不採用の電話のかけ方や対応方法は？面接結果や最終通知にお祈り電話も

不採用の電話のかけ方は？

不採用の電話のかけ方①結果が決まり次第早めに連絡する

不採用の電話のかけ方の1つ目として紹介するのが、「結果が決まり次第早めに連絡する」です。ビジネスマナーとして連絡事項は出来るだけ早く伝達するのは基本的なマナーとなっていることから、不採用の電話をかけるうえでも結果が出たのならできるだけはやく相手に伝えるようにしましょう。

原則として不採用を相手に知らせる期限は一週間以内にするのがマナーです。これは書類選考や面接など方法に関係なく定められた期間ですので守るようにしましょう。できるだけはやく伝えることで、相手を待たせないように気遣うことも採用する側としても大切な心構えです。

不採用の電話のかけ方②間違えないように相手の氏名と連絡先の最終確認

不採用の電話のかけ方の2つ目として紹介するのが、「間違えないように相手の氏名と連絡先の最終確認」です。不採用を電話で通知する場合、あらかじめ手渡されている履歴書などに記載されている連絡先に電話をかけることになります。このとき、かけ間違えのないように確認しておきましょう。

また、同時に相手が電話に出たときは本人確認のために氏名を尋ねることになるので、間違えないように氏名も確認しておきましょう。大切なお知らせをするわけですから、相手にとって失礼にならないように氏名と連絡先は間違えないようにしっかり確認してミスを防ぎましょう。

不採用の電話のかけ方③相手が電話に対応できるか都合を伺う

不採用の電話のかけ方の3つ目として紹介するのが、「相手が電話に対応できるか都合を伺う」です。相手と連絡が繋がったからといって、いきなり不採用を伝えてはいけません。まずは相手に間違いがないか確認したあと、電話に対応できる時間があるか確認しましょう。

幾ら相手が電話に出たからといっても、急用や出先にいるといった長い時間は対応できない状態である可能性は十分にあります。大切なお知らせをするわけですから、相手に貴重な時間を割いていただくという点においても、事前に時間があるかどうか確認しておきましょう。

不採用の電話のかけ方④面接に足を運んできたくれた感謝を伝える

不採用の電話のかけ方の4つ目として紹介するのが、「面接に足を運んできたくれた感謝を伝える」です。これは先にも説明しましたが、幾ら電話が繋がったからといっていきなり本題に入るのはマナー違反です。まずは相手が面接に足を運んでくれたり、会社に応募してくれたことに対して感謝を伝えましょう。

不採用と言うのは、どちらの立場にとっても決して良い知らせとは言えません。だからこそ最大限に気遣いや感謝の言葉をかけることによって、気持ちよくお伝えできる空間をつくっていくことも、上手な電話のかけ方のポイントのひとつです。

不採用の電話のかけ方⑤結果を伝えて質問があれば答える

不採用の電話のかけ方の5つ目として紹介するのが、「結果を伝えて質問があれば答える」です。相手に間違いがないか、時間はあるかを確認し、会社へ働きたいと希望してくれたことへ感謝の気持ちを伝えたあとはいよいよ不採用であることをお伝えします。このとき、できるだけ丁寧な言葉遣いを心がけてください。

もし最後に相手からなにかしら質問があった場合は、丁寧に答えるようにしましょう。特になにも場合はお祈りする文言を添えて、電話を終了してください。

不採用の電話で注意点は？

不採用の電話で注意点①結果のみを伝えて無駄な話はしない

不採用の電話で注意点の1つ目として紹介するのが、「結果のみを伝えて無駄な話はしない」です。通知をするために電話をする場合、相手は貴重な時間を割いてもらわなければいけません。そういったことから、できるだけ無駄な話はしないようにして、結果を伝えるようにしましょう。

しかしだからといって、いきなり本題を切り出すのはマナー違反です。先にも解説しましたが、結果を伝える前には必ず相手に対して応募してくれたことや面接に来てくれたに対して感謝の気持ちを伝えてから通知をするようにしましょう。そうすることで相手だけでなく自分も通知を伝えるうでの心構えを準備できます。

不採用の電話で注意点②丁寧な言い方を心がける

不採用の電話で注意点の2つ目として紹介するのが、「丁寧な言い方を心がける」です。ご縁がなかった相手に対して横柄な振る舞いはマナー違反です。相手は貴重な時間を割いているだけでなく、働きたいと望んでくれた相手なわけですから、最後まで丁寧な対応をすることで感謝の気持ちを伝えましょう。

そういったことから、電話で通知を行ううえで最も重要な要素になってくるのが言い方です。声でやりとりするからこそ、丁寧な言い方を心がけるようにしてください。そしてビジネスマンとして、正しい言葉遣いで会話できるようにしておきましょう。

不採用の電話で注意点③追い打ちをかけるようなことはしない

不採用の電話で注意点の3つ目として紹介するのが、「追い打ちをかけるようなことはしない」です。不採用というのは、必ずしも良い意味を持っていません。だからこそ、慎重かつスマートに相手に通知する必要があります。企業によってその方法は異なりますが、電話を使用するならばより一層の気遣いが必要と言えるでしょう。

