会社の飲み会幹事がやること18選!事前準備から当日の流れまで徹底解説!

会社の飲み会で幹事を任されたら、何をすべきか知っていますか?この記事では、会社の飲み会の幹事になった時にやることを解説しています。事前準備から当日の流れまで詳しく知ることができますよ。幹事の役割をしっかりこなす参考になりますので、ぜひご覧ください。

【日程調整】会社の飲み会で幹事がやること3選

①早めに候補日を決める

カレンダーと鉛筆

会社の飲み会で幹事を任されたら、早めに候補日を決めましょう。日程調整は、幹事の仕事の中で最も時間を要するものです。そのため、早めに候補日を決めないと、段取り良く飲み会の準備を進めることができません。

候補日を絞る時は、参加する人のことを考えると良いですよ。飲み会の翌日が休みであれば、2次会への参加率が高まります。また、休み明けから飲み会に参加すると体力的にキツイと感じる人もいるので、候補日を週末にするのもおすすめです。

②希望日を聞く

スケジュール帳

候補日を絞ったら、その中から希望日を聞きましょう。候補日が多いと全員の希望をまとめるのが大変なので、3つに絞るのがおすすめです。希望日を聞く時は、いつまでに返事をしたらいいのか期日を伝えてください。期日を設けていないと、日程が決められず準備が段取り良く進まないからです。

また、仕事が多忙だと、希望日を伝える期日を忘れてしまう人もいます。そのため、期日前にメールなどで「〇月〇日までに、候補日の中から飲み会の希望日をお伝えください」と連絡しましょう。

希望日を聞く時は、送別会や業績目標を達成できた打ち上げなど飲み会を開催する理由を添えるのがマナーです。会社で話す機会がある人には、参加を心待ちにしていることを伝えると良いですよ。「今度の飲み会に○○さんが参加するの楽しみにしています」と声かけすると、参加率が高まります。

    会社の飲み会|希望日確認例文

  • お疲れ様でございます。○○部の○○です。
  • ○○部○○さんの転勤に従い、送別会を開催することになりました。
  • 開催日を、以下の候補日の中から1つお選び頂き、〇月〇日までにご連絡頂きますようよろしくお願い致します。
  • 1.〇月〇日(木)
  • 2.〇月〇日(金)
  • 3.〇月〇日(土)

③日程を報告する

パソコンと女性

希望日をもとに飲み会の日程を決めたら、メールなどで報告をしましょう。ポイントは、お店を予約する前に日程の報告を行うことです。プライベートな予定を立てる時は、仕事のスケジュールをもとに考えますよね。できるだけ早めに飲み会の日程を伝えると、参加者が先々の予定を立てやすくなるので好感度がアップしますよ。

日程を報告する際は、アレルギーの有無や喫煙するかなどの質問を添えましょう。アレルギーが無く、禁煙者には返信不要としてください。

せっかく飲み会に参加しても、アレルギーがあり食べられるものがあまり無いとガッカリするでしょう。また、自分の席が喫煙スペースから離れていると移動するのに大変です。次の段取りで行うお店選びに役立つように、参加者の情報を仕入れることが大切です。

    会社の飲み会|日程報告例文

  • お疲れ様でございます。○○部の○○です。
  • ○○部に○○さんが入社されましたので、歓迎会を開催することになりました。
  • 開催日は、候補日の中から多数決により〇月〇日(金)となりました。
  • お店選びの参考に致しますので、食物アレルギーがある方や喫煙される方はお知らせください。

【お店の予約】会社の飲み会で幹事がやること3選

①会社から近いお店を選ぶ

地図

飲み会のお店の決め方は、会社から近いところを選ぶのがポイントです。当日、急な仕事が入ったり予定が押してしまい飲み会に遅れてくる人もいるでしょう。そのため、参加する人の負担をできるだけ少なくするように、会社から歩いて行ける距離のお店が好ましいです。

また、当日の飲み会の流れをスムーズにするために、わかりやすい位置にあるお店を選びましょう。迷ってお店にたどり着けない人の対応に時間を取られると、当日に段取り良く飲み会を仕切ることができません。

