手紙の書き方のマナー7選!ビジネスの文例や季節の挨拶やレイアウトも

あなたは、手紙の書き方のマナーについてどれだけ知っていますか?この記事では、具体的な文例を沢山ご紹介しながらビジネスにも活用できる手紙の書き方・マナーについて解説していきます。日付の書き方や季節の挨拶などもご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

手紙の書き方のマナー7選

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナー①綺麗な文字で書くよう心掛ける

書く

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナーの1つ目は、「綺麗な文字で書くよう心掛ける」です。汚い字で書かれた手紙をもらって嬉しいと感じる人はいないでしょう。パソコンなどの普及で実際に手書きで文字を書くことが減ってきている現代人ですが、手紙は基本的に手書きです。

もちろん、全ての文字を完璧に書く必要はありませんが、ある程度相手が読みやすい綺麗な文字を書くというのがマナーです。初めからペン書きせず、まずは鉛筆で書いてみてから清書するというのも有効な方法でしょう。

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナー②書き始めは頭語から始める

便箋

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナーの2つ目は、「書き始めは頭語から始める」です。この頭語とは、手紙の一番初めにくる「拝啓」などの言葉を指します。普通、手紙はこれらの頭語から始めることととされています。

頭語には、この「拝啓」以外にも「前略」などがあり、その手紙の長さや内容、相手との関係性などを加味してその中から適当なものを選んで使用します。しかし、最も多く使用されるのは「拝啓」なので、迷ったらこの頭語を使用すれば良いでしょう。

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナー③季節の挨拶を入れる

季節

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナーの3つ目は、「季節の挨拶を入れる」です。この季節の挨拶は、他の言葉で「時候の挨拶」とも言います。これは、例えば6月であれば6月の季節の様子に合った言葉で挨拶を行うものです。

この挨拶から入ると、次にくる自分が本当に話したい本文への橋渡しができます。また、この季節の挨拶の後に相手の体調を伺う言葉を持ってきて、相手との信頼関係構築を図ります。季節の挨拶にはそれぞれの季節に合わせて様々種類があるので、それぞれ三つずつくらい覚えておくと便利でしょう。

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナー④さてなどの起こしの言葉を使う

花

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナーの4つ目は、「さてなどの起こしの言葉を使う」です。冒頭で頭語から書き始め、季節の挨拶が終わったらいよいよ本文に入ります。その際に使用するのが、「さて」「このたびは」など起こし言葉と呼ばれる言葉です。

この起こし言葉は、文章の起承転結の「起」の部分、すなわち新しく話題を設定し、会話を始める際に使用します。この言葉を置くことで、相手にも「ここからが本題ですよ」と知らせることもできて、便利です。起こし言葉も複数覚えておくと良いでしょう。

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナー⑤結びの言葉で相手を労わる

労わり

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナーの5つ目は、「結びの言葉で相手を労わる」です。本文内で自分が伝えたいことを伝え終わったら、最後は文末で結びの言葉を使用して相手を労わりましょう。例えば、「~様のより一層のご活躍をお祈りしております。」などの言葉を使用します。

また、相手の体調に留意したい場合は「くれぐれもご自愛ください。」などの言葉を使用することも可能です。基本的にこの部分は、相手と自分との関係性から今の時点で最適な言葉を述べれば問題ありません。相手を労わる気持ちが伝わる文章にしましょう。

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナー⑥結語で結ぶ

結び

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナーの6つ目は、「結語で結ぶ」です。結語とは、冒頭でお伝えした頭語の反対の言葉です。具体例を挙げると「敬具」などとなります。他にも「かしこ」などがありますが、今日では「敬具」と結ぶことがほとんどでしょう。

手紙では、頭語で始めたら必ず結語で締めるというのが基本マナーです。頭語があるのに結語がない、というのはどこかバランスを欠いていておかしな文章となってしまいます。常に頭語と結語はセットになるように努めましょう。

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナー⑦日付と署名を必ず入れる

署名

ビジネスにも使える手紙の書き方のマナーの7つ目は、「日付と署名を必ず入れる」です。自分が手紙を書いた日付と、自分の名前を署名として手紙の最後に入れるようにしましょう。特に自分の署名は特に綺麗な文字で書くようにしましょう。

手紙も後半部分になると、気も緩んできて本来必要となる言葉や署名などを忘れがちになります。特に署名の部分は誰がこの手紙を書いているのか?にあたる重要な部分でもあるのでしっかり書くようにしましょう。

手紙の書き方|日付けの書き方は?