そんなときに大切なのは、追い打ちをかけるような真似をしないことです。これは先に紹介した「結果のみを伝えて無駄な話はしない」に共通していますが、できるだけ必要なことだけ話すことで相手をできるだけ悲観させないようにしましょう。

不採用の電話の受け答え方は？

不採用の電話の受け答え方①感情的にならず不採用通知を受け止める

不採用の電話の受け答え方の1つ目として紹介するのが、「感情的にならず不採用通知を受け止める」です。お祈りや不採用といった残念な結果は受け手にとっては良いものとは言えません。最終結果が残念なことになった悔しい気持ちや悲しい気持ちを、そのまま相手にぶつけるのはマナー違反です。

ですから受け答え方の基本として、感情的にならないようにすることを心がけましょう。相手も自分も気持ちよくやりとりできるように心掛けることがコミュニケーションのうえでは大切なポイントです。

不採用の電話の受け答え方②感謝の気持ちを伝える

不採用の電話の受け答え方の2つ目として紹介するのが、「感謝の気持ちを伝える」です。これはかけ方においても紹介した方法のひとつですが、受け答えする側もまた面接や書類選考など自分のために時間を割いて、手間をかけてくれたことに対して感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

不採用だから、相手と話すことはもうないからといって気遣わないのはマナー違反です。関連記事においては、感謝の気持ちを伝えるときに使用することが多い言葉について詳しく解説されています。折角伝えるならば間違った意味の言葉を使わないように記事の解説を参考にしてスマートに気持ちを伝えられるようにしましょう。

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不採用の電話の受け答え方③会話をするときはハキハキと喋る

不採用の電話の受け答え方の3つ目として紹介するのが、「会話をするときはハキハキと喋る」です。これは求人に応募する連絡をするときなどビジネスマナーにおいて大切な基本のひとつです。最終的な通知を受けるうえでも、電話というツールを介して相手と話すならばハキハキと会話ができるようにしましょう。

またこのとき、丁寧な言い方で話すようにしてください。先にも紹介したとおり、電話が終わってしまえばもう話す機会は訪れないかもしれませんが、だからといって相手を気遣わないのはマナー違反です。最後までしっかりと気持ちよいやりとりで結果を受け止めましょう。

不採用の電話で受け答えする時の注意点は？

不採用の電話で受け答えする時の注意点①お祈りされた理由を尋ねない

不採用の電話で受け答えする時の注意点の1つ目として紹介するのが、「お祈りされた理由を尋ねない」です。基本的に最終的な結果がどんなものかに関わらず、企業側はその理由を開示することはありません。その代わりとして、相手の今後の活躍をお祈りする文言を伝えてくることがあります。

そういったとき、受け答えする側は理由を尋ねてはいけないのが決まりとなっています。尋ねられた側も規則で答えられないこともあるので、困らせない様にしましょう。基本的な流れとしては伝えられた結果を受け止めて、感謝の気持ちを伝えて電話を終わらせるのが一般的なマナーです。

不採用の電話で受け答えする時の注意点②バイトなどは通知が来ないことも

不採用の電話で受け答えする時の注意点の2つ目として紹介するのが、「バイトなどは通知が来ないことも」ある点です。これはバイトなどの雇用形態に関わらず、採用以外の通知は行わない企業も少なからず存在します。そういった場合は、あらかじめバイトの面接などにおいて事前に報告があります。

そういった場合は、バイトなどの求人に関わらずこちらからアクションをとる必要はありません。その最終的な結果を受け止めて次回に活けるように心を切り替えていくことが大切です。

不採用の電話で受け答えする時の注意点③出れなかったときは折り返し連絡を

不採用の電話で受け答えする時の注意点の3つ目として紹介するのが、「出れなかったときは折り返し連絡を」です。バイトをしていたりするなどの理由で、最終通知を伝えるためにかかってきた電話に出ることが出来なかったというケースは多くの人にあります。そういった場合は、自分から折り返し連絡をとりましょう。

場合によっては企業から再び連絡がくることもあります。もし自分から折り返し連絡をする場合に大切なのは、自身の身分を明らかにして連絡をとった理由を明らかにすることです。ただし留守番電話などに結果が残されていた場合は、折り返し連絡をする必要はありません。

不採用の電話で受け答えする時の注意点③連絡がこないときも自分から連絡を

不採用の電話で受け答えする時の注意点の4つ目として紹介するのが、「連絡がこないときも自分から連絡を」です。先に紹介したとおり、基本的に最終的な結果は遅くても一週間以内には相手に通知するのがマナーとなっています。しかしなんらかの理由から、企業側のミスでどれだけ待っても連絡がこないこともあります。

もしあらかじめ結果に関わらず電話を行うことを伝えられていた場合は、自分から企業側へ連絡して確認しましょう。そのときは自身の身分を名乗り、内容を正確に伝えてください。それ以外のケースとしてあらかじめ電話で通知することを伝えられていない場合は、採用以外の通知を行っていない可能性もあります。

正しい電話のかけ方をマスターして上手に不採用を伝えよう！

今回は、不採用の電話のかけかたや受け答えのやり方について解説しました。内容からわかる通り、バイトなど求人関係なく相手に伝えるべき大切な内容なので丁寧な言い方や気遣いを心がけましょう。正しい方法をマスターして、お互いが気持ちよく最後のやりとりできように心がけることが大切です。