【文例】お盆休みのお知らせの書き方って?抑えるべきマナーやポイントをご紹介!

お盆休みを取る時は、事前に取引先やお客様にお知らせする必要があります。この記事では、お盆休みのお知らせをする時のマナーやポイント・文例についてご紹介しています。お盆休みを取ることで、取引先やお客様に迷惑がかからないように事前に対策をしましょう。

【メール編】お盆休みのお知らせの文例と書き方

①取引先の場合

パソコンを打つスーツ姿の男性

メールには、必ず件名に「お盆休業のお知らせ」を入れましょう。ビジネスメールは、さまざまなところから送られてきます。取引先が一目でお盆休みについて知ることができるように、件名に明記することが大切です。

文例のビジネス文書のように、冒頭の挨拶は比較的簡潔な内容でOKです。メールの趣旨は、お盆休みを伝えることなので、お盆休みの期間や対応方法をメインに伝える書き方をしましょう。締めくくりに、時候の挨拶を付け加えると印象が良くなりますよ。

    【取引先の場合】お盆休みのお知らせ・メール文例

  • 件名:お盆休業のお知らせ
  • 株式会社○○
  • ○○課○○様
  • いつも大変お世話になっております。○○商事の○○です。
  • 誠に勝手ながら、弊社のお盆休業が下記日程となりましたのでご連絡いたしました。
  • 【お盆休業期間】
  • 令和〇年〇月〇日〇曜日~〇月〇日〇曜日
  • お盆休業中にいただいたお問い合わせにつきましては、お盆休業後にご対応させていただきます。
  • ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承いただきますようよろしくお願い申し上げます。
  • 酷暑の折柄、お身体を崩されませぬようご自愛くださいませ。

②お客様の場合

パソコンを一緒に見る男女

顧客へのメールには、お盆休み明けの対応がいつからか日にちを明記しましょう。お盆期間中にメールで質問をした場合、返答が待ち遠しく感じる人もいます。そのため、一言「順次回答いたします」と付け加えるだけでクレームに繋がりにくくなります。お盆明けは業務が忙しく、混み合うことが想定できます。

そのため、質問の返答が遅くなるかもしれないという可能性を伝えることが大切です。文例のビジネス文書のように、時候の挨拶にお客様の健康を願う言葉を付け加えるのがポイントです。

    【お客様の場合】お盆休みのお知らせ・メール文例

  • 件名:お盆休みのお知らせ
  • 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
  • 大変恐縮ではございますが、下記期間が弊社のお盆休みとなっております。
  • 【お盆休み期間】
  • 令和〇年〇月〇日〇曜日~〇月〇日〇曜日
  • お盆休み期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、〇月〇日以降に順次回答いたします。
  • ご不便をおかけし申し訳ございませんが、何卒ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。
  • 暑さ厳しき折柄、皆様のご健康を心よりお祈り申し上げます。

【ホームページ編】お盆休みのお知らせの文例と書き方

①会社の場合

チャートとスーツ姿の男性

ホームページは、多くの方が見るものなので丁寧なビジネス文書で伝えることが大切です。「お盆休みのお知らせ」と明記した後は、日頃の感謝を伝えましょう。

休業期間だけでなく、お盆休業中の問い合わせ方法について知らせることがポイントです。文例のように、問い合わせ専用フォームを案内することで、お盆明けの対応がスムーズにできます。お盆休みをお知らせする締めくくりには、時候の挨拶を添えましょう。

    【会社の場合】お盆休みのお知らせ・ホームページ文例

  • お盆休業のお知らせ
  • 平素は一方ならぬご厚場を賜り、厚く御礼申し上げます。
  • 誠に勝手ながら、弊社のお盆休業を下記の通りとさせていただきます。
  • 【お盆休業期間】
  • 令和〇年〇月〇日〇曜日~〇月〇日〇曜日
  • 【お盆休業期間中のお問合せ】
  • ホームページにございますお問合せ専用フォームをご利用ください。
  • お盆休業後に、順次ご回答させていただきます。
  • ご不便をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。
  • 暑熱耐え難き時節、皆様方のご無事息災を心よりお祈り申し上げます。

②店舗の場合

食料品売り場

文例のように、お盆休暇がある店舗とそうでない店舗を明記しましょう。お盆休み明けの営業日と、オープン時間を知らせることが大切です。時候の挨拶を添えた後は、緊急連絡先を明記してください。お盆休み期間中、トラブルが発生した時にすぐに対処するためです。

    【店舗の場合】お盆休みのお知らせ・ホームページ文例

  • お盆休みのお知らせ
  • いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。
  • 大変申し訳ございませんが、お盆期間中は本店を除く全店舗で下記のとおりお休みさせていただきます。
  • 【お盆休み期間の定休日】
  • 令和〇年〇月〇日〇曜日~〇月〇日〇曜日
  • ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようよろしくお願い申し上げます。
  • 〇月〇日〇時より通常営業を開始いたします。皆さまのご来店を心よりお待ちしております。
  • 時節柄、皆様方のご無事息災を心よりお祈り申し上げます。
  • ※緊急連絡先の電話番号 本店○○○-○○○-○○

【張り紙編】お盆休みのお知らせの文例と書き方

①事務所の場合

会議の様子

張り紙でお盆休みを知らせる時は、営業再開日を必ず明記しましょう。締めくくりの時候の挨拶はなくても大丈夫ですが、冒頭の挨拶は丁寧にしてください。来社した人が見やすいように、大き目の文字で張り紙を作るようにしましょう。

