伝わりやすいイベントレポートの書き方&例文をご紹介!ポイントを押さえて魅力的に!

イベントに参加したのでレポートを書かなくてはいけないけれど、いざ書き始めると書き方がわからない…と困っていませんか?この記事では、伝わりやすい、魅力的なレポートの書き方について紹介しています。注意点も記載していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

イベントレポートに必要な素材は?

①写真

カメラを持つ女性

イベントの様子を生き生きと伝えるために写真を掲載しましょう。講演やスピーチであれば話し手の写真を、また参加型のワークショップ等であれば参加者の活動している様子を撮っておくと伝わりやすいです。展示パネルなどがある場合は、文字ごと撮っておくと後ほど記事を書く際に便利です。

とくに著名人や来賓等が来場する場合は注意して忘れずに写真を撮りましょう。慣れていないとベストショットが撮りづらいので、正面、全身からなど角度を変えてなるべく沢山撮りましょう!

②参加者の声

取材

自分なりの目的や目線に沿ってイベントをレポートすることは大事ですが、臨場感のある報告書にするためにほかの参加者にもインタビューするようにしましょう。そうすることで様々な客観的目線からイベントを語ることができ伝わりやすいですし、よりイベントを立体的に感じさせることができます。

イベントレポートの書き方は?

基本の構成の流れ

ペンを持つ手

イベントレポートに必要な項目は具体的に大体以下のようになります。報告媒体やフォーマットにより順番は適宜入れ替えましょう。全体を通してフォーマットは統一するようにしましょう。

    イベントレポートの構成

  • イベント概要
  • 内容(本編)
  • 参加者の声
  • 写真など
  • まとめ(フォーマットによりあれば)
  • 関連情報

①イベント概要

文書

はじめに、記事にはイベント概要として、日時・場所・開始・終了時間、主催者、参加者などの情報が不可欠です。また、イベントの開催された目的や背景もここに記載しましょう。

②内容(本編)

企画

次に、本編としてイベントの内容を時系列に報告しましょう。書き始める前に、イベント形式に合わせたフォーマットを考えておくとスムーズです。(例:対話形式なら対話をそのまま記載する形にするか、本文中に要約するかなど)

それぞれの時間で何を行ったか、全体の動き、やり取りされた内容(例:講演なら大まかな内容と主な質疑応答の記録など)、参加者の様子、などを統一されたフォーマットで記載します。

③写真

アルバム

写真はフォーマットを分けてまとめて記載する方法もありますが、本編中に流れに沿って載せていく書き方もあります。レポートのフォーマットに沿ってイベントが魅力的に伝わるように配置しましょう。また、写真に短いキャプションをつけると伝わりやすいです。

④参加者の声

セリフ

参加者の声も忘れずに聞き取りましょう。イベントに参加した感想でもよいですし、講演やワークショップなどに対する意見を出してもらうのもよいと思います。改まった報告書であれば、アンケートなど事前に配布し、参加者感想のページを別に設けてもよいです。

⑤まとめ・関連情報

アイデア

まとめの文章としては、開催の目的に沿って結果が得られたかどうか、今後につながるような書き方がよいでしょう。また主観的な記事やレポートの場合、締めとして、書き手自身がイベントに参加したきっかけに沿ってどんな気づきがあったか、どんなものが得られたかを入れるとより伝わりやすい記事になるでしょう。

関連情報には、このイベントの担当者名や問い合わせ先等を掲載する場合が多いです。社外向けの場合は今後のビジネスにつながるよう、発信元をしっかり記載しましょう。また関連イベントの情報、前回のイベントの報告、公式URLなどがあれば記事の終わりに記載しましょう。

また、イベントが開催期間中にレポートを配信するケースもありますので、その場合はイベントの開催情報を忘れずに念押しするように注意しましょう。

イベントレポートを書く際のポイントとは?

①背景や目的を入れる

考える

レポートを書く際に大事なのは、まったくこのイベントを知らない人に伝わりやすいレポートを書くことです。イベントの企画された背景、目的を説明し、その場にいない読み手が内容を想像しやすいようにしましょう。

イベントの種類によってフォーマットや書き方は異なりますが、導入として背景や目的を考える際には、読み手を意識して何を中心に伝えたいのか、このレポートによって読み手にどう行動を起こしてほしいのかを意識して書くと効果的です。まとめを入れる際も同じです。

またフォーマットによりますが、SNSなどのカジュアルなレポートで可能ならば、書き手自身がイベントに参加したきっかけも入れておくと読み手が興味を持ちやすく、伝わりやすいレポートになります。

②写真の選び方

写真選び

写真を選ぶ際のポイントとして、まずはイベント内で「誰が何をした」ということがわかることが大事です。内容の流れに沿って話し手や参加者の様子が伝わりやすい写真を選びましょう。

自然な活動の様子を撮ったもの、カメラ目線で参加者が集っている写真(集合写真やポーズをとっているものなど)、全体像がわかるもの、1名またはグループの顔がわかるアップ写真など、様々なパターンをバランスよく配置しましょう。

また企業やビジネス内容にとって重要な内容はより際立つように、中心的にピックアップし、記事にメリハリをつけるようにしましょう。

イベントレポートの例文は?

