労働者名簿とは？従業員名簿の書き方や記入例・無料テンプレート5選

労働者名簿って何？記入事項・管理方法・保存期間は？

労働者名簿とは企業が雇っている労働者の情報を記載した従業員名簿

労働者名簿とは、起業が雇っている労働者の情報を記載した従業員名簿のことをいいます。この労働者名簿というのは、労働基準法第107条という法律で整備することが義務付けられているのははもちろん、企業で正しい労務管理ができることを目的としています。

また、労働者名簿や従業員名簿を適切に作成しているかどうかというのは、労働基準監督署の監査項目となっているだけではなく、企業の労務管理のレベルを判断する基準だともされています。したがって、労働者名簿や従業員名簿をキチンと作成することは、企業の労務管理の最低限の仕事だといえるでしょう。

記入事項は9項目｜記入例

企業に作成することが義務付けられているだけではなく、労務管理としての目的もある労働者名簿の記入事項は、必須項目だけで9項目があります。労働者名簿や従業員名簿には、特に決まった書式や様式はありませんが、下記記載の9項目はキチンと記載できるようなフォーマットを作成しましょう。

労働者名簿の記入事項

• ・氏名
• ・生年月日
• ・性別
• ・住所
• ・従事する業務の種類
• ・雇用年月日
• ・退職年月日と理由
• ・履歴
• ・死亡年月日と原因

労働者名簿や従業員名簿に記載する住所に関しては、住民票の住所ではなく、従業員が実際に住んでおり、連絡が取れる住所が必要です。また、履歴については1列目に最終学歴を記載し、2列目以降は社内での移動や昇進などを記入しましょう。

労働者名簿や従業員名簿には、9項目もの記載項目があります。したがって、どのように記載すればよいか記入例がわからないという方もいるのではないでしょうか。このようにお困りの方は、下記の労働者名簿の記入例のサイトをチェックすることをおすすめします。

履歴の更新や管理方法はそれぞれの支店や営業所ごとに

労働者名簿の管理方法は、本社や本店などで一括管理するのではなく、それぞれの支店や営業所、事業所や工場などごとで履歴の更新や管理することが定められています。したがって、それぞれの支店や営業所、事業所や工場などで、管理する場所を決め、管理保管するようにしましょう。

また、労働者名簿や従業員名簿は、エクセルやワードなどで作成し、データとして管理することも可能です。しかし、エクセルやワードなどのデータとして管理する場合でも、記入項目の9項目が記載された上で、支店や営業所、事業所や工場などごとに管理することが定められています。

ですから、管理するデータに従業員のデータが入力されていたとしても、速やかに支店や営業所、事業所や工場ごとにデータを表示したり印刷できる必要があります。とはいえ、データでの管理は保管場所や劣化を防ぐなどのメリットがたくさんあるので、エクセルなどの編集方法を工夫しデータ化して管理するのも良いでしょう。

保存期間は3年である

労働者名簿や従業員名簿の保存期間は、法律にて3年間であると定められています。したがって、記載している従業員が退職してからも3年間は保存期間となるということになります。

とはいえ、在籍している従業員の労働者名簿や従業員名簿と、死亡したり退職したりした従業員の労働者名簿や従業員名簿を一緒に管理保管していては混同してしまいかねません。したがって、死亡したり退職したりした従業員の労働者名簿や従業員名簿は、在籍している従業員のものと分けておくことをおすすめします。

労働者名簿の書き方は？

企業が雇っている全ての従業員を記載する必要がある

労働者名簿には、企業が雇っている全ての従業員について記載する必要があります。雇用している正社員はもちろん、契約社員や派遣社員、アルバイトやパートや企業に在籍した形で出向する社員については記入する義務があります。

一方で、移籍する形で出向する社員や日雇い労働者や役員に関しては、労働者名簿を記入する義務はありません。ただ、役員に関しては、労働基準監督署の監査対象ではないものの、社会保険事務所の監査の対象となるので役員に関しては記入しておいた方が良いでしょう。

書き方や様式に特に取り決めがないためエクセルで作成が可能である

労働者名簿や従業員名簿に関しては、書式や様式に特に取り決めがないため、企業で管理しやすい様式でエクセルやワードなどで作成することも可能です。良い様式が思い浮かばないという場合は、次項でご紹介する無料テンプレートを活用してみてはいかがでしょうか。

