メールや電話で会社名に様はつける？企業名の敬称の使い方は？

ビジネスメールなど文書や書類の会社名の敬称｜様をつけるのは正しい？

ビジネスメールなど文書や書類の会社名・企業名の敬称は様をつけない

ビジネスマナーとして、メールや文書・書類の宛名を書くときに注意すべき点があります。それが敬称です。会社名や企業名のあとにつける敬称に、様は使いません。様も敬称なので間違いとは言えないのですが、宛名が会社名や企業名の場合は、「その会社の人なら読める」という意味の敬称をつけるのが一般的です。

宛名が会社名や企業名の場合につける敬称は「御中」です。部署名や課名の場合も様ではなく御中を敬称に使います。本文に御中を使うことはありません。株式会社や有限会社は、（株）や（有）のように省略しないで書きましょう。省略は失礼と受け止められることもあるので注意してくださいね。

使い方・書き方の例をご紹介します。

• ・○○株式会社　御中
• ・○○株式会社　営業部　営業企画課　御中
• ・有限会社○○　御中
• ・有限会社○○　総務部　御中

会社名・企業名のほかに個人名が入るなら敬称は様をつける

ビジネスメールや書類を送る際に、会社名・企業名と合わせて個人名や担当者名を入れることがあります。その場合につける敬称は御中ではなく「様」です。個人名や担当者名の後ろに敬称の様をつけます。名前はフルネームで書きましょう。また、敬称の使い方で個人名ではなく担当者宛てにメールなどを送る場合も様をつけます。

宛名に個人名や担当者名を入れる場合には、二重敬語にならないよう敬称の使い方に注意しましょう。二重敬語とは例えば、会社名や企業名の後ろに御中をつけて、さらに個人名や担当者名に様をつけるという使い方です。敬称は1つの宛名に対して1つつけるのがマナーですので、気をつけましょう。

使い方・書き方の例をご紹介します。

• ・○○株式会社　山田太郎様
• ・○○株式会社　営業部　営業企画課　山田太郎様
• ・有限会社○○　総務部　山田花子様
• ・有限会社○○　人事部　採用担当者様

ビジネスメールなど文書や書類の宛名が肩書きのある人の場合につける敬称

肩書きのある人にビジネスメールなどを送る場合の敬称の使い方です。「係長、課長、部長」などの肩書きは敬称のひとつになります。1つの宛名には1つの敬称を使うのがマナーなので、名前の後ろには様か肩書きのどちらかをつけます。肩書きだけをビジネスメールなどの宛名に入れる場合は、その後ろに様をつけます。

多くの場合は「肩書き+名前+様」のように書きます。また、「先生」も敬称のひとつなので、その後ろに様をつけるのは誤った使い方です。敬称は宛名だけではなく本文中に使うものもあるので、円滑な関係を築くためにも、相手に失礼のないよう十分に注意しましょう。

使い方・書き方の例をご紹介します。

• ・○○株式会社　山田太郎係長
• ・○○株式会社　営業部　営業企画課　課長　山田太郎様
• ・有限会社○○　総務部　総務部長様（名前が不明な場合は肩書きを名前とみなして様をつける）

電話や面接など会話中の会社名につける敬称の使い方｜様はつける？

電話や面接など会話中の会社名に様やほかの敬称をつけるかは状況次第

本来は、電話や会話の中に出てきた会社名に様や敬称を付ける必要はないとされています。メールや文書などのように宛名を書く場合と違って、電話や会話では様や敬称をつけることが特に決まっていないからです。そのため、相手の会社とどのような関係にあるか、などの状況で判断します。

相手の会社に失礼のない呼び方として考えれば、会社名のあとに様をつけるほうが丁寧に感じられて良いでしょう。電話では顔が見えないので、様をつけた方が好感を持たれる可能性は高そうです。例えば、受付で呼び出しする場合などは、「○○会社様」と敬称をつけることがほぼ普通になっています。

電話や面接などで会社名に様をつける以外の呼び方

電話や会話の中では、会社名を呼ぶよりも担当者の名前を呼ぶことの方が多いでしょう。敬称の使い方は「名前+様」か、親しい間柄なら「名前+さん」で問題はありません。また面接のような場では面接官の名前を呼ぶことはないので、会社名の代わりに「御社」を使うのがマナーです。

