相見積もりの意味とは？依頼のメール文例3選とお断りルールとマナーも

相見積もりとは？意味や相見積もりをとる目的は？

相見積もりの意味とは特定の依頼や納品において複数の見積もりをとること

相見積もりの意味とは、特定の依頼や納品において複数の見積もりをとることです。相見積もりとは、ビジネスにおいて一般的な概念です。特定の懇意にしている業者があったとしても、相見積もりを取ることが失礼には当たりません。何故なら、相見積もりが会社のルールとして一般化しているケースも非常に多いからです。

もちろん相見積もりを取る上でのマナーもあります。マナーをきちんと守った上で相見積もりを取得し、相見積もりを活用しなければ相手方に対して失礼にあたるケースが想定されます。相見積もり自体はまったく失礼なことではないものの、守るべきマナーが存在していることはしっかり認識しておきましょう。

相見積もりをとる目的①同じ依頼において適正価格を確認するため

相見積もりをとる目的の1つ目は、同じ依頼において適正価格を確認するためです。例えば懇意にしている業者があって特定の品物を発注する時に「この品物の相場はいくらですか」と聞いた時には、自分の取り扱っている品物がいかに安く、コストパフォーマンスがいいかを説得するような状況になることが想定されます。

その説明は非常に主観的なものであり、客観性に乏しいケースが少なくありません。そのため、実際に同じ品物や同じ仕様のものがいくらになるのか、その見積もりを複数の業者から取得することで、その情報は客観的なものになるのです。また、相見積もりを取ることで特定の業者との不正を防ぐこともできます。

相見積もりをとる目的②最もコスパのいい業者を選定するため

相見積もりをとる目的の2つ目は、最もコストパフォーマンスのいい業者を選定するためです。相見積もりはなるべく単純に考えられるような取得方法を意識する必要があります。しかし時にはコストパフォーマンスが議論されるようなシーンもあります。例えば、品物の発注数に応じて値段が違ってくる場合です。

A社は指定のネジを千本頼むと2000円、B社は2500円だったとします。この情報だけであればA社にお願いした方がいいのですが、B社は五千本頼むと8000円になれば、数が多い場合だとB社へ発注をした方がコストパフォーマンスが上になります。

そのため、A社で千本発注するのか、B社で五千本発注するのかが議論されることになります。もちろん千本で見積もりを出した場合は千本した使わないことを想定しているケースが多いのでA社への発注の可能性が高いのですが、条件が変われば取引をする業者が変わる可能性を含んでいるのが、相見積もりの性質になるのです。

相見積もりが必要となるケースとは？

相見積もりが必要となるケース①初めて取り扱う商品の発注

相見積もりが必要となるケースの1つ目は初めて取り扱う商品の発注です。何かを初めて取り扱う場合にはその商品の相場はメーカー価格した情報が取得できないケースが少なくありません。そのため、相見積もりを取ることでその商品の適正価格が分かるのです。商品が同じでも在庫状況により会社間で価格が違う場合もあります。

また、似たようなものだからと言って同じ価格帯だと決めつけずに、その都度相見積もりを取る方がベターです。何故なら同じようなものであっても価格帯が大きく異なるケースもあるからです。同じものであれば安く発注できた方が会社にはメリットがあるので、相見積もりはその都度取るようにするのが基本です。

相見積もりが必要となるケース②事務所のリフォーム

相見積もりが必要となるケースの2つ目は、事務所のリフォームです。リフォームに関しては、リフォームの提案内容自体も違うので慎重に見積もりを検討する必要があります。例えばA社は「壁紙は張替えなくてもいいように高いものの方がいい」と言い、B社は「壁紙は消耗品だから安くした方がいい」と言ったとします。

壁紙に対して考えがなければ、両社どちらの言い分にも説得力があります。そのため、壁紙のコストパフォーマンスを見比べる必要があります。また、リフォームは壁紙だけでなく様々な要素が絡み合っているので、最終的にどの業者の見積もりが、最もコストパフォーマンスがいいのかを判断していく必要があります。

相見積もりが必要となるケース③事務所の取り壊しや引っ越し

相見積もりが必要となるケースの3つ目は、事務所の取り壊しや引っ越しです。事務所の移転関連では相見積もりを必ず取るケースになります。実際に個人で引っ越しをする際にも、相見積もり用のサイトから依頼をすることも少なくないでしょう。

また、移転の際にはインターネットも引き直すと、ランニングコストが下がるケースもありますので、下記関連記事を参考に見直しをしてみるといいでしょう。移転関連の相見積もりについてもリフォーム同様、一つの物事にとらわれず総合的にコストパフォーマンスを判断する必要があります。

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相見積もりを依頼する時のメール文例3選！

相見積もりを依頼する時のメール文例①相見積もりである旨を伝える文章

相見積もりを依頼する時のメール文例の1つ目として相見積もりである旨を伝える文章を紹介します。例えば「いつもお世話になっております。〇〇につきまして見積もりをお願いいたします。」と切り出した上で内容を伝えつつも「なお、今件は複数の業者様へ依頼しております。」と添えると、相見積もりである旨が伝わります。

