恐縮の意味や使い方!恐縮ですが以外のビジネスメールの例文は?

ビジネスメールでも良く使われる、「恐縮ですが」という言葉ですが、その正しい意味や使い方をあなたは知っていますか?この記事では、この言葉の類語や実際に使える「誠に恐縮ですが」などの例文も交えながら分かりやすくご紹介していきます。是非、参考にしてみてくださいね。

恐縮の意味と類語や対義語や英語は?

恐縮の意味:誠に申し訳ないという意味を表す

意味

「恐縮」の「恐」という文字は、音読みでキョウ、訓読みではおそれる・おそろしいと読みます。「恐」という文字には「おそれる、こわがる」という意味があります。一方、「縮」という文字は、音読みでシュク、訓読みでちぢむ・ちぢまると読みます。「縮」には「心がいじける」という意味があるそうです。

これらの2つの文字が組み合わさってできた「恐縮」という言葉には、「見も縮まるほど恐れ入ること。相手に厚意を受けたこと、迷惑をかけたことを誠に申し訳ないと思うこと」という意味があります。本来の「恐縮」の意味は「恐れて身がすくむこと」ですが、現在、こちらの意味でこの言葉を使用することはあまりありません。

恐縮の類語①:誠にありがとうございます

ありがとう

恐縮という言葉には複数の類語がありますが、そのうちの1つが「誠にありがとうございます」です。ある出来事に関して感謝の気持ちを示すという意味があります。使い方としては「先日は大変お世話になりました。誠にありがとうございます。」などの形で使用します。「誠に恐縮です」などの類語表現よりシンプルです。

恐縮の類語②:恐れ多いことでございます

恐れ多い

恐縮の類語の2つ目が、「恐れ多いことでございます」です。自分の身には過ぎたことで、信じられないという意味で使用します。使い方としては、「貴社からお褒めの言葉を頂けるとは、恐れ多いことでございます。」などという形で使用します。かなり改まった、丁寧な響きのある表現です。

恐縮の類語③:おかげさまです

おかげさまです

恐縮の類語3つ目は、「おかげさまです」です。他人の親切や厚意に対して感謝の気持ちを示すという意味があります。使い方としては、「おかげさまで、先日の商談を無事に終えることができました。」などという形で使用します。ビジネスでも良く使用される汎用性の高い表現です。

恐縮の対義語:堂々とした態度を表す言葉

堂々

恐縮という言葉の対義語には、複数あります。具体的には、「大胆」「不敵」「堂々」「勇ましい」「毅然」などがそれに当たります。これらの言葉に共通するのが、全て「堂々とした態度や様子、相手に対して恐れを感じない様子」を表す言葉であることです。使い方としては、「あの人は大胆だ」などという形で使用します。

恐縮の英語①:I'mafraid,but

I'mafraid,but

恐縮の英語表現の1つ目が、「I'm afraid, but...」です。このafraidという言葉は、形容詞で「恐れる、怖がっていること」という意味で使われています。butの後に、自分が相手に依頼したいことなどを続けます。

例えば、「I'm afraid, but could you give me a call later?」で「恐縮なのですが、後で私に電話してもらえますか?」という意味になります。「すみません」という意味の「Excuse me.」をより丁寧な表現にしたのがこの表現ですね。

恐縮の英語②:Itrulyappreciatethat.

Itrulyappreciatethat.

恐縮の英語表現の2つ目が、「I truly appreciate that.」です。日本語に直訳すると、「本当にそれに感謝します」ですが、日本語的に意訳することで「誠に恐縮です」という意味で使用することができます。相手に厚意に対する深い感謝を示したい時に用いると、効果的です。

恐縮の英語③:Ifyoudon'tmind

恐縮の英語③

恐縮の英語表現の3つ目は、「If you don't mind.」です。日本語に直訳すると「もしあなたが嫌でなければ」という意味です。転じて、日本語の「恐縮ですが」という意味でも使用できます。

例えば、「Could you help me here, if you don't mind?」「恐縮ですが、ここを手伝ってもらえませんか?」という形で使用できます。相手の気持ちや意思に配慮しながらも、丁寧に相手に物事を依頼できる表現です。

ビジネスで「恐縮ですが」を使う場面は?

