【社会人の基本】ビジネス用のレポートの書き方の正解は?例文とポイントを紹介!

皆さんは、ビジネス用のレポートの正しい書き方はご存じでしょうか。基本を学び、ポイントをおさえていないと恥ずかしい思いをすることもあるかもしれません。社会人として、正しいレポートの書き方を詳しく解説していきますので、是非参考にしてみてくださいね。

ビジネス用のレポートの正しい書き方とは?

①「ホウ・レン・ソウ」を意識する

PCを見ながら話す2人

社会人として、仕事での報告・連絡・相談(ホウ・レン・ソウ)はとても大切なことです。レポートは、会社内の上司や社員に向けて作成する文書ですので、「ホウ・レン・ソウ」を意識して構成を立てることが大切です。簡潔にまとめた文章にしましょう。

②儀礼的な挨拶は不要

談笑する男女

社外文書でしたら、社会人としての礼儀は欠かせませんので、儀礼的な挨拶を入れる必要がありますが、同じ会社の社員などに向けての社内文書では、とにかく報告をすることが目的ですので、とにかく簡潔に結論がすぐに分かるような構成にするように注意しましょう。

③フォーマットが決まっていればそれに従う

チェックリスト

会社内で、レポートのフォーマットが決まっているものがあれば、それに従って作成をします。決まったものがない場合は、自身で構成を組み立てて作成する必要があります。

④自分自身の提案や意見を入れる

PCを打つ手

レポートというのは、会社の上司や社員に報告するということと、その中に自分自身の提案や意見も書くことで成り立つものです。常に自分自身で考えることを忘れないようにしましょう。

社内報告編|ビジネス用のレポートを書くときのポイント6つ

①結論をはじめに書く

PCを見て考える女性

忙しい社会人には、レポートに時間をかけてゆっくりと読むことは難しいです。相手に短時間で分かってもらえるように、結論を明確にする書き方にしましょう。結論を言ってから、その理由を記述するのがポイントです。

②文章は端的に書く

ボールペン

構成を立てる際、だらだらと長文を書くのではなく、文章は端的にまとめて分かりやすくしましょう。読みやすい一文の文字数として、40~50文字程度までと言われています。この文字数を目安に書くように注意しましょう。

③分かりやすい文章を書く

ノートとペンを持つ手

レポートを書くときは、難しい言葉を使わずに分かりやすい文章を書くようにしましょう。ただ、会社で普段使っているビジネス用語などは、使わないことでわかりづらくなる場合もありますので、使い分けをすると良いでしょう。基本的には、難しい熟語や例えなどは避けてください。

句読点の入れ方も、分かりやすい文章になるかどうかの目安となります。例えば、文章の末尾は句点で締めくくります。読点は、15字前後で打つことで読みやすくなります。読点がないと、その1文の意味が変わってしまったり、誤解されてしまう場合も打つあるので、適切な場所に打つ必要があります。

④語尾を統一した書き方にする

電話しながらPCをする女性

レポートの書き方で注意するべきは、語尾を統一することです。例えば、「である調」や「です・ます調」がありますが、コロコロと語尾が変わってしまうと、とても読みにくいレポートになってしまいます。「~です。~ます。」なのか「~である。」なのか、どちらかに統一しましょう。

⑤文字の書体や大きさなどを意識した書き方にする

一生懸命書く女性

ビジネス用のレポートは、何度もお伝えしたようにとにかく読みやすさ、分かりやすさが大切です。バランス良く仕上げるためにも、文字の書体や大きさ、改行、行間などがおかしくならないように注意しましょう。

⑥数字を取り入れて具体的な内容にする

数字

ビジネス用のレポートを分かりやすく、そして早く内容を理解してもらうには、数字やデータを取り入れると良いです。例えば、「多数の人が」と書くところを「1000人の人が」と書くだけで、具体的に読み手に伝えることができます。「~%」などを使うこともとても効果的です。

また、数字を使うときには、横書きのレポートであれば算用数字の「1.2.3~」を、縦書きのレポートであれば漢数字の「一、二、三~」を使いますので、間違えないように注意しましょう。

社内報告編|ビジネス用レポートの書き方の例

ビジネス用レポートの構成の例

白い本

会社によってはフォーマットが決まっていますので、それに従って書きます。下記に、レポートのフォーマット例などについて詳しく書いてある外部リンクも載せていますので、是非参考にしてみてください。

    ビジネス用レポートの構成例

  • 研修の名称
  • 研修会場
  • 研修日時
  • 出席者・参加者
  • 研修講師
  • 研修内容
  • レポートの作成者
  • 研修を受けた感想・考察
リスタ!レポートの書き方

①新人研修の場合

笑顔で話し合う男女

例文では、語尾が統一されておりとても読みやすい文章となっています。新人研修ということで、社会人としての心構えや学びがきちんと述べられています。「5S」のようなビジネス用語も使われており、端的で分かりやすいです。

    新人研修の例文

  • 5S(整理・整頓・清潔・清掃・躾)についてのご指導では、自身の身だしなみの乱れが心の乱れに繋がり、社内の風紀を乱してしまうこととなり、5Sを意識することで時間ロス削減にも繋がるということを学ぶことが出来ました。
  • 今回の研修で、自分が社会人として歩み始めたことを実感致しました。○○講師より、特に言葉遣いのご指導をいただき、日々心がけていくことで身についていくのだと教えていただきました。
  • 説明会で当社の経営理念・方針に共感し、入社を決めた社員も多くいた。今回のディスカッションでそれぞれの想いを共有して行動に移していくことで意見が一致した。