例文①イベント概要

スポーツ

レポートのはじめに、イベントの基本情報として次のように記載します。(下記例では社内イベントとして運動会を開催する想定です)

例:イベントの基本情報

イベント名:XX株式会社 社内運動会 日時 2020年6月14日 14:00~15:00 場所 東京体育館 ホールA 参加者:XX株式会社 200名

またイベントが開催された背景や目的についての例文は次のような感じです。SNSなどで主観的にレポートする場合は個人的な参加のきっかけなどを入れてもいいかもしれません。

例:イベントが開催された背景や目的

昨今はリモートワークやフレックスタイムなど個人で自由な働き方が進められる一方、顔を合わせて働く時間が少なくなっています。そこで、日頃の運動不足も兼ね、役職や部署の違いを超えて社内チームビルディングを図るため、社内運動会が行われました。同社でこのイベントが行われるのは昨年に続き2回目となります。

例文②内容(本編)

チーム

次に、イベントの詳しい内容を説明していきます。時系列で、だれが何を行ったか、流れがわかるように会場や参加者の様子をまとめます。写真も記事の流れに合わせて入れられればより伝わりやすいでしょう。複数のイベントにわたる場合は、書き方を工夫して同時に行われていることがわかるように注意して書きましょう。

内容は様々ですので、それに合わせたフォーマットを用意しましょう。ここでは社内運動会を一日で行う想定ですので、日程表に沿ってコメントを書いていきます。

例:イベント本編

XX 株式会社 社内運動会 当日日程 13:00 集合 13:15 開会式 社長あいさつ、社員代表でOOさんより選手宣誓が行われました。 13:30 準備運動&競技開始 全部署混合で50名3チームに分かれて開始!皆さんとても和気あいあいと盛り上がっていました。 15:30 閉会式 ○○部長率いる青チームが優勝しました!日頃の疲れもすっかり忘れたような笑顔に。

例文③参加者の声

楽しい

参加者の声の例文は次のような感じです。ここでは本文中に参加者から聞き取ったイベントに参加した感想を一言ずつ入れていきます。

例:参加者の声

参加した社員からは、「他部署との一体感が高まり、連携がしやすくなった」「いつもと違う同僚の一面がみられた」「仕事に対してのモチベーションアップにつながった」など様々な感想が上がりました。

例文④まとめ

執筆

まとめとしては例えばこんな書き方があります。ここでは、その場にいなかった読み手に「自分も参加してみたいな」と思わせるような書き方や、参加者にその場の盛り上がりを思い出してもらえるように意識してみます。

例:まとめ

今年もチームごとの応援に力が入り、最後のリレーでは全員が総立ちになって大盛り上がりでした。日頃の疲れも吹き飛び、明日の仕事の活力になったのではないでしょうか?

例文⑤関連情報など

情報

関連情報の書き方は以下のような感じです。今回は社内向けの報告を想定しているので、担当者の情報や過去の記録等を記載します。

例:関連情報

例:社内運動会担当チーム 総務部 ○○○○(内線番号やメール等、連絡先を記載)2019年度運動会の様子はこちらから(URL等を記載) 

イベントレポートを書く上での注意点は?

注意点①事前に持ち場を決めておこう

協力

講演や研修などの報告では内容の記録が必須となります。ICレコーダなどを使って記録する方法もありますが、より説得力のあるレポートを書くためには書き手がその場に参加することが前提となります。そのような場合は写真撮影の担当者を決めて依頼しましょう。

また大規模なイベントであればあるほど、同時に2つの活動が別の場所で行われたりするので注意しましょう。(例:研修会が複数のテーマで部屋を分けて行われるなど)このような状況で報告書を作成する場合は、あらかじめ何人かで持ち場を決めて対応しましょう。

注意点②掲載の許可を取ろう

許可

参加者のインタビュー、写真の掲載などには許可が必要なので注意してください。参加者にあらかじめ広報活動のために取材が入る旨を伝えておき、参加者同士でインタビューに対応する人を選んでおいてもらうとよいです。

写真は、個人の顔がはっきり写る場合はSNSなどに掲載する場合であっても許可を取りましょう。活動の様子を撮る際に、全体を遠くから撮影した構図、個人や少人数のアップを撮影したものとバリエーションをつけておくと記事を書く際に選びやすくなります。

注意点③開催後は早めに配信しよう

ホームページ

開催後はできるだけ早く記事をまとめましょう。特にホームページやSNSなど新鮮さが求められ、多くの人の目に触れやすい媒体には、参加者にイベントの余韻が残っているうちに速やかにアップしましょう。(記憶の残っているうちにアウトプットしたほうが、自分も楽かと思います)

伝わりやすく魅力的なイベントレポートを書こう!

いかがでしたか?小規模なイベントでも、形式的に報告されていたものが、書き方が変わるだけで魅力的になり、新しい顧客につながったり、社内コミュニケーションがよくなることでビジネスの促進につながります。伝わりやすいイベントレポートを書いて、感じたことを多くの人と共有しましょう!

Small thumb shutterstock 717032236
出張報告書・レポートの書き方は?所感の書き方・例文・テンプレートも

出張報告書・レポートの書き方はご存知ですか?この記事では視察などの出張から得た所感の書き方・例文・テンプレートなどを紹介します。業務や出張の意義などによっ...

商品やサービスを紹介する記事の内容は、必ずしもそれらの効能・効果を保証するものではございません。
商品やサービスのご購入・ご利用に関して、当メディア運営者は一切の責任を負いません。