就活・転職の面接日程に関するメールの返信例文15選｜日程調整/日程変更

企業へ送るメールの書き方は？

企業へのメールの書き方①件名

企業へメールを送る際の「件名」の書き方についてご紹介します。件名は、「メールを開かなくても内容がわかるもの」である必要があります。例えば、「面接について」という件名ではメールの内容がわかりません。面接についての何を伝えたいのか、という点を件名に入れる必要があります。

これを「面接の辞退のお願い」とすれば、本文を見なくても内容がすぐに伝わります。わかりやすい件名は採用担当者がメールの緊急性を判断する材料となり、「気遣いができる」という印象につながるのです。メールを送る際は必ず「件名だけで内容が判断できるか」しっかり確認しましょう。

企業へのメールの書き方②本文

企業へメールを送る際の「本文」の書き方についてご紹介します。企業へ送るメール本文の構成は、「宛先→挨拶→内容→締めの言葉→自分の名前」となります。各項目を簡単に説明します。「宛先」には企業の正式名称、採用担当者の部署名、担当者の名前を書きます。名前が不明な場合は「採用担当者様」と書くのがベターです。

「挨拶」では「お世話になっております」という書き出しが基本です。その後自分の名前を名乗ります。「内容」ではわかりやすく端的な文章を心がけましょう。「締めの言葉」は、「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」など、担当者が時間を割いてくれたことへの気遣いの言葉を入れると良いでしょう。

「署名」には、自分の名前だけでなく大学名やメールアドレス、電話番号、住所など「自分がどこの誰なのか」すぐ判断できる項目を書きましょう。ただし、転職活動中の方の場合は、現在勤めている企業の名前を書く必要はありません。

企業へのメールの書き方③添付ファイル

企業へメールを送る際の「添付ファイル」についてご紹介します。添付ファイルは必ず本文中に貼り付けましょう。その際どのようなファイルなのかを明示するため、「〇〇を添付いたします」といった一文を添えます。また、添付ファイルのタイトルまで書いておくと更に良い印象を与えることができます。

企業へ送るメールの注意点は？

企業へのメールの注意点①時間帯

企業へのメールの注意点1点目は時間帯です。メールは、応募する企業の就業時間に送るのが良いです。遅い時間のメールは「常識がない」と思われたり、「不摂生な生活を送っている」と考えられたりしかねません。日中にメール確認ができない、メールを送れないという方は、メールの予約機能などを使うようにしましょう。

企業へのメールの注意点②メールアドレス

企業へのメールの注意点2点目はメールアドレスです。採用担当者がやりとりをするのは学生だけではありません。当然、他企業の会社員とメールのやり取りを行います。そういったビジネスの場で使用されるのは企業から配布されたメールアドレスです。個人で使用するようなアドレスは、最悪開いてもらえない可能性があります。

プライベートで使用するメールアドレスを、就職や転職活動で使用するのはやめたほうが良いでしょう。大学生の方は大学で使用されているメールアドレスを使ったり、就職活動用に新しくアドレスを取得することをおすすめします。こちらに、就活のメールアドレスの関連記事を載せておきますので、参考にしてみてください。

就活のメールアドレスの決め方3選！gmailはありか？企業/ビジネス

就活用メールアドレスの決め方に困っている方も多いですよね。こちらの記事では、就活用メールアドレスの決め方や企業ウケのいいgmailアドレス、ビジネス用に使...

就活・転職の面接日程に関するメールの返信例文3選｜日程調整の場合は？

就活・転職：日程調整のメール例文①複数の候補日のどの日程でも良い場合

就活・転職活動における日程調整のメール返信例文1例目として、先方から複数の候補日を提示され、どの日程でも良い旨を伝える例文をご紹介します。この場合、企業からのメールの件名は変更せずに返信します。

お世話になっております。 (苗字　名前)と申します。 面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。 頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。 ●月●日（●）●時〜●時 お忙しい中恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。
引用元： マイナビ転職

就活・転職：日程調整のメール例文②複数の候補日から日時を指定する場合

就活・転職活動における日程調整のメール返信例文2例目として、提示された候補日から日程を指定する場合の例文を紹介します。面接の連絡のお礼を述べることも忘れないようにしましょう。

お世話になっております。 ■■と申します。 このたびは、面接日程の候補のご連絡、誠にありがとうございます。 ご連絡頂きました日程の中から、下記日程でお伺いします。 日時：×月×日（×）　×時～　 お忙しいところ恐縮ですが、当日は、何卒よろしくお願いいたします。
引用元： 転職サファリ