ビジネスで「恐縮ですが」を使う場面①:目上の人と話すとき

目上の人

ビジネスで「恐縮ですが」を使う場面の1つ目は、目上の人と話すときです。自分の上司や取引先の自分より年齢や役職が上の人に対して使用します。具体的な使い方としては、「恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。」「このようにご丁寧なお品をいただき、誠に恐縮です。」などがあります。

ビジネスで「恐縮ですが」を使う場面②:感謝・お礼を伝えるとき

感謝

ビジネスで「恐縮ですが」を使う場面の2つ目は、相手に感謝・お礼を伝えるときです。何か相手から厚意を受けた際に、それに感謝やお礼を述べたいときに使用します。具体的には、「誠に恐縮です。」「恐縮の限りでございます。」などという形で使います。かなり改まった響きの感謝の言葉になります。

ビジネスで「恐縮ですが」を使う場面③:何かに対する了承を求めるとき

了承

ビジネスで「恐縮ですが」を使う場面の3つ目は、相手から何らかの了承を求めるときです。具体的には、しばしばイベントの不参加、辞退、休みに対して了承を得たいときに使用します。「恐縮ではありますが、不参加とさせて頂きます。」などの形で使用します。この表現を使うことでかしこまったニュアンスを出せます。

ビジネスの「恐縮ですが」の使い方!メールの例文は?

ビジネスの「恐縮ですが」メール例文①:お忙しいところ恐縮ですが

メール例文1

ビジネスで使えるメール例文の1つ目が、「お忙しいところ恐縮ですが」です。特に相手からの返事や何かに対する了承が欲しい場合などに「お忙しいところ恐縮ですが、近日中にご回答頂けますと幸いです。」「お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願い致します。」などの形で使用します。非常に汎用性の高い例文です。

ビジネスの「恐縮ですが」メール例文②:誠に恐縮ですが

メール2

ビジネスで使えるメール例文の2つ目は、「誠に恐縮ですが」です。「恐縮ですが」のより丁寧でへりくだった形の表現で、相手に対して自分が非常に申し訳ない想いを抱いているということを強調できます。具体的には、「お忙しいところ誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」などの形で使用します。

この表現を使用すると、かなり格式ばった印象、固い印象を相手に与えます。取引先のかなり上の役職にある人にメールを送る場合、あるいは自分が相手にかなり無理な案件を依頼している場合に使用するようなイメージで使用すると良いでしょう。身近な人に使うと逆に失礼になりますのでその使用は控えましょう。

ビジネスの「恐縮ですが」メール例文③:恐縮ではございますが

メール3

ビジネスで使えるメール例文の3つ目は、「恐縮ではございますが」です。相手に対して、申し訳ない気持ちを強調して伝えることができます。具体的には「恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いします。」「恐縮ではございますが、ご検討のほど、よろしくお願いします」などの形で使用します。

何か自分が相手に依頼したいことの前にこの「恐縮ではございますが」をつけて使うと良いでしょう。また、メールや手紙などの結びの文としても上で挙げた例文が良く使われます。ビジネスシーンに合わせて、ぴったりな表現を使用してみましょう。

正しくない恐縮の使い方は?

正しくない恐縮の使い方①:「恐縮に存じます」

使い方1

間違いがちな正しくない恐縮の使い方の1つが、「恐縮に存じます」と多重表現を使用することです。「恐縮」という言葉にはすでにありがたく「思う」という意味が含まれています。このことから、「思う」の謙譲語である「存じます」を重ねて使用することはできません。

仮に、この「恐縮に存じます」をその形のまま訳してみると「恐縮に思い思います」という日本語として成り立たない文章になってしまいます。この事実を知らず、誤用している人が多い表現ですので、間違って使用しないよう注意しましょう。

正しくない恐縮の使い方②:同じ表現を多用しすぎる

使い方2

正しくない恐縮の使い方の2つ目が「恐縮です」などの表現、例文を多用しすぎることです。この表現は使いやすいので色んな場面で使えるのは事実ですが、あまりに同じフレーズを連発しすぎると、逆に相手に無礼に当たる場合もあります。同じ文面などで何度もこの表現を使いたい場合は、他の表現に置き換えましょう。

例えば、謝罪の意を示したい場合は、「大変申し訳ありません」と言った方が誠実な印象を与える場合もあります。その時その時の状況によって臨機応変に表現にもバリエーションを持たせてみましょう。少しの工夫で、相手に「この人は色んな表現を知っている知的な人なんだな」と思わせることができます。

恐縮の使い方の注意点は?

