体調不良の会社へのメール文例は？欠勤や遅刻の連絡内容やタイミングも

体調不良で会社を休みたい時は往々にしてあります。この場合、会社に電話やメールで欠勤・遅刻等、休む旨を連絡しなければなりません。会社を休む時、どんなタイミングで連絡をすればよいのか多くの人が悩むところです。この記事では、会社を休む時の連絡方法やメールで休みを伝える場合の文例についてご紹介します。

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1 体調不良の会社への連絡方法は？
2 体調不良の欠勤や遅刻メールのポイント・タイミングも
3 体調不良の欠勤や遅刻メールの文例
4 体調不良のメールへの返信内容は
5 体調不良の会社へのメールは正しい文章で簡潔に伝えよう！

体調不良の会社への連絡方法は？

体調不良の会社への連絡方法①直属の上司への電話

体調不良で会社を休む場合の会社への連絡方法1つ目は、「直属の上司へ電話」することです。できれば朝の早い段階で一報を入れておきたいですが、上司が通勤中であることを考慮しなければなりません。留守電にメッセージをいれられるようであれば、メッセージを入れておきましょう。

留守電のメッセージに気づかないことも考えられますので、遅刻をするのか、休むのか、メールも入れておくと確実です。高熱等の理由で電話をするのが困難な場合は、はじめからメールで休む旨の一報をいれるのも問題ありませんが、直属の上司に電話で連絡を入れる方法は、メールで伝えるよりも丁寧です。

多くの会社では、入社して半年が経ってはじめて10日間の有給休暇が付与されます。半年が経過するまでに休むと欠勤扱いとなります。会社によっては有給の他に病休（傷病）休暇を付与している場合もあります。特に新入社員の場合、慣れない環境で働くことで体調を崩しやすいです。無理をせず、体調を整えることが大切です。

体調不良の会社への連絡方法②直属の上司・所属部内へのメール

体調不良で会社を休む場合の会社への連絡方法2つ目は、「直属の上司や所属部内へメール」することです。電話ができる場合は、電話をした後に休む旨の連絡をメールします。

当日の突然の休みは、部署内でのフォローが必要になりますので、直属の上司をメインの宛先「TO」にし、グループや所属部署内の人を「CC」に入れます。「CC」に部署内の人を入れるのは、休むという情報を部内で「共有」するためです。「念のために見てください」という意味で、休む旨の連絡を同時に送信します。

通常、メールの返信はメインの宛先である直属の上司から届きます。休みの連絡は簡潔に行うのがベストですが、自分が休む日に来客予定が入っていたり、社外の会議に出席予定だった場合など、部内での対応が必要になる案件や社外の人に関わる重要な点については、はじめに伝えます。文例1つ目を参考にしてみてください。

体調不良の欠勤や遅刻メールのポイント・タイミングも

体調不良の欠勤や遅刻メールのポイント①欠勤・遅刻の理由を早い段階で連絡

体調不良の欠勤や遅刻メールのポイントをご紹介します。1つ目は、「欠勤・遅刻の理由を早い段階で連絡」することです。事業内容により、日勤・夜勤・シフト勤務等、始業時間や勤務形態、ルールは様々です。会社の勤務形態や方針に合わせて、参考にしてみてください。

欠勤・遅刻する旨を早い段階で連絡することは、社会人として基本的なルールです。休む当日に社外の人に関わる重要な案件があった場合、上司は部署内の人に、代わりに対応するよう指示を出さなければなりません。指示を出される側にとってはイレギュラーな案件となり、その日の仕事の段取りを組み直す必要もでてきます。

他の人には代行できない案件の場合、顧客へ日時変更の連絡を提案する必要性も出てくるかもしれません。部署内の仕事の流れや、起こりえるだろう問題点を先読みし、早い段階で欠勤・遅刻する連絡するようにします。特に重要な案件については、連絡を怠らないようにしましょう。

体調不良の欠勤や遅刻メールのポイント②欠勤・遅刻する旨を簡潔に伝える

体調不良の欠勤や遅刻メールのポイント2つ目は、「欠勤・遅刻する旨を簡潔に伝える」ことです。だらだらと理由を述べた長い文章ではなく、伝えたい要点や理由を簡潔に書きます。知らせる内容は、欠勤や有給の理由と内容、遅刻する場合は出社時間、休む当日に来客予定がある場合はその旨などです。

始業前の忙しい時間に送るメールは、「メールの件名」が最も重要です。1日に数百件もの受信メールが届く上司へメールするのですから、上司の目に留まりやすく、一目見ただけで誰からのメールか、欠勤・遅刻等がわかる件名にすることを意識しましょう。内容についても、要点を簡潔にまとめて送ることがポイントです。

体調不良の欠勤や遅刻メールのタイミング③会社を休む判断をした時に早急に

体調不良の欠勤や遅刻メールのタイミング3つ目は、「会社を休む判断をした時に早急に」送ることです。早急とはいえ、早朝という意味ではありません。日勤の場合、まだ上司が出勤していない早朝の時間帯にメールを送ることは失礼にあたりますので、上司の通勤時間等を考慮して送る必要があります。

体調不良による欠勤・遅刻のメールは、始業時間ギリギリの連絡ではなく30分から45分前位には連絡を入れます。始業時間が9時の場合、8時15分から8時30分頃のタイミングであれば、既に上司が出社している場合もありますので、欠勤・遅刻の連絡をメールで伝えましょう。後述する文例1つ目を参考にしてください。

体調不良の欠勤や遅刻メールのタイミング④フレックス導入会社の遅刻の場合

体調不良の欠勤や遅刻メールのタイミング4つ目は、「フレックスを導入している会社の遅刻の場合」です。先にも述べましたが、会社の勤務形態は様々です。フレックスを導入している場合は、コアタイムに出勤していればよいので、出勤時間は人それぞれです。

当初の出勤予定時間より大幅に遅刻する場合は、事前に直属の上司や所属部署のメンバーに連絡を入れておくことが望ましいです。フレックスが導入されている場合の遅刻の文例については、文例3つ目でご紹介します。

体調不良の欠勤や遅刻メールの文例

体調不良の欠勤や遅刻メールの文例①欠勤（もしくは有給）で1日休む場合

ここからは、体調不良の欠勤や遅刻メールの文例をご紹介します。1つ目は、欠勤（もしくは有給）で「1日休む場合」です。件名を見て「誰からのメールなのか」「欠勤・遅刻等」が一目でわかるようにメールの文面を工夫して作成しましょう。有給残数がある場合は「欠勤」ではなく「有給扱い」にしてくれる会社もあります。

会社の事業内容や所属部署によっては、半日休暇を取得できる場合もあります。半休を取得する場合は、件名に半日休暇である旨を入れます。「半日のみ不在」である点が一目でわかりやすいです。件名に入れる際は「午前半休」「午後半休」と入れるようにしましょう。注意すべき点は「欠勤には半休の取り扱いがない」ことです。

件名例①【欠勤の連絡】本日は体調不良により欠勤します（山田花子）

・メインの宛先（TO）：直属の上司
・情報共有の宛先（CC）：所属部署メンバーや所属グループメンバー

文例1つ目「おはようございます。山田です。朝の忙しい時間帯に失礼いたします。当日の連絡で恐縮ですが、本日は体調不良のため欠勤します。11時にA社の田中様が見積もりの件で来社される予定なのですが、代わりに書類を受け取っていただくことは可能でしょうか。ご迷惑をおかけいたしますが宜しくお願いいたします。」

体調不良の欠勤や遅刻メールの文例②数時間の遅刻をする場合

体調不良の欠勤や遅刻メールの文例2つ目は、「数時間の遅刻をする場合」です。有給が付与されていれば、上司と相談し遅刻の部分を半休扱いにできる可能性もありますが、有給が付与されていない新入社員の場合は、遅刻した時間は欠勤の扱いとなり、給与から欠勤した時間分がマイナスされます。

