問い合わせのビジネスメールの例文は？質問の書き方や件名と回答の仕方も

問い合わせのビジネスメールの書き方にはポイントがあります。どのように質問をすればいいのか、また分かりやすい件名を意識することで回答率や回答にかかるリードタイムにも影響してくることでしょう。ここではその例文をまじえながら問い合わせメールのポイントを紹介していきます。

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1 問い合わせのビジネスメールの書き方は？コツや注意点は？
2 問い合わせのビジネスメールの件名は？
3 問い合わせのビジネスメールの例文は？
4 問い合わせのビジネスメールに対する回答の例文は？
5 問い合わせのビジネスメールのポイントを押さえてビジネスに役立てよう！

問い合わせのビジネスメールの書き方は？コツや注意点は？

問い合わせのビジネスメールの書き方①質問の概要を冒頭に持ってくる

問い合わせのビジネスメールの書き方の1つ目として、質問の概要を冒頭に持ってくることが挙げられます。問い合わせに関してはいかに分かりやすく短くまとめるかということが重要になってきます。そのためにまずは意識しなければならないのは、質問したい内容を冒頭に持ってくることです。

最後まで読んでようやく何を問い合わせしたかったのかが分かる文章だけではなく、「〇〇の件でのお問い合わせになります」「〇〇は××なのでしょうか」という冒頭の2～3文を読んだら質問の概要が分かるようにまとめることで、問い合わせの回答リードタイムは短くなることでしょう。

ちなみにリードタイムとはこちら側が問い合わせをしてから回答が返ってくるまでの期間になります。この期間が短いほど良いでしょう。

問い合わせのビジネスメールの書き方②長文を避け箇条書きも駆使する

問い合わせのビジネスメールの書き方の2つ目として、長文を避け箇条書きも駆使することが挙げられます。中には問い合わせの内容について細かい内容を質問したいため、質問の文章が長くなるケースが想定されるかもしれませんが、長い文章は理解が進まないため回答リードタイムが伸びたりやり取りが増える可能性があります。

その場合は聞きたい内容をいくつかに分けて箇条書きにすると相手方は回答しやすくなるのでおすすめです。何故なら回答数は増えるものの、1つ1つは簡潔に回答できるようになるからです。質問内容を相手方に分かりやすくするような工夫をするように、意識しましょう。

問い合わせのビジネスメールのコツや注意点①ビジネスメールの形式を守る

問い合わせのビジネスメールのコツや注意点の1つ目として、ビジネスメールの形式を守ることが挙げられます。いくら簡潔な内容がいいからと言ってもぶっきらぼうにいきなり質問の文章から入るのもよろしくありません。文頭は「お世話になります」、文末は「よろしくお願いいたします」といった最低限の形式は守りましょう。

たとえこちらが顧客側だという状況であっても偉そうな感じで質問をするのは良くありません。ビジネスマナーを守った問い合わせを意識するようにしましょう。相手も人間なので問い合わせのメールに失礼が多ければ対応が変わってくる可能性もあります。何より、常に社会人としてお互いが気持ちのいい対応を心がけましょう。

問い合わせのビジネスメールのコツや注意点②急ぎの場合は回答期限を設定

問い合わせのビジネスメールのコツや注意点の2つ目として、急ぎの場合は回答期限を設定することが挙げられます。もしも回答を急ぐ場合には回答期限を設定します。「ご多忙のところ大変恐れ入れいますが、〇日×時までにご回答いただけましたらありがたく存じます」というような形で指定するようにします。

ここでのポイントは、回答の期限を自分にとってギリギリの期限で設定せず、余裕を持たせた形で設定をします。例えば10日までに回答が欲しいなら8日までと伝えます。そうすることで8日に万が一回答が来なければ遠慮なく催促することができ、10日の期限に間に合わせられる可能性が上がるのです。

問い合わせのビジネスメールのコツや注意点③強制感の強い表現を使わない

問い合わせのビジネスメールのコツや注意点の3つ目として、強制感の強い表現を使わないことが挙げられます。例えばこちら側が個人の顧客で相手方が企業であれば「ご回答をお願いします」と送ってもそこまで失礼には感じられないかもしれませんが、企業対企業の場合だともう少し柔らかい言い回しを使いましょう。

例えば「ご回答いただきたく存じます」「ご回答いただけましたら幸いでございます」という形です。「お願いします」という言い回しには強制感が含まれますので、ビジネスにおいては使う場面を限定したい言い回しになります。敬語表現ではあるものの多用することで相手に失礼な印象を与える場合もあり、注意が必要です。