労働者名簿の様式をエクセルで作成すると、便利になりますし管理しやすくなります。しかし、エクセルをもっと便利に活用するためには、フローチャートや図式を作成するのに使える必要があります。まだ習得していないという方は、下記の「フロー図の作成例とは？」の記事をぜひチェックしてみて下さいね。

フロー図の作成例とは？フローチャートの書き方やエクセルでの作成方法も

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労働者名簿の無料テンプレート5選

労働者名簿の無料テンプレート①ビズオーシャン労働者・従業員名簿001

労働者名簿の無料テンプレート1つ目は、ビズオーシャンの労働者名簿・従業員名簿があげられます。こちらの労働者名簿・従業員名簿001は、記入項目の必須項目が網羅されている上にシンプルな様式になっているので、大企業でも中小企業でも使いやすい無料テンプレートでしょう。

労働者名簿の無料テンプレート②テンプレート無料ダウンロードの労働者名簿

労働者名簿の無料テンプレート2つ目として、テンプレート無料ダウンロードの労働者名簿の書式があげられます。こちらの労働者名簿の書式・記入例は、シンプルな様式のエクセルのデータを無料でダウンロードできますので、紙ベースで労働者名簿を管理したい企業も、データで管理したい企業でも使いやすくなっています。

労働者名簿の無料テンプレート③労働契約と就業規則対策室の労働者名簿雛形

労働者名簿の無料テンプレート3つ目として、労働契約と就業規則対策室の労働者名簿雛形があげられます。こちらの労働者名簿は、ワードデータを無料ダウンロードできます。さらに、履歴の記入がしやすい様式な上に、必須項目ではない雇用保険被保険者版方や基礎年金番号、健康保険者証や扶養家族の記入欄もあります。

労働者名簿の無料テンプレート④ビズオーシャン労働者・従業員名簿002

労働者名簿の無料テンプレート4つ目として、ビズオーシャンの労働者・従業員名簿002があげられます。この労働者名簿は、シンプルな様式の中に、履歴が記入しやすくデザインされています。さらに、必須項目以外の健康保険番号や基礎年金番号や雇用保険番号の記入欄もあり、色々な情報を一括で管理しやすくなっています。

労働者名簿の無料テンプレート⑤キノシタ社会保険労務士事務所の労働者名簿

労働者名簿の無料テンプレート5つ目として、キノシタ社会保険労務士事務所の労働者名簿があげられます。こちらの労働者名簿は、データ様式がワードとPDFファイルと選べます。また、履歴がたくさん書け、雇用保険番号や健康保険番号や基礎年金番号や厚生年金番号の記入欄がありますので長く使えるでしょう。

法定三帳簿って何？

法定三帳簿①労働者名簿

法案三帳簿1つめは、詳しくご紹介してきた労働者名簿や従業員名簿です。法定三帳簿とは、労働基準監督署の監査対象となる書類です。紹介してきた労働基準法に定められた記載事項を9項目を記載してた労働者名簿や従業員名簿を、保存期間である3年間キチンと管理保管しましょう。

法定三帳簿②賃金台帳

法定三帳簿2つ目は、賃金台帳です。この賃金台帳は、賃金を支払うたびに遅滞することなく従業員ごとに下記の記入項目を記載する必要があります。

賃金台帳の記入項目

• ・賃金計算の基礎事項
• ・賃金の額
• ・氏名
• ・性別
• ・賃金の計算期間
• ・労働日数
• ・労働時間
• ・残業時間
• ・休日労働時間
• ・深夜労働時間
• ・基本給
• ・その他の手当て
• ・控除額

法定三帳簿③出勤簿

法定三帳簿3つ目は、出勤簿です。この出勤簿は、従業員の勤務状態や労働時間を把握するために必要な書類です。出勤簿は、記入項目に必須項目はありませんが、下記の項目を記載しておけば、従業員の勤務状態を把握しやすいいでしょう。

出勤簿の記入事項

• ・出勤日や労働日数
• ・日毎の労働時間
• ・時間外労働した日付と時間
• ・休日労働した日付と時間
• ・深夜労働した日付と時間

労働者名簿は企業の労務管理に役立つ書類！書類法律どおりに作成しよう！

今回は、労働者名簿や従業員名簿の書き方、記入例・無料テンプレートなどについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

労働者名簿というのは、法律により作成することが義務図けられている書類というだけではなく、企業がキチンとした労務管理を行うためにも大切な書類です。したがって、記入事項をキチンと記入した労働者名簿や従業員名簿を、正しい管理方法で保管期間である3年間を適切な管理を行いましょう。