当日に欠勤する場合はもちろんですが、遅刻する場合も事前に上司へ連絡する必要があります。忘れずに連絡を入れましょう。文例については下記を参考にしてください。

件名例②【遅刻の連絡】体調不良のため病院へ寄り出勤します（山田花子）

・メインの宛先（TO）：直属の上司
・情報共有の宛先（CC）：所属部署メンバーや所属グループメンバー

文例2つ目「おはようございます。山田です。朝の忙しい時間帯に失礼いたします。本日は体調不良のため病院へ寄り、11時に出勤します。9時からB社の鈴木様と打合せの予定でしたが、13時に時間を変更していただきました。当方にて対応する予定です。取り急ぎご報告いたします。以上宜しくお願いいたします。」

体調不良の欠勤や遅刻メールの文例③フレックス導入会社の遅刻連絡の場合

件名例③【遅刻の連絡】体調不良のため2時間出社を遅らせます（山田花子）

・メインの宛先（TO）：直属の上司
・情報共有の宛先（CC）：所属部署メンバーや所属グループメンバー

文例3つ目「おはようございます。山田です。朝の忙しい時間帯に失礼いたします。本日は9時出社で18時退社を予定しておりましたが、体調不良により2時間出社を遅らせたく存じます。11時に出社し、20時に退社する予定です。よろしくお願いいたします。」

体調不良のメールへの返信内容は

体調不良のメールへの返信内容①会社側の返信

体調不良のメールへの返信内容1つ目は、会社側からの返信内容についてです。体調不良で欠勤するのか、病院へ寄ってから出勤する遅刻なのか、等の連絡を入れると、メインの宛先である直属の上司から返信が届きます。

文例1に対する会社側の返信の場合、「山田さん了解しました。A社田中様の件は、こちらで対応します。心配せずに1日ゆっくり静養してください。」といった内容の返信が届きます。上司からの返信があってはじめて、当日の休みを承諾されたことになります。

「自己の体調管理ができていない」と上司に判断されることの無いよう、普段から自分自身で体調管理をしていきましょう。体調を管理することは社会人として基本であり、大切なことです。

体調不良のメールへの返信内容②急ぎの要点説明

体調不良のメールへの返信内容2つ目は、急ぎの要点説明についてです。欠勤・遅刻の連絡をする際、社外（外部）との当日の案件について報告しますが、不明な点については返信内容に書かれている場合があります。急ぎの案件では、会社側があなたに代わって業務を遂行するため、情報を共有する必要があります。

文例2に対する会社側の返信の場合、「山田さん、遅刻の件了解しました。B社鈴木様との打ち合わせの件、先方から13時の打ち合わせを急遽明日に変更してほしいと電話がありました。明日の変更で良いか至急回答が欲しいそうです。問題なければ、こちらで回答しておきます。」

返信メールに対して回答する必要がある場合は、引用返信で早急にメッセージを返しましょう。例えば「お疲れ様です。ご対応いただきありがとうございます。打ち合わせの件については、私が直接B社鈴木様に回答します。詳細は後ほどご報告いたします。」といったように簡潔に返信します。

体調不良の会社へのメールは正しい文章で簡潔に伝えよう！

今回は、体調不良の際に会社へ送るメールの文例や欠勤・遅刻の場合の連絡内容、連絡を入れるタイミング、返信内容などについてご紹介しました。ビジネスメールを送る際は、具体的かつ簡潔に要点をまとめ、わかりやすく作ることがポイントです。メールの件名には、記号を用いて目に留まりやすい工夫を凝らすことも必要です。

下記の記事では、ビジネスメールの件名のマナーについてまとめています。題名の書き方や社外宛のタイトルなど、参考にしてみてください。