面接や会議の日程確認メール文例9選|返信や日程調整・予定変更のお礼も

ビジネスにおいて日程確認のメールを送る機会や、日程変更等をお願いする日程調整のメールを送ることは少なくありません。ここでは就活や転職の面接の日程や会議棟の日程調整、またお礼の返信方法も含め、実践的な文例を紹介していきます。

ビジネスにおいて日程確認メールが必要な時は?

ビジネスにおいて日程確認メールが必要な時①前回の連絡から間隔が空く場合

3人の会社員

ビジネスにおいて日程確認メールが必要な時の1つ目は、前回の連絡から間隔が空く場合です。ビジネスにおいて日程を一度決めたとしても相手が多忙である場合や、こちらの日程の伝え方が悪かった場合、相手がそのスケジュールに沿った行動ができない可能性が出てきます。そのため、日程確認のメールが必要になります。

ビジネスにおいて日程確認メールが必要な時②大きな会議や研修会の場合

腕を組む男性

ビジネスにおいて日程確認メールが必要な時の2つ目は、大きな会議や研修会の場合です。大きな会議や研修の場合には、大勢に対してその日時を周知する形となります。これは就活や転職を希望する人向けの説明会にも当てはまることなのですが、大勢いれば中にはそのスケジュールを忘れてしまう人もいるものです。

ビジネスにおいて日程確認メールが必要な時③相手方の欠席が懸念される場合

朝日と男性

ビジネスにおいて日程確認メールが必要な時の3つ目は、相手方の欠席が懸念される場合です。これはビジネスにも当てはまりますし、就活や転職の面接においても同じことが言えるのですが、あまり連絡に対する返信が良くない場合などには欠席が懸念されますので、事前に確認しておくと、欠席時にもスムーズに対応ができます。

面接の日程確認メールの送り方の文例3つ

面接の日程確認メールの送り方の文例①新卒の就活の場合

2人での仕事

面接の日程確認メールの送り方の文例の1つ目は、新卒の就活の場合を紹介します。新卒が就活するにあたり日程が分かっている場合でも日程確認のメールを入れておくことで、慎重で几帳面な性格を相手方に示すことができます。

新卒が就活するにあたり日程確認をする場合には「お世話になります。〇〇大学の××と申します。面接の日程は〇日の×時でお変わりないでしょうか」といった形で確認をし、また持ち物や仕事に関する質問なども盛り込んで担当とコミュニケーションを持つことで印象が上がります。

また、会社側から学生に対して面接の日程確認をする時には「いつもお世話になっております。〇日×時からの面接、△△様にお会いできるのを心待ちにしております。もしもご都合が悪い場合にはご連絡いただけましたら幸いでございます」といった形で、丁寧な印象で日程の確認と変更時の連絡の促進を盛り込みます。

面接の日程確認メールの送り方の文例②転職の場合

2人での仕事

面接の日程確認メールの送り方の文例の2つ目は、転職の場合を紹介します。転職の場合には「いつもお世話になっております。先日貴社求人に応募いたしました××でございます。面接の日程ですが〇日×時でお聞きしておりました。もしもご変更がございましたら遠慮なくお申し付けください」といった形になります。

そして、会社側が転職での求人応募者について日程確認のメールを送る場合には「いつもお世話になっております。来週〇日×時が弊社面接日時となっております。もしも予定のご変更がございましたら早めにお申し付けくださいませ」といった形になります。

ただし、企業側の目線で特に転職での求人応募について、日程変更をしてくる人物はやる気にかけると判断する場合は業務時間のロスになりますので、このようなメールを送る必要はありません。転職希望者に対してこのようなメールを送るかどうかは会社側の考え方に大きく左右されます。

面接の日程確認メールの送り方の文例③就活や転職で日程調整を依頼する場合

勉強する女性

面接の日程確認メールの送り方の文例の3つ目は、就活や転職で日程調整を依頼する場合を紹介します。日程調整を希望する場合には「いつもお世話になっております。大変申し訳ないのですが、〇日×時の採用面接につきまして変更をお願いしたくご連絡いたしました。理由としましては~」といった形になります。