就活・転職：日程調整のメール例文③企業から面接の日程を指定された場合

就活・転職活動における日程調整のメール返信例文3例目として、面接の日程を指定された場合の例文をご紹介します。こちらの場合も件名は変更しません。指定された日程を本文内に明示し、認識のズレを防ぐことも大切です。

お世話になっております。 〇〇 〇〇です。 この度は、◯次面接の候補日をいただき、誠にありがとうございます。 下記日程で、面接にお伺いします。 面接場所：〇〇株式会社　本社ビル 面接日時：◯月◯日（◯曜日）　15：00～ 面接のお時間をいただけましたこと、大変嬉しく思います。 当日は、よろしくお願いいたします。
引用元： JOBSHIL

就活・転職の面接日程に関するメールの返信例文3選｜日程変更の場合は？

日程変更のメール返信例文①指定された候補日に都合がつかない場合

就活・転職活動における日程変更のメール返信例文1例目として、指定された候補日に都合がつかない場合の例文をご紹介します。このとき、自分が都合のつく別の候補日を複数あげましょう。

お世話になっております。 〇〇 〇〇です。 この度は、◯次面接の日程候補日をいただき、誠にありがとうございます。 ぜひ、面接にお伺いしたいと思っております。 しかし、現職の都合で、いただいた日程に伺うことができません。 恐れ入りますが、日程の調整をお願いすることは可能でしょうか。 以下の日程でしたら、貴社に伺うことが可能です。 ◯月◯日（◯曜日）　～15：00 ◯月◯日（◯曜日）　終日可能 ◯月◯日（◯曜日）　13：00～ もし、上記日程で難しい場合は、再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。 お手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
引用元： JOBSHIL

日程変更のメール返信例文②一度確定した日程を変更する場合

就活・転職活動における日程変更のメール返信例文2例目として、一度確定した日程を変更する場合の例文をご紹介します。ただし、面接ができないと不採用になる企業もあるため、日程を変更してもらう際はかなり注意が必要です。

お世話になっております。 (苗字　名前)と申します。 ×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、 貴社にお伺いすることが難しくなりました。 大変申し訳ございません。 先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、 ご不在とのことでしたので、 メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。 誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、 もし可能であれば、以下の日程の中で 面接を再調整頂けないでしょうか。 【1】 ●月●日（●）●時〜●時 【2】 ●月●日（●）●時〜●時 【3】 ●月●日（●）●時〜●時 後ほど再度お電話させて頂きます。 ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありませんが、 ご検討頂きますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
引用元： マイナビ転職

日程変更のメール返信例文③日程変更後に送るお礼メール

就活・転職活動における日程変更のメール返信例文3例目として、日程変更が承諾されたあと企業に送るお礼メールをご紹介します。お礼メールを書くときは「変更後の日程」を本文に記載することで齟齬が減らせます。また、面接当日担当者に直接お礼を言うのも忘れないようにしましょう。

「日程の調整というお願いを聞いて頂きまして、ありがとうございました。では、●月△日（○）にお伺いさせていただきます。この度はご迷惑をおかけ致しました。大変申し訳ございませんでした。よろしくお願いします。」

就活・転職の面接日程に関するメールの返信例文3選｜希望日を送る時は？

希望日を送る場合のメール返信例文①候補日の中から複数の希望日を送る場合

就活・転職活動における希望日を送る場合のメール返信例文1例目として、企業が指定した候補日の中からいくつかの希望日を送る場合の例文をご紹介します。

「お世話になっております。さて日程の件ですが、指定頂いた中ですと●月△日（○）および●月△日（○）が空いております。お手数をおかけいたしますが、お取り計らいのほどよろしくお願いいたします」

お世話になっております。 (苗字　名前)と申します。 書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。 面接の希望日程をお送りいたします。 下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、 ご調整頂けますと幸いです。 【1】 ●月●日（●）●時〜●時 【2】 ●月●日（●）●時〜●時 【3】 ●月●日（●）●時〜●時 お忙しい中恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。
引用元： マイナビ転職

希望日を送る場合のメール返信例文②希望日をこちらが指定する場合

就活・転職活動における希望日を送る場合のメール返信例文2例目として、面接の希望日を聞かれ、こちらから日程を指定する場合の例文をご紹介します。日程の候補日は最低3つ以上送るのがマナーですので、なるべく複数の日程を送りましょう。

