資料送付の案内メールの書き方&例文10選!郵送やファイル添付の際のマナーって?

あなたは、正しい資料送付の案内メールの書き方を知っていますか?この記事では、その書き方と具体的な例文を豊富にご紹介していきます。また、メールでのファイル添付の場合のみならず、郵送の場合の例もご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

【メールに添付】資料送付の案内メールの書き方と例文5選!

①平素より大変お世話になります

メール

「平素より大変お世話になります。」は、特に社外向けに添付書類をメールで送る際に活用できる例文です。これは、「普段から本当にお世話になっています」という意味を、より社外向けに丁寧にしたビジネスでも定番の書き方です。

他にも、「いつも大変お世話になっております。」、「いつも弊社をお引き立て頂き誠にありがとうございます。」などの表現に応用することも可能です。社内で上司にメールを出す際は、この部分を「お疲れ様です。」とすると良いでしょう。これら冒頭の例文後に、自分の会社名と氏名を名乗ります。

②先日のお問い合わせに関する

問い合わせ

「先日のお問い合わせに関する書類を、当メールに添付する形でお送りいたします。」は、メール添付にて資料・書類を相手先に送る際に活用可能です。特に、社外から商品やサービスへの問い合わせがあった場合に使用します。

この例文は、社外向けの内容となっています。しかし、例えばこれを「昨日の会議で出た年度末の成績についての参考資料を、このメールに添付しています。」とすると、上司や先輩など、社内向けの内容として活用することも可能です。

③ご査収のほどよろしくお願いいたします

チェック

次にご紹介するのは、「ご査収のほどよろしくお願いいたします。」です。これは、「ご確認をどうぞよろしくお願いします」という意味を表す、丁寧な表現となっています。

社外向けにはもちろんのこと、上司に向けて社内向けにも活用できる、大変便利な書き方です。特に、メールで書類や資料を送付したとしても、その内容を相手に確認してもらえなければ、意味がありません。その意味でも、この例文のような書き方を社内・上司に向けて、どちらでもしっかり活用して相手にお知らせしましょう。

④何かご不明な点等ありましたら

テレワーク

「何かご不明な点等ありましたら、下記までお気軽にご連絡ください。」は、メールを送る相手に対して、疑問点があった場合の解決策を優しく提示する書き方となっています。

この表現の後に具体的な連絡先として、自分の所属部署と氏名、電話番号とメールアドレスを記載しておくと親切でしょう。直接会って話をするのではなく、メールや郵送で書類などを送る際は、直接コミュニケーションを密に取れません。この例のように、その分疑問を払拭できるツールをきちんと明示するのがポイントです。

⑤それでは今後ともどうぞよろしく

野外

「それでは今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」は、特に社外の人向けのメール文末に使える、実用度の高い表現です。「相手とこれからも良い付き合いをしていきたい」という自身の気持ちを表しています。

この表現は、あくまでも社外向けのものです。しかし、例えば「それでは引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」と応用すると、社内向けで上司にも使える表現となります。社内・上司に向けて、どちらも活用してみてください。

【郵送】資料送付の案内メールの書き方と例文5選!

①日頃より大変お世話になっております

ハート

「日頃より大変お世話になっております。」は、郵送で書類や資料を送った際、メールでそれを伝える文面の冒頭で活用できる表現です。これは、「いつも本当にお世話になっています。」と同義です。メール添付で相手に連絡する際と同様、まずは相手にお世話になっていることを伝える内容から入りましょう。

②この度は弊社サービスに関わる資料請求を

資料

「この度は弊社サービスに関わる資料請求を頂きまして、誠にありがとうございます。」は、相手から資料請求を受けた場合に活用したい例文です。資料請求をしてもらったことに対する謝辞を表す表現を文面に置くと、相手への印象も良くなります。

③ご請求頂きました資料を本日郵送

ポスト

次にご紹介するのは、「ご請求頂きました資料を本日郵送いたしました。」です。これは、特に郵送形式で資料や書類を相手に送る際に、外してはならない重要な例文となっています。

この言葉がメール内にあるからこそ、通常なら郵送物と一緒に沿える送付状の代わりとしてこのメールが機能することになります。シンプルな表現ですが、一連の作業・流れのポイントを集約した表現です。

④資料がお手元に届きましたら

確認

「資料がお手元に届きましたら、内容をご確認の上、ぜひご検討頂けると幸いです。」は、相手に資料の郵送が完了後、具体的な行動を促す内容となっています。特に新たなビジネスに繋がりそうな相手の場合は、このような書き方で相手に具体的な行動を喚起しましょう。

⑤ご不明な点等ございましたらこちらのメールに

同僚

最後にご紹介するのは、「ご不明な点等ございましたらこちら、このメールに返信する形でお問合せください。」です。これは、相手が問い合わせ窓口を必要とする場合の解決策を提示する表現となっています。メール文末で活用してみてください。

資料送付の案内メールを書く際のマナーやポイントとは?

①ポイントを抑えた内容にする

チェック

ポイントを抑えた内容にする、というのはメール書く上で重要なマナーです。特に、ビジネスメールでは、自分の伝えたいことをできるだけポイントを絞って、簡潔に伝える必要があります。相手が知りたいこと、相手にして欲しいことをコンパクトにまとめて書くようにしましょう。

②資料添付を忘れない

添付

資料送付をメールのみで行う場合、資料添付を忘れないというのもポイントです。これを忘れてしまうと、メールを送る目的自体が失われてしまいます。心配な場合は、上司や先輩にメール内容や形式を確認してもらうと良いでしょう。

③郵送の場合はメール送付のタイミングを考える

日付

郵送の場合、メール送付のタイミングを考えるというのもマナーでしょう。資料などを郵送前にメールしたり、郵送後時間がかなり経ってメールしたりすると相手側が混乱します。一番は郵送完了直後ですが、常識的なマナーの範囲で考えて相手にメールを出しましょう。

資料送付の案内メールを書く目的とは?

①相手の不安な気持ちを取り除く

リーダー

そもそも資料送付の案内メールを書く目的が分からない、という方も多いかもしれません。資料送付の案内メールには、まず、相手の不安な気持ちを取り除くという目的があります。相手が毎日、「あの資料はいつ届くのだろうか?」と不安な気持ちを持たずに済みます。これによって、相手の心理的な負担を和らげられます。

②相手への注意喚起

会議

相手への注意喚起、というのも資料送付の案内メールを書く目的として挙げられます。特に相手に目を通してもらいたい資料についてメールを書けば、それが相手への注意喚起になって、内容も確認してもらいやすくなるでしょう。

③セールスの目的

先輩社員

資料送付の案内メールには、セールスの目的が含まれる場合もあります。ある一定のマナーを守った上でメールの内容を磨くことで、新しいビジネスのきっかけとすることもできます。

上手い資料送付の案内メールを書いてビジネスにも活かそう!

設計

資料送付の案内メールには、数多くの種類のものがあります。あなたもマナーを守りながら上手い資料送付の案内メールを書いて、自分のビジネスに活かしてみてください。

下記関連記事では、「ビジネスメールの件名のマナー」について分かりやすくまとめています。題名の書き方と、社外宛てのタイトルの例も学べますので、ぜひチェックしてみましょう。

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