②ニーズに合うお店を選ぶ

パーティー

会社の飲み会は、ニーズに合うお店を選ぶことが大切です。女性の参加者が多いのであれば、座敷よりもテーブル席が良いでしょう。足のムレが気になる人もいますし、寒い季節だとブーツの脱ぎ履きに手間がかかるからです。男性の参加者が多い場合は、料理の味だけでなくボリュームも重視してください。

大皿や鍋料理だと、取り分けるのに時間がかかり段取り良く食事が進みません。そのため、できるだけ個別に料理を提供してくれるお店がおすすめです。また、沢山お酒を飲む人やノンアルコールオンリーの人など、さまざまなニーズに沿うように飲み放題プランにすると良いですよ。

③早めに予約する

電話する女性

お店を決めたら、早めに予約しましょう。特に、忘年会や新年会シーズンは、お店の予約が早くから埋まってしまう可能性が高いです。どこも予約がいっぱいで困ることが無いように、気をつけてください。

飲み会当日に、体調不良や急用で不参加になった人が出た場合の対処法も準備しておきましょう。また、当日他の支店や他部署から飛び込み参加をする人がいた時に備えることも大切です。

お店側に、急な不参加者や飛込参加者への対応方法を確認してください。不測の事態に備えることで、当日の段取りをスムーズにこなすことができますよ。

【会費の徴収】会社の飲み会で幹事がやること3選

①徴収前におつりを準備する

小銭

会費を徴収する前に、おつりを準備しておくのがマナーです。100円玉や1000円札を、多めに準備するのがポイントです。銀行のATMを使うと、おつりの用意がスムーズにできますよ。

小銭の種類ごとに仕切りのある容器に入れて準備しておくと、サッとおつりを渡せます。参加人数が多い時は、「できるだけ、おつりの無いようにしていただくと助かります」と謙虚に伝えると良いですよ。

②事前に徴収する

お札と瓶

会費は、飲み会当日の流れを円滑にするために事前に徴収しましょう。なぜなら、当日になるとお酒が入り支払いがスムーズに行えない人がいたり、誰から会費を徴収したのか把握しづらくなるからです。

当日徴収だと、全員から会費を回収できなければ自腹で払う可能性もあります。事前に会費を徴収することで、飲み会の仕切りを段取り良く行うことができますよ。また、事前徴収だと、飲み会の開催案内をする流れで一緒に伝えることができます。

事前徴収をする時は、いつまでに支払ってほしいのか必ず期日を設けてください。飲み会の開催案内には、店名だけでなく予約者名を添えて伝えるのがマナーです。

    会社の飲み会|会費を事前徴収する時の例文

  • お疲れ様でございます。○○部の○○です。
  • 今月の業績が目標に達しましたので、下記日程で打ち上げを開催することになりました。
  • 日時:〇月〇日〇時から(終了予定時刻は〇時です)
  • 場所:○○酒場○○店(予約名は○○です)
  • 住所:○○区○丁目〇番地(会社から徒歩5分です)
  • お店の電話番号:○○-〇○○-○○
  • 会費:4000円
  • 事前に会費を徴収致しますので、〇月〇日までに私○○までお渡し頂ければと思います。
  • ※できるだけ、おつりの無いようにしていただくと助かります。

③リストを使い徴収漏れを防ぐ

電卓とお金

飲み会の会費は、リストを使うと徴収漏れを防ぐことができますよ。エクセルで表を作ったり、専用のアプリを利用するのがおすすめです。事前徴収なら余裕を持ってチェックすることができますが、当日に1人で会費を回収しながらリストにチェックするのは大変です。

そのため、当日徴収する場合は、あらかじめ仲の良い同期にサポートをお願いしておきましょう。会費をもらう係とリストにチェックをする係を分けておけば、段取りよく徴収することができますよ。お店で、きちんと支払いを済ませることも幹事の大事な仕事です。

【当日の仕切り】会社の飲み会で幹事がやること3選

①早めに来店して誘導する

乾杯

飲み会当日の幹事の仕事は、早めに来店して参加者を誘導することです。幹事は、動きやすく店員にオーダーしやすい位置に座るのがマナーです。動きやすい位置に座ると、飲み会の流れを段取り良く進めることができますよ。

また、役職が高い人は、奥の席の上座から座ってもらうのがマナーです。喫煙者は、喫煙席に近いスペースに座ってもらうと移動が楽に行えます。席に誘導する際に、ファーストドリンクを決めるように伝えるとスムーズな流れで乾杯することができます。

