新年会の案内文の書き方＆例文10選！社内外の人に来てもらいやすいポイントは？

【社内】新年会の案内文メールの書き方と例文5選！

①書き出し

「案内文を出す日付」、「宛名と差出人名」、「タイトル」を社内向け新年会案内文の書き出し部分に記載するのが基本です。この形の書き方から始めると、相手に「いつ、誰に、何について伝えたい文書なのか」が簡単に伝わります。書き出し部分の具体的な書き方は以下です。

社内向け新年会の案内文書き出し部分例文

• ・平成○○年○月○日
• ・社員各位
• ・株式会社○○ ○○部
• ・新年会のご案内

②新年会開催の知らせ

「新年会のご案内」とタイトルを記した後は、「新年会開催の知らせ」を伝える例文を活用しましょう。社内向けのものは、社外向けのものと違って、「拝啓」などから始まる固い挨拶文は省略し、まず簡単に開催の知らせを持ってくるのが妥当です。

社内向け新年会開催の知らせ部分例文

• ・さて、当社では毎年恒例の新年会を、下記の通り開催いたします。

③主文

社内向け新年会案内メール内、主文部分には「新年会の目的、出席のお願い」について言及するようにします。特に新年会の目的を記する部分は、その会社の方針や考えによって変わってきます。しかし、ビジネスで行われる新年会の目的は、大体が「親睦を深める」、「新しい年への祈願」などになることが多いと言えます。

社内向け新年会案内文主文例文

• ・互いに今年一年の抱負を語り合い、社内の親睦をはかりますと共に、皆様方の更なる飛躍を祈念しまして、開催したい所存です。
• ・ご多忙かとは存じますが、是非ご出席くださいますようお願い申し上げます。

④新年会の具体的内容

次に、「新年会の具体的内容」として、「日時・場所と住所・会費・幹事」などを記載するようにします。メールの中でも、この部分が一番重要な情報となります。記入漏れや記入間違いがないかを何度も確認して、正確な情報を記載するように心がけてください。

社内向け新年会の具体的内容例文

• ・記
• ・日時 平成○○年○月○日 (○) ~時より
• ・場所 割烹○○
• ・住所 ○○県○○市～
• ・会費 ○千円 (会費は当日幹事にお渡しください）
• ・幹事 ○○部○○

⑤取りまとめ先とお知らせ先

メールの最後に、「出欠席の取りまとめ先とそのお知らせ先」を明記しておきましょう。社内向けの新年会の場合、それぞれの出欠席の返事を部署ごとに取りまとめてもらい、幹事やその他担当者がそれを一括して管理するとスムーズです。

社内向け新年会の取りまとめ先・お知らせ先例文

• ・なお、出欠の返事は各部署で取りまとめて、○月○日までに幹事○○（○○部）までにお知らせください。
• ・以上

【社外】新年会の案内文の書き方と例文5選！

①書き出し

社外向けのメールの書き出し部分も、「案内文を出す日付」、「宛名と差出人名」、「タイトル」と社内向けのものと同じにしましょう。宛名は「取引先各位」とするのが普通ですが、この部分に個別の会社名を書くこともあります。状況に合わせて使い分けましょう。

社外向け新年会の案内文書き出し部分例文

• ・平成○○年○月○日
• ・取引先各位
• ・株式会社○○
• ・代表取締役○○
• ・新年会のご案内

②挨拶

社外向けの案内文の場合、社内向けのものに比べてより丁寧な挨拶文を挿入するのが妥当です。新年会前の年末に送る場合は、年末の挨拶を述べる例文をここで活用すると良いでしょう。また、この部分を季節の挨拶文で簡単に済ますという書き方もあります。

社外向け新年会案内文挨拶文例文

• ・拝啓 年末の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
• ・平素は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます。
• ・来年も更なるご配高を賜りますようよろしくお願いいたします。

