留守番電話の応答メッセージ例文7選!会社にぴったりの文章をご紹介!

留守番電話の応答メッセージにどんな例文を選んだら良いか、迷っていませんか?当記事では、会社でも使用できるぴったりの文章を多数ご紹介していきます。また、記事後半では留守番電話の役割や作成の際の注意点についても学べます。ぜひチェックしてみましょう。

【休み】会社の留守番電話の応答メッセージ例文3選!

①定休日

カレンダー

最初にご紹介するのは、会社が定休日であることをお知らせする例文です。会社の定休日を知らない、定休日だということをうっかり忘れて電話してきてしまう、というのはよくあることです。それ自体は仕方がないことですが、何度も起こると会社側も利用者側もストレスになります。

定休日をお知らせする例文では、まず電話を頂いたことに対する感謝とお詫びを伝え、定休日をしっかりお知らせすることを目的に構成しましょう。具体的な音声例文例を下記にご紹介します。

    定休日を知らせる会社の留守番電話の応答メッセージ例文

  • お電話頂きありがとうございます。恐縮ですが、本日日曜日は弊社の定休日となっております。営業日3日以内には、担当者から折り返しさせて頂きます。ガイダンスに従い、お名前とご連絡先をお願いいたします。

②年末年始

年始

次にご紹介するのは、年末年始について知らせる留守番電話の応答メッセージ例文です。年末年始は、特に会社によってその時期が微妙に異なることが多いため、しっかりメッセージを作成しておきたい時期です。

基本的に、年末年始の休みに限らず、その期間がいつからいつまでか、いつから連絡がつくかをお知らせする内容にします。その後は、音声ガイダンスに従って相手に残しておいてほしい情報をお知らせします。年末年始後の業務スケジュールや内容に合わせてアレンジしてみてください。

    年末年始を知らせる会社の留守番電話の応答メッセージ例文

  • この度はお電話ありがとうございます。誠に恐縮ですが、弊社は〇月〇日から〇月〇日までを年末年始でお休みとさせて頂いております。恐れ入りますが、年始明けのご連絡は〇日からとなります。担当者からご連絡差し上げますので、お名前とお電話番号、ご用件をプッシュ音の後にどうぞ。

③連休

休み

最後にご紹介するのは、連休のお知らせをする留守番電話の応答メッセージ例文です。例えばゴールデンウィークや、会社の夏季休暇などの休みに合わせた内容として活用できます。特に、定休日や年末年始以外で、会社で独自に設けている場合、電話をくれた人により一層配慮する必要があります。

まずは電話をもらったことを感謝する言葉から始め、連休の期間をしっかり伝える内容にしましょう。相手側に電話に応答してもらえず、残念ではあるけど休み明けまで待ってみよう、と思わせられるかがポイントです。その後の会社の信用にも関わりますので慎重に音声内容を吟味してください。

    連休を知らせる会社の留守番電話の応答メッセージ例文

  • この度はお電話頂き、誠にありがとうございます。誠に勝手ながら、弊社は〇月〇日から〇日までを、ゴールデンウィークとさせて頂いております。そのため、恐縮ながら折り返しのご連絡は〇日以降の営業再開後となります。その際は、できるだけ早くご連絡差し上げますので、ガイダンスに従ってお名前とお電話番号をお願いいたします。この度は、お電話ありがとうございました。

【時間外他】会社の留守番電話の応答メッセージ例文4選!

①営業時間外

営業

営業時間外を知らせる留守番電話の応答メッセージ例文は、大変重宝する例文だと言えます。相手側が会社の営業時間を知らず、営業時間外にうっかり電話をかけてしまうということはよくあります。この場合、次から顧客に営業時間外ではなく、時間内にかけてもらえるようしっかり情報提供を行いましょう。

音声に盛り込む内容としては、営業曜日と時間、営業時間外にかかった場合の対応です。対応の種類には、翌営業日に折り返しする、営業時間外の電話には対応できない旨を伝えるなど、色んなパターンがあります。会社の方針やその時の状況に合わせて内容を応用してみましょう。

    営業時間外を知らせる会社の留守番電話の応答メッセージ例文

  • この度はお電話ありがとうございます。大変恐れ入りますが、弊社の営業は本日18時を持って終了いたしました。弊社の営業日時は、月曜から金曜、午前9時から午後6時となります。大変お手数ですが、営業時間内に再度ご連絡頂きますようお願いいたします。

②受付期間終了

うっかり

次にご紹介するのは、をお知らせする例文です。例えば期間限定でキャンペーンを行い、その期間がすでに終了していることをアナウンスする内容に活用できます。ポイントとしては、簡潔にキャンペーンが終了したことを伝えること、感謝の言葉を述べることです。

利用者としては、キャンペーンがすでに終了していたというのは残念なことです。その気持ちをしっかり汲んで、また自社の商品やサービスを利用してもらえるよう、好印象の残る内容にすると良いでしょう。

