確認メール例文15選｜ビジネスメールの書き方・返信が来ない時の催促も

確認メールの書き方・注意することは？

確認メールの書き方①確認することに申し訳なさを出す

確認メールの書き方の1つ目は、確認することに申し訳なさを出すことです。確認メールを出す時に、指定の期日が過ぎていたり内容に漏れがあったりと、相手方に過失がある場合にはこちらが確認メールを出して当たり前なのかもしれませんが、ビジネスではそのような態度が見えるメールを出すことは控えましょう。

何故なら人間誰もがミスをするものであり、ビジネスは持ちつ持たれつだからです。そのため、どのような状況であっても基本的に確認メールを出す際には「恐れ入りますが」「ご多忙のところ申し訳ありませんが」などと前置きをしてから送信するのが基本になります。

確認メールの書き方②何を確認したいのか分かりやすい書き方を意識する

確認メールの書き方の2つ目は、何を確認したいのか分かりやすい書き方を意識することです。申し訳なさを出すということを前述しましたが、前置きが長くなり内容が分かりづらくなると確認メールを受け取った方が困惑する可能性があります。確認メールに限らず、ビジネス関連のメールは簡潔さを意識する必要があります。

ただし、言いたいことがうまく短くまとまらないこともあるでしょう。そのような場合は結論を先に記述してその後にその結論を説明するような形の文章にすると相手に伝わりやすくなります。分かりづらい文章を相手に送ると、能力のない人だと思われることもありますので、そのようなことはないようにしましょう。

確認メールの注意点①決めつけた送り方をしない

確認メールの注意点の1つ目は、決めつけた送り方をしないことです。例えば「送信いただくとおっしゃっていた資料がまだ届いておりません」といった言い回しは、確認メールに盛り込まないのが基本です。何故なら、行き違いで届いていたり、会社内の違う人を経由してすでに渡していただいている可能性もあるからです。

決めつけて送ってしまい事実と相違があれば相手に対してすごく失礼にあたりますし、間違っていなくても相手にとって印象のいい表現にはなりませんので、決めつけた送り方はしないようにしましょう。

確認メールの注意点②丁寧な文章を心がける

確認メールの注意点の2つ目は、丁寧な文章を心がけることです。仲のいい取引先の場合、そこまで相手に対して丁寧な文章を送る必要性を感じないこともあるかもしれませんが、確認メールは他の人に転送されることもあります。そのため、敬語表現が不十分だとビジネスマナーを疑われますので丁寧な文章は必須と言えます。

確認メールの注意点③間違いがあれば謝罪する気持ちで送る

確認メールの注意点の3つ目は、間違いがあれば謝罪する気持ちで送ることです。もちろん間違いがあれば「大変失礼いたしました」などと送るべきですが、最初から「内容に相違がございました申し訳ないのですが」と前置きして送る方法もあります。どういった状況であれ、確認メールは低姿勢で送った方がベターです。

予定＆予約の確認｜ビジネスメール例文5選

予定や予約の確認をするビジネスメール例文①念のため確認をする場合

予定や予約の確認をするビジネスメール例文の1つ目は、念のため確認をする場合の書き方を紹介します。例えば「念のため確認になりますが、来週の訪問につきましては先日ご依頼いただきました通り来週の月曜午前10時でお間違いないでしょうか」といった形になります。前置きすると丁寧で思慮深い印象を与えます。

予定や予約の確認をするビジネスメール例文②来るはずの連絡が来ない時

予定や予約の確認をするビジネスメール例文の2つ目は、来るはずの連絡が来ない時の催促メールの書き方を紹介します。例えば「昨日中にご連絡いただけるということでしたが、連絡をいただいていないため、ご連絡となります。ご多忙の中のご依頼となり申し訳ありませんがよろしくお願いいたします」といった形になります。

予定や予約の確認をするビジネスメール例文③決まっている予定を確認する

予定や予約の確認をするビジネスメール例文の3つ目は決まっている予定を確認する場合の書き方を紹介します。予定が決まっている場合には「来週会議は予定通り月曜10時に弊社会議室で行われます。参加状況に変更がございましたらお知らせくださいませ」といった形で変更があれば連絡を催促するような書き方がベターです。