下記関連記事では、「知っておきたい12月を表す言葉12選！」を分かりやすくまとめています。特に社外向けのビジネスメールで挨拶文にも活用できる、季語・季節の挨拶例が多数解説されています。もちろん、新年会案内の文面にも活かせますので、興味のある方はこちらの内容もぜひ活用してみてください。

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③新年会開催の知らせ

次に、「新年会開催の知らせ」の内容を簡単に述べましょう。社外向けのものの場合、社内の時と違って、できるだけ丁寧で格式高い書き方で書くのがポイントとなります。最後に、「ぜひ出席してください」という、相手の行動を促す言葉も忘れないようにしましょう。

社外向け新年会開催を知らせる例文

• ・つきましては、皆様方に御礼のご挨拶を申し上げたく、ささやかながらお食事の席をご用意させて頂きます。
• ・年明け早々にご多忙とは存じますが、ぜひともご出席賜りますようご案内申し上げます。

④新年会の具体的内容

社外向けのお知らせメールにも、しっかりと「新年会の具体的内容」を盛り込むようにします。「日時・場所・住所・会費」は必須です。また、社外向けの場合は、場所の詳細として住所を添付するとより親切でしょう。

社外向け新年会案内文具体的内容例文

• ・日時 平成○月○日（○）18時より
• ・○○ホテル ○○の間 (別紙の地図をご参照ください）
• ・住所 ○○県 ○○市～
• ・会費 ○千円

⑤問い合わせ先と返信方法

最後に、簡単に「問い合わせ先と返信方法」を明記します。特に社外向けのお知らせの場合、出欠席を取るのが社内より難しくなります。そのため、この部分はできるだけ簡潔に、相手がどう行動したら良いかがすぐ分かるような書き方を心がけましょう。

社外向け新年会案内文問い合わせ先と返信方法例文

• ・お問合せ先：○○部 担当 ○○ 電話：○○○
• ・誠に恐縮ですが、○月○日までにご返信頂けますよう頂けますようお願い申し上げます。

ビジネスで新年会の案内文を書く時のポイントやマナーとは？

①案内状を送る時期に気を付ける

特に社外の人向けに新年会を行う場合は、少なくとも2週間前までには案内状分を送るのがマナーです。年末年始は忙しい企業も多いので、できるだけ早めにお知らせするようにしてください。

②相手に感謝の気持ちを伝える

ビジネスで新年会の案内状を書く際は、相手に感謝の気持ちを伝えるのが基本です。「厚く御礼申し上げます。」などの例文を用いて、この案内状やイベントを通して、相手への感謝を伝えたい旨を記しましょう。

③出欠の返事方法・期日を明記する

出欠の返事方法・期日をしっかり明記する、というポイントも抑えておきましょう。この情報が抜けていると、相手は自分が何をして良いか分かりません。この部分の例文は、特に何度も推敲を重ねて分かりやすいものにします。

カジュアルな文面の新年会の案内文の書き方とは？

①社内

より距離の近い人に案内状を送る場面もあるでしょう。カジュアルな文面で社内向けに案内状を書く場合、「皆さん、明けましておめでとうございます。今年も恒例の新年会を開催します。ビンゴなどのイベントもあるので、奮って参加してください。」などビジネスっぽくない雰囲気で、簡単にその内容を伝える内容にします。

②社外

「いつも大変お世話になっております。さて、弊社では日頃よりお世話になっております皆様をお招きし、ささやかながら新年会を開催しております。」とすると、社外向けによりくだけた形でお知らせができます。

上手に新年会の案内文を書いてビジネスを円滑に進めよう！

新年会の案内状の書き方は、相手が社内か社外かによって微妙に書き方が変わってきます。しかし、それも基本的なビジネスメールのマナーを守って書けば簡単なものばかりです。あなたもこの記事内例文を参考にして、上手に新年会の案内文を書き、ビジネスをより円滑に進めてみてください。