    受付期間終了を知らせる会社の留守番電話の応答メッセージ例文

  • この度はお電話ありがとうございます。この度の弊社のキャンペーン、〇〇〇は、〇月〇日を持って受付を終了いたしました。皆様には、多数のご応募を頂き誠にありがとうございます。またの応募を心よりお待ち申し上げます。

③担当者不在

担当

次にご紹介するのは、担当者不在を伝える例文です。会社自体は定休日、営業時間外などではなく、営業しているものの、担当者がいないので電話に出られないことをアナウンスする音声です。基本的には、担当者が戻り次第、折り返しますと添えるのが一般的です。

    担当者不在を知らせる会社の留守番電話の応答メッセージ例文

  • こちらは株式会社〇〇です。この度はお電話ありがとうございます。大変恐縮ですが、只今担当の〇○は席を外しております。お手数ですが、音声ガイドに従ってお名前とご用件、お電話番号をお願いいたします。戻り次第、折り返しいたします。

④話し中

会話

電話が話し中であることをアナウンスする例文もご紹介します。特に平日の日中など、会社への連絡が集中しやすい時間帯に、電話が話し中であるという状況はよく起きます。なるべく利用者が営業時間外になるまでにつながるよう、しばらく経ってからかけ直すのを促す内容に構成しましょう。

    話し中を知らせる会社の留守番電話の応答メッセージ例文

  • この度はお電話ありがとうございます。誠に恐縮ですが、お電話頂いた番号は、大変混みあっております。そのまましばらくお待ち頂くか、しばらく経ってからおかけ直し頂けますよう、お願いいたします。

会社の留守番電話の応答メッセージ例文を作る際の注意点は?

①例文の内容は簡潔に

簡潔

まずは、例文の内容を簡潔なものにするよう注意してください。それが定休日や営業時間外を伝えるものなのか、年末年始のお知らせをするものかをしっかり定めてから録音します。複数のサンプルを作成し、内容が簡潔で分かりやすいものになっているかを検証する方法も役立ちます。

②聞き取りやすくゆっくりな声で

水晶

聞き取りやすくゆっくりな声でアナウンスすることを心がけてください。作った音声が聞き取りにくく、早すぎて利用者に理解してもらえないのは本末転倒です。はっきりとした発話で聞き取りやすく、できるだけゆっくりな音声を心がけてみてください。

③次の行動を促す例文に

闊歩

次の行動を促す例文内容にするのも大切です。例えば、電話した時点ですでに年末年始に入っていることを伝える音声の場合、それを伝えた後で相手がどうすれば良いか?が分かる内容にしましょう。それが難しい場合は、こちら側の行動をアナウンスする内容にします。次の行動につなげるよう、内容も工夫してみましょう。

留守番電話メッセージの役割とは?

①相手に安心感を与える

安心

留守番電話メッセージには、まず相手に安心感を与えるという役割があります。とりあえず電話は繋がっている、休み明けにはしっかり対応してもらえる、と思えるだけでも利用者としては安心できます。留守番電話の応答メッセージは、安心感を与えるという大事な役割を担っています。

②営業時間のアナウンス

社員

留守番電話メッセージは、営業時間のアナウンスするという役割も果たします。特に営業時間外を伝える内容では、自然と相手に営業時間をお知らせする形になります。相手に自分の会社の営業時間を覚えてもらうことで、存在感をアピールすることができます。

③チャンスを逃さない

チャンス

チャンスを逃さないというのも、留守番電話のメッセージの大事な役割の一つです。その時に電話が取れなかったしても、後で迅速に対応できれば、大きな契約のチャンスを掴めるかもしれません。きちんとメッセージを用意しておくことは、ビジネス拡大にも繋がります。

【番外編】留守番電話メッセージの音声を確認した後は?

ここまで、会社の留守番電話の応答メッセージ例文や注意点、役割についてご紹介してきました。以下から、番外編として音声確認後にするべきことをご紹介します。

①相手にすぐに折り返す

契約

まず、相手にすぐに折り返すという対応が可能です。特に緊急で重要な案件の場合は、時間をぬって相手にすぐに折り返し電話をしましょう。相手に誠実さが伝わります。

②メールで音声を聞いた旨だけお知らせ

パソコン

メールで音声を聞いた旨だけをアナウンスするということもできます。電話するまでの余裕はなくても、短いメールで移動中に「電話確認しました。また折り返します。」とアナウンスすることも可能です。

③休み明けに折り返す

旅行

年末年始や連休の間に連絡があった場合は、休み明けに折り返しましょう。折り返しのタイミングも休み明けすぐの方が、印象も良いでしょう。

留守番電話の応答メッセージ例文をビジネスで活用しよう!

仕事

留守番電話の応答メッセージ例文には、状況によって様々な形が存在します。上手く利用すれば、自分の信頼を高めたり、ビジネスチャンスを上げるツールとして活用できます。ぜひあなたも、留守番電話の応答メッセージ例文をビジネスで活用してみましょう。

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