よく日程調整をお願いする背景から書き出す人がいるのですが、企業としては理由はあまり関係ありません。そのため、日程調整をして欲しいという結論を伝えてから理由を添えます。これは企業側が応募者に対して依頼をする場合も同じです。

面接の日程確認メールへの返信の文例3つ

面接の日程確認メールへの返信の文例①お礼を送る

笑顔の男性

面接の日程確認メールへの返信の文例の1つ目は、お礼を送る場合を紹介します。お礼の場合には「いつもお世話になっております。この度は日程変更のご配慮をいただき、心より感謝申し上げます」といった形になります。

ちなみに「末筆ではございますが」という表現は感謝やお詫びのメールに添えると非常に丁寧で心が込められた印象になります。下記の関連記事はその表現を紹介しているおすすめの内容ですので、日程確認のメールを送るコツとともに確認しましょう!

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面接の日程確認メールへの返信の文例②文面にない詳細を確認する

握手の風景

面接の日程確認メールへの返信の文例の2つ目は文面にない詳細を確認する場合を紹介します。この場合は最大限下手に出るような形で、相手が間違えていると断定しないことが大切です。

例えば「大変恐れ入りますが、持ち物につきましては先日続きということで先日いただきました資料のみお持ちする認識でございました。持ち物につきまして相違がございましたらご教示いただけますと幸いでございます」といった形になります。

面接の日程確認メールへの返信の文例③追加で質問をしたい場合

真面目な男性

面接の日程確認メールへの返信の文例の3つ目は、追加で質問をしたい場合を紹介します。この場合には「大変恐れ入りますが別件で質問がございます」と断った上で追加でしたい質問内容を送るようにします。この場合は急に質問せずに、例文のようなフレーズで断ってから質問をすることが大切です。

会議・打ち合わせの日程確認メールの送り方の文例3つ

会議や打ち合わせの日程確認メールの送り方の文例①前回連絡から空いている

3人の会社員

会議や打ち合わせの日程確認メールの送り方の文例の1つ目は、前回連絡から空いている場合を紹介します。この場合は「ご連絡が遅くなりまして大変申し訳ありません」と冒頭で謝罪してから本題に入るようにします。文末ではなく、冒頭に謝罪を入れることで日程確認がスムーズになります。

会議や打ち合わせの日程確認メールの送り方の文例②念押しの連絡

4人での握手

会議や打ち合わせの日程確認メールの送り方の文例の2つ目は、念押しの連絡をする場合を紹介します。念押しの連絡をする場合には「次回全社会議の日程は〇日×時に△△にて開催されるとお伺いしておりましたが、ご変更があればお知らせいただけましたら幸いでございます」といった形で送ります。

会議や打ち合わせの日程確認メールの送り方の文例③追加連絡事項がある場合

相談する2人

会議や打ち合わせの日程確認メールの送り方の文例の3つ目は追加連絡事項がある場合を紹介します。追加事項がある場合には「大変恐れ入りますが先日ご連絡いたしました会議につきましては会議後に懇親会を企画しております。皆様奮ってご参加いただけましたら幸いです」といった形で送ると相手の印象が良くなります。

会議・打ち合わせの日程確認のメールの仕方は?

会議や打ち合わせの日程確認のメールの仕方①決まっている予定を確認する

2人での仕事

会議や打ち合わせの日程確認のメールの仕方の1つ目は、決まっている予定を確認する場合を紹介します。決まっている予定を確認する場合には「ご多忙のところ失礼いたします。来週商談の日程と会場についての確認でございます」と切り出し、日程や会場、そして必要な資料等を相手に伝えるようにします。

大切なのは相手から返信が来やすいように工夫をすることです。せっかく相手に日程を確認しても、相手がそれを確認していなければ送った意味がなくなってしまいます。「ご確認いただけましたらご返信いただけましたら幸いでごさいます」などと付け足すと、意義のある確認メールになります。

会議や打ち合わせの日程確認のメールの仕方②相手の返信を待つ

見上げる女性

会議や打ち合わせの日程確認のメールの仕方の2つ目は、相手の返信を待つ場合を紹介します。相手の返信を待つ場合には「いつもお世話になっております。会議の日程ですが下記いずれかの日時で開催を検討しております。つきましてはご希望の日時をご指定いただけましたら幸いでございます」といった形になります。

