大学教授へのメールの書き方は？質問・研究室訪問のアポなど目的別！

大学教授へのメールのマナーは？

大学教授へのメールのマナー①個人用アドレスは極力使用しない

大学教授へのメールのマナーの1つ目として紹介するのが、「個人用アドレスは極力使用しない」です。日本の大学は基本的に学生や教授に学校用のメールアドレスが配布されています。そのため、教授や先生は基本的に学校のメールアドレスで仕事や学生に対してやりとりしていることが殆どです。

そういった理由から、できるだけ個人で使用しているメールアドレスは使用しないようにしましょう。無断で連絡してしまうと送り先の教授や先生を不快にさせてしまったり、メールを見落とすことになり返信が届かないといったトラブルを起こしてしまう可能性があります。

大学教授へのメールのマナー②内容はわかりやすく

大学教授へのメールのマナーの2つ目として紹介するのが、「内容はわかりやすく」です。大学に属している教授や先生は、色んな人々とメールアドレスなどで連絡を取り合っています。そのため、分かりやすい内容で伝えることはなるべくはやく返信をもらうため以外にも円滑なコミュニケーションをとるために必要です。

内容をわかりやすくするのはなにも言葉遣いにこだわるだけでなく、適度に改行を入れるなどしても読みやすくすることができます。送られる相手の立場になって読みやすくわかりやすい文章を送るように心掛けていくことで、社会に出ても円滑なコミュニケーションをとることができるでしょう。

大学教授へのメールのマナー③先生に対して必ず身分を明かすようにする

大学教授へのメールのマナーの3つ目として紹介するのが、「先生に対して必ず身分を明かすようにする」です。これは大学だけでなく誰かしらにメールを送るうえでの基本的なマナーのひとつと言えます。特に教授や先生は先にも触れたように多くの人と接しているわけですから、必ず身分を明かすようにしてください。

具体的な内容としては、氏名以外にも学年や学部といった所属を書き記します。大切なのは一目で相手が誰だかわかるように意識することです。身分に関してメールに記載するときは、必ず冒頭におくようにして、それから本題に入るようにすると相手にとって見やすい文章となります。

大学教授へのメールのマナー④件名に本題を織り込む

大学教授へのメールのマナーの4つ目として紹介するのが、「件名に本題を織り込む」です。これも先に触れた身分を明かすのと同じように基本的なビジネスマナーのひとつで、メールを送る場合は「ゼミの質問について」や「アポイントメントの相談について」といったように件名をわかりやすい内容にしましょう。

メールの文章作成に苦手意識がある人も、件名にしっかりと本題を伝えることで相手にわかりやすくその内容を伝えることができます。関連記事においては、メールを送る際に守るべき件名に関するマナーについて詳しく解説されていますので、参考にしてみてください。

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大学教授へのメールのマナー⑤言葉遣いに注意する

大学教授へのメールのマナーの5つ目として紹介するのが、「言葉遣いに注意する」です。これは先に触れた「内容はわかりやすく」に共通したポイントとなっており、相手に対して物事を伝えるうえでも大切なマナーです。学生と教授は異なる立場になりますから、できるだけ丁寧な文章を心がけましょう。

失敗例としてフランクな文章にしてしまったり、記号を用いてしまうことがありますが、これはマナー違反です。目上の人とコミュニケーションをとっていることを意識して、丁寧な言葉遣いにするだけでなく正しい日本語を使うことを意識しましょう。

【目的別】大学教授へのメールの書き方・例文は？

大学教授へのメールの書き方・例文①ゼミに関する了解を得る

大学教授へのメールの書き方・例文の1つ目として紹介するのが、「ゼミに関する了解を得る」です。大学においてゼミは重要な科目のひとつであることから、教授や先生と学生が多く言葉を交わす内容のひとつでもあります。そういったことから、ゼミに関して了解を得る際はその内容をしっかり明記しておきましょう。

例文としては「〇月×日に行われるゼミに使用する資料は先日お話した内容のものでよろしいでしょうか」などと書きます。教授や先生は多くの学生と交流しているわけですから、その内容を覚えていないことも多くありますので、了解を得る場合は詳しく内容を書くようにして了解を得えるようにしましょう。

大学教授へのメールの書き方・例文②課題に関する質問をする

大学教授へのメールの書き方・例文の2つ目として紹介するのが、「課題に関する質問をする」です。先に紹介したゼミと同じように学生は課題に関して教授や先生と多くやりとりすることの多い内容です。場合によっては自身の成績に大きく関わる内容になりますから、しっかりマナーを守るようにしましょう。

例文としては、「〇月×日の〇限目に行われた〇〇という講義において出題された課題ですが、」といった書き出しから質問の内容を書いていきます。教授や先生によっては多くの講義を行っていることもありますので、より詳しい日時を書いておくとスムーズに質問の答えを得ることができるでしょう。

大学教授へのメールの書き方・例文③研究室訪問等でアポイントメントをとる

大学教授へのメールの書き方・例文の3つ目として紹介するのが、「研究室訪問などでアポイントメントをとる」です。大学において教授や先生は忙しい身でありますから、突然の訪問は不躾になります。そのため、あらかじめメールでアポイントメントをとるようにするのがマナーとなっています。

例文としては、「〇〇の件について研究室に訪問したいと考えております。つきましては、〇月×日の〇時にお伺いしてもよろしいでしょうか」といった内容にすると良いでしょう。あくまでこちらの都合に合わせていただくわけなので、相手の都合が合うかどうか確認する意味合いを含んだ内容を送るようにしてください。

大学教授へのメールの書き方・例文④なにかしらに対する謝罪をする

大学教授へのメールの書き方・例文の4つ目として紹介するのが、「なにかしらに対する謝罪をする」です。大学生活にとって課題の締め切りをまