履歴書の返送方法は？不採用や不合格通知の封筒や送付状のテンプレートも

履歴書の返送方法をご存知でしょうか？面接などで不採用になった人へ応募書類などを返却する義務などについて解説しています。返送の際に同封する送付状の書き方や例文もまとめていますので、ぜひ一度ご覧になり、参考にして頂ければと思います。

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1 履歴書は返送しなければいけないのか
2 履歴書の返送のポイント
3 履歴書の返送のやり方・封筒についても
4 履歴書を返送する場合の送付状の例文・テンプレートも
5 履歴書を返送するときは丁寧に行いましょう

履歴書は返送しなければいけないのか

面接などの不採用者に履歴書を返送する法的義務はない

面接などの不採用者に履歴書を返送する法的義務はないです。なので、返送しなくても特に問題はありません。だからといって、どのように扱ってもいい訳ではないです。具体的に法律で定められてませんが、むやみに第三者に公開しないこと、権限者が適切に管理することを厚生労働省が指示しています。

大まかな指針なので、大部分は企業側の判断にゆだねられているといえます。返却する会社もあれば、廃棄する会社もあります。最近は個人情報保護の観点から、面接などで不採用の応募者に履歴書を返送する企業も多いようです。また、返却できない旨を募集時に明記したり、返送用封筒の同封で応じる企業もあります。

ほかの理由としては、不採用者の再応募を防止するため、応募書類を永久的に保管するという企業もあります。しかし、履歴書のバックアップを取ったり、IT化によるパソコンのデータベースでも管理できますので、返送しない理由としては稀なケースかもしれません。

返却しなくても個人情報保護法の違反には現時点ではならない

返却しなくても個人情報保護法の違反には現時点ではならないです。平成17年に施行された個人情報保護法に照らし合わせても、法律違反にはなりません。また罰則もありません。しかし、個人情報保護法が適用される会社に関しては、応募書類を返却しない理由の明示が必要など、法律の縛りが厳しめなので注意してください。

もし個人情報保護法が適用される場合、ほかには定められた範囲を逸脱した個人情報の利用は禁じられています。そのため、履歴書は返却する方が良いといえます。返却しない場合は、情報漏洩の心配がないように適切に管理をしましょう。いずれにせよ、書類を返却するか・しないかの扱いは、しっかり明記しておくべきです。

応募書類の扱いによってはトラブルに発展することもある

応募書類の扱いによってはトラブルに発展することもあるので注意しましょう。企業倫理が問われるところで、応募書類の扱いが不適切だったために個人情報が漏洩するなどの問題になった企業もあるようです。トラブルになれば企業の信用が失墜する原因となりますので、応募書類の扱いはキッチリ決めておきましょう。

履歴書の返却を希望する応募者もいる

履歴書の返送を希望する応募者もいるので、適切な対応が必要です。返送の要望を受けたからと言って、応じるかどうかは企業次第です。個人情報の保護の問題から、要望されれば返送する企業は多いです。しかし、募集の段階で廃棄を明記している場合は応じない場合もあります。

応募者側の心情としては、個人情報保護の意識が高く不安なため、不採用なら返却してほしいという考えがあるようです。また、証明写真を再利用したり、次の面接や応募をするときの参考にするためなどの理由で返送を求める場合もあります。返送に応じるかどうかは企業の考え方次第と言えます。

履歴書の返送のポイント

履歴書の返送のポイント①応募者多数で返送量が多いとコストがかかる

履歴書の返送のポイント1つ目は、応募者多数で返送量が多いとコストがかかることです。履歴書の返送をするなら、面接などでの不採用者の履歴書を一人ずつ封筒に入れることになります。応募者と不採用者が多いと、それだけ封筒代や切手代などのコストがかさみますので、注意が必要です。

また、誤配や宛先を間違うと、個人情報漏洩となりトラブルになります。そのため、あまりに応募者が多い場合はコストや情報保護の観点から考え、すべてに返送するのは現実的ではありません。希望者のみに返送するなど、あらかじめ、応募書類の取り扱いを応募者に明示して知らせておくことも重要だと言えます。

履歴書の返送のポイント②不採用でも丁寧な返却対応をすべき

履歴書の返送のポイント2つ目は、不採用でも丁寧な返却対応をすべきだということです。面接などで残念ながら不採用とした人でも、履歴書の返送は丁寧に行いましょう。採用しなかったからと言って、いつどこで縁があって出会うか分からないからです。礼を欠いた対応をすると意外な所でしっぺ返しに会うかもしれません。

丁寧な履歴書の返送についてですが、送付状に書く文面の表現を工夫します。呼び方では貴殿や貴方という書き方もありますが、～様など名前で書いた方が丁寧な印象を与えます。送付状の一枚で会社の印象を判断する人もいますので、雑な文面にせずに心を込めて書くべきでしょう。

履歴書の返送のやり方・封筒についても

履歴書の返送のやり方①履歴書と一緒に不合格通知などの送付状を同封する

履歴書の返送のやり方1つ目は、履歴書と一緒に不合格通知などの送付状を同封することです。履歴書を一枚封筒に入れて返送するのではなく、送付状も一緒に入れて送ります。良い知らせではないため、文面が事務的で冷たい印象だと会社のイメージが悪くなる可能性もあります。柔らかい表現を心掛けると良いでしょう。

履歴書の返送のやり方②送付状に書くべき項目は5つ

履歴書の返送のやり方2つ目は、送付状に書くべき項目は5つなことです。1つ目はタイトル、2つ目は日付、3つ目は会社名、4つ目は代表者名、5つ目は本文（あいさつ文）です。送付状の文面は定型的で、ある程度書く内容は決まっています。ただ、文書に不合格通知や不採用とはっきり書くのは避けるべきとされています。

