面接でメモを取る時のポイントは?中途採用や転職でのマナーや流れも

面接でメモを取るときのマナーについてご存知でしょうか?就活生や中途採用・転職を考えている人にぜひ知ってほしい内容です。逆質問でメモを取っても良いのか、どういうときはメモを取るべきでないのか、メモのポイントなどまとめていますので一度ご覧ください。

面接の基本的な流れやマナー

面接の基本的な流れ①時間通りに面接会場へ行く

時間通りに面接会場へ

面接の基本的な流れ1つ目は時間通りに面接会場へ行くことです。当たり前ですが、面接での遅刻は厳禁です。丁度ぐらいではなく、時間に余裕をもって会場へ向かいましょう。大体10分ぐらい前に到着すると、心の準備や身だしなみのチェックをする余裕があっておすすめです。遅れるよりは早すぎるぐらいがいいでしょう。

しかし、あまり早すぎると、相手の準備ができていないこともあります。それはそれで迷惑になりますので、早すぎた場合は周辺で時間をつぶしていくと良いでしょう。外にいる間も気を抜かない方がいいといわれています。どこで面接の関係者に会うか分からないからです。いつも見られてることを意識しておく方がいいです。

面接の基本的な流れ②礼儀正しく入室して指示があるまで座らない

指示があるまで座らない

面接の基本的な流れ2つ目は、礼儀正しく入室して指示があるまで座らないことです。面接会場に行くと部屋まで案内されます。どんな形になるかは会社によりますが、社内であった人には失礼のないように振舞います。入室する場合はドアをノックし、相手からの合図があったら入室してから「失礼します」と一言告げます。

部屋に入った後は、机と椅子があります。すぐに座ってはいけません。相手の「どうぞおかけください」などの合図があってから着席します。荷物は面接官に聞くか、椅子の下か横に置くのが良いでしょう。座る姿勢も背筋を伸ばして、シャキッとします。だらしない印象を与える座り方はやめましょう。

面接の基本的な流れ③緊張しても気にせずに明るく受け答えする

緊張しても気にせず

面接の基本的な流れ3つ目は緊張しても気にせずに明るく受け答えすることです。面接が始まったら、面接官から質問を受けたり、逆質問できます。時間は会社にもよりますが、30分~1時間ぐらいが多いです。緊張するかもしれません。上手く言えずに噛んでも気にせず、誠意をもって伝えれば問題ないでしょう。

もし緊張が酷いならいっそ「緊張しています」と面接官に告白してしまうのも手です。人間ですから面接官も分かってくれます。大学生の就活なら微笑ましいと相手が思うかもしれません。中途採用、転職でも同じことで、変に畏まる必要はないと思います。面接とはお互いの条件を確認しあうコミュニケーションの場なのですから。

面接の基本的な流れ④油断して気を抜かず最後まで丁寧な気持ちで退室する

丁寧な気持ちで退室

面接の基本的な流れ4つ目は、油断して気を抜かず最後まで丁寧な気持ちで退室することです。退室するときは「ありがとうございます」とお礼を述べて、席を立ちます。立ってからいうときもありますが、臨機応変に対応します。ドアを開けて出る前に「失礼します」と一言告げて出て、そのあと特に何もなければ帰宅します。

面接官の質問が終わると緊張が解けるかもしれません。しかし、部屋の退室から会社の出口を過ぎるまでは気を抜いてはいけません。相手や会社の人はあなたの態度や振る舞いをチェックしていますから、油断は禁物です。マナーを第一に、常識的に振舞っていれば特に問題はありません。

就活・転職・中途採用時の面接のマナー①身だしなみを整える

身だしなみ

就活・転職・中途採用時の面接のマナー1つ目は身だしなみを整えることです。基本的なマナーです。清潔さ、服装の乱れ、髪の乱れ、汚れ、カバンの中など見苦しい点がないか面接前にチェックします。面接会場に少し早めに着くようにし、化粧室などを利用して身だしなみをチェックすると良いでしょう。

前日などにはスーツにシワがないか確認します。シワがあればアイロンを使い、伸ばしておきます。また、面接の前日には匂いのキツイ食べ物は控えましょう。例えばにんにく、餃子などが当てはまります。匂いは自分では気づかないことが意外とあります。就活生は、友人同士でお互いの身だしなみチェックするのもいいでしょう。

就活・転職・中途採用時の面接のマナー②挨拶をしっかりする

挨拶をしっかり

就活・転職・中途採用時の面接のマナー2つ目は挨拶をしっかりすることです。こちらも基本的なマナーです。挨拶さえキッチリできれば、面接で多少の粗があっても大目に見てくれる可能性が高いです。逆に言えば、初めと終わりのあいさつがマズいと、面接の内容が良くても相手に疑念の余地が残るでしょう。

面接官に好印象を与えるあいさつですが、難しいものではありません。明るく、聞き取りやすい声の大きさで、にこやかに行えばよいのです。あまりに基本なので、面接の本などではテクニックが重視されがちです。しかし、面接と言っても人と人とが出会う場です。気持ちのこもったあいさつが不可欠だといえるでしょう。

面接でメモを取る必要性

面接でのメモの必要性①面接官からの採用に関わる重要事項を忘れないため

重要事項を忘れない

面接でのメモの必要性1つ目は、面接官からの採用に関わる重要事項を忘れないためです。次の面接や採用に関わることを面接官から伝えられることがあります。そんなときは忘れないようにメモを取るべきでしょう。人間は一度にたくさんのことを記憶できませんし、時間が立てば内容もあいまいになってきます。