    【事務所の場合】お盆休みのお知らせ・張り紙文例

  • お盆休業のお知らせ
  • 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
  • 誠に勝手ながら下記日程にてお盆休業いたします。
  • 皆さまにはご不便をおかけして申し訳ございませんが、何卒ご理解賜りますようよろしくお願い申し上げます。
  • お盆休業期間:令和〇年〇月〇日〇曜日~〇月〇日〇曜日
  • 尚、〇月〇日〇時より通常営業致しますので、よろしくお願いいたします。
  • ※お盆休業中の緊急連絡先:電話番号○○○-○○-○○

②店舗の場合

店舗でパソコンを打つ女性

お盆休みを知らせた後は、お盆明けの来店を心待ちにしていることを伝えましょう。「皆様のお越しを心よりお待ち申し上げます」と添えるだけで、好感度がアップします。

    【店舗の場合】お盆休みのお知らせ・張り紙文例

  • お盆休みのお知らせ
  • いつも○○店をご利用頂き、誠にありがとうございます。
  • 誠に勝手ながら、お盆休みにより下記日程で定休日とさせていただきます。
  • お盆休み期間中の定休日:令和〇年〇月〇日〇曜日~〇月〇日
  • 尚、〇月〇日〇時より通常営業いたします。皆様のお越しを心よりお待ち申し上げます。
  • ※お盆定休日中の緊急連絡先:電話番号○○○-○○-○○

【マナー】お盆休みのお知らせ・ビジネス文書の書き方

①基本は1カ月前にお知らせする

カレンダーと鉛筆

お盆休みのお知らせは、基本的にお盆休みに入る1ヵ月前にお知らせするのがマナーです。お盆休みの日程が決まったら、取引先やお客様の都合を考慮し早めにお知らせするようにしましょう。

お盆休業期間に取引先に迷惑がかからないように、早めにスケジュールを伝えるのがマナーです。そうすることで、スケジュールが立てやすく業務に支障をきたすことを回避できます。

②メールは1~2週間前でもOK

パソコンを打つ女性

お盆休みのお知らせメールは、1~2週間前までに送信するのがマナーです。お盆まで1ヵ月を切ったタイミングで知らせる場合は、お詫びの言葉を添えましょう。

「取り急ぎお伝えさせていただきます」「メールにて取り急ぎのご連絡となり、申し訳ございません」などのビジネス文書が適切です。一言付け加えるだけで、お盆休みについて謙虚な様子で伝えることができます。

③お盆休みの期間を明記する

パソコンを打つ眼鏡姿の女性

お盆休みは、地域や風習によって期間が違います。関東の一部地域では7月13~16日、それ以外の地域では8月13~16日をお盆とするところが多いです。

地域によってお盆の認識が違うので、お盆休みのお知らせには必ず期間を明記するようにしましょう。取引先やお客様の都合を考慮するためのお知らせなので、日付だけでなく曜日まで明記するのがマナーです。

【ポイント】お盆休みのお知らせ・ビジネス文書の書き方

①緊急連絡先を明記する

書類を持ち電話する女性

お盆休み期間中に、トラブルがあった場合の対処法を明記しましょう。店舗や事務所のお盆休みのお知らせをする時は、張り紙やメールに緊急連絡先を明記することがポイントです。スタッフが不在時に問題があった場合、トラブルを知らせてもらうことで事態の収束ができるからです。

「連絡先」と明記すると緊急でない問い合わせが入ることがあります。必ず「緊急連絡先」と明記し、特別な事情が無い限り連絡がこないようにしておきましょう。

お盆休み中で職場を離れている時に、多くの問い合わせ電話がかかってきてもきちんと対応できないからです。取引先やお客様に真摯な対応をするために、緊急時以外の問い合わせはメールやホームページの質問専用フォームを案内するのがポイントです。

②お盆休み中の対応方法を伝える

パソコンを打つ男女画像

お盆休み期間中の問い合わせは、どうしたら良いのか明記するのがポイントです。スタッフ全員がお盆休みを取る会社もあれば、交代で出勤する会社もあるでしょう。お盆休み明けの対応になるのか、一部の部署だけ対応しているのかなどを伝えることがポイントです。

お盆休み期間中の対応方法を明確に伝えることで、お客様や取引先が予定を組みやすくなります。ビジネスをスムーズに進めるには、お互いのスケジュールの擦り合わせをしっかりとすることが大切です。お盆休みを取ることで、お客様や取引先に迷惑がかからないように努めましょう。

マナーやポイントを抑えたお盆休みのお知らせをしよう!

お盆休みのお知らせは、できるだけ早く取引先やお客様に伝えることが大切です。今後も良好な関係が続くように、謙虚で丁寧なビジネス文書で伝える必要があります。メールやホームページ、張り紙などお盆のお知らせをする方法によって、ビジネス文書の書き方が違います。

お盆休み中に、取引先やお客様に極力迷惑がかからないような伝え方をすることが大切です。ビジネスマナーやポイントを抑えた、お盆休みのお知らせをしましょう。

以下の記事では、夏季休業のお知らせ例文についてご紹介しています。告知するタイミングや注意点などについても知ることができますよ。ぜひ、参考にしてみてください。

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