最終更新日: 2019/06/21 14:45 休日に送るビジネスメールの例文10選！上司/仕事/ビジネスマナー

休日にビジネスメールを送る際の書き方・マナーは？

休日にメールを送る際の書き方①お休みのところ失礼します等断りを入れる

休日にメールを送る際の書き方の1つ目は「お休みのところ失礼します」等の断りを入れることです。休日にメールを送る場合には、通常業務中にメールを送るよりも相手に気を遣い送る必要があります。何故なら、基本的に休日と分かっているのに相手に対してメールを送るのはビジネスマナーに違反しているからです。

しかしながら、業務の状況によってはどうしても相手に対して至急何かを確認したいという場面や、何かをお願いしたいという場面が少なくないのが実情です。本来であればほかの人に引き継いで休んだり、自分が休んでも他の人で対応できるようにしておくのが基本ですが、状況がそれを許さないことがあるのです。

休日にメールを送る際の書き方②仕事の要点だけを送るようにする

休日にメールを送る際の書き方の2つ目は、仕事の要点だけを送るようにすることです。基本的に休み中に送るメールには遠慮がある方がベターと言えます。仕事命の人であれば休日にビジネスメールが来たとしても何も気にすることはありませんが、そうでない多くの人はメールが来るだけでストレスに感じるものです。

そのため、相手に対して休日にメールを送らなければならない場合には、内容をいつもよりコンパクトにまとめてメールを読む時間を少しでも減らしてもらうといった気遣いが必要になります。少なくとも休日に気遣いなくしょっちゅうメールを送るような相手に対し、ビジネスの場面において信頼は寄せられないでしょう。

休日にビジネスメールを送る際のマナー①時間帯には配慮する

休日にビジネスメールを送る際のマナーの1つ目は、時間帯には配慮することです。例えば仲のいい人であれば、休日のこの時間帯は寝ているであるとか、そういえば来週の日曜日は家族とショッピングセンターに行くって言ってたななど、電話を避けるべき時間が比較的明確に分かっているものです。

また、休日に限らず深夜の時間帯などは避けるべきでしょう。緊急性があるとはいえ、どこまでの緊急性があるのかを考慮した上で、休日のな中でも相手が迷惑だと感じにくい時間帯を選んでかけるのが、休日に電話をする基本的なマナーだと言えます。

休日にビジネスメールを送る際のマナー②送るかどうかも事前に考える

休日にビジネスメールを送る際のマナーの2つ目は、送るかどうかも事前に考えることです。慌てているような状態では中々こういったことに考えを巡らす余裕がないものですが、いくら「お休みのところ失礼します」などと丁寧にメールを送ったとしても、休日のメールは相手にとって迷惑である事実は変わりません。

そのため、そのメールを休日にも関わらず送らなければならないのか、メールを送らずに何とかできる方法がないのかを考えることで、休日にメールを送ること自体が減ってきますので、相手が失礼だと感じることも無くなるのです。まずは基本的な配慮をいつでも忘れないようにしましょう。

【シチュエーション別】休日に送るビジネスメールの例文5選

休日に送るビジネスメールの例文①緊急の用事の場合

休日に送るビジネスメールの例文の1つ目は、緊急の用事の場合を紹介します。緊急の場合には「お休みのところ失礼します。至急ご確認したいことがございましてご連絡いたしました。お電話したのですが繋がらなかったため、メールにて失礼します」といった形でメールを送ることになります。

緊急の用事の場合にはメールをする前に電話をするのが基本になりますが、例文のような表現を使うと相手もメールを不快に思わないですし、むしろ電話に出られなくて申し訳なかったと思う可能性すらあります。相手に対して伝えるべきことを伝えていると、休日のメールのやり取りについて、お互いのストレスが軽減されます。

休日に送るビジネスメールの例文②どうしても週明けまでに確認したい場合

休日に送るビジネスメールの例文の2つ目は、どうしても週明けまでに確認したい場合を紹介します。緊急性が比較的低いものの、このような状況では休日のうちに連絡し確認しなければならないため「お休みのところ失礼します。〇〇につきまして週明け提出の資料に盛り込みたく、確認がありご連絡いたしました」と送ります。

相手に対していつまでに何を確認したいのかを送ることで、相手を急かすことなくコミュニケーションを取ることができます。相手も休日にメールを送って来られると、休日にわざわざ送ってくる要件だから急ぎなのではないかと焦ることが少なくないので、このような配慮は休日にビジネスメールを送る際には重要になります。

休日に送るビジネスメールの例文③翌日までの要件を夜遅くに送る場合

休日に送るビジネスメールの例文の3つ目は、翌日までの要件を夜遅くに送る場合を紹介します。翌日までの要件を夜に確認する場合にはかなり緊急を要する状況となります。そのため、気遣いをしつつも相手に気付いてもらう必要があります。まず社内の場合には件名に【至急】などといった形で気付きやすいものにします。

ただし社外の場合にはこのような件名の付け方は失礼にあたる場合があるので控えます。そして「お休み中のところ失礼いたします。明日朝までに〇〇の件を確認したくご連絡いたしました」といった形でメールを送ります。このようにいつまでに何をという部分を簡潔に相手に送ることで相手も返信しやすくなります。