手紙の書き方|日付けの書き方①日付は全て漢字で書くのが基本

数字

手紙の書き方・日付けの書き方の1つ目は、「日付は全て漢字で書くのが基本」です。縦書きの便箋で手紙を書く場合は、基本的には全て漢字で日付を書くのが基本です。その場合、日本の元号書きで、例えば「令和元年」と書き始めます。

その後は、「六月十三日」などの形で自分が書いた手紙の日付を全て漢字で表記します。ここで例えば「6月13日」などとすると、特に縦書きの手紙ではバランスが悪く、相手も読みにくいでしょう。基本的には全て漢字で書くのがベストです。

手紙の書き方|日付けの書き方②慶事などでは吉日とする場合もある

西暦

手紙の書き方・日付けの書き方の2つ目は、「慶事などでは吉日とする場合もある」です。この「慶事」とは例えば結婚式などのお祝い事という意味です。例えば結婚式の招待状に添えた手紙に日付を書くとします。

この場合、結婚式が良き日になるようにという意味で、その日の日付をそのまま書くのではなく、「吉日」とだけ書く場合があります。他にも特に日付を付したくない理由がある場合などもこの方法が使われることがあります。テクニックの一つとして覚えておきましょう。

手紙の書き方|時候の挨拶とは?

手紙の書き方|時候の挨拶とは季節を感じさせる挨拶のこと

挨拶

まず、「時候の挨拶」とは季節を感じさせる挨拶のことです。記事前半でも少し触れましたが、頭語の後にこの挨拶を置くことで相手との繋がりや共感を生むという効果があります。その上で本題に入ると、相手にもその内容が響きやすいわけです。

この時候の挨拶は、相手の地域の天気などにこちらが心を合わせて「今はこんな季節ですね、こんな天候でしょうね」と声をかけるイメージです。したがって、相手が住む地域の季節や天候について自分で予め確認しておくことが必要です。

手紙の書き方|時候の挨拶の例①梅雨寒の時節柄

アジサイ

手紙の書き方・時候の挨拶の例の1つ目は、日本の6月の梅雨のシーズンに活用できる「梅雨寒の時節柄」という挨拶です。これは、例えば「梅雨寒の時節柄ではありますが、いかがお過ごしでしょうか?」などと使用することができます。

一般的に、梅雨のシーズンというのは夏前の湿気が多くなり、また天候も毎日優れないので体調を崩しやすくなります。この様子を季節を感じさせる挨拶として相手に伝えて、相手の体調を気遣います。

手紙の書き方|時候の挨拶の例②このところ暑い日が続いておりますが

夏

手紙の書き方・時候の挨拶の例の2つ目は、「このところ暑い日が続いておりますが」です。これは、日本では7月~8月頃、夏日が増えてきた頃から使用できる挨拶文例です。具体的には、例えば「このところ暑い日が続いておりますが、体調などにお変わりはないでしょうか?」などがあります。

この時候の挨拶も、これから夏の暑さが加速していく日本ではかなり活用できるものであると言えるのではないでしょうか。日本の夏は特に厳しいです。この例文のように相手からそれを優しく気遣ってもられると、何だかほっとした気持ちになりますよね。

手紙の書き方|時候の挨拶の例③鈴虫の音が美しく聞かれる季節となりました

秋

手紙の書き方・時候の挨拶の例の3つ目は、「鈴虫の音が美しく聞かれる季節となりました。」です。これは、9月中旬頃から使える時候の挨拶で、「やっと暑い夏が過ぎて穏やかな秋がきましたね」という意味で使用します。

「鈴虫」は昔から日本で秋を代表する季語として使用されています。このように、季節の時候の中に季語を入れて楽しむという使い方もあります。より季節感を相手に伝えることができるのでいくつか覚えておくと便利です。

ここまで、時候の挨拶の言葉について詳しくお伝えしてきました。下記関連記事内では、手紙の末文・結びの言葉の文例を分かりやすくまとめています。ビジネスメールでも使えるものや、ここで紹介した時候の挨拶文の紹介もありますので役立つことと思います。興味のある方はぜひこちらの記事内容もチェックしてみてください。

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手紙の書き方|書き始めの文例5選

手紙の書き方|書き始めの文例①木村様におかれましてはますますご健勝〜

本

手紙の書き方・書き始めの文例の1つ目は、「木村様におかれましてはますますご健勝のことと思います。」です。これは、「木村様はますますお元気で頑張られていることと思います」という意味です。時候の挨拶後に入れると効果的です。

