雛形とは？気になる意味やテンプレート・フォーマットとの違いをご紹介！

雛形とはどんな意味？

①模型

雛形の最初の意味としてご紹介するのは、「模型」という意味です。模型は、言葉を変えると、「実際の型を模して小さく作ったもの」と定義することもできます。分かりやすいのが、プラモデルです。プラモデルは、例えばキャラクターや建物を、小さくして模型にしたものです。そのものの実際の大きさではありません。

雛形の「雛」と言う漢字には、「小さな」という意味があります。雛人形などの言葉にも使われる漢字なので、イメージが沸きやすいでしょう。このように、まず、雛形という言葉には、「何かを模して小さく作ったもの、模型」という意味があります。

②手本

次にご紹介する雛形の意味は、「手本」です。この手本という言葉は、「物の形式や様式を示す見本」とも言い換えられます。例えば、習字を習う際には必ず、「これを見本にして書きましょう」と示された、手本が存在します。これが、まさに今回ご紹介する、雛形の2つ目の意味を良く表しています。

この意味で大切なのが、雛形という意味が、「何かの正しい形、綺麗な形」という意味を含んでいることです。ただ模する存在だけではなく、見本・手本に値する価値があるもの、と考えると意味を整理しやすいでしょう。1つ目の意味と区別しながら、整理して覚えてみてください。

③元のファイル

最後にご紹介するのが、雛形の「元のファイル」という意味です。実はビジネスでは、この最後の意味で使用される場合がほとんどです。この言葉をもっと詳しく説明すると、「一部を変更するだけで、繰り返し使用できるもの」となります。パソコンファイルのようにいつでも取り出して、アレンジできるというのがポイントです。

ビジネスの現場を考えた際に、いつ何時も、同じ人と同じやり取りを繰り返すということは稀です。「こういう時は、大体こうすると上手くいく」という大体の雛形はありながらも、個別にアレンジしなければならないことがほとんどでしょう。まさにそのような場面で使用するのが、元のファイルと同義である、雛形です。

ビジネスで使用する雛形の例とは？

①挨拶

ビジネスで何度も使いまわせる雛形として、挨拶の雛形があります。例えば、初対面の人に自己紹介をする、馴染みの取引先に久しぶりに挨拶をするなど、その内容は様々です。細かな違いはあれど、使用すると良い雛形は決まっています。以下に、挨拶で使用すると良い雛形をいくつか挙げておきます。

挨拶で使用できる雛形の例

• ・初めまして。株式会社～の～と申します。どうぞよろしくお願いいたします。
• ・大変ご無沙汰しております。～の～でございます。お元気でいらっしゃいましたでしょうか？
• ・お忙しいところ、失礼いたします。～部の～でございます。
• ・突然のご連絡、失礼いたします。株式会社～の～と申します。

下記関連記事では、手紙の末文・結びの言葉の文例を多数ご紹介しています。パソコンで作成するメールでさらっと使える、季節別時候の挨拶も学べます。ビジネスメールでも活用できるものばかりですので、興味のある方は、以下内容もぜひ参考にしてみてください。

手紙の末文・結びの言葉の文例21選｜ビジネスメールや季節別時候の挨拶も

あなたは、手紙の末文・結びの言葉の種類や意味をどれくらい知っていますか？当記事では、ビジネスメールでも使える結びの言葉や季節別の事項の挨拶の言葉についても...

②書類

次にご紹介するのは、ビジネスで書類を作成する際に活用できる雛形の例です。書類の種類には、社内用のもの、社外用のものなど、内容によって様々な違いがあります。違いはあれど、やはり挨拶と同様、書類作成にも好ましい雛形が存在します。以下、書類作成に使用可能な雛形の例です。

書類で使用できる雛形の例

• ・貴社ますますご盛栄の段、大慶に存じます。
• ・平素は格別のお引立てを賜り誠に有り難く厚くお礼申し上げます。
• ・取り急ぎご通知まで申し上げます。
• ・お忙しいところ誠に恐縮ですが、以上、どうぞよろしくお願いいたします。

③接客

最後にご紹介するのは、接客で活用できるフレーズの雛形です。オフィス勤務のビジネスとは形態が異なるものの、接客業にも使える雛形が沢山あります。お客さんの好みや年齢などの違いには注意が必要ですが、基本的には丁寧な言い回しのフレーズが役立つはずです。以下、接客に使える雛形をご紹介済ます。

接客で使用できる雛形の例

• ・大変お待たせいたしました。ご注文をお伺いいたします。
• ・誠に恐縮ですが、本日、当店ではそちらの～を切らしています。
• ・かしこまりました。料理長に確認して参りますので、少々お待ちくださいませ。
• ・熱くなっておりますので、お気をつけくださいませ。

雛形と他の言葉との違いは？

①テンプレート

まず、テンプレートという言葉には、「プラスチックや金属などの薄い板に、文字・図形などを定型で外形をくりぬいた製図用具」という意味があります。お子さんがいる方は、子供がおもちゃとして使用する、テンプレートを見たことがあると思います。キャラクターや動物の形をしたものが主流です。

ビジネスでテンプレートという言葉が使われる場合、「プログラム・ファイルのレイアウトや定型部分を保存したもの」という意味で使われます。このテンプレートの意味で分かりやすいのが、エクセルやワードです。それぞれに、定型テンプレートとして、複数の書式が入っています。これが、いわゆるテンプレートです。

②フォーマット

フォーマットという言葉には、まず「パソコンで、データやその記録媒体に設定される一定の形式」という意味があります。次に、「ラジオ・テレビ番組などの構成・形式」という意味もあるそうです。ビジネスの形態によっては、この2つ目の意味でフォーマットを使うこともあるでしょう。

フォーマットには、「形式・書式」という意味もあります。これが、ビジネスでこの言葉が使用される際の主な意味です。冒頭ご紹介した、雛形の「元のファイル」に近い意味と位置付けると分かりやすいでしょう。同時に、「パソコンのフォーマット」というように、パソコン周りの言葉としても多用されます。

雛形と似た言葉との使い分け方は？

①話のテーマ

まず、話のテーマに沿って、雛形と似た言葉を使い分けるのがおすすめです。例えば、明らかに模型の話をしているなら「雛形」、パソコンに関係した話をしているなら「パソコンのフォーマット」など、会話のテーマに合わせて使い分けを行うようにします。

厳密に言うと、雛形、テンプレート、フォーマットには意味の違いは存在します。しかし、ビジネスにおいても、人によってはほぼ同義語として使用する人がほとんどです。違いをはっきりさせた方が分かりやすい場合は、話のテーマで使い分けましょう。

②相手の理解度

相手の理解度を基に使い分けるという方法も、有効です。例えば、「書類の雛形」と相手に伝えて、相手が言葉の意味が分からなかったとします。その場合、「書類のテンプレート」と言葉を言い換えて、意味を補うことが可能です。このように、相手の理解度と反応に合わせ、言葉の違いを敢えて活用してみましょう。

ビジネスでも雛形という言葉を使いこなそう！

ビジネスでは、「雛形」という言葉は頻繁に使用されます。また、雛形として覚えておくと便利な例文も多数存在します。テンプレートやフォーマットなど、厳密には意味の違いがありますが、ビジネスでは同義語として使用されることも多々あります。

まずはそれぞれの言葉の違いを理解することから始め、記事後半の具体的な使い分け方を参考に活用してみてください。意外と簡単に使い分けができるはずです。あなたもぜひ、ビジネスで雛形という言葉を上手く使いこなしてみましょう。