大人数の場合は、先に幹事がファーストドリンクのオーダーを取ると良いですよ。ペンと紙を用意しておき、誰が何をオーダーしたのか書きましょう。ドリンクが来ても誰がオーダーしたのかわからないと、飲み会の流れが悪くなるからです。

②司会進行をする

マイク

飲み会の司会進行は、幹事の仕事です。参加者が楽しく飲めるように、マナーのある対応を行いましょう。飲み会に欠かせない乾杯の挨拶は、目上の役職者にお願いすることが大切です。当日急にお願いすると困る人もいるので、事前にお願いしてください。

好印象を与えるコツは、挨拶をしてもらった後にきちんとお礼を伝えに行くことです。締めの挨拶も役職者にお願いしても良いですが、酔って挨拶が上手にできない人もいるでしょう。そのため、締めの挨拶は幹事自ら行ってもOKです。挨拶や司会進行の心得として大切なのが、端的に伝えることです。

参加者同士の雑談や飲食時間をできるだけ長く確保できるように、上手に仕切りましょう。不安な人は、進行表や挨拶文を事前に準備しておくと良いですよ。また、幹事が酔いつぶれてしまうのはマナー違反です。できるだけアルコールを控えて、スムーズな流れで飲み会を進行できるようにしてください。

③二次会へ誘導する

バー

二次会へ誘導するのにおすすめなのが、飲み会を締める時に伝える方法です。先に伝えておく仕切り方をすると、スムーズに二次会を開催できます。二次会は飲み会のお店から近い距離でないと、参加者が減ってしまうので気を付けてください。酔っていてもたどり着ける位置のお店で、二次会を開催するのがマナーです。

【二次会の仕切り】会社の飲み会で幹事がやること3選

①早めに会費を徴収する

お金の受け渡し

二次会のお店に参加者が到着して最初にやることは、早めに会費を徴収することです。二次会になると、最初の飲み会よりも酔いが進んでいたり途中で帰宅する人も出てきます。会費の貰い損ねが出て自腹を切らないように、気を付けてください。

②気配りと目配りをする

飲み会の様子

幹事の二次会での仕事は、仕切りながら気配りと目配りをすることです。お酒で気分が悪くなっている人がいないか、会話についていけていない人がいないか様子を見ましょう。ポツンと1人でいる人がいたら、「飲んでますか?」「いつもどんなお酒を飲むんですか?」など声をかけてください。

また、参加者が無事帰宅できるように配慮するのも幹事の役割です。参加者が困らないように、終電の時間が近くなったら声かけをしましょう。事前に、終電リストを準備しておくのがおすすめです。

③だらける前に締める

4人の男女

二次会参加者の満足度を高めるために、上手に仕切りだらける前に締めましょう。「あともう少し飲みたかったな」「もうちょっと話したかったな」というところで締めてください。おすすめのやり方は、終電を理由に締めることです。終電という致し方ない流れで締めると、その場の空気に水を差さずにすみますよ。

【開催後】会社の飲み会で幹事がやること3選

①参加者にお礼を伝える

スーツの男性

飲み会後の出社日には、参加者にお礼を伝えるのがマナーです。一斉にメールで送信しても良いですし、会社で会った時に声をかけてもOKです。

②収支表を作る

小銭と夜景

飲み会開催後は、収支表を作りましょう。収支表を参加者に見せるかどうかは、社風やその時の状況により判断してください。飲み会当日は酔って支払ったか覚えていない人もいるので、支払い状況が不安な人のために作っておくと安心です。

③覚え書きを作る

パソコンを打つ男性

次回幹事をする人のために、覚え書きを作っておきましょう。開催したお店や会費だけでなく、泥酔者の有無や二次会参加率も次回に幹事をする人の参考になります。

会社の飲み会で幹事がやることを知って盛り上げよう

幹事は、普段の仕事をこなしながら飲み会の準備を進めていかなくてはなりません。やることが多いので、しっかり準備をすることが大切です。

日程調整・お店の予約・会費徴収を早めに行っていれば、スムーズな流れで飲み会を開催できますよ。会社の飲み会で幹事がやることや仕切り方を知って、参加者が楽しめるように盛り上げましょう。以下の記事では、幹事に最適なメールの例文をご紹介していますので、ぜひご覧ください。

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