この場合、期限を指定しなければ相手から日程調整の連絡が遅れて来てしまい、相手の意向に沿えない可能性があるので、返信の期限を設定する必要があります。

会議や打ち合わせの日程確認のメールの仕方③返信がない相手に再送する

振り向く女性

会議や打ち合わせの日程確認のメールの仕方の3つ目は、返信がない相手に再送する場合を紹介します。返信がない相手に日程調整のメールを再送する場合には、下記のように「度々の連絡」を詫びつつメールをすることとなります。

「いつもお世話になっております。ご多忙のところ度々のご連絡失礼いたします。先日お送りした次回会議の日時ですがご確認いただけましたら幸いでございます」といった形で送ると、相手に対して嫌味なく伝わることになりますので、相手がどう感じるかをしっかり意識しながらメールを送るようにしましょう。

日程調整のお願いの仕方や変更後のお礼の返信の文例は?

日程調整のお願いの仕方文例①謝罪をまじえつつ送る

立つ女性

日程調整のお願いの仕方文例の1つ目は、謝罪をまじえつつ送ることです。日程調整に関しては相手に否があるような状況であっても、基本的にはお願いする方は謝罪をまじえつつ送るのが基本になります。

文例としては「いつもお世話になっております。大変申し訳ないのですが、明日の会議につきまして担当者が体調不良でお休みをいただいているため、変更していただきたく存じます」といった形で、謝罪の表現をまじえつつ丁寧に送るようにします。

日程調整のお願いの仕方文例②代替案をまじえつつ送る

落ち込む女性

日程調整のお願いの仕方文例の2つ目は、代替案をまじえつつ送る文例を紹介します。この場合には「いつもお世話になっております。大変申し訳ありませんが、明日のみ弊社会議室が使えない状況ですので、リスケか会場の変更をお願いできましたら幸いでございます」といった形で送ります。

相手に対して日程調整と、日程は変更しないものの会場の調整をする場合の、2つの提案を送ることで相手に対して建設的な提案をしています。下手すると会議自体スケジュールが合わず流れることもありますので、ビジネスにおいてはこのような配慮が大切になります。

日程変更後のお礼の返信文例①お礼の気持ちを伝える文例

仕事の風景

日程変更後のお礼の返信文例の1つ目は、お礼の気持ちを伝える文例を紹介します。「いつもお世話になっております。この度は日程変更のお願いを聞き入れていただき、心より感謝申し上げます」といった形で、「ありがとう」ではない感謝の言葉を添えることで、心からの感謝の気持ちが伝わります。

ほかにも「お礼申し上げます」「感謝の念に堪えません」といった表現もありますので、ビジネスで使える感謝の言葉はバリエーション多く用意しておくようにしましょう。

日程変更後のお礼の返信文例②変更後の日程に念を押す文例

2人での仕事

日程変更後のお礼の返信文例の2つ目は、変更後の日程に念を押す文例を紹介します。変更後の日程について不安がある場合には相手に念を押すことで修正の返事が返ってくる場合があります。例えば「承知いたしました。6日の火曜日に伺います。午後2時でよろしいでしょうか」といった形です。

この文例では時間に関して念を押しているニュアンスもありますし、先方が「6日」とだけ指定してきている場合に「火曜日」という曜日の上方を付け足すことで、相手に対して念を押すニュアンスもあります。このようにしっかり確認をすることで、変更後の日程に間違いが生じづらくなります。

日程確認のメールの送り方をマスターしてビジネスに役立てよう!

日程確認のメールはビジネスパーソンをやっていれば必ず送る機会が出てきます。その時にマナーに反するようなメールを送ったり、せっかく確認したのに意思疎通に齟齬が出てくるような事態は避けたいものです。ここで紹介した日程確認のメールの送り方は、ビジネスのシーンで必ずや役に立つ情報となります。

ここで紹介した日程確認のメールのノウハウは、自分自身で内容を見直さなくてもいいと思えるまで読み返してみてください。そしてしっかり読み込むことで就活や転職にも生かしてもらいたいですし、ビジネスパーソンとして十分な日程確認や日程調整のメールが送れるようになってもらえたらうれしいです!

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