【幹事必読】会社の飲み方、お誘いのメールに相応しい例文は?例文6選ご紹介!

会社での飲み会で幹事を任されお誘いメールを送るときにどんな文章にすればいいか悩んだことはありませんか?今回は会社で飲み会に誘うときのメールの例文を、社内宛て、社外宛てに分けてご紹介します。幹事になっている方はぜひ参考にしてみてください。

会社の飲み会のお誘いメールに必要なこと

①件名は簡潔かつ分かりやすく

パソコンを見つめて手を顎に当てる女性

まずメールに必要なのは件名ですね。件名はメールを開く前の段階で、パッと見て内容を理解できるようなタイトルにすることが大事です。例えば「歓迎会のご案内」「忘年会開催のご連絡」「【要返信】○月○日飲み会出欠のご確認」といった具合になります。このようにすれば一目見ただけで飲み会のお誘いだということが分かりますね。

②季節の挨拶文や労いの言葉

ピンクのハートにthank youの文字

社内の飲み会のお誘いメールの最初には、「お疲れ様です」などの労いの言葉を入れるようにしましょう。社外に送る場合には、季節の挨拶文を入れるのも良いですね。忘年会であれば、「今年もいよいよ残りわずかとなり、お忙しい日々をお過ごしのことと存じます」とするのもよいでしょう。

③飲み会の趣旨

飲み物の入ったワイングラスとりんご

挨拶文の次は、本題となる飲み会を開催するという内容を書いていきます。ただ飲み会について案内するのではなく、趣旨を書き添えることも重要です。歓迎会や送別会、忘年会など、何のために開催される飲み会なのかを明確に書いたほうが、受け取った側も参加しやすくなります。

④飲み会の詳細

交差点を行き交う人の群れ

続いては飲み会の開催日時や場所、会費などについて記載します。箇条書きにすると、見やすく分かりやすい案内文になります。この飲み会の詳細についてがお誘いメールで最も重要な箇所になるので、書き漏れなどがないように注意して書くようにしましょう。

以下の記事では、社内での飲み会の会費徴収のメール例文をご紹介しています。幹事になると同僚だけでなく上司や部下にもメールを送らなければなりませんよね。メールを送る際のマナーや幹事の注意点なども紹介していますので、ご覧ください。

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⑤出欠確認・返信期限

腕時計を見つめる男性

飲み会の参加者がはっきりしているときは出欠確認は不要ですが、誰が来るのかわからないときには出欠確認をしなければなりません。お誘いメールに返信期限を設けて、それまでに回答をもらうようにしましょう。また参加不参加について個人的に幹事へ連絡するのか、各部署で取りまとめての連絡なのかなども分かりやすく明記しましょう。

【歓迎会】飲み会のお誘いメール例文2選!

例文①社内宛 新入社員歓迎会の場合

桜のつぼみと咲いている花

春になると新入社員を迎える会社も多いため、歓迎会のお誘いメールを送る場面もあるでしょう。また異動などで歓迎会を開催する場合もありますね。新入社員が少人数の場合は、お誘いメールの書面で紹介しても良いでしょう。

    社内宛て 歓迎会のお誘いメール例文

  • 件名 新入社員歓迎会のご案内
  • 社員各位
  • お疲れ様です。総務部の○○です。
  • この度、当社に新たな仲間が2名加わりました。
  • 【○年○月○日入社】
  • 総務部 ○○ ○○さん
  • 経理部 ○○ ○○さん
  • つきましては、歓迎会を下記の通り開催いたします。新たな出会いを祝する会といたしたく、ご参加のほどよろしくお願いいたします。
  • 日時:○月○日(○曜日) 18時~20時
  • 会場:○○レストラン
  • 住所:○○市○○区○○1-2 ○○ホテル3階
  • 会費:4,000円
  • 出欠はこのメールの返信にて○月○日までにご連絡ください。

例文②社外宛 上司歓迎会の場合

握手している二人の手

飲み会をするのは同じ会社の人だけとは限りません。時には社外の人と飲み会を開催することもありますね。そのときは社外の人へお誘いメールを送ることになります。以下の例文は取引先の人へ送る歓迎会のお誘いメールです。これは出席者が確定していて出欠確認が不要なケースです。

    社外宛て 歓迎会のお誘いメール例文

  • 件名:歓迎会のご案内
  • 株式会社○○
  • 営業部○○様
  • 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
  • さて、先般ご相談させて頂きました営業部長に就任されました貴社○○様の歓迎会につきまして、下記の通りご案内申し上げます。
  • ご不明な点等ございましたら、弊社○○までご連絡ください。
  • 当日は何卒宜しくお願い申し上げます。
  • 1.日時:○月○日(○曜日)18時~
  • 2.会場:○○店(http://***)
  • 3.貴社よりご出席:○○様、○○様
  • 4.弊社より出席:○○、○○、○○

【送別会】飲み会のお誘いメール例文2選!

例文①社内宛て 定年退職送別会の場合

川辺で寄り添う年配の夫婦

送別会のお誘いメールには、主役は誰なのかを書く必要があります。そして送別会でも定年退職の場合は、悲しみを誘うような表現は控えておめでたい内容の案内文を心がけましょう。

    社内宛て 定年退職送別会のお誘いメール例文

  • 社員各位
  • お疲れ様です。総務部の○○です。
  • さて、この度、○○部長がめでたく定年を迎えられ、◯月◯日をもちまして退職されます。
  • ○○部長は○○年という長きに渡り、○○部の第一線で並々ならぬご尽力を賜りました。
  • つきましては、○○部長のこれまでのご功労に敬意を表し、感謝の意を込めまして、下記の通り送別会を開催いたします。皆様には万障お繰り合わせの上、ご参加いただきますようお願いいたします。
  • 日時:◯月◯日(◯曜日)19時〜
  • 場所:ダイニング○○
  • 住所:○○市○○区○○3-4 下記地図参照
  • 会費:男性6,000円 女性4,000円
  • 恐れ入りますが各部署にて出欠を取りまとめ、◯月◯日までに総務部○○までお知らせください。

例文②社外宛 定年退職送別会の場合

乾杯をしている3つのビールジョッキ

続いての例文は、社外宛てに社内の上司の送別会の案内を送る場合です。社外宛てに飲み会の連絡をするときは、たとえ上司であっても同じ会社なら敬称を付けてはいけません。社内向けのメールと比較して、違う点に注意して書きましょう。

    社外宛て 定年退職送別会のお誘いメール例文

  • 件名:送別会のご案内
  • 株式会社○○
  • 総務部○○様
  • 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素はひとかたならぬ御愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
  • この度、弊社専務取締役の○○が3月をもちまして定年退職を迎えることとなりました。
  • つきましては、下記要領にて送別会を開催いたします。ご多忙中とは存じますが何卒ご参加くださいますようお願い申し上げます。
  • 日時:○月○日(○曜日)18時より
  • 会場:日本料理○○(http://***)
  • 住所:○○市○○町123○○ビル3階
  • 会費:5,000円
  • ご出欠のお返事は○月○日までに弊社○○までお知らせいただけますと幸いです。

【忘年会】飲み会のお誘いメール例文2選!

例文①社内宛 忘年会の場合

大勢の大人がごちそうの並んだテーブルを囲んでいる

忘年会は年末に開催するものなので、「今年も一年お疲れ様!」という気持ちを込めた案内文にすると良いでしょう。忘年会の中でビンゴなどのイベントを企画している場合は、それも付け加えるとより楽しい雰囲気が伝わりますね。

    社内宛て 忘年会のお誘いメール例文

  • 件名 【要返信】○月○日忘年会のご案内
  • ○○部各位
  • お疲れ様です。○○グループの○○です。
  • 今年も残すところあとわずかとなりました。早速ですが、今年も恒例の忘年会を開催したいと思います。超豪華景品が当たるビンゴ大会も企画しております。年末のお忙しい時期ではありますが、是非皆様ご参加くださいますようお願いいたします。
  • 【日時】○月○日(○曜日) ○時~
  • 【場所】居酒屋○○
  • 【住所】○○市○○町1234-5
  • 【参加費】4,000円
  • 出欠の連絡は○月○日までに、幹事○○宛にご返信ください。よろしくお願いいたします。

例文②社外宛 忘年会の場合

シャンパンと2本のシャンパングラス

お客様や取引先など、仕事の関係者と忘年会を開催することもありますね。忘年会シーズンはどの会社でも多忙になるため、案内メールは早めに送っておくことが肝心です。開催が決まったら1か月前を目安に連絡するようにしましょう。

また飲み会には幹事が会費を徴収しないケースもありますね。こういった場合も、お誘いメールに分かりやすく明記しておくことが重要です。

    社外宛て 忘年会のお誘いメール例文

  • 件名:【○月○日】忘年会のご案内
  • 株式会社○○
  • 営業部○○様
  • 晩秋の候皆様におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
  • 平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。
  • さて早速ではございますが、日頃からお世話になっている皆様方をお招きし、ささやかながら弊社主催の忘年会を下記の通り企画いたしました。
  • 皆様との親睦を深める目的も兼ねておりますので、年末のお忙しい時期ではありますが、是非ご参加くださいますようお願い申し上げます。
  • 1.日時 令和○年○月○日(○曜日)18時~
  • 2.会場 ○○ホテル4階 桜の間
  • 3.住所 ○○市○○区4-5
  • 4.会費 無料
  • 出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせください。

お誘いメールに出欠の返信がない場合

催促メールを送る

何かの用紙を見ながら頭を抱える男性

飲み会の幹事を最も困らせるのが、出欠の連絡をしてこない人です。返信の締め切りを過ぎていても連絡が来ない人には、個人的に再度メールを送って確認しましょう。忙しく仕事をしていると返信を忘れることもありますし、もしかしたら案内のメールを読んでいないという可能性もあります。催促メールで連絡する際には、必ず開いて読んでもらえるように、件名に「要返信」や「緊急」などと入れるのが良いでしょう。

以下の記事では、宴会での幹事の締めの挨拶の例文をご紹介しています。会社の懇親会や結婚式など、さまざまなシーンで役立つ締めの挨拶を参考にしてみてください。

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直接本人に確認する

上を向いて考え事をしている女性

社内で実際に会うことのできる人なら、直接確認するのが早いですね。その場合には、「飲み会の返事はどうなってるの!」といったストレートな聞き方をしないように注意しましょう。例としては「今度の飲み会は来れそうですか?そろそろ会場の予約を入れたいので、人数を把握しておきたいんです」といった具合に、角が立たないようにやんわりと尋ねてみるのがよいでしょう。

社内でなかなか顔を合わせない人の場合は、上司や先輩などに協力してもらうのも一つの手です。「○○さんから飲み会出欠の返事を頂いていないので、ご協力いただけませんか」とお願いしてみましょう。

以下の記事ではお礼のビジネスメールの送り方についてまとめています。会社での飲み会や研修などのお礼を文面にするときのコツを分かりやすく紹介していますので、参考にしてみてください。

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お誘いメールを上手に送って飲み会の名幹事になろう!

今回は会社の飲み会のお誘いメールについて、例文や連絡方法などをご紹介しました。会社の飲み会とはいえ、形式的な案内よりも幹事の人柄が伝わるような文章を心がけることで、受け取る側も参加しやすくなることでしょう。幹事を任されたら慌てずに、スマートにお誘いメールを作成して出欠確認ができるようになりましょう。

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