突然のメールのマナーは？ビジネスでの書き方や書き出しの例文も

突然のメールのマナー

突然のメールのマナー①突然のメールであることを断る

突然のメールのマナーの1つ目として、突然のメールであることを断ることが挙げられます。突然のメールにおいて、通常送るメールと同じニュアンスで送ってはいけません。何故なら突然のメールは送り方を間違えると相手方に対して迷惑をかけますし、また相手方が困惑するシチュエーションも想定されるからです。

そのため最低限「突然のメール」である旨を伝えることが大切になってきます。また、もしもコンタクトをとったことがない相手であれば何故突然のメールをしたのか、何故このタイミングなのかといった部分に触れていくと、相手方も突然のメールで致し方なかった状況を理解してくれることもあるでしょう。

突然のメールのマナー②謝罪の言葉を入れる

突然のメールのマナーの2つ目として、謝罪の言葉を入れることが挙げられます。「突然のご連絡失礼いたします」「突然のご連絡で申し訳ありません」といった形で冒頭に謝罪のメッセージを入れることで、相手方に対しての敬意が伝わることでしょう。おすすめは「突然のご連絡失礼いたします」の方になります。

「突然のご連絡で申し訳ありません」でも問題はないのですが必要があって連絡しているのであれば申し訳ないということではないため、それよりも軽い謝罪表現である「失礼いたします」がニュアンスとしてはちょうど良いかと思われます。

ただし、こちらに何らかの落ち度があるような状況においては「突然のご連絡で申し訳ありません」と丁重に謝罪する表現の方が好ましいでしょう。基本的に冒頭はこの2ついずれかの表現を使うことになるかと思いますので、状況に合わせた使い分けを意識するようにしましょう。

突然のメールのマナー③基本的なビジネスマナーを押さえて送る

突然のメールのマナーの3つ目として、基本的なビジネスマナーを押さえて送ることが挙げられます。冒頭の挨拶や謝罪の表現について紹介してきましたが、もちろん本文におけるビジネスマナーや敬語表現も非常に大切になってきます。この要素が欠けてしまうと突然のご連絡であるだけに相手方に対して失礼に映ることでしょう。

突然のメールであっても最低限のビジネスマナーを押さえるのにおすすめの記事が下記の関連記事になっています。記事の中で社内メールにおけるビジネスマナーを紹介しつつ、例文もまじえた実例まで紹介されています。敬語に自信のない人は下記記事も併せてチェックするといいかもしれません。

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突然のメールのマナー④失礼な時間に送らない

突然のメールのマナーの4つ目として、失礼な時間に送らないことが挙げられます。突然のメールは急を要す場合に送るものであり、もしかしたらそれを送りたい時間が深夜や早朝になるかもしれません。メールの送信先によっては夜中でもリアルタイムで通知が行くので相手を起こしたりする懸念があります。

そのため深夜や早朝といった失礼にあたる時間帯には送らないのが基本です。また、どうしても早朝や深夜帯に連絡をしなければならない場合は「本当に今じゃないとだめなのか」「朝9時以降にずらせないのか」といったことを考えてから送るようにしましょう。

やむを得ない場合もありますが、失礼な時間帯の送信は極力控えるように心がけましょう。ビジネスマナーではなく人としての最低限の気遣いになります。

ビジネスでの突然のメールの失礼にならないポイントは

ビジネスでの突然のメールの失礼にならないポイント①分かりやすい書き出し

ビジネスでの突然のメールの失礼にならないポイントの1つ目として、分かりやすい書き出しが挙げられます。ビジネスにおいて突然のご連絡となるシチュエーションは、もちろん急用の場合もあるのですが、初めてメールを送る場合も多く想定されます。そのような場合は掲題や文頭の分かりやすさが重要になります。

何故ならもしも掲題が分かりやすければ掲題を見てメールをすぐに開こうという気持ちになりますし、文頭で要件がまとまっていれば相手方も自分のすべきことが明確になるからです。書き出しが分かりづらいとメールを開いてすらもらえない可能性も出てきます。そのため分かりやすい書き出しは非常に重要な要素となるのです。

ビジネスでの突然のメールの失礼にならないポイント②初めての際の自己紹介

ビジネスでの突然のメールの失礼にならないポイントの2つ目として、初めての際の自己紹介の内容が挙げられます。初めての自己紹介においては名前だけではなく自分が所属している会社名と、もしも紹介してくれた人がいたならその紹介者の名前も書くとベターです。

特に紹介者の名前を書いておくことで何故連絡が来たのかという部分が理解できて安心できますし、紹介者との関係性から自分がどのように動けばいいのか、相手方は考えることができます。内容を盛り込みすぎると分かりづらい自己紹介になるので、最低でもこの3点を抑えつつ必要な項目を1～2点加えるくらいがいいでしょう。

ビジネスでの突然のメールの失礼にならないポイント③長文にならない

ビジネスでの突然のメールの失礼にならないポイントの3つ目として、長文にならないことが挙げられます。長文にならないことは非常に重要です。何故なら突然のメールで長文になってしまうと相手方からの対応が後回しになる可能性が高くなるからです。

