ビジネスにおける転送メールのマナーは？転送のやり方やFwdの意味も

メール転送とは？Fwdの意味は？

メール転送とは「受け取ったメールを原文のまま第三者に送ること」

会社におけるビジネスシーンで「この連絡メール、転送しておいてくれ」と言われることは多くあります。でも「メールの転送」とはどのような行為なのでしょうか。一般的なビジネスにおける「メールの転送」は、以下のように定義されています。

「メール転送」とは、自分のメールアドレスに届いたメールを内容はそのままで他のメールアドレスに送り直すことをいいます。
引用元： BIGLOBE会員サポート

つまり「メール転送」とは、「自分が受信したメールを原文のまま第三者に送信する」という行為のことなのです。自分が受信したメールにある情報を、別の部署の関係者など、さらに他の人と共有するやり方とも言えます。

ビジネスシーンにおいて、会社内で情報を素早く共有するのはとても重要なことです。そこでメール転送を使えば、短時間で多くの人と同じ情報を発信でき、共有することもできます。メールの転送ができることは、重要なビジネススキルの1つとも言えるのです。

Fwdの意味は「転送する」

自分が受信したメールの件名に「Fwd」もしくは「Fw」という英文字が付いている場合があります。あまり見られない件名に、初めて見た人は戸惑いを覚えるかもしれません。「Fwd」や「Fw」の英文字の正式名称は「Forward」と書き、「フォワード」と読みます。そして意味は「転送する」です。

つまり、送られてきたメールに「Fwd」や「Fw」が付いていたら、それは「このメールは転送されたメールです」という意味になります。また、「Fwd」や「Fw」は、メール転送をする際に自動的に付く仕様になっています。

送信されてきた転送メールを他の人にさらに転送すると、件名の頭に「Fwd」や「Fw」が何個も付いてしまうので気をつけましょう。また、メールソフトや転送のやり方によって「Fwd」になるか「Fw」になるかが違いますが、転送メールは必ずこのどちらかの英文字が付いているので、件名にも注目しておきましょう。

メールを転送する時のマナーは？

メール転送時のビジネスマナー①転送時は「経緯」を書き加える

では、メール転送時のマナーを見ていきましょう。メール転送時のビジネスマナー1つ目は「転送時は『経緯』を書き加える」です。これは、自分が第三者にメール転送をする時のマナーになります。急いでいる時は意外と忘れがちなポイントでもあるので気をつけましょう。

メールを転送する際に大事なのが、「転送の経緯」を書き加えることです。この「転送の経緯」が書かれていないと、転送メールを受け取った側は「原文は誰からで、いつ来たメールなんだろう」と疑問に思い、メール転送をしたあなたへ確認の連絡を取らなければなりません。

それを防ぐためにも、転送時は「誰から」、「どういった経緯で」受信したメールなのかという内容を一言書き加えてから、メール転送をしましょう。受け取った経緯を書き加えることで、情報の出所がはっきりします。すると転送先の相手も安心感が得られるので、スムーズに仕事が回るはずです。

メール転送時のビジネスマナー②転送の目的や理由も書き加える

メールの転送時のビジネスマナー2つ目は「転送の目的や理由も書き加える」です。これも、自分が第三者にメールを転送する際のマナーになります。先ほど紹介した「経緯を書き加える」のと同時に、転送する目的や理由も書き加えておくのが、最低限のビジネスマナーになります。

転送されてきたメールに「なぜ転送されたのか」という、転送者であるあなたの目的や理由が書かれていないと、転送メールを受け取った側は「どうしてこのメールを転送したのだろう」と疑問に思います。こちらの場合も、転送者であるあなたへ確認を取らなければいけない事態になります。

そうならないためにも、先ほど紹介した「転送の経緯」と「転送の目的や理由」を一言でもいいので書き加えておきましょう。そうすることで、あなたのビジネススキルもアップするはずです。

メール転送時のビジネスマナー③メールの送信者に連絡を取る

メールの転送時のビジネスマナー3つ目は「メールの送信者に連絡を取る」です。これは、自分が第三者にメール転送をする際はもちろん、自分が転送メールを受け取った際にも重要になるビジネスマナーです。

会社で取引先からメールを受け取り、上司からも「関係者みんなに転送しておいて」と言われた場合、そのまますぐにメール転送はしないようにしましょう。なぜなら、送られてきたそのメールにはあなただけに向けた内容があり、他の人には見られたくない内容が含まれている可能性があるからです。

そのため、まずはメール送信者に「メールを社内で転送してもよろしいですか？」という確認を取り、送信者から大丈夫という承諾をもらってから、他の社員に転送しましょう。これは自分が転送メールを受け取った際も同じです。すぐ転送するのではなく、送信元に確認を取ってからメールを転送するよう心掛けましょう。