恐縮の使い方の注意点①:書き言葉での使用がメイン

注意1

恐縮の使い方の注意点の1つ目は、「恐縮ではありますが」などの表現は口語ではなく書き言葉で使われるのが一般的だというものです。口語で使うと、自分では丁寧さを演出したつもりが逆に相手に無礼な態度、あるいは冷たい印象を与えてしまうことがあります。使うのは手紙やメールなどにとどめておきましょう。

口語で「恐縮です」と同じ意味として使える表現としておすすめなのが「恐れ入りますが」です。この表現は、「恐縮ですが」とほぼ同意語として使用できます。手紙やメールなどの文書以外で口語で使用する場合は、この「恐れ入りますが」を上手く活用してみましょう。書き言葉と口語の使い分けは重要です。

恐縮の使い方の注意点②:使う頻度に気を配る

注意点2

恐縮の使い方の注意点の2つ目は、その使用頻度に気を付ける、ということです。他の多くの丁寧表現や類語表現と同様ですが、いくら相手を敬う表現だとしても、連発しすぎると逆に相手に無礼だったり、不快感をあおったりすることになり逆効果となってしまいます。

その表現の意味や使い方や意味がしっかり理解できた!と思ったら、次は自分がその表現を使いすぎていないか?をチェックしてみましょう。幸い、書き言葉で活躍する「恐縮ですが」という言葉は、メールや手紙などに書くことが多いので校正ができます。メールや手紙を相手に出す前に、よくチェックすると良いですね。

恐縮の使い方の注意点③:むやみやたらと自分のことを卑下しない

卑下

恐縮の使い方の注意点の3つ目は、「恐縮ですが」という言葉を多用して自分のことを卑下しすぎない、ということです。この表現は、基本的に「自分を小さく見せて、相手を大きく見せる」ことを意味する表現です。普通の感覚の人なら、「この人は自分に気を遣っているのだな」と分かりますが、それが分からない人もいます。

特にビジネスのシーンでは、丁寧な言葉や謙譲語を使う人を逆手に取って相手をわざと追い込むような人がいます。「この人はいつも自分が悪い、劣っていると自分で言っているのだから、私もそのつもりで対応しよう」と思うのです。相手を立てるのは良いですが、やりすぎるとただの自尊心が低い人になってしまいます。

特にメールなどのやり取りは、書面と同じで全てのやりとりが記録として残ります。後で「そんな態度を取ったつもりはありません」と言っても、「ここに記録が残っていますよ」と言われれば、太刀打ちできません。丁寧な表現も常にその頻度と表現方法を気を付けて使用することを心掛けてください。

「恐縮ですが」を効果的なコミュニケーションに生かそう!

まとめ

この記事では、主に「恐縮ですが」という表現の意味や使い方、例文や英語表現などについて詳しくお送りしてきましたが、いかがでしたか?日本語には数多くの敬語や丁寧語などの表現があり、その使い方を習得し、それを活用することはビジネスをはじめとした様々な人間関係構築に際して必須のスキルとなります。

「恐縮ですが」という表現には複数の類語や、注意すべき点があるので難しく感じた人もいたかもしれません。しかし、この表現も時間をかけて学び、活用することを繰り返していけば必ず使えるようになるものです。特に社会人になりたての人や若い人には難しく感じることもあるかもしれませんが、是非参考にしてみてください。

「恐縮ですが」と同様、書き言葉でも使用できる表現に「お大事になさってください」があります。下記の記事では、その詳しい使い方と類語、注意点などを詳しく解説しています。こちらの記事も是非チェックしてみてくださいね!

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