休日に送るビジネスメールの例文10選!上司/仕事/ビジネスマナー

休日にビジネスメールを送る場合には、平日に送る場合に比べて気遣いが必要になります。ここでは仕事関係のメールを休日に送るポイントや例文を「お休みのところ失礼します」などの定番フレーズなども含めて、実践的なものを中心に紹介していきます!

休日にビジネスメールを送る際の書き方・マナーは?

休日にメールを送る際の書き方①お休みのところ失礼します等断りを入れる

謝る女性

休日にメールを送る際の書き方の1つ目は「お休みのところ失礼します」等の断りを入れることです。休日にメールを送る場合には、通常業務中にメールを送るよりも相手に気を遣い送る必要があります。何故なら、基本的に休日と分かっているのに相手に対してメールを送るのはビジネスマナーに違反しているからです。

しかしながら、業務の状況によってはどうしても相手に対して至急何かを確認したいという場面や、何かをお願いしたいという場面が少なくないのが実情です。本来であればほかの人に引き継いで休んだり、自分が休んでも他の人で対応できるようにしておくのが基本ですが、状況がそれを許さないことがあるのです。

休日にメールを送る際の書き方②仕事の要点だけを送るようにする

仕事する女性

休日にメールを送る際の書き方の2つ目は、仕事の要点だけを送るようにすることです。基本的に休み中に送るメールには遠慮がある方がベターと言えます。仕事命の人であれば休日にビジネスメールが来たとしても何も気にすることはありませんが、そうでない多くの人はメールが来るだけでストレスに感じるものです。

そのため、相手に対して休日にメールを送らなければならない場合には、内容をいつもよりコンパクトにまとめてメールを読む時間を少しでも減らしてもらうといった気遣いが必要になります。少なくとも休日に気遣いなくしょっちゅうメールを送るような相手に対し、ビジネスの場面において信頼は寄せられないでしょう。

休日にビジネスメールを送る際のマナー①時間帯には配慮する

2人での仕事

休日にビジネスメールを送る際のマナーの1つ目は、時間帯には配慮することです。例えば仲のいい人であれば、休日のこの時間帯は寝ているであるとか、そういえば来週の日曜日は家族とショッピングセンターに行くって言ってたななど、電話を避けるべき時間が比較的明確に分かっているものです。

また、休日に限らず深夜の時間帯などは避けるべきでしょう。緊急性があるとはいえ、どこまでの緊急性があるのかを考慮した上で、休日のな中でも相手が迷惑だと感じにくい時間帯を選んでかけるのが、休日に電話をする基本的なマナーだと言えます。

休日にビジネスメールを送る際のマナー②送るかどうかも事前に考える

考える女性

休日にビジネスメールを送る際のマナーの2つ目は、送るかどうかも事前に考えることです。慌てているような状態では中々こういったことに考えを巡らす余裕がないものですが、いくら「お休みのところ失礼します」などと丁寧にメールを送ったとしても、休日のメールは相手にとって迷惑である事実は変わりません。

そのため、そのメールを休日にも関わらず送らなければならないのか、メールを送らずに何とかできる方法がないのかを考えることで、休日にメールを送ること自体が減ってきますので、相手が失礼だと感じることも無くなるのです。まずは基本的な配慮をいつでも忘れないようにしましょう。

【シチュエーション別】休日に送るビジネスメールの例文5選

休日に送るビジネスメールの例文①緊急の用事の場合

見上げる女性

休日に送るビジネスメールの例文の1つ目は、緊急の用事の場合を紹介します。緊急の場合には「お休みのところ失礼します。至急ご確認したいことがございましてご連絡いたしました。お電話したのですが繋がらなかったため、メールにて失礼します」といった形でメールを送ることになります。

緊急の用事の場合にはメールをする前に電話をするのが基本になりますが、例文のような表現を使うと相手もメールを不快に思わないですし、むしろ電話に出られなくて申し訳なかったと思う可能性すらあります。相手に対して伝えるべきことを伝えていると、休日のメールのやり取りについて、お互いのストレスが軽減されます。

