交通費の領収書は必要？経費の申請から確定申告までケース別に紹介！

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会社員の場合、業務に必要な交通費は一度立て替えて、後から払い戻しする場合が多いですが、バスや電車を利用する際、領収書は発行するべきか、領収書が無い場合はどうするのか。個人事業主の場合はどこまで経費として計上できるのか。領収書発行の有無と発行方法について、ケース別にご紹介します。

出張などの経費精算・確定申告の場合は？

領収書は基本的には必要

会社員でも、個人事業主でも、経費を計上する際には領収書が欠かせません。会社員の場合、経費の水増しをしていないか、私用の分まで含めていないか等を社内で確認する必要がありますし、個人事業主であれば、確定申告の際「必要経費」として認めて貰うために、領収書の提出を求められます。出金伝票でも代用はできますが、個人事業主の場合は、税務調査が入った場合に経費の詳細を説明する事になりますので、出来る限り領収書は整理して保管して下さい。

領収書なしの場合は出金伝票

領収書が無い場合は出金伝票を利用します。出金伝票とは、経費としていくら支払ったかを申告するものです。会社によっては、交通費精算書などを準備しているので、利用日・訪問先・支払額及び利用区間等を忘れずに記録しましょう。出金伝票は、香典や祝儀等の慶弔費や、急な会議等で自動販売機を利用した時にも利用できます。

医療費控除の申請の場合は？

1月1日～12月31日の通院費が10万円を超えた場合は、医療費控除が申請できます。通院のために電車・バスを利用した場合、申請する事で還付の対象になります。 ※平成29年度より領収書に代わり「医療費控除明細書」を作成する事で申請できるようになりました。但し、マイカー通院でのガソリン代、駐車料金は対象外です。タクシーの場合、緊急性があり公共機関を利用するのが難しい事を証明できれば、還付の対象となりますので確認しましょう。

就活の場合は？

新幹線・飛行機は必要

新幹線や飛行機のように、運賃が高額であり企業側の負担が大きい場合、領収書の提出を求められる事が多いです。企業によっては領収書不要の場合もありますが、予め準備して置いた方が臨機応変かつスピーディーに対応できます。旅行会社を通した場合は、旅行会社で対応して貰えますので、事前に確認しましょう。また、領収書を発行する場合は、往復分をまとめて発行するようにして下さい。

宛名の確認を予めしておく

領収書の宛名や但し書きは、企業によって取り決めがありますので注意して下さい。できれば、先に企業側に確認を取って下さい。確認するのを忘れてしまったり、企業側からとくに案内が無かった場合は、宛名は個人名でもらいます。但し書きは交通費(新幹線代として/飛行機代として等)もしくは空白で発行して貰う方が無難です。

領収書が不要なケースもある

バスや電車での近距離移動の場合、配布される書類(交通費精算書等)に利用日・利用区間・運賃等の必要事項を記入する事で、領収書不要になる場合もあります。企業によって払い戻しの手順は違いますので、疑問があれば担当者に確認して下さい。書類記入の際は、押印が必要となる場合が多いので、認印を準備しておきましょう。シャチハタ等のゴム印は認められませんので注意です。

交通費の領収書のもらい方は？

電車の切符を購入した場合

電車を利用した場合は、領収書は駅の窓口や切符売り場の係員に頼んで発行して貰えます。宛名を指定できるのであれば、通常の領収書と同じく、会社名を記入して貰いましょう。定期券を購入する際、領収書を発行できる券売機もありますが、宛名は印字できませんので、どうしても宛名が必要な場合は窓口で対応して貰って下さい。

Suica・Pasmo利用の場合

Suicaの場合は、対応の券売機で切符を購入すると領収書を発行できます。インターネットを利用して、利用履歴から領収書を印刷する事もできます。但し、1回のみの印刷になります。 Pasmoの場合、同じく券売機で購入、領収書発行です。券売機で直近の20件まで利用履歴を印字する事もできますので、出金伝票で対応している場合は利用すると良いでしょう。

新幹線の切符を購入した場合

駅の窓口や券売機で発行できますが、客側からの申告がないと発行して貰えませんので注意して下さい。発行し忘れてしまった場合は、下車する前に係員に伝えます。切符が回収されてしまった場合は、領収書の発行はできません。旅行会社を通して購入した場合は、領収書は発行して貰えますが、旅行会社の名義になります。

路線バスに乗車した場合

基本的に領収書の発行は可能ですが、車内で運転手に発行して貰ったり、営業所での発行だったりと、バス会社によって対応は様々です。路線バスの場合、乗降で込み合っている時は頼みにくいという点もあります。路線バスの運賃は出金伝票で対応できる会社が多いですが、どうしても領収書が必要な場合は事前にバス会社に確認した方が良いでしょう。

高速バスに乗車した場合

高速バスを利用した場合も、バス会社によって対応が分かれます。購入時に切符売り場で発行したり、車内で発行していたり、メールやFAX、郵送で対応しているところもあります。インターネットで購入した場合はネット画面で、コンビニで購入した場合はコンビニで発行して貰えますので、利用する際は購入方法も検討すると良いでしょう。