「やり取り」の敬語表現は？類語やビジネスメールの例文もご紹介！

やり取りの正しい敬語表現は？

①ご連絡

まず、「以前よりご連絡させていただいている件について」が、やり取りの正しい敬語表現の一つとして挙げられます。これは、「前から連絡している件に関してですが」という意味になります。ビジネスメールや電話でも良く使用される表現です。

やり取りという直接的な言葉を使うのではなく、上手く敬語にした形で表現しています。「させていただく」と自分がへりくだる形で、謙譲語を使用しているとても丁寧な敬語表現です。ぜひビジネスの様々なシーンで活用してみましょう。

②ご相談

次にご紹介するのは、「以前よりご相談させていただいている件」です。意味は、「前からそちらにも相談させてもらっている件についてですが」となります。相手にただ連絡しているのではなく、より詳細な内容を相談している場合に使用すると効果的です。

当表現も、上手く謙譲語を使用した丁寧な敬語表現と言うことができます。ビジネスにおいて、相手に相談ベースで話を再度持ち掛け、物事を先に進めたい場合にぜひ使用してみてください。

③お問合せ

「お問合せいただいた件」も、やり取りの正しい敬語表現のうちの一つです。顧客や取引先から、以前からもらっていた要件について話したい際に使用します。「お問合せいただいた件についてですが」などの形で使用される場合がほとんどです。

意味は、「前に質問をもらっていたことに関してですが」となります。相手が問い合わせてきた内容を、丁寧に反芻しながら、それに合わせた対応をしたい場合に使用しましょう。メール、対面関わらず、どちらでも使用できる表現です。

④伺っておりました

次にご紹介するのは、「伺っておりました件」です。意味は、「相談をしてもらっていたことについて」となります。「以前伺っておりました件」や、「お伺いしておりました件」と応用することも可能です。丁寧語、謙譲語を使用した敬語となります。

ビジネスにおいて、自分一人ではすぐに決定することが難しく、対応にしばらく時間がかかることは多々あります。確認作業が済み、少し間を置いてから相手に連絡するような場合に、当表現を使用すると効果的です。

⑤打合わせ

「先日打合わせさせていただいた件」も、やり取りの正しい敬語表現です。意味としては、「少し前に打合せをしたことに関して」となります。相手に少し前の打合わせの内容を想起させる目的で使用します。

例えば、打ち合わせで決まったこととは違う、変更事項が発生したことなどを伝える際、使用すると良いでしょう。その場合、前回の内容を簡単になぞりながら、どの部分に変更があるのか、相手はそれに対して何をする必要があるのかなどを簡潔に伝えてください。

やり取りの敬語を使用すると良いシーンとは？

①ビジネスメール

やり取りの敬語を使用すると良いシーンには、まずビジネスメールでのやり取りが挙げられます。昨今、ビジネスでも連絡の際の便利なツールとして、メールが使用されることが増えてきました。先に挙げた敬語表現は、全てメール上でも使用可能です。

例えば、「以前よりご連絡させていただいている件についてですが、その後、進捗の方はいかがでしょうか？お忙しいところ恐縮ですが、ご連絡いただけると幸いです。」などの形でメールに活用することができます。色んなメール例文に活用してみましょう。

②電話

電話でも、やり取りの敬語表現は重宝します。例えば、「以前よりご相談させていただいている件に関してですが、やっと弊社でも正式な価格が決定しましたので、お電話させていただきました。」などの形で活用できます。

ビジネスで電話を使用する際は、メールの文面だけではニュアンスが伝わりにくい内容を伝える、あるいは、メールで何度もやり取りする時間を省きたい場合などに使用すると効果的です。ぜひ活用してみましょう。

下記関連記事では、「お電話差し上げる」について詳しく解説しています。当表現の意味に加え、果たして正しい敬語なのか？についても学べます。ビジネスにおいて、電話でのやり取りをマスターすることは非常に重要です。電話でのやり取りに活用できる表現について、もっと学びたいという方はチェックしてみましょう。

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③対面

やり取りの敬語表現は、もちろん対面でも使用可能です。例えば、取引先企業に直接足を運んだ際に、「以前伺っておりました件について、新たなお知らせをと思い、お邪魔させていただきました。」と相手に伝えることができます。

相手と自分が積極的にビジネスをしていきたい、自分のやる気をアピールしておきたい場合は、メール・電話ではなく対面で話をすることも重要です。先にご紹介したやり取りの敬語を駆使して、色んな例文の中で活用してみてください。