メールや文書の宛名には、会社名の後に御中をつけますが電話や会話では使いません。それとは逆に、会話で使う御社は、文章には使わないのがルールです。文章では御社ではなく「貴社」を使います。敬称の使い方はビジネスマナーの基本とも言えるものです。相手に好感を与えるためにもしっかりと覚えましょう。

会社名の正しい敬称の使い方｜様・殿・御中・各位の使い分け

会社名の正しい敬称の使い方｜様・殿

様は相手に敬意を表するのに用いられる最も一般的な言葉でしょう。殿は目にすることはあっても実際に使うことはあまりない言葉ですね。この様と殿という2つの敬称の使い方に共通しているのが、個人名に対して使われるという点です。

メールや文書などの宛名に様を使うのは、会社名や企業名と一緒に個人名や肩書きのみが入るときです。本文で会社名の後に様をつけるのは間違いではありませんが、書き言葉では貴社を使うのが一般的です。それ以外で会社名の後に様をつけるのは、先にご紹介したような話し言葉の場面などでしょう。

様が誰にでも使えるのに対し、殿は目上の人から目下の人へ使う敬称になります。使い方を間違えれば相手の誤解を招きかねません。殿に含まれる意味合いを考えると、敬称として通常の使い方をするのは避けた方が無難です。年齢や役職などに関係なく敬意を表せる、様をつけたほうが良いでしょう。

会社名の正しい敬称の使い方｜御中・各位

会社名や企業名の後につける敬称で、一般的に使われるのは御中です。中という字に御をつけることで、敬意を表しているとされます。組織や団体という広い括りの中にいる誰か、を指す敬称です。そのため個人名に対しては御中を使いません。また、御中は書き言葉なので話し言葉として使うこともありません。

御中が「組織や団体の中の誰か」であるのに対し、各位は同じ内容のメールや文書などを「複数の個人」に宛てて使う敬称です。ビジネスメールなどの文書や書類でよく目にするのは、「関係者各位」という使い方でしょう。各位は敬称なので、関係者の後に様をつけることがないように注意してください。

敬称の使い方で気をつけたいこと

返信用封筒の宛名も敬称の使い方に倣って書き直す

ビジネスメールや文書の宛名が会社名や部署名・課名などであれば、後ろにつける敬称は「御中」です。宛名が個人名や肩書き・担当者の場合は敬称に「様」をつけます。この敬称の使い方は返信用封筒のときも同じです。

返信用封筒の宛名が会社名や担当者になっている場合、敬称には「行」が、「個人名」なら「宛」がついています。そのままの状態では返信せず、敬称の使い方を返信用に直しましょう。

宛名が縦書きなら行は縦の二重線を、横書きなら横の二重線を引きます。斜め二重線でも大丈夫です。会社名なら御中に、担当者なら様に書き直します。宛も同様に二重線を引き、個人名なので様に書き直しましょう。

注意したい二重敬称と例外

1つの宛名に敬称は1つとお伝えしました。ビジネスメールなどの文書におけるマナーです。そのため、御中と様などが1つの宛名に使われているのはマナーに反します。しかし、各位という敬称に関しては使い方に例外があります。

例外になるのはメールや文書を送る相手が顧客の場合です。お得意様やお客様という言葉は、様という敬称がセットになっていると考えます。敬称の様を取ってしまうと失礼な印象を与えるためです。ですから複数の顧客に宛ててメールなどを送る場合には、「お得意様各位」や「お客様各位」と使うことができます。

会社名に様をつけるかは状況次第｜まずは敬称の基本マナーを身に付けよう

会社名や企業名に様をつけるかどうかは、ビジネスメールなどの書き言葉で使うのか、電話や面接などの話し言葉で使うのかで違います。敬称の使い方は状況によると言えるでしょう。また業界によってはルールが存在することもあります。しかし基本のビジネスマナーは必要です。

敬称は使い方を間違えれば相手にとって失礼になりますし、心象にも影響します。「様・殿・御中・各位」などのほかに肩書きも敬称として扱われます。どの場面でどの言葉を選択するのか使い方を身に付けておけば、相手との円滑な関係を築くために役立つはずです。お互いに気持ちよく仕事ができるようにしましょう。

ビジネスメールの使用頻度は以前に比べて増えています。日常生活では特に気にせずに使っているメールですが、仕事となるとそういう訳にもいきません。ビジネスメールにはルールやマナーがあり、それは返信の場合も同じです。ビジネスメールの返信マナーについて紹介している記事がありますので、ぜひ参考にして下さいね。

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