相見積もりは企業として当然の行為です。そのため、あまり恐縮せずに堂々と相見積もりである旨を相手方に伝えても差支えはありません。

相見積もりを依頼する時のメール文例②相見積もりの条件を伝える文章

相見積もりを依頼する時のメール文例の2つ目として相見積もりの条件を伝える文章を紹介します。例えば下記のような形で箇条書きにすると分かりやすく伝わります。また、詳細に条件を伝えることを心がけましょう。何故なら、詳細に条件を伝えることで相手方から希望に添えない旨や代替案の提案がもらえるからです。

下記の内容でお見積いただきたく存じます

• ・品目：名刺
• ・個数：50枚×50名分
• ・デザイン：添付ファイル参照
• ・予算：15万円程度
• ・納期：2019年2月末日

相見積もりを依頼する時のメール文例③相見積もりの納期を伝える文章

相見積もりを依頼する時のメール文例の3つ目として、相見積もりの納期を伝える文章を紹介します。例えば「見積書につきましては〇月〇日×時までにご送付いただけましたらありがたく存じます」と、時間までしっかり指定するようにします。1つの業者の見積もりが遅れることで、物事の納期自体がずれるリスクもあります。

相見積もりをお断りする時のメール文例3選！

相見積もりをお断りする時のメール文例①長いお付き合いを示唆する内容

相見積もりをお断りする時のメール文例の1つ目は長いお付き合いを示唆する内容です。例えば「今回は発注できず大変申し訳なく思っておりますが、貴社とは長いお付き合いをしていきたく存じます。次回以降お願いできたらと考えておりますので今後ともよろしくお願いいたします」と送ると相手の心象は良くなります。

相見積もりをお断りする時のメール文例②何故お断りするか説明する内容

相見積もりをお断りする時のメール文例の2つ目は何故お断りするか説明する内容です。例えば「今回は納期が難しいとのことで発注ができませんでしたがまたお願いすることもあるかと思いますので、その際には是非ともよろしくお願い申し上げます」といった形で断ると、相手も次回に向けてクオリティを上げることができます。

相見積もりをお断りする時のメール文例③感謝の気持ちを伝える文章

相見積もりをお断りする時のメール文例の3つ目は、感謝の気持ちを伝える文章です。例えば「いつも懇意にしていただき感謝しております。別の機会にお願いするかと思いますのでその際にはよろしくお願いいたしｋます」といった形で感謝の言葉を添えると、相手への心象が良くなります。

相見積もりをとる後に確認することとは？

相見積もりをとる後に確認すること①コストパフォーマンス

相見積もりをとる後に確認することの1つ目は、コストパフォーマンスです。見積もりの内容が詳細まで決まっている場合にはシンプルにどれが一番やすいのかを確認するだけで大丈夫ですが、一つ一つの項目に差がある場合にはコストパフォーマンスでどの見積もりがいいのか判断していく必要があります。

相見積もりをとる後に確認すること②各社の納品や作業の実績

相見積もりをとる後に確認することの2つ目は、各社の納品や作業の実績です。相見積もりを見比べて発注の判断をしても、実際の納期やクオリティが守られない業者であれば、相見積もりの意味を成さなくなってしまいます。そのため、各社の納品や作業の実績も重視しながら発注の判断をする必要があります。

相見積もりのルールやマナーの注意点とは？

相見積もりのルールやマナーの注意点①値引き交渉をしない

相見積もりのルールやマナーの注意点の1つ目は、値引き交渉をしないことです。個人間では「あの店はもっと安かったからもっと下げてほしい」といった交渉ができるのですが、企業間でこんなことをすると、マナーの悪い企業であると判断されてしまいます。

業界や会社によっては値下げ交渉をする文化もありますが、非常に稀な例となります。基本的に相見積もりに関しては、値下げ交渉はNGだと認識しておきましょう。

相見積もりのルールやマナーの注意点②相見積もりしている業者を伝えない

相見積もりのルールやマナーの注意点の2つ目は、相見積もりしている業者を伝えないことです。相見積もりをしている業者を伝えるのは、企業間のお付き合いの中でNGとされています。他社間の取引に関しては、相見積もりに限らず見えないようにするのがマナーです。

相見積もりのルールやマナーの注意点③お断りのメールは必ず送る

相見積もりのルールやマナーの注意点の3つ目は、お断りのメールは必ず送ることです。お断りのメールを送るのに気が引ける場面もあるかもしれませんが、いかなる場合にもお断りのメールは送る必要があります。何故なら相手方が、見積もりを依頼された時点で納品までの心の準備をしていることが少なくないからです。

お断りしないことで相手を困惑させますし、相手に対して失礼にあたります。また、「発注がない場合にはこちらからご連絡はいたしませんのであしからずご了承ください」などと前置きをするのもマナー違反です。こういった行為も相手企業に対して失礼にあたりますので、お断りの返事は必ず送るようにしましょう。

相見積もりをマスターしてビジネスパーソンとしてステップアップしよう！

働いている業種や職種によっては相見積もりを依頼するというケースはないかもしれませんが、将来独立をするようなことがあれば相見積もりが必要になる可能性は上がります。いつかここで紹介した相見積もりの依頼や断りの入れ方、相見積もりをとる時のメールの文例が役に立つでしょうから、しっかり押さえておきましょう！