予定や予約の確認をするビジネスメール例文④決まっていない予定を確認する

予定や予約の確認をするビジネスメール例文の4つ目は決まっていない予定を確認する場合の書き方を紹介します。例えば「先日ご依頼いただいたプロジェクト立ち上げの件でご訪問したく存じますが佐藤様のご都合をご教示いただけましたら幸いでございます」といった形で相手のスケジュールを丁寧に確認することを意識します。

予定や予約の確認をするビジネスメール例文⑤予定や予約が違う場合

予定や予約の確認をするビジネスメール例文の5つ目は、予定や予約が違う場合を紹介します。例えば「先のメールで会議が来週火曜の10時とご連絡いただいたのですが、来週月曜の10時と認識しておりました。恐れ入りますが再度ご確認いただけましたら幸いでございます」といった形で、丁重かつ低姿勢でメールを送ります。

メール内容の確認｜ビジネスメール例文5選

メール内容の確認するビジネスメール例文①基本的な内容を確認する

メール内容の確認するビジネスメール例文の1つ目は基本的な内容を確認する場合を紹介します。例えば「規約にも記載のある内容にはなりますが、納品をする前に数に不足がないか、内容に相違がないか再度ご確認をお願いいたします」といった形になります。契約書等にも記載があることを前置きして説明することとなります。

メール内容の確認するビジネスメール例文②記載のない内容を確認する

メール内容の確認するビジネスメール例文の2つ目は、記載のない内容を確認する場合を紹介します。記載のない内容についてはその内容をメールで伝え、質問等があれば遠慮なく伝えていただくような形で促進する文章になります。また、質問をする場合には「追加での確認になりますが」と頭に付けて質問を投げかけます。

例えば「以前にご説明がなかった部分にはなりますが、納品につきましては一回ごとに納品書が必要となります。納品書につきましては契約書に記載がございますのでご確認いただき、ご質問があれば遠慮なくお尋ねください」となります。常識的な部分で説明は不要と思われますが、念のため確認したい場合の例文になります。

メール内容の確認するビジネスメール例文③やや話題から逸れることを確認

メール内容の確認するビジネスメール例文の3つ目は、やや話題から逸れることを確認する場合を紹介します。例えば「加えての確認となりますが、納品書につきましては納品の際に一緒にお持ちいただけるという認識で相違ないでしょうか」といった形になります。「加えての確認」「ちなみに」といった言い回しが使えます。

メール内容の確認するビジネスメール例文④何度か確認している内容の確認

メール内容の確認するビジネスメール例文の4つ目は、何度か確認している内容の確認をする場合を紹介します。例えば「納品は17時まででお願いできましたら幸いでございます。以前担当されていた佐々木様にもお伝えしておりますが、ご調整ご確認の程お願いいたします」といった形になります。

何度も確認していることで先方に対して立腹してしまう場面もあるかと思いますが、例文のような形で送ると印象が良くなり相手も徹底してくれるため、今後確認をすることも少なくなることでしょう。

メール内容の確認するビジネスメール例文⑤質問が度重なっている場合

メール内容の確認するビジネスメール例文の5つ目は、質問が度重なっている場合を紹介します。例えば「度々のご質問となり申し訳ありませんが、納品書は納品物に付随してくる認識で相違ないでしょうか。何卒ご確認の程お願いいたします」といった形になります。

こちらが回答を認識していない場合もあり、また何度か質問をしているものの先方から回答をもらえていない場合もあります。どちらの場合も低姿勢に確認メールを送るのがビジネスメールの基本となります。

依頼状況の確認｜ビジネスメール例文5選

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文①念のため確認したい

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文の1つ目は、念のため確認したい内容を紹介します。例えば「再度の確認で恐縮ではございますが、明日午後4時までの納品完了ということでお間違いないでしょうか」といった形になります。「念のために」という言葉を使って送ることもできますが、例文のような送り方もできます。

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文②気になることが出てきた

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文の2つ目は、気になることが出てきた場合を紹介します。例えば「次回納品についての確認になりますが、時間のずれはないでしょうか。明日は工事による通行止めがあり渋滞が想定されます」といった形で使います。

例文のように気になることは根拠も付けて提言すると相手も回答しやすくなります。長くなりすぎると分かりづらくなりますが、簡潔に要点を伝えることでコミュニケーションが円滑になります。

