会社の業務改善提案とは？ネタ探しの方法・事例6選と提案書の書き方も

改善提案とは？

改善提案とはあなたが考えるより良い職場環境を示すこと

改善提案とは、あなたが関わる業務や職場環境について、何をどうすればより良い職場、業務内容となるのかを示すことです。会社の業務改善のように大きなことであっても尻込みすることはありません。より良い職場環境・業務内容にするためもちろん上司からの指示がなくとも改善提案をすることに問題はありません。

改善提案ではあなたの主観も大切

改善提案では、あなたの担当業務や所属する部署について実務担当者であるからこそ感じること、分かり得ることを伝えましょう。上司や実際業務を担当していない人には、苦労ややり辛さは見えていないかもしれません。会社や工場全体の改善に繋がる実務者の意見はとても貴重かつ重要なのです。

改善提案の考え方とは？

改善提案を考える上で現状把握と問題点の分析は必須

会社や工場のより良い職場環境を提案するには、現状・問題点の有無を客観的に分析することが必要です。問題点とした理由・改善案・方法・期待される結果を論理的に明確に示すことが重要です。提案の一番の目的は自分の考えを分かりやすく相手に伝えることなため、論点が明確になるよう考えをまとめましょう。

改善提案で必要な論理的思考

1. 1現状の把握と評価（今現在の業務や社内の状況を客観的に述べる）
2. 2問題点の抽出（問題と捉えなくともより良くできる点があればそれで良い。）
3. 3問題点の分析（何が、どのように会社や業務に影響しているのか）
4. 4改善案（何をどのように改善すべきなのか）
5. 5改善方法（誰が、何を、どのような取り組みが必要なのか）
6. 6改善案の期待される結果（改善案を実行した場合得られる利点やメリットなど）

改善提案は会社や仕事のあり方を考えること

改善提案を考える時、会社や仕事のあり方を考えることは大切です。日々の業務になってしまっていると、気がつきにくい「あたりまえ」は本当にベストな方法なのかを考えることが大切です。会社や仕事がどうあればよりストレスなく業務や仕事を行うことができるのか考えてみましょう。

改善提案では必ず具体的な改善策を示す

改善提案を考える上で抜け落ちてはいけないのが改善案です。必ず問題点を見つけたら改善策を考えましょう。誰が、どうすればいいのか。会社や工場の業務は他部署や他業務との繋がりが必ずあります。改善するには社内全体の協力が必要なのか、個人の取り組みでいいのかなど視野を広く持って考えてみましょう。

改善提案のネタの探し方7選

改善提案のネタの探し方①担当業務を細分化する

改善提案のネタの探し方1つ目は、担当業務を細分化することです。まずは自分の担当業務から見直しましょう。その際、普段行なっている業務を工程別に細分化して書き出してみましょう。雑務や事務作業など、毎日行っていることでなくても携わっていることを書き出すと、意外と労力や時間を取られていることが分かります。

改善提案のネタの探し方②同じことを何度もしていないか？

改善提案のネタの探し方2つ目は、同じことを何度もしていないか確認することです。特に手書きでの記載とデータ入力両方をしていることが多くあります。記録をノートに書き、さらにデータを入力する。ダブルチェックではなく、同じ人が同じことをやっていることはないかチェックしてみましょう。

改善提案のネタの探し方③所要時間を確認

改善提案のネタの探し方3つ目は、所要時間の確認です。残業時間、同じ作業にどのぐらい時間がかかっているかを確認しましょう。特に一つの作業に長時間時間が取られているものは見直しが必要なことがあります。クレーム対応などでトラブル解決に時間が取られている場合は、過去の解決に要した時間も確認しましょう。

改善提案のネタの探し方④過去のトラブル事例を思い出す

改善提案のネタの探し方4つ目は、過去のトラブル事例を思い出すことです。過去のトラブルがどのように起こり、解決までに要した時間や、解決策まで、具体的に掘り起こしましょう。今の業務内容でトラブルが起こる危険はないか、トラブルが起こる原因や危険要因を探してみましょう。

改善提案のネタの探し方⑤同僚や上司の仕事ぶりを見る

改善提案のネタの探し方5つ目は、同僚や上司の仕事ぶりを見ることです。自分だけでなく、同僚や上司はどのように仕事をしているか観察してみましょう。忙しく追われていることはないか？逆に手持ち無沙汰な時はないか？他人の仕事ぶりを観察すると担当課や社内全体の改善点も見つけることができます。

改善提案のネタの探し方⑥社内の慣習化された業務を探す

改善提案のネタの探し方6つ目は、社内の慣習化された業務を探すことです。皆が当たり前に毎日やっていることでも、「やるように決まっているからやっている」だけのことがあります。それが本当に必要なのかどうかを目的を確認し、それをやるための人員や時間がその目的に見合ったものなのかを確認してみましょう。

改善提案のネタの探し方⑦職場環境の見直し

改善提案のネタの探し方7つ目は、職場環境の見直しです。職場の座席や照明、物の配置など、不便を感じることはありませんか？社内を走り回らなければ書類や業務が回せないなど、不便に感じていることはないでしょうか？自分の業務と照らし合わせて環境を変えれば楽になることがないか見直してみましょう。

改善提案の事例6選

改善提案の事例①会社業務の可視化

改善提案の事例1つ目は、業務の可視化をすることです。動いている業務と開始時間、対応者、対応人数を書き出し皆で共有するのです。応援対応（バックアップ）可能な人と、いつどんな状況になれば応援対応するのかも決めておきます。業務の可視化ができればその業務に対し共通認識が持て、効率的に動けるようになるのです。