②マナー研修の場合

研修している5人

例文では、マナー研修を受講したことに対する結論がまず述べられていることが大切なポイントです。その後に理由や自身の抱負が述べられており、とても分かりやすい仕上がりになっています。

    マナー研修の例文

  • 研修内容はとても充実した内容で、時間内に凝縮されたものでした。実践の時間では、普段なかなか関わりを持てない他部署の社員とも関わることができ、とても充実した時間となりました。
  • 研修は座学だけではなく、実習もありとても記憶に残る実り多い内容でした。ただ、1日だけでは習得というところまでいかない部分が大半ですので、自分自身が積極的に実践すること、さらなる勉強を重ねていくことが非常に大切だと感じました。

セミナー編|ビジネス用レポートを書くときのポイント5つ

①構成をきちんと立てる

書類を見ながら考える男性

セミナーのレポートを書くにあたって、「いつ・誰が出席したか・どこで行われたか」などの基本の情報は、忘れず書くように注意しましょう。セミナーの主催者・名称・日時はもちろん必須です。その後に内容をまとめ、自分自身で気づいたことも書きます。

最後にセミナーの感想や考察を述べて締めくくります。注意するべきポイントは、個人的な感想文にならないようにすることです。会社の一員として、参加してどのような利点があったのか、今後業務にどう生かしていけるかという目線で構成をまとめるようにしましょう。

②受講したセミナーの具体的な内容を書く

プレゼンする女性

自分はどのようなセミナーを受講してきたのか、具体的な内容を書きましょう。レポートを提出するということは、会社への報告をするという意味です。どのような内容で、何を教わってきたのかを明確に書く必要があります。同じ日に行われたセミナーでも時間帯別で何回か行われているのであれば、テーマが違うこともあります。

例えば○時から○時までは△△△、○時から○時までは×××というように、詳しく書きましょう。具体的にまとめるには、セミナー中に自分でもメモをとらなければいけません。全てをメモする必要はありませんが、あとで構成を立てやすいように、ポイントや内容を簡単でいいので書いておきましょう。

セミナー受講前に、自分の目標や明確にしたいポイントをあらかじめメモして、「見える化」をしておくと良いでしょう。そうすることで受講するセミナーへの心構えも変わってきますし、理解度も深まります。

③資料などにとらわれすぎず自身の気づきも書く

談笑する男女

セミナー中にいただいた資料などをただ写すだけではいけません。ポイントとなるところも埋もれてしまって、意味のない内容になってしまいます。資料は参考程度にとどめて、自分が実際に見たもの・聞いたもの・記憶に特に強く残っていることを気づきとして、簡潔にまとめるように注意しましょう。

④セミナーの主催者の情報は書きすぎない

揉める2人

セミナー主催者のプロフィールなどの情報は、詳しく報告する必要はありません。読み手が主催者について知りたいと思えばいくらでも調べることは可能です。セミナーの内容と直接関係ないのであれば、構成に入れる必要はありません。

⑤受講したセミナー内容と関係のないことは書かない

飲み物を持ってPCをする女性

読み手が知りたいのは、受講したセミナーの内容です。例えば新人研修であれば、新人研修で教わったこととそれに対する自身の気づきを書きます。研修の時間以外の過ごし方などの報告は不要ですので注意しましょう。

セミナー編|ビジネス用レポートの書き方の例

①若手育成セミナーの場合

話す人たち

例文では、社会人としての基本的な応対などを学んだことに対する自身の気づきがきちんと述べられています。資料にすべて頼っているわけではなく、反省するべき点も述べられていることは大切なポイントです。

    若手育成セミナーの例文

  • セミナーを受講して、社会人として身につけておくべき挨拶、メールや電話の対応などの基本的なビジネスマナーをしっかりと学ぶことができました。
  • セミナー受講前は、出来ていると思っていたことが見落としているポイントがとても多く、反省致しました。この機会に気付くことができたことを、しっかりと習得していきます。とても得ることが多いセミナーであり、充実した時間となりました。

②社外ビジネスマナーセミナーの場合

微笑む男性

例文では、社会人としてプロ意識を持つとはどういうことか、講師からどのようなことを教わって何を感じたのか、グループディスカッションでの話にも触れるなど、セミナーの具体的な点が述べられているところが良いポイントです。

    社外ビジネスマナーセミナーの例文

  • ○○講師からのお話の中で、「プロ意識」という言葉が何度も出てきました。社会人としてビジネスマナーの基本が身についていないと、顧客からの信頼を得ることは出来ません。
  • 会社の売上げや利益を得て成果に繋げていくというプロ意識は、ビジネスマナーをきちんと身につけていないと持つことはできないため、おろそかにしてはいけないということでした。
  • ○○講師から教えていただいたビジネスマナーの基本や、他の参加者とのグループディスカッションでの話をしっかりと意識して、スキルを高めていくとともに日々の業務に精一杯取り組んでいこうと考えています。

社会人としてレポートの書き方の基本を知り、実際のレポートに役立てよう!

ビジネス用のレポートの詳しい書き方などを解説してきましたが、いかがだったでしょうか?社会人となり会社に属すると、研修や講習会・勉強会などに出席する機会も多くなります。研修などに出席したあとは、会社への報告としてレポートの提出を求められることがほとんどでしょう。

ポイントをおさえた分かりやすく見やすいレポートを作成し、ライバルとの差をつけましょう!きっと社会人としての成長に繋がるはずです!レポートをネガティブな気持ちで書くのか、ポジティブな気持ちで書くのかによって出来映えも変わります。会社での立ち位置も変わってきますので、おろそかにせずに取り組みましょう!

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