休日に送るビジネスメールの例文②どうしても週明けまでに確認したい場合

真面目な男性

休日に送るビジネスメールの例文の2つ目は、どうしても週明けまでに確認したい場合を紹介します。緊急性が比較的低いものの、このような状況では休日のうちに連絡し確認しなければならないため「お休みのところ失礼します。〇〇につきまして週明け提出の資料に盛り込みたく、確認がありご連絡いたしました」と送ります。

相手に対していつまでに何を確認したいのかを送ることで、相手を急かすことなくコミュニケーションを取ることができます。相手も休日にメールを送って来られると、休日にわざわざ送ってくる要件だから急ぎなのではないかと焦ることが少なくないので、このような配慮は休日にビジネスメールを送る際には重要になります。

休日に送るビジネスメールの例文③翌日までの要件を夜遅くに送る場合

取引の風景

休日に送るビジネスメールの例文の3つ目は、翌日までの要件を夜遅くに送る場合を紹介します。翌日までの要件を夜に確認する場合にはかなり緊急を要する状況となります。そのため、気遣いをしつつも相手に気付いてもらう必要があります。まず社内の場合には件名に【至急】などといった形で気付きやすいものにします。

ただし社外の場合にはこのような件名の付け方は失礼にあたる場合があるので控えます。そして「お休み中のところ失礼いたします。明日朝までに〇〇の件を確認したくご連絡いたしました」といった形でメールを送ります。このようにいつまでに何をという部分を簡潔に相手に送ることで相手も返信しやすくなります。

休日に送るビジネスメールの例文④連休で間が空くため連絡が必要になる場合

支える男性

休日に送るビジネスメールの例文の4つ目は、連休で間が空くため連絡が必要になる場合を紹介します。このような場合には「お休み中のところ失礼いたします。連休明けまでに確認したいことがありご連絡いたしました。お手すきの際にご確認いただけましたら幸いでございます」といった形で送ります。

今すぐに返事が欲しい状況ではないため、その旨を文頭でしっかりと伝えることで、相手も気持ちを楽にして対応することができます。休日に送るビジネスメールではこのような配慮が非常に大切になってきます。仕事の内容も簡潔に送ると、より配慮が伝わる内容となります。

休日に送るビジネスメールの例文⑤上司や他社など気を遣う相手の場合

笑顔の女性

休日に送るビジネスメールの例文の5つ目は、上司や他社など気を遣う相手の場合を紹介します。休日にビジネスメールを送る場合、上司か取引先に対しては特に気を遣うこととなります。そのため、表現についても文章の冒頭は少し過ぎるくらい低姿勢にしておいた方がいい場合もあります。

例えば「いつもお世話になっております。休日に大変申し訳ありません。〇〇の件で本日中にお客様対応が必要になりご連絡いたしました。休日で大変恐縮ではございますが、下記ご教示いただけましたら幸いでございます」といった形です。「申し訳ありません」「恐縮ではございますが」と重ねることで非常に低姿勢に映ります。

【フレーズ別】休日に送るビジネスメールの例文5選

休日に送るビジネスメールの例文①お休みのところ申し訳ありません

真面目な男性

休日に送るビジネスメールの例文の1つ目は「お休みのところ申し訳ありません」という表現を紹介します。「お休みのところ申し訳ありません」という表現については、休日に送るビジネスメールの冒頭で使う基本的な表現です。「お休みのところ申し訳ありません。至急確認事項が出たためのご連絡です」といった形で使います。

急いでいて至急返事が必須である場合は上記のような表現でいいのですが、気を遣わなければならない相手の場合には「ご教示いただけましたら幸いでございます」といった表現を続けた方がベターです。いずれにしても「お休みのところ申し訳ありません」は休日に送るビジネスメールには必須の表現と言えます。

休日に送るビジネスメールの例文②度々のメールとなりすみません

怒る男性

休日に送るビジネスメールの例文の2つ目は「度々のメールとなりすみません」という表現です。この表現は休日のメールにおいて、メールが複数回にわたる場合に使う表現です。

