接をすることによって、応募者の熱意や真剣さ、隠されていた素顔などを把握することができるのです。さらにこの面接方法は、一方的な雰囲気で終わってしまいがちな面接の形を変えることが可能となっています。

「面接とは本来どうあるべきなのか」「意味のある面接とはなんなのか」を見直すことができる書籍です。採用担当や企業側の人間だけでなく、応募者にもおすすめできる一冊となっています。

不採用通知で企業の印象が変わる！丁寧な文章・言い回しを心がけましょう

不採用通知は、企業の印象の良し悪しを決める一因です。一番落ち込んでしまう不合格通知を送る際、どれほど丁寧な対応をしたかで評価が変わってきます。不採用となった人材も、今後はお客様として企業に関わるかもしれませんし、取引相手になる可能性もあります。最後まで誠意を持った対応を心がけるようにしてください。