やり取りの正しい敬語表現を使用する際の注意点は？

①過去の記録を整理しておく

注意点として、まず「過去の記録を整理しておく」が挙げられます。ビジネスでやり取りの敬語表現を使用する際は、そのほとんどか「～の件」の形で、相手との過去のやり取りを振り返る内容となります。そのため、過去、相手と自分がどんなやり取りをしたか？を整理し、明確にしておく必要があります。

相手とのやり取りをできるだけ後で確認できる、データにして残すなど、過去の記録を整理しておくようにしてみてください。過去の記録がきちんと整理できていると、「連絡」「相談」など、今回のやり取りにどんな言葉を使用すれば良いか？が自ずと見えてきます。

②他敬語例文とも組み合わせて使用する

「他敬語例文とも組み合わせて使用する」点も大切な注意点です。やり取りの敬語表現は、その特性上、単独で使用するということはほぼありません。多くの場合、その後に他の敬語を使用した例文が続きます。どちらも表現も、敬語を使用するというのがポイントです。

例えば、「先日お問合せいただいた件ですが、以下の内容で回答させていただきます。」など、必ず後に続く例文も敬語表現を含むもので統一するようにしましょう。

③敬語を使用する相手との関係性に注意する

最後に、「敬語を使用する相手との関係性に注意する」という注意点も挙げられます。敬語表現は、基本的に自分から見て目上の人や職位の高い人に敬意を表す目的で使用します。逆に言うと、社内・社外を含め、自分と横並びの人に使用すると失礼になります。

他にも、直接会ったことがまだない、もしくは数回しか会ったことがない人には、やり取りの敬語を使用することは有効です。相手との関係性にしっかり注意しながら使用することを忘れないようにしてください。

やり取りの類語とは？

①連絡

やり取りの類語としてまず挙げられるのは、「ご連絡」です。ビジネスでは、この類語を特に社外の取引先企業や顧客に対して使用します。社内でのやり取りの場合は、丁寧語ではなく、シンプルに「連絡」という類語を使用する場合もあります。

③相談

次にご紹介する類語は、「ご相談」です。当類語も「ご連絡」と同様、特に社外の人に対して使用します。社内では、「相談」という形で使用することもできます。ただの連絡やお知らせではなく、もっと詳しいことを論議する目的で相手とやり取りする場合に、ぜひ使用しましょう。

③打合わせ

最後にご紹介する類語は、「打ち合わせ」です。当言葉は、先の2つの類語と違って「お打ち合わせ」とすることはできませんので、注意しましょう。相手と何かについて確認する作業を目的としたやり取りをする場合は、当類語を使用すると分かりやすく伝わるでしょう。

やり取りの類語をビジネスで使用する際の例文は？

①ご連絡

「ご連絡」を使用した例文として挙げられのが、「お忙しいところご連絡をいただきまして」です。当例文は、メールや電話、対面に関わらず、あらゆるビジネスシーンで活用することができます。意味は、「忙しい中連絡してくれて」となります。

相手に手間を取らせたことに対する申し訳ない気持ちや、手間をかけてくれたことに対する感謝の気持ちを込めて使用しましょう。「お忙しいところご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。」などの形で使用すると良いでしょう。

②ご相談

「ご相談いただいておりました件に関して」も、類語「ご相談」を上手く使用した例文です。例えば、「ご相談いただいておりました件に関して、私担当〇〇が回答させていただきます。」などの形で使用可能です。

意味は、「そちらより相談を受けていたことについて、担当である私、〇〇が回答します」となります。例えば、カスタマーサービスとして顧客の問い合わせ・相談に対応する際などに重宝する例文です。

③前回の打合わせ

最後にご紹介するのは、「前回の打合わせでもありましたのように」です。意味は、「前の打ち合わせでも話が出たように」となります。相手に丁寧に、先の打ち合わせ内容について喚起を促したい際に使用すると効果的です。

例えば、「前回の打ち合わせでもありましたように、当製品の〇〇の点が懸念されていました。」などの形で使用できます。相手との直近のやり取りの内容が打ち合わせで、その内容を相手に上手に思い出させる目的で、ぜひ当例文も使用してみてください。

やり取りの敬語を正しく使用しよう！

やり取りの敬語には複数のものが存在し、言い換え可能な類語も様々です。過去の相手とのやり取りの記録を整理しながら、どの敬語・類語を使用するのが適当か？を考えて使用するのがポイントとなります。あなたもぜひ、当記事内容を参考にして、ビジネスでもやり取りの敬語を正しく使用してみてください。

下記関連記事では、「ご連絡差し上げます」について分かりやすくまとめています。当表現は敬語なのか？気になる方は、ぜひ下記内容もチェックしてみましょう。「ご連絡差し上げます」もビジネスでとてもよく使う言葉なので、知っておくと役に立ちますよ。

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