改善提案の事例②同じ作業をする時間は省く

改善提案の事例2つ目は、同じ作業をする時間は省くことです。同じ人が、同じ内容を手書きや入力など形を変えて同じ作業を繰り返し行っている場合があります。同じ人が同じことをするとミスなどの原因にもなります。今行っていることの効果と必要性を見直してみましょう。

改善提案の事例③備品や物品の保管場所を変更する

改善提案の事例3つ目は、備品や物品の保管場所を変更するです。書類や備品がいろんなところに点在していないか確認し、保管場所を変更してみましょう。チームや部署それぞれの意見を聞いて整理整頓するだけで始められ、不要なものがなくなり、探す手間や時間を節約する効果があります。

改善提案の事例④Q＆Aを作る

改善提案の事例4つ目はQ＆A(質問回答集)を作ることです。頻繁にある問い合わせや確認事項がある場合は、チームや課全体で適切な回答内容を共有し、初期対応は誰でも可能なようにします。担当者のみに負担がかかることは大幅に軽減でき、チーム全体の効率も上がるでしょう。

改善提案の事例⑤工場における改善提案は安全重視

工場などでは書類より多くの備品が存在します。不要なものが無いか確認し、必要なところに必要な分だけわかりやすくまとめる。備品を取るために目や手が離れることがあれば、その一瞬が事故に繋がるリスクとなるため、まずは整理整頓から始めてみましょう。

改善提案の事例⑥工場における改善提案は小さなことから始める

改善提案の事例6つ目は、工場における改善提案は小さなことから始めるです。例えば電球の交換や工具などを可動式の棚に収納するなどコストは小さいが、作業効率に大きく関わるものから取り組みましょう。毎日働く環境が良し悪しは危険リスクにも関わる為、光や空調などを含め環境整備から見直してみることが大切です。

改善提案書の書き方

改善提案書を書く前にニーズの聞き取りは念入りに行う

改善提案書を書く前にニーズの聞き取りは十分に行いましょう。あなただけが問題と思っていることではなく、皆がそれぞれ感じている業務上の不便さや困難さがあればそれらを明確に拾い上げておきましょう。ニーズに沿った提案でないと実行されずに終わってしまうでしょう。

問題はないとしている人もいるかもしれません。その場合過去のクレーム事例やミスが起こった出来事を取り上げたり、より時間を短縮したり、従業員の業務負担を軽減する為にできることはないかと述べるなど、問題型視点ではなく、より良い改善策として視点を変えて質問をしてみることも必要でしょう。

職場での聞き取りで主張が少なく顔も見てくれない人の思いを汲み取るのは難しいものです。いろんな人がいますが、誰しも苦手なことや苦手なタイプの人はいますので、無理せず少しずつ話しかけてみましょう。人と目を見て話せない性格や心理などを紹介している記事で、少し相手への理解を深める参考にしてみてください。

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改善提案書には何の為に誰がどのようにするのか的確に書く

改善提案書には、聞き取ったニーズを基に何の為に、誰が、どのように行うのかを書きます。工場や会社全体もしくは課内、チーム内での取り組みなのかを明確にします。当たり前すぎることや大きすぎることにならないよう、目的や背景に合わせて誰がどのような手段を用いて行うのかを実現性がある内容になるよう書きましょう。

改善提案書の書き方順

1. 1改善の目的と問題背景
2. 2工場や会社全体の従業員が持つべき目的なのか。それとも一部の部署における業務改善を目的としているのか、誰の為の改善目的なのかを明確にする。
3. 3どのように改善案を実行するのか。時期、実行する人、どんなことを、どのように行うのかを明確にする。
4. 4改善案を実行する際に必要な手順や、書類、ツールなどがあれば提示する。
5. 5改善案を実行することで得られる効果と評価時期の設定。

改善提案書を書く際の注意点①現在まで行ってきたことを否定しない

改善提案書を書く際の注意点1つ目は、現在まで行ってきたことを否定しないことです。先輩や上司の方などが会社の中で積み上げてきた業務のやり方というものを真っ向から否定すると、自尊心を傷つつけ、良い印象は得られません。「〜というやり方は駄目だ」というような文言は避けましょう。

改善提案書を書く際の注意点②業務の現実味を帯びた内容にする

改善提案書を書く際の注意点2つ目は、業務の現実味を帯びた内容にするです。何に対する改善で、その必要性や背景を述べたら、いつまでに誰が、何を、どのようにすることで、実際の業務がどう変わるのか、具体的にイメージできるよう予算や留意事項、注意事項などを記載するようにします。

改善提案は個人及び会社の成長のために常に必要である

改善提案を行うことは、皆が共通の認識を持って目標を認識でき、それに向かって協力して行動するというプロセスを引き起こします。普段のルーティーンワークでは見えなかったことを感じ、業務内容や職場環境が改善することにより仕事に対しモチベーションが向上するなど個人の成長が大きく得られる可能性があります。

メリットを得ることや改善の為の手法改善が目的とならないよう注意しましょう。目的達成のために常に皆が互いの仕事内容を尊重し、協力することが必要です。そのためには今一度社内や工場内の状態を広い視点で振り返り、現場の意見を汲み取った改善に対して必要性を感じやすい内容にするよう配慮しましょう。