お世話になっております。 (苗字　名前)と申します。 書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。 面接の希望日程をお送りいたします。 下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、 ご調整頂けますと幸いです。 【1】 ●月●日（●）●時〜●時 【2】 ●月●日（●）●時〜●時 【3】 ●月●日（●）●時〜●時 お忙しい中恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。
引用元： マイナビ転職

希望日を送る場合のメール返信例文③幅広い希望日を指定する場合

就活・転職活動における希望日を送る場合のメール返信例文3例目として、多くの希望日を指定する場合の例文をご紹介します。日付だけでなく、時間の指定がある場合はその旨も記載しましょう。

お世話になっております。 〇〇 〇〇です。 この度は、書類選考通過のご連絡、および次回面接のご連絡を頂き、ありがとうございます。 ぜひ、面接に伺わせていただければと思っております。 以下の日程でしたら、貴社に伺うことが可能です。 お手数ですが、日程の調整をお願いいたします。 ◯月◯日（◯曜日）　～15：00 ◯月◯日（◯曜日）　終日可能 ◯月◯日（◯曜日）　13：00～ もし、上記日程で難しい場合は、再度調整いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
引用元： JOBSHIL

就活・転職の面接日程に関するメールの返信例文3選｜当日キャンセルは？

当日キャンセルの場合のメール返信例文①面接辞退：就活生

面接を当日にキャンセルする場合のメール例文1例目として、就活生の面接辞退の場合についてご紹介します。当日にキャンセルする場合は極力電話のほうが良いでしょう。どうしても電話では連絡できない時のみ、メールを使用してください。

〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。 〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退したく、ご連絡いたしました。 お忙しい中、面接の日時をご調整いただきましたのに、大変申し訳ございません。 ご理解の上、ご了承のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
引用元： タウンワークマガジン

当日キャンセルの場合のメール返信例文②面接辞退：転職活動者

面接を当日にキャンセルする場合のメール例文2例目として、転職活動をしている人の面接辞退の場合についてご紹介します。当日に面接をキャンセルすることは、社会人としてマナー違反です。悪い評判が広まり、同じ業界では転職活動が困難になることも覚悟しておいたほうが良いでしょう。

「お世話になっております。本日■時より面接のお約束を頂いておりました〇〇と申します。この度一身上の都合により、面接辞退の旨を連絡させて頂きました。貴重なお時間を頂戴していたにも関わらず、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」

当日キャンセルの場合のメール返信例文③新たに日程調整をお願いする場合

面接を当日にキャンセルする場合のメール例文3例目として、キャンセルした上で新たに面接日を設定してもらう場合についてご紹介します。このとき、選考を辞退していると思われないよう注意が必要です。また、面接日を再設定してもらうことよりも、相手への謝罪を優先的に行いましょう。

「突然のご連絡で申し訳ございません。本日面接予定の〇〇と申しますが、都合により面接をキャンセルさせていただきたく、ご連絡させていただきました。キャンセルする立場で大変恐縮なのですが、御社を強く志望しているため、可能であれば後日改めて面接をお願いしたいです。ご検討いただければ幸いです。」

就活・転職の面接日程に関するメールの返信例文3選｜当日遅刻の場合は？

当日遅刻の場合のメールの返信例文①交通機関の遅れ

就活・転職活動における、当日遅刻のメール例文1例目として、交通機関の遅延の場合の例文をご紹介します。交通機関の遅れは仕方のないことですので気負わずすぐに連絡をいれましょう。事故などで長時間動きそうにない場合はその日中に面接を行うか、仕切り直すかを尋ねたほうが良いでしょう。

「本日、選考のお約束をしております〇です。現在電車の中なのですが、人身事故のため電車が停車してしまいました。運転再開までに時間がかかってしまうようですので■時の面接に遅れてしまいます。私としては選考を受けさせていただきたいのですが、このまま貴社に向かわせていただいてよいでしょうか。」

当日遅刻の場合のメールの返信例文②大学やゼミなどの都合

就活における、当日遅刻のメール例文2例目として、大学やゼミの都合で遅刻する場合の例文をご紹介します。面接直前の場合メールだと見てもらえないことがあります。やむを得ない時以外はメールではなく電話で連絡をしましょう。

「本日■時より面接のお約束を頂戴しております〇〇です。大学のゼミが大幅にのびてしまい、時間に20分ほど遅れてしまいそうです。直前のご連絡で本当に申し訳ございません。予定時刻を過ぎてしまうのですが、面接を受けることはできますでしょうか。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。」