例えば「先程の件承知いたしました。ご教示いただきありがとうございます。またお休み中度々のメールとなりすみませんがB社分につきましてもご教示いただけましたら幸いでございます。後の商談で必要になる可能性がございます」といった形で使います。ちなみに「すみません」よりは「申し訳ありません」の方がベターです。

休日に送るビジネスメールの例文③休日のメール失礼します

電話する女性

休日に送るビジネスメールの例文の3つ目は「休日のメール失礼します」という表現です。「お休みのところ申し訳ありません」という表現は、休日にメールを送ることにネガティブな場合に使うことの多い表現ですが、「休日のメール失礼します」はそもそも休日に連絡することが許容されている場合に多く使う表現です。

例えば「休日のメール失礼いたします。明日の集合時間についての確認でございます」といった場合は、返信がなくても問題ない場合も想定されますので失礼しますという表現を使いますが、仕事の深い話になるような場合には「申し訳ありません」という表現を使った方が良いでしょう。

休日に送るビジネスメールの例文④夜分遅くに失礼いたします

仕事する女性

休日に送るビジネスメールの例文の4つ目は「夜分遅くに失礼いたします」という表現を紹介します。「夜分遅くに失礼いたします」という表現は、休日においても使います。「お休みのところ申し訳ありません。また夜分遅くに失礼いたします」といった形で、両方に対してお詫びを入れ本題に入る形となります。

ちなみに「夜分遅く」という言葉を使うのが何時からになるのかは議論が分かれることがあります。その人の感じ方や、その用件が仕事なのかプライベートなのかにもよって変わってきます。下記の記事はそんな「夜分遅く」の使い方が詳しく紹介されているおすすめの内容ですのでこちらも是非チェックしてみましょう!

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休日に送るビジネスメールの例文⑤良い休日をお過ごしください

悩む男性

休日に送るビジネスメールの例文の5つ目は「良い休日をお過ごしください」という表現を紹介します。休みの前半にメールを送り、用件が早めに済んだ場合の締めとして使える表現です。「ご多忙のところご教示いただきありがとうございました。どうか良い休日をお過ごしください」といった形で使います。

ただし、明日から仕事だという日の前日の夜にこの表現を使うのは好ましくありません。そのような場合は「夜分遅くに大変失礼いたしました。明日もよろしくお願いいたします」などと締めた方が、状況に合っていますし相手に気遣いが伝わります。

ビジネスメールの書き方が学べるおすすめの書籍は?

メールの書き方が学べる書籍①そのまま使える! ビジネスメール文例事典

2人での仕事

ビジネスメールの書き方が学べるおすすめの書籍の1つ目は大嶋利佳、水江泰資共著の 「そのまま使える! ビジネスメール文例事典」です。この本はビジネスメールの表現において、そのまま使えるフレーズが満載です。そのため、この本を読みビジネスメールの表現を修得できますし、デスクに据え置き事典としても使えます。

メールの書き方が学べる書籍②仕事がデキる人のメールの書き方

見上げる女性

ビジネスメールの書き方が学べるおすすめの書籍の2つ目は衣笠奈美著の「仕事がデキる人のメールの書き方」です。この本は電子書籍であり、また10分程度で読める非常にライトな内容になっています。時間がない社会人が隙間時間でビジネスメールの書き方を修得するにはおすすめの一冊になっています。

休日に送るビジネスメールの送り方を押さえてビジネスを円滑に進めよう!

休日にビジネスメールを送る際には状況に応じた表現が必要であり、適宜表現を変える必要があります。そして、同じ相手で同じ状況であっても、細かいニュアンスを変えて送ることで相手も気を悪くしない表現も存在します。

ビジネスにおいてはこういったイレギュラー対応の仕方で信用が上がったり下がったりしますので、ここで紹介したことはとても大事なことです。今後休日に送るビジネスメールのマナーを勉強しつつ、休日にビジネスメールを送らなければならなくなった際に円滑に相手とのコミュニケーションがとれるようになればいいですね!

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