具体的には、タイトルが「選考通知・選考結果」などでは簡潔で冷たい印象を与えるので「選考のお知らせ・選考結果のご連絡」などが良いでしょう。日付は選考結果を出した日で、年号表記がいいとされています。会社名は正式名称で書き、部署名ではなく代表者名にする方が、内容に重みを感じるため良いようです。

本文やあいさつ文については、下記に例文を書いているのでそちらを参考にしてみてください。また、いろいろな文章を参考にしたい場合は、ネットで調べても例文が出てきます。適切で良い表現が思い浮かばない場合、自分で悩んで時間を消費するより、例文を探して真似る方がおすすめです。

送付状に書くべき5つの項目

1タイトル
2日付
3会社名（正式名称）
4代表者名（社長名）
5本文（あいさつ文）

履歴書の返送のやり方②簡易書留か特定記録郵便で郵送する

履歴書の返送のやり方3つ目は、簡易書留か特定記録郵便で送ることです。普通郵便だと追跡ができず、本人に届いたかどうかが分かりません。そのため、配達の記録が残る簡易書留か、特定記録郵便で送るのが好ましいと言われています。ただ、料金が上乗せされるため、コストが気になるなら普通郵便でも良いでしょう。

封筒の種類に特に決まりはない

返却の際、封筒の種類に特に決まりはないです。長形3号の場合、A4なら3つ折り、B5なら2つ折りにすると封筒に収まります。書類を折っていいのか悩むかもしれませんが、一般的に一度使った履歴書は応募に使いませんので折っても大丈夫です。送付状、履歴書、職歴書の順で封筒に入れて送ります。

総務省が指定した業者を利用する必要がある

郵送の際は総務省が指定した業者を利用する必要があります。とはいっても指定業者は日本郵便です。違反による罰則があるかは不明ですが、ほかの業者は法律で禁止されていますので注意してください。ちなみに郵送法という法律で定められています。

履歴書を返送する場合の送付状の例文・テンプレートも

送付状の例文①前文は時候の挨拶から書く

送付状の例文の1つ目ですが、前文は時候の挨拶から書きます。いきなり本題に入るのではなくワンクッションおきます。時候の挨拶には、「拝啓時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」や「謹啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などがあります。

言葉の意味ですが「拝啓・謹啓」はどちらも謹んで申し上げますという意味です。表現としては謹啓の方がより丁寧な言い方になります。「時下」はこの頃「ご健勝、ご清祥」は健やかで幸せに暮らしている、という意味です。また簡潔に「先日は、弊社の～次面接にお越しいただきありがとうございました」と書く場合もあります。

また時候のあいさつで拝啓・謹啓を書いた場合、文末に敬具・謹白と書く必要があります。拝啓・敬具、謹啓・謹白はセットとなっており、どちらも謹んで申し上げますという意味です。最近はメールなど電子のやりとりが多いため、知らない人も多いです。手紙や文書の書き方の基本ですので、忘れずに押さえておきましょう。

送付状の例文②主文では期待に沿えない選考結果となったことを書く

送付状の例文2つ目は、主文では期待に沿えない選考結果となったことを書きます。例えば「選考の結果、誠に残念ながら、貴意に沿いかねる結果となりました」や「厳正なる選考の結果、残念ながら採用を見送りましたことをご通知いたします」などの表現があります。

また「誠に残念ではございますが」や「採用を見送らせていただく結果となりましたことを～」という言い回しも不採用通知でよく使われます。ほかにも様々な言い方があるので、もしイメージに合わなければ調べてみるのも良いでしょう。また、不採用の理由を記載する義務はないので、書かないのが一般的です。

ちなみに応募者側としては、不合格通知をもらった理由を知りたいと思う人は多いです。それでも通常、理由は書きませんが、もし不採用の理由を述べるなら、短く障りのない程度にとどめておきましょう。

送付状の例文③末文は結びの挨拶と結語で締める

送付状の例文3つ目は、末文は結びの挨拶と結語で締める文章を書きます。例えば「今後の貴殿の就職活動が実りあるものになりますようご健闘をお祈り申し上げます」や「大変申し訳ございませんが、あしからずご了承ください。今後のご健闘を心より申し上げます」などがあります。

もし履歴書を破棄する場合はさらに「履歴書は責任をもって破棄させて頂きますのでご了承ください」と断りの文章を書いておきます。返却の場合は「履歴書などの応募書類はご返却いたしますので、ご査収頂きますようお願いいたします。」などと一言添え、履歴書と一緒に返送します。最後に敬具など結語を忘れず書きましょう。

送付状のテンプレートを利用すると簡単でおすすめ

送付状のテンプレートを利用すると簡単でおすすめです。テンプレートとは雛型のことで、自社名の記入を加えるだけなど、文書としてほぼ完成している書類を印刷して利用できます。ネットで調べると送付状の丁寧なテンプレートがたくさん出てきます。便利なサイトも掲載しておきますので、よろしければぜひご覧ください。

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履歴書を返送するときは丁寧に行いましょう

以上が履歴書を返送するときのポイント、やり方、例文などでした。不採用の応募者に通知する場合でも、丁寧な返送を心掛けましょう。送り状で企業のイメージが左右されることもあります。また、コストの面や、個人情報の観点を熟慮する必要があります。返送するか・しないか、応募書類の扱い方も明記する方がいいでしょう。

ほかにも就職や仕事に関する記事や、人間心理、生活に役立つ知識などをまとめております。もし興味があれば、ぜひご覧頂ければと思います。