転送メールのやり方は？

転送メールのやり方①冒頭に「転送の経緯」と「転送の目的」を書く

では、具体的な転送メールのやり方について紹介します。転送メールのやり方1つ目は「『転送の経緯』と『転送の目的』を書く」です。普段のビジネスメールの書き方に加えて、転送メールを送る際はこの2つの文章も書き加えましょう。原文のみを転送してしまうと、転送先で混乱が起きる可能性があるからです。

「転送の経緯」の例文は「以下のメールはA課長からの新商品開発についての提案になります」といったものが挙げられます。また「転送の目的」の例文は「次回の会議でも参考にしたいので、Bさんへも転送させていただきます」といったものが挙げられます。

また、転送などが遅くなってしまった場合は、謝罪の言葉を付け加えるのも忘れないようにしましょう。以下の記事はメールの返信が遅くなった場合のビジネスメールの例文ですが、転送が遅くなった場合にも使用できます。ぜひ、謝罪メールのやり方も確認しておきましょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」と同義のビジネスメールの例文5選

あなたは、ビジネスメールでも謝罪の言葉として良く用いられる「返信が遅くなり申し訳ありません」と同義のメール例文を知っていますか？この記事では、状況別のお詫...

転送メールのやり方②必ず「転送」の項目を選択する

転送メールのやり方2つ目は「必ず『転送』の項目を選択する」です。ただ「返信」の項目を選んでも「転送」はできません。必ず「転送」という項目を選択してから、メールを転送するようにしましょう。「転送」の項目を選択することで、件名の頭に「Fwd」や「Fw」といった英文字も表示されるはずです。

パソコンでは、使用しているメールソフトによって具体的な操作方法は変わってきます。ですが、基本的には転送したいメールを選び、「転送」または「引用して転送」という項目を選択すれば大丈夫です。もし分からない場合は、そのメールソフトのサポートページにアクセスするか、社内の知っている人に聞いてみましょう。

また、スマートフォンでメールを転送したいという場合も、使用している機種によって方法が若干変わってきます。それでも、転送したいメールの下部にある矢印マークの表示を選べば、ほとんどの機種で「転送」の項目が出てくるはずです。あとは転送先を選択し、「転送の経緯」や「転送の目的」を書き加えて送信しましょう。

転送メールを送る際の注意点

転送メールを送る際の注意点①会社内外問わず原文は書き換えない

ここからは転送メールを送る際に注意しておきたいポイントを紹介します。転送メールを送る際の注意点1つ目は「会社内外問わず原文は書き換えない」です。これは、メールを転送する時の最重要ポイントになります。このポイントを守るかどうかで、取引先との信頼関係に影響してくるといっても過言ではありません。

たとえ、原文の内容に打ち間違えのような間違えがあったとしても、こちらで原文を修正するといったことは絶対にしないようにしましょう。それが取引先からのメールだったとしたら、書き換えたことで情報のズレが生まれ、最終的に会社にとって大きな損失に繋がるケースもあるからです。

もし、自分の情報と原文の内容が違っていたら、まずはメールの送信元に連絡をして確認を取りましょう。それで送信元が間違っていたら改めてメールを送信してもらい、そのままでいいとなったら原文のまま転送すれば、情報にズレは生まれません。転送するメールは原文のままで。このことを頭に入れておきましょう。

転送メールを送る際の注意点②解析の仕方によっては様々な情報がばれる

転送メールを送る際の注意点2つ目は「解析の仕方によっては様々な情報がばれる」です。これは少し高度なテクニックが必要になるので、こんな場合もあるんだという知識として覚えておくようにしましょう。

メールには「ヘッダー」という、そのメールが自分の元に届くまでを記録した「足跡」が残されています。そのヘッダーの解析の仕方によっては様々な情報が分かり、また隠しておきたい部分がばれる恐れもあるのです。ヘッダーの表示方法はメールソフトによって違いますが、ほとんどのソフトでヘッダーは表示できます。

どんなメールサービスを利用しているのか、どのサーバーを経由したのかなどの情報が、解析の仕方によってはばれるので、けっして法に触れるようなことはメールではしないようにしましょう。ただ、普通に転送メールを使用している限りは問題ないので、頭の片隅に入れておく程度で大丈夫です。

メールを転送する際はビジネスマナーをしっかり守ろう！

ここまで、ビジネスの場面における転送メールのマナーや転送の方法、「Fwd」の意味も紹介しました。ここまで読んでいただければ、メールの転送方法などについての迷いは無くなったはずです。

送られてきた情報を一瞬でたくさんの人と共有できるため、転送メールは非常に便利な手段です。ですが、その便利さゆえにビジネスマナーをしっかり守って使わないと、後々トラブルの原因になってしまうこともあります。

それを防ぐためにも、ビジネスマナーをしっかり守って確実にメールを転送するよう心掛けましょう。そうすれば会社でのあなたの評価も上がり、取引先からも信頼されるはずです。ぜひ正しく転送メールを使ってみてください。