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文③定時報告が来ない

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文の3つ目は、定時報告が来ない場合を紹介します。例えば「ご多忙のところ恐れ入りますが、進捗のご報告をいただけましたら幸いでございます」といった形になります。定時報告を送って来ないのは理由が何であれ先方が悪いと言えますが、それでもこのように丁重なメールを送ります。

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文④連絡が来た内容に相違がある

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文の4つ目は、連絡が来た内容に相違がある場合を紹介します。例えば「恐縮ではございますが、内容に相違がございます。私共の説明が分かりづらく申し訳ございませんが、再度ご確認いただき納品いただきますよう、よろしくお願い申し上げます」といった形で使います。

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文⑤確認の上追加事項がある

依頼状況の確認におけるビジネスメール例文の5つ目は、確認の上追加事項がある場合を紹介します。このような状況では説明は少し長めになります。それでも簡潔な文章を意識したいものです。

例えば「納品いただいたものの検品を進めておりますが、もう一点確認がございます。当初納品数が10とございましたが実際には12ございました。こちら2点につきましては先行して納品いただいた認識で相違ないでしょうか」といった形になります。

返信がない場合｜催促メールをする前に確認することは？

返信がなく催促メールをする前に確認すること①メールが来ていないか

返信がなく催促メールをする前に確認することの1つ目は、メールが来ていないかということです。メールがいつも見ている受信箱ではなく、他のフォルダに仕分けされてしまっている可能性もあります。また、ごみ箱や迷惑メールのボックスに入っているようなことも稀にありますので、前もって確認するようにしましょう。

返信がなく催促メールをする前に確認すること②他の人に連絡が来ていないか

返信がなく催促メールをする前に確認することの2つ目は、他の人に連絡が来ていないかです。そのやり取りに他の人も絡んでいる場合、その連絡が他の人に行っている可能性があり、その場合に確認メールを送ると社内の連携不足が露呈することとなります。また、相手に対しても失礼にあたりますので、この点も確認しましょう。

返信がなく催促メールをする前に確認すること③電話で連絡が来ていないか

返信がなく催促メールをする前に確認することの3つ目は、電話で連絡が来ていないかです。電話は社内に対して来ている場合もありますし、自分の携帯に何回か着信がある場合もあります。不明点等がある場合、まず内容を確認してから送ろうとする場合もあります。そのため、電話が来ていないかも確認するようにしましょう。

メールの再送｜返事が来ない時にやんわり確認・催促するコツは？

メール再送時未返信の場合やんわり確認や催促するコツ①他の用事と一緒に

メール再送時未返信の場合やんわり確認や催促するコツの1つ目は、他の用事と一緒にすることです。確認メールだけを送らなければならない場合もありますが、一度確認メールを送っていて再送しづらい相手に対しては他の用事でメールを送り、その返信のやり取りに確認を盛り込むと相手とぎくしゃくせずやり取りができます。

メール再送時未返信の場合やんわり確認や催促するコツ②謝罪しつつ下から

メール再送時未返信の場合やんわり確認や催促するコツの2つ目は、謝罪しつつ下から送ることです。「大変申し訳ありませんが」「お忙しい中恐縮ではございますが」などという形で送ると、相手の対応も丁寧になりお互いにやり取りがしやすくなります。

ちなみに下記の関連記事は謝罪文の書き方について説明しているおすすめの内容です。謝罪文の書き方は確認メールを送る時と同じポイントが含まれています。そのため下記の関連記事を参考にすることで確認メール送信の上達にも繋がることでしょう。

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メール再送時未返信の場合やんわり確認や催促するコツ③行き違いを想定する

メール再送時未返信の場合やんわり確認や催促するコツの3つ目は、行き違いを想定することです。送る文章に「行き違いがありましたらご容赦ください」「行き違いがありましたらご放念ください」などと付け足すことで、もしも思い違いがあった場合に相手に不快な思いをさせることがなくなります。

ビジネスパーソンとして相手から信頼される確認メールが送れるようになろう

ビジネスパーソンとして確認メールを送ることは非常に大切なことです。確認メールの内容におかしな部分があったり、送り方に失礼なことがあったりするとビジネスがスムーズに進まなくなってしまいます。ビジネスで円滑なコミュニケーションを実現させるためにも、確認メールの贈り方をしっかりチェックしておきましょう！