もちろん、特に長く会っていない人の場合はその人が実際、元気にしているかどうかは分かりません。しかし、日本式の手紙の書き方としては「そうであって欲しい」という気持ちも込めてこのような書き始めを採用します。

手紙の書き方|書き始めの文例②体調など崩されて〜

手紙を書く

手紙の書き方・書き始めの文例の2つ目は、「体調など崩されていらっしゃいませんでしょうか。」です。これは、特に夏の暑い季節、冬の寒い季節など体調を崩しやすい季節に手紙を送る際に入れると相手への気遣いが伝わって効果的です。

これも1つ目の例と同様、相手の体調がどうか?というのは予想の域を出ません。しかし、あえてそれに言及することで「体調を崩していなかったら良いな」という気持ちを伝える表現となります。

手紙の書き方|書き始めの文例③貴社におかれましてはますます〜

勉強

手紙の書き方・書き始めの文例の3つ目は、「貴社におかれましてはますますご盛栄のことと存じます。」です。これは、特にビジネスで使用される文例となります。意味としては、「そちらの会社ではますますビジネスが上手くいかれていることと思います」となります。

「存じます」とは「思います」の敬語表現です。したがって、大切な取引先の会社に敬意を示す形で書き始めることが可能となります。相手への気遣いの心をより丁寧に表したい場合は、このような書き方をしてみましょう。

手紙の書き方|書き始めの文例④ご家族の皆様もお元気でいらっしゃる〜

家族

手紙の書き方・書き始めの文例の4つ目は、「ご家族の皆様もお元気でいらっしゃることと思います。」です。これは、相手に家族がいる場合で、その家族にも気遣いの心を示したい場合に使用できる文例となります。

特に家族ぐるみで仲の良い人に対してこのような表現を使用すると「自分の家族についても気遣ってくれているんだな」ということが良く伝わります。ぜひ活用してみましょう。

手紙の書き方|書き始めの文例⑤先日は大変お世話になりました

お世話になった

手紙の書き方・書き始めの文例の5つ目は、「先日は大変お世話になりました。」です。これは、特にビジネスで相手にお世話になっている気持ちをストレートに伝えたい場合に使用できるものです。

季節の挨拶を終えた後でこのように相手への心遣いを述べてから、「さて」と本題に入ると相手へも伝えたい話が伝わりやすくなるでしょう。当たり障りのない表現ですので汎用度も高いです。

手紙の書き方|レイアウトの仕方は?

手紙の書き方|レイアウトの仕方①前文・主文・末文・後付でレイアウトする

構成

手紙の書き方・レイアウトの仕方の1つ目は、「前文・主文・末文・後付でレイアウトする」です。基本的な手紙の構成は、「前文・主文・末文・後付」となっています。前文には「頭語・時候の挨拶」、主文には「起こし言葉・本文」、末文には「結びの言葉・結語」、後付には「日付・署名」がきます。

手紙を書く際は、このレイアウトを覚えておけば基本的には問題がありません。これを基に季節ごとの言葉や相手を気遣う言葉などをケースごとにアレンジしていけば良いのです。レイアウトを整理してみると、意外と簡単に書けてしまうことが分かると思います。

手紙の書き方|レイアウトの仕方②実際のレイアウト例一覧

仕事

手紙の書き方・レイアウトの仕方の2つ目として、実際の手紙のレイアウト例一覧をご紹介しましょう。具体的なレイアウトとそれに用いると良い言葉などは、以下のようになります。

手紙のレイアウト一例

前文 頭語 拝啓・謹啓・前略
時候の挨拶 暑い日が続いておりますが
主文 起こし言葉 さて・ところで
本文 先日ご連絡頂いた件に関してですが
文末 結びの言葉 最後になりましたが木村様のますますのご活躍をお祈りしております。
結語 敬具・かしこ・草々
後付 日付 令和元年六月十三日
署名 山田太郎

手紙の書き方のマナーをマスターして自分のビジネスにも生かしていこう!

ビジネスウーマン

当記事では、手紙の書き方やマナー、そのレイアウトについてお伝えしてきましたが、いかがでしたか?今までいまいち書き方が分からなかった方も、「意外と簡単かもしれない」と思ったのではないかと思います。ぜひ手紙の書き方とマナーをマスターして、自分のビジネスにも活用していただければと思います。

下記関連記事内では、横書きの手紙の書き方について詳しく説明しています。封筒の裏面の住所や宛名・便箋の書き方など具体的な内容についてもしっかり学ぶことができますよ。縦書きの手紙の書き方以外にも、横書きのものについて知りたい方はぜひ下記内容もチェックしてみてください。

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