忘年会の企画の仕方を一挙解説!事前準備や景品選びなどのコツもご紹介!

会社の忘年会の幹事を任されてしまい、企画の仕方が分からずに困っていませんか?当記事では、そんな方向けに、忘年会の企画の仕方について解説していきます。必要な事前準備や、景品選びなどのコツも学べる内容となっています。ぜひチェックしてみましょう。

具体的な忘年会の企画の仕方とは?

①日程調整

調整

幹事として、まず日程調整から始めます。忘年会の日取りは、とにかく早めに決めることが重要です。理由は、特に会社の人達も年末になると、色んなイベントや集まりで忙しくなるからです。日程調整をスムーズに行うためにおすすめなのが、アンケート実施と、上司の都合確認です。

幹事として候補日をいくつか決定した後、会社の人に希望日時を選んでもらう形でアンケートを取りましょう。メールですぐに返信できる形で実施すると便利です。その後、アンケートで決まった日時を基に、上司の都合を確認します。ベストなのは、会社の役職がより多く参加できる日程です。

②会場選び

居酒屋

幹事として、次に忘年会の会場選びを行います。アンケートで集まった参加人数を基に、その数字を収容できる会場を探していきます。また、料理や店の雰囲気を含めた条件で、候補となる会場を複数絞り込みます。そのまま、幹事の独断で会場を決定することもできますが、ここでも参加者にアンケートを取るのがおすすめです。

日程調整の際と同様、メールなどの簡単に返事ができる形で、候補の会場のうち、どれが希望かのアンケートを取ります。こうすることで、参加者の意見をある程度考慮した忘年会会場を、選ぶことができます。特に会社の忘年会は、参加者が盛り上がる会場を選ぶのがコツです。ぜひこの方法も試してみましょう。

③ゲーム・余興の内容選び

カラオケ

最後に、忘年会で行うゲーム・余興の内容選びを行います。忘年会の定番のゲームや余興としては、ビンゴ大会、社内クイズ、絵描きゲームなどがあります。これらのゲームや余興ができるかどうかは、参加者人数にも左右されます。

また、幹事として会場の広さや経費との兼ね合いも考える必要があります。まずは定番のゲームや余興をいくつか候補として挙げ、最後は上記のようなポイントを満たすものに絞り込んでいきましょう。ゲーム・余興は、特に忘年会が盛り上がるかどうかを決めますので、慎重に選びましょう。

忘年会の企画をする際のコツは?

①例年の企画内容を参考にする

分析

例年の忘年会企画内容を参考にするというのが、まず挙げられるコツです。例年、自分の会社でどんな忘年会が企画されてきたかを、参考にしてみましょう。ゼロから企画を自分で考えなくても、例年の企画内容に盛り上がる企画のコツが隠れていることもあります。

会社によっては、「この企画をやれば、毎年盛り上がる!」という鉄板企画が存在するかもしれません。例年の忘年会企画内容を丁寧に振り返り、今年の企画の参考にぜひしてみましょう。

②迷ったら周囲に聞く

パソコン

企画内容に迷ったら、周囲に聞くのもおすすめのコツです。幹事として企画を一生懸命考えていても、煮詰まってしまって良いアイディアが見つからないこともあります。そんな時は、思い切って周囲にどんな内容なら盛り上がるか聞いてみましょう。

こうすることで、自分だけでは思いつかなかった、意外なアイディアに出会えることもあります。アンケートを作成する余裕がなければ、雑談の会話の中で聞いてみるのもおすすめです。ふとした会話が、企画のヒントになることもあります。

③早めに準備を始める

飲み会

早めに忘年会の企画準備を始めるというのも、大事なコツです。特に年末は、会社の仕事も忙しくなりがちです。まだまだ余裕があるから、と準備を後回しにしていると、時間が無くなってしまい、企画倒れすることにもなりかねません。

できれば幹事として、秋頃から忘年会の企画準備をスタートさせましょう。日程に余裕があるほど、気持ちの上でも余裕が持てます。また、準備が早いほど、不測の事態に余裕を持って対応できます。ぜひ盛り上がる忘年会を目指し、早めの準備を心掛けてみてください。

幹事としてやるべき忘年会の事前準備とは?