当日遅刻の場合のメールの返信例文③体調不良の場合

就活・転職活動における当日遅刻のメール例文3例目として、体調不良で遅刻する場合の例文をご紹介します。「面接日に向けて体調を管理することもできないのか」と思われてしまう可能性が大いにあります。このような連絡をしなくて良いよう、体調には十分気をつけましょう。

「突然のご連絡失礼いたします。本日■時より面接のお約束を頂戴しております〇〇です。本日体調不良のため起床時間が遅くなってしまい、面接の時間に15分ほど遅れてしまいそうです。申し訳ありませんが、予定時刻より遅い時間に面接を受けることはできますでしょうか。お手数をおかけして申し訳ございません。」

面接が終わった後のお礼メールの例文3選

面接後のお礼メール①日程を変更してもらった場合

面接後のお礼メール例文1例目として、日程を変更してもらった場合の例文をご紹介します。変更してもらったことへの感謝と謝罪を述べるようにしましょう。

「お世話になっております。本日はご多忙の中面接の機械を頂き、ありがとうございました。また、日程変更のお願いを承諾していただき、心より感謝しております。末筆ながら、本日の面接のお礼と貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」

面接後のお礼メール②当日遅刻をしてしまった場合

面接後のお礼メール例文2例目として、当日遅刻した場合の例文をご紹介します。遅刻してしまったことへの謝罪と、時間を変更してもらったことへの感謝を述べるようにしましょう。

「お時間を頂いたにも関わらず面接に遅刻してしまい、申し訳ありませんでした。また、時間変更のお願いを承諾してくださり感謝しております。お忙しい中恐れ入りますが、結果の連絡をお待ちしております。最後となりましたが、貴社の益々のご発展をお祈りしております。」

面接後のお礼メール③予定通り面接を終えた場合

面接後のお礼メール例文3例目として、何事もなく予定通り面接が終わった場合の例文をご紹介します。自分の熱意や今後の展望などを文章の中にいれても良いでしょう。

「本日面接を受けさせていただいた〇〇と申します。面接の機械を頂戴し、ありがとうございました。選考を通して、貴社に貢献したいという思いが強くなりました。合格した際は、向上心を持って全力で努力していく所存です。最後になりますが、面接のお礼を申し上げるとともに、貴社の益々のご発展をお祈りしております。」

採用をいただいたが辞退する場合のメールの例文3選

採用を辞退する場合のメール例文①選考辞退

採用を辞退するメール例文1例目として、選考を辞退する場合の例文をご紹介します。辞退の連絡をする際は、企業の休業日をあらかじめ確認し、会社の営業時間内に連絡をするようにしましょう。

「●月△日■時より面接のお約束を頂戴しております〇〇と申します。誠に申し訳ないのですが、選考を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。日程調整をして頂いたのにも関わらず、このようなこととなってしまい申し訳ございません。ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。」

採用を辞退する場合のメール例文②内定辞退

採用を辞退するメール例文2例目として、内定を辞退する場合の例文をご紹介します。内定を辞退することが決まったら、早めに連絡をするようにしましょう。

「お世話になっております。この度は、採用のご連絡を頂きありがとうございました。光栄なお知らせを頂き大変恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。お忙しい中お時間を割いて頂いたのにも関わらず、このようなお返事となり申し訳ございません。ご了承のほどよろしくお願いいたします。」

採用を辞退する場合のメール例文③内定承諾後に辞退する場合

採用を辞退するメール例文3例目として、内定承諾後に辞退の連絡をする場合の例文についてご紹介します。内定承諾後の辞退は企業に多大な迷惑をかけることになります。電話で連絡をした後、メールを送るのが良いでしょう。また辞退する場合は、遅くても就業の14日前までに連絡をするようにしてください。

「この度は内定を頂き、また内定承諾を快諾頂き、誠にありがとうございました。お電話でもお伝えしたのですが、今回の内定を辞退させて頂きたく、お願い申し上げます。貴重なお時間を頂いたのにも関わらず、このような結果となってしまいましたことお詫び申し上げます。貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」

各ポイントを抑えて場面に合ったメール作成を心がけましょう！

就職活動には、必ずと言って良いほどメールでのやり取りが伴います。メールなどの文面では、自分や相手の表情などが見えないことから誤解や齟齬が生まれやすくなってしまいます。メールを送る際は、基本的な書き方や言葉遣い、相手への気遣いを忘れないよう注意してください。