既知の人から来た緊急連絡であれば当然優先度は上がるのですが、初めての連絡であれば長文になればなるほど対応順位は下がっていくことでしょう。そのため、最初のメールは要点だけをまとめて短くし、その後必要なやり取りを繰り返していく方が迅速に対応してもらえる可能性が上がります。

ビジネスでの突然のメールの失礼にならないポイント④要件を明確に伝える

ビジネスでの突然のメールの失礼にならないポイントの4つ目として、要件を明確に伝えることが挙げられます。初めての連絡にしても急な連絡にしても、突然のメールに関しては要件を明確に伝えることが非常に重要になってきます。何故なら特に初めてのメールに関しては要件が分かりづらいと今後の関係に影響するからです。

もしも要件が分かりづらいとメールのやり取りに時間を取られてしまうと相手方が判断し、今後も対応の優先度が下がってしまうおそれがあります。そのような事態を招かないように、最初の印象が肝心になってきます。分かりやすい掲題と文頭、そして紹介者も含めた自己紹介、さらに要件を明確に伝えることを心がけましょう。

ビジネスでの突然のメールの書き方・例文も

ビジネスでの突然のメールの書き方の例文①件名の書き方

ビジネスでの突然のメールの書き方の例文の1つ目として、件名の書き方を紹介します。件名はとにかく一目見た時にすぐに内容を確認したくなるよう心がけることが重要です。そのためまずは自分の名前と所属を最低限書いておくことが大切です。そして、どんな要件なのかを入れておくとさらにいいでしょう。

また、紹介者の名前も入れた方がいい場合もありますが、件名が長くなると一覧になった時に後ろの方が切れて見えない可能性がありますので、状況により紹介者は掲題に入れるか入れないかを使い分けるといいでしょう。下記に件名の書き方の例を示していますので参照してください。

ビジネスでの突然のメールにおける件名の書き方

• ・〇〇株式会社の××と申します
• ・〇〇の件【〇〇株式会社××】
• ・△△様より紹介いただいた〇〇の件【〇〇株式会社××】

ビジネスでの突然のメールの書き方の例文②初めてである旨を伝える場合

ビジネスでの突然のメールの書き方の例文の2つ目として、初めてである旨を伝える場合を紹介します。初めてである旨を伝える場合には文頭にその旨を盛り込む必要があります。相手方は文頭を見て先を全部読み通すかどうか決めますので、文頭は非常に重要になってくることでしょう。

例えば「はじめまして。突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の××と申します。□□株式会社△△様のご紹介でご連絡いたしました」といった形になります。こういった形の文頭にすると必要な内容が最低限盛り込まれていて礼儀正しさも伝わります。

ビジネスでの突然のメールの書き方の例文③既知だが突然のご連絡になる場合

ビジネスでの突然のメールの書き方の例文の3つ目として、既知だが突然のご連絡になる場合が挙げられます。例えば「突然のご連絡となり申し訳ありません。〇〇でございます。××の件で至急ご対応いただきたい事案がございましてご連絡いたしました」といった形だと突然の連絡を詫びつつ要点が伝わります。

突然のご連絡について重要なのは、文頭で××の件というような形で必ず何の件での連絡なのかを明確にすることです。このようにしておけば突然のご連絡になる際にも、相手方にとっても対応しやすくなることでしょう。

ビジネスでの突然のメールの書き方の例文④どうしても失礼な時間に送る場合

ビジネスでの突然のメールの書き方の例文の4つ目として、どうしても失礼な時間に送る場合の例文を紹介します。例えば「深夜のご連絡となり大変申し訳ございません。〇〇株式会社の××と申します。突然のご連絡失礼いたします」といった書き出しになります。

ただしこのメールの書き出しについては相手方のメール通知が24時間になっていて、かつ深夜帯の時間は明確に業務ではないことが分かっているような状況で使う書き出しです。そもそも夜勤だったり、メールの確認が絶対に翌朝になるような状況だと分かっている場合にはこのような謝罪等の書き出しは必要ありません。

突然のメールの英語での書き方は

突然のメールの英語での書き方①英語表現の例文

突然のメールの英語での書き方の1つ目として、英語表現の例文を紹介します。「突然のご連絡失礼いたします」を直訳すると下記のようになります。「contact」を「message」や「E-mail」に変えると、メールに対して言及している表現にもなります。

突然のメールの英語での書き方②状況に応じた翻訳を心がける

突然のメールの英語での書き方の2つ目として、状況に応じた翻訳を心がけることが挙げられます。上記で例文を紹介してはいるのですが、直訳のような形で通常英語では相手にコンタクトを取りません。「突然のご連絡失礼いたします」と伝えるのは日本特有の文化です。

英語では「Dear」「Sir」「Madam」を相手方の敬称として宛先を記し、その後何故連絡をしたのか、誰からの紹介なのか、要件は何なのかを書き記していきます。英語の書き方を踏襲した、状況に合っている翻訳を心がけましょう。

突然のメールにおけるマナーを意識してビジネスを有利に進めよう！

突然のメールにおけるマナーはビジネスにおいて非常に重要な要素を占めています。ここで紹介したことをビジネスに生かして、仕事を有利に進めていきましょう。また、突然の連絡の場合はマナーも大切ですがそもそもの気遣いも大切です。いかなる場合においても気遣いを忘れないよう、日々仕事に励みましょう！