問い合わせのビジネスメールの件名は？

問い合わせのビジネスメールの件名①要件を墨付きかっこで強調する

問い合わせのビジネスメールの件名の1つ目として、要件を墨付きかっこで強調することが挙げられます。墨付きかっことは【】というかっこのことです。例えば【〇〇について】【〇〇の納期について】という形で【】の中身を見れば何に対して質問をしたいのか分かるようにすると分かりやすい問い合わせになります。

また「【ご質問】貴社への納期につきまして」「【問い合わせ】来週打ち合わせの件」といった形で【】の中にメールのカテゴリーを入れるのも一考でしょう。このように【】を使うことで件名を見ただけで問い合わせの内容が簡潔に分かるような件名を実現させることができます。

問い合わせのビジネスメールの件名②要件を明確に記す

問い合わせのビジネスメールの件名の2つ目として、要件を明確に記すことが挙げられます。例えば「橋梁設計の件」と送ると橋梁設計の何についての質問なのか内容を確認しないと分からないでしょうが「橋梁設計図の仕様について」と件名を設定することで問い合わせ内容が理解しやすくなることでしょう。

「橋梁設計図仕様における縮尺について」とするとさらに内容が分かりやすくなりますが、20文字を超えるような内容になると逆に分かりづらくなるケースもありますので注意が必要です。件名は分かりやすく、端的な内容を心がけるようにしましょう。

問い合わせのビジネスメールの件名③「至急」「大至急」は社内に留める

問い合わせのビジネスメールの件名の3つ目として、「至急」「大至急」は社内に留めることが挙げられます。よく目にするのが【大至急】【至急要回答】といった件名ですが、社内において失礼にあたらないような文化があるなら問題はないのですが、取引先に送ると失礼にあたるケースが少なくありません。

【大至急】【至急要回答】といった件名は強制感のある内容になるので控えた方が賢明です。また【要返信】などといった件名も控えた方がいいでしょう。たとえ相手方が期限を守っていなかったとしても「お忙しい中恐縮ですが期限が過ぎておりますので本日中にご回答いただけましたら幸いです」などと丁重に催促しましょう。

もしもどうしても【大至急】【至急要回答】といったニュアンスの件名を付けたいくらい、大至急で催促した場合には相手方に直接電話で催促するようにしましょう。メールだけで催促した方が手っ取り早いかもしれませんが、電話をした方が急いでいるニュアンスも伝わることでしょう。

問い合わせのビジネスメールの例文は？

問い合わせのビジネスメールの例文①質問がありますのでご連絡いたしました

問い合わせのビジネスメールの例文の1つ目として「質問がありますのでご連絡いたしました」という表現を紹介します。「来週実施の検査について質問がありますのでご連絡いたしました」と冒頭に入れることで、聞きたい内容が一目瞭然になります。こういった問い合わせの表現を意識するようにしましょう。

問い合わせのビジネスメールの例文②ご教示いただきたく存じます

問い合わせのビジネスメールの例文の2つ目として「ご教示いただきたく存じます」という表現を紹介します。「明日の会議資料の設置場所についてご教示いただきたく存じます」といった形になるのですが、下記にご教示くださいという表現について詳細にまとめたおすすめの記事もありますので、こちらも参照してみてください。

「ご教示ください」という表現は何かについて教えてもらいたい時に使う、ビジネス色の強い敬語表現になりますので覚えておきましょう。

問い合わせのビジネスメールの例文③ご連絡をお待ちしております

問い合わせのビジネスメールの例文の3つ目として「ご連絡をお待ちしております」という表現を紹介します。「先日問い合わせの内容につきましてご連絡をお待ちしております」といった形で使うことができ、回答の念押しと催促、両方のパターンで使うことができる表現になっています。

問い合わせのビジネスメールの例文④急なお願いとなり申し訳ありませんが

問い合わせのビジネスメールの例文の4つ目として「急なお願いとなり申し訳ありませんが」という表現を紹介します。「〇〇についての質問内容を箇条書きでお送りいたします。急なお願いとなり申し訳ありませんが×日までにご回答いただけたら幸いです」という言い回しで期限を設定すると相手方に丁寧に回答を促進できます。

問い合わせのビジネスメールの例文⑤回答フォーマットの添付

問い合わせのビジネスメールの例文の5つ目として回答フォーマットの添付のパターンを紹介します。「〇〇についてご回答いただきたく存じます。つきましては質問事項をまとめた回答フォーマットを添付いたしますのでご査収のほどお願いします」と回答フォーマットを添えて問い合わせることで相手方も回答しやすくなります。