面接が不採用の人への企業からの断り方は？電話や書面連絡の例文も

面接が不採用の人への企業からの断り方を、電話や書面連絡、またバイト相手のパターン別で例文をまじえながら説明していきます。ネットを使った採用媒体を使った場合には会社から不採用通知を出すのですが、慣れていないとそういった通知を出すのにも苦労をしますが、これを見ればもう大丈夫です！

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1 企業・会社面接の不採用の人への断り方のポイント5選
2 企業・会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文は？
3 企業・会社面接の不採用の人への電話での断り方は？
4 企業・会社の不採用者を増やさない求人掲載の注意点は？
5 面接における不採用者への断り方にはしっかり気を配ろう！

企業・会社面接の不採用の人への断り方のポイント5選

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイント①相手を否定しない

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイントの1つ目は、相手を否定しないことです。採用を断る場合、その理由には少なからずネガティブな要素が存在します。しかしそれを相手に対してそのまま否定的に伝えると、企業の印象を悪くすることになりますので、ネガティブな表現は使わず不採用を伝えましょう。

一方で不採用をもらった応募者の中には「どこが悪くて不採用になったのか教えて欲しい」と聞いてくる人もいますが、この場合も相手を否定するような言い方は控えましょう。あなたのスキルは高いと思うが、弊社の仕事にはマッチしないと思った、といった形で相手を認めるような言い回しを心がけましょう。

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイント②時間を空け過ぎない

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイントの2つ目は、面接から採用結果の通知まで時間を空け過ぎないことです。時に応募者が多い場合など、選考結果の通知に時間を要する場合もあるのですが、時間をかけ過ぎないのが基本です。時間がかかる場合は目安の期間と謝罪を先に伝えておくといいでしょう。

逆に面接から採用決定までの時間が早過ぎる場合、応募者が疑問を持つ場合があります。何故なら、応募者が少なく誰でもいいからすぐに採用したいという印象を与えてしまうからです。採用・不採用を伝えるタイミングで相手が企業に対してどのような印象を持つのか、イメージして通知するようにしましょう。

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイント③必ず文書やメールで通知

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイントの3つ目は、必ず文書やメールでで通知することです。電話だけで不採用を伝えることもありますが、通知を前提としている場合には文書やメールでの通知は必須です。何故なら不採用にしたエビデンスが文書として残るからです。

もしも文書を送る手間を省きたいなら、不採用の場合は通知しないなどとどこかに記載しておくか、面接で全員にその旨を伝えるようにし、書類で通知する旨の文章は募集要項から削除するようにしましょう。

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイント④ビジネス文書の型を守る

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイントの4つ目は、ビジネス文書の型を守ることです。ビジネス文書の形式を守っていない採用通知は、相手への不信感と怒りを買う可能性があります。ビジネス文書として形式に間違いがなく、また誠意が伝わる内容であることが必要となってきます。

ちなみに下記の関連記事にはビジネス文書に必要なマナーの記載があるおすすめの内容が紹介されています。ビジネスパーソンとして必要な表現力を身に付けることができる、内容の濃い記事となっていますので、こちらも是非参考にしてみてください。

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイント⑤感謝とお詫びを添える

企業や会社面接の不採用の人への断り方のポイントの5つ目は、感謝とお詫びを添えることです。結果不採用になったとしても、応募者は時間と手間を会社のために割いてくれたことになります。そのため、その時間と手間に対するお礼と、不採用通知を出すお詫びの気持ちは文書や電話の文言に込めるようにしましょう。

ただし、必要以上の感謝やお詫びを伝える必要はありません。過剰にそういった感情を込めると、応募者が変な期待を持つことになります。企業として一個人に対するお礼とお詫びにふさわしい文章表現で、相手に対して謝意を伝えるようにしましょう。

企業・会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文は？

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文①正社員採用

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文の1つ目として、正社員採用の場合を紹介します。正社員採用の場合には「残念ながらご希望に添えない形となりました」と、不採用という言葉を直接的に使わず、不採用である旨を伝えるのが一般的です。正社員以外でも使える断り方のテンプレも載せておきます。

不採用の場合の書面での断り方テンプレ

時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。先日は弊社採用面接に足をお運びいただきありがとうございました。厳正なる先行の結果、残念ながら〇〇様のご希望に添えない形となりました。末筆ではございますが、〇〇様の、今後のご活躍をご祈念申し上げます。

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文②契約社員採用

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文の2つ目は、契約社員採用です。契約社員採用の場合には正社員採用と同じ表現も使えるのですが「残念ながら〇〇様の採用を見送ることとなりました」という表現を使うこともできます。状況により使い分けるといいでしょう。

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文③アルバイト採用

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文の3つ目は、アルバイト採用の場合です。正社員や契約社員に対して使うような表現も使えますが「今回の採用面接の結果は下記となります」と記した上で結果に不採用と記す方法もとれます。ただしアルバイトの場合は電話で結果を伝える場合も多くなっています。

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文④選考に時間を要した

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文の4つ目は、選考に時間を要した場合です。このような場合には「この度は多数の応募をいただき選考に多大なる時間を要しましたことを心よりお詫び申し上げます」などと付け足した方が、企業としての印象が上がります。

ただし選考にあまりに時間をかけ過ぎると後からどのような断り方をしても印象は悪くなりますし、応募者を待たせている間に応募者から連絡が来て、その対応に追われるような場合もあるので注意が必要です。長くても1～2週間程度を心がけ、採用結果通知の目処はきちんと伝えるようにしましょう。