面接官が言ったことを後日に改めて聞き直すと、人の話を聞いていない・大事なことをメモに取ったりしない人だという印象を与えます。採用して大丈夫なのか、仕事を任せるのに不安だなという疑問を、相手が持つきっかけとなります。せっかく面接の印象が良くても台無しになりますので、重要なことはメモを取るようにします。

面接でのメモの必要性②質問・連絡不足をなくして余計な手間を省くため

余計な手間を出さない

面接でのメモの必要性2つ目は、質問・連絡不足をなくして余計な手間を省くためです。面接前に疑問点や連絡したいことを洗い出し、メモに出しておくと、逆質問のときにスムーズです。また、聞き忘れ、連絡し忘れの防止にもなるため、お互いの余計な手間を省くことにつながります。

特に聞きたいことがあるなら事前に考えておくことは大切だといえます。思いつくたびに聞いていては、計画性がない・仕事の段取りが下手・本気で採用されたい訳ではなさそう、という印象を与えます。そのため、お互いの時間をムダにしないためにも、疑問点はないか前日までにしっかり考えておきましょう。

面接でのメモの必要性③面接官に熱意のある印象を持ってもらえる

熱意のある印象

面接でのメモの必要性3つ目は、面接官に熱意のある印象を持ってもらえることです。メモを取ることで「この会社に採用されたい」という自分の真剣さを相手に伝えられます。大事なことをメモしない人を採用したいと思う面接官はあまりいないと思います。だからこそ、メモを取るだけで本気度が相手に伝わるのです。

熱意を感じさせるテクニックとして、メモを取るのはおすすめではありません。動機が不自然だと、相手にも何となく伝わるものです。メモは取ってるけど本気で来たいのかな?という印象を持たれると不採用になる可能性はあります。テクニックではなく、採用されたいという本心からメモを取るべきです。

面接でメモを取っていいタイミングは

面接でメモを取るタイミング①面接官からの質問中は控えるべき

質問中は控える

面接でメモを取るタイミング1つ目は、面接官からの質問中は控えるべきだということです。基本的に面接官の質問がある前半ではメモは取らない方が良いでしょう。メモより質問に答えることに集中するべきです。理由があるならともかく、質問中にメモを取るのはあまりいい印象を相手に与えません。

面接でメモを取るタイミング②逆質問や重要な話が始まったとき

逆質問や重要な話

面接でメモを取るタイミング2つ目は、逆質問や重要な話が始まったときです。自分が疑問を相手に聞く逆質問のときと、重要な話が始まったときはメモを取った方が良いでしょう。ですが、逆質問のときは必ずというわけではなく、そのときの判断で考えます。もし逆質問の答えが重要だと思うなら、一言断ってメモを取ります。

一方で重要な話が始まった場合は、メモを取る方が良いでしょう。聞いていなかった、忘れていたでは相手も採用するのに不安が残ります。重要そうなことはメモを取るように心がけてください。また、重要な話でキチンとメモを取ってくれる相手の方が、信頼できると感じるのは言うまでもないはずです。

面接でメモを取る時のポイント・メモ帳についても

面接でメモを取るポイント①連絡事項や重要なことは忘れないために書く

忘れないために書く

面接でメモを取るポイント1つ目は、連絡事項や重要なことは忘れないために書くということです。人間の記憶はその時鮮明に覚えていても、時間がたつにつれてだんだん曖昧になっていくものです。ですから、自分の記憶能力を過信せず、あとから連絡する必要があること、重要で覚えておくべきことはメモに取りましょう。

また、メモに取ることは相手の信頼を勝ち取ることにもつながります。重要なことをメモを取らない人を見て、仕事ができる人だと相手が思えないのは何となく想像できるはずです。メモを取るということは相手への気遣いでもあるのです。無用な心配を相手にかけないためにも、メモは大事だといえるでしょう。

面接でメモを取るポイント②面接で話したこと・反省点は書き残しておく

勤務条件など

面接でメモを取るポイント2つ目は、面接で話したこと・反省点は書き残しておくことです。就活や転職、中途採用の面接では必ず採用されるというわけではありません。条件や相性、折り合いがつかないこともあるでしょう。いずれにせよ、次の面接のために振り返れるようにメモを残すのは大切だといえます。

面接は一度ではなく2回目以降もあるのが一般的です。何を話したかメモしておけば、同じ話をムダにせずに済みます。また、反省点も残しておくことで、次の会社で面接を受けるときでも同じ失敗を繰り返さずに済みます。就活・転職・中途採用を問わず、面接でのメモの持ち込みはしておくべきだといえます。

メモ帳はポケットに入るぐらいのサイズの物を選ぶ

ポケットに入るぐらい

メモ帳はポケットに入るぐらいのサイズの物を選ぶことが大切です。ポケットに入れておくとメモしたいときにすぐに取り出せます。ペンと一緒にしておくとよいでしょう。逆にポケットサイズでなければ、メモを出すときにいちいちカバンを探るなど、スマートではなく、相手の印象も良くありません。

また、カバンからメモを取り出すとなると相手の話をさえぎって一言断りを入れる必要も出てきます。メモのために話の中断をするのは、失礼だと取られることが多く、不採用の一因になりかねません。また、カバンからすぐに見つかればいいですが、探す必要がある場合、整理整頓ができないという印象も与え、よくありません。

面接では重要なことをメモにとろう

以上が就活の面接でのメモを取るポイントでした。転職や中途採用の場合でも同じです。メモを持っていないだけで不採用にするという会社もあるといわれています。必要なさそうだと思ってもメモは必ず持っていくようにしましょう。メモを持つのは社会人の基本マナーです。

ほかにも知っておきたい言葉の意味を解説した記事や、人間心理、生活のお役立ち知識など多数まとめています。もし興味があればぜひご覧ください。

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