①招待状づくり

招待状

事前準備として、まず招待状づくりを行います。基本的にには、忘年会を確定するには招待状が必要です。忘年会の日取りと会場、簡単な概要を記載した往復はがきを用意し、社員全員に送付します。返信の期限を必ず明記するようにしましょう。

招待状を、メールで社員全員に送るという方法もあります。この方法なら、手間も経費もあまりかからず簡単です。往復はがきに明記する内容と同じものを、メール本文、もしくは添付ファイルにて社員に送ります。この時も、返信期限を必ず設定するようにしてください。

②会社上司に挨拶のお願い

上司

上司に挨拶のお願いをするのも、大切な当日までの事前準備のステップです。基本的には会社の中の役職の中で、上から3番目の人に挨拶をお願いするのが通例です。それぞれ、上から開会、閉会、乾杯の挨拶をお願いします。

普通、忘年会などのイベントで挨拶を断るということはありませんが、上司も忙しいので、なるべく事前に挨拶のお願いを済ましておきましょう。万が一挨拶が難しい場合は、代役の人を立て、その人にも早めにお願いしておくようにしておきます。

③景品の用意

風船

忘年会当日、ゲームや余興に景品が必要な場合は、景品の用意を事前に済ましておきます。事前に予算との兼ね合いを考え、予算内に収まる景品を選んでおきましょう。特に、ネットでしか注文できない景品は、発送期間も加味して準備する必要があります。

忘年会企画が盛り上がる景品選びのコツは?

①あったら嬉しいものを選ぶ

笑顔

忘年会の景品として、まず参加者があったら嬉しいものを選ぶとよいでしょう。例えば、会社に勤めているなら仕事で必ず使う文房具、通勤に必須のグッズなどを用意すると、万人に喜ばれるはずです。参加者の喜ぶ顔を思い浮かべながら、妥当なものを選んでみましょう。

②サプライズを用意

驚き

景品として、参加者があっと驚くサプライズを用意するのもおすすめです。例えば、自転車や現金など、普通のイベントでは用意されない景品は喜ばれます。会社の経費が許すなら、少し値の張るサプライズの景品を用意すると、盛り上がること必須です。余裕があれば、ぜひ考えてみてください。

③持ち帰りやすいものにする

移動

選ぶ景品は、持ち帰りやすいものにするのも大切です。最近、特に人気なのは、カタログ形式の景品です。これなら、帰りに電車を乗らなくてはいけなくても、持ち運びに困りません。また、カタログ内から自分の好きなものを選べるので、楽しみも増します。価格帯も安いものから高価なものまで自由に選べます。

幹事として楽しい忘年会を企画しよう!

お酒

忙しい年の瀬の時期に、幹事として忘年会の企画をするのは簡単なことではありません。しかし、当記事でご紹介したような具体的な企画の仕方を参考にすれば、効率的・スムーズに企画を進められるでしょう。

数ヶ月前から、長い時間をかけて準備をした方がよいもの、直前にならないと準備できないものと内容も様々です。特に初めて幹事を任された年は、緊張すると思いますが、ステップを踏んで準備すれば意外と上手くいきます。あなたも、ぜひ当記事の内容を参考に、参加者が盛り上がる楽しい忘年会を企画してみましょう。

下記関連記事では、忘年会の乾杯や締めで使える面白い挨拶を多数ご紹介しています。今年の忘年会で、初めて挨拶を任されてしまったという方に特におすすめの内容です。面白くて、盛り上がる挨拶の仕方を具体的に解説しています。幹事としての企画の仕方だけでなく、面白い挨拶も知りたい方は、ぜひ確認してみてください。

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