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文⑤他の提案がある場合

企業や会社面接の不採用の人への書面での断り方の例文の5つ目は、他の提案がある場合です。例文の1つとして「この度総合職でのご応募をいただいたのですが、改めて営業職での採用をご案内したくご連絡いたしました」などと、提案を切り出すことができます。

企業・会社面接の不採用の人への電話での断り方は？

企業や会社面接の不採用の人への電話での断り方①電話だけで連絡する場合

企業や会社面接の不採用の人への電話での断り方の1つ目は、電話だけで連絡する場合です。基本的に相手方に目で見て分かるように文書でも通知をした方がいいのですが、文書は送らずに電話だけで不採用を伝えるシチュエーションもあるかと思います。その場合には電話でしか伝えないことをしっかり強調する必要があります。

また、文書で伝えると冷たい印象になりがちな不採用の連絡ですが、電話で伝えることで相手に申し訳なさや応募してもらった感謝をしっかりと感情を込めて伝えることができます。電話で連絡することで企業にいい印象を持ってもらうことができますので、電話では相手への印象に気をつけましょう。

例文はあくまでも電話での断り方について、一通りの流れを説明したものです。もちろん途中で相手が話をはさんでくるのが一般的になりますので、文面ほど冷たく一方的な印象にはならないでしょう。参考にしてみてください。

電話だけで連絡する場合の例文

〇〇様のお電話でしょうか。私××株式会社の△△と申します。今少しだけお時間よろしいでしょうか。この度は弊社へ求人のご応募いただきありがとうございました。今回は残念ながら採用を見送ることとなりました。せっかくご応募いただき、このようなご連絡となりまして大変申し訳ございません。こちらのお電話を持ちまして不採用のご連絡となりますので、特に書類の通知はいきませんのでご了承ください。またどこかで機会がございましたらよろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。

企業や会社面接の不採用の人への電話での断り方②文書でも通知する場合

企業や会社面接の不採用の人への電話での断り方の2つ目は、文書でも通知する場合です。文書でも通知をする場合には、文書が届く旨を伝えるようにします。また、電話だけでの断り方の時と同じように、今後関りが基本的にないとはいえ、相手方に失礼がないように気を配ることも必要になります。

文書でも通知する場合の例文

〇〇様のお電話でしょうか。お忙しいところ恐れ入ります。私××株式会社の△△と申します。今お時間少々よろしいでしょうか。この度は弊社へ求人のご応募、誠にありがとうございました。今回は残念ですが採用を見送ることとなりましたのでご連絡になります。せっかくご応募いただいたのに、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。後日書類も届くかと思いますが、先にお電話でお伝えしようと思いご連絡をいたしました。またどこかでご機会がございましたら、よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

企業や会社面接の不採用の人への電話での断り方③アルバイトの場合

企業や会社面接の不採用の人への電話での断り方の3つ目は、アルバイトの場合です。アルバイト面接の場合も、先述した電話での断り方の例文をそのまま使うことができます。ただしアルバイト面接の不採用を伝える場合に注意したいのは、アルバイトの方が社員面接よりも不採用の連絡を電話で入れる場合が多くなることです。

何故なら社員に関しては書類選考で不採用の場合にはメールでの連絡になりますし、面接を通過した人だけに電話連絡を入れることになります。しかし、アルバイトの場合はとりあえず面接というパターンが社員よりも多いため、すべてに電話連絡を入れようとすると母数がすごく多くなる場合もあるのです。

そのため、アルバイト面接の結果を電話連絡する場合には1人1人に対して気持ちを込めて対応するのですが、連絡が手短になるようにしたり、あるいは電話連絡をたくさんしなくて済むようにメールや手紙を上手に使い分ける必要があります。

企業・会社の不採用者を増やさない求人掲載の注意点は？

企業や会社の不採用者を増やさない求人掲載の注意点①期待感を煽り過ぎない

企業や会社の不採用者を増やさない求人掲載の注意点の1つ目は、期待感を煽り過ぎないことです。会社や企業としては求人を集めるために、自分の会社がよく見えるように求人を出しますが、期待感を煽りすぎると予想以上に人が集まってくることになります。そのためまずは応募者数が想定通りになるよう調整を意識しましょう。

応募者が多すぎると書類選考の時点からかなりの人数を落とすことになりますし、また色々な人材がいて迷うので面接者数も増え、不採用の連絡を入れる手間も増えることとなるのです。

企業や会社の不採用者を増やさない求人掲載の注意点②条件を絞る

企業や会社の不採用者を増やさない求人掲載の注意点の2つ目は、条件を絞ることです。例えば年齢の目安を付けたり、具体的な必要スキルを記載することで、応募者を絞れますし、条件に合った精鋭を中心に応募を集めることができます。ただし条件を厳しくし過ぎると応募者自体が減るので注意が必要です。

不採用者を増やさない工夫も大事ですが、いい人材の中から会社や企業に必要な人材を選べるような状況は想定できるような条件設定は意識する必要があります。そのため、条件の絞り方はバランスを見ながら慎重に決めていく必要があるので、一人で決めず何人かで協議をして決めるようにするといいでしょう。

企業や会社の不採用者を増やさない求人掲載の注意点③応募手順を増やす

企業や会社の不採用者を増やさない求人掲載の注意点の3つ目は応募手順を増やすことです。応募手順が簡単であれば、とりあえず応募したいという人も応募しますし応募手順が多ければその仕事に対して本気で応募したい人だけの応募に絞られる傾向にあります。バランスを考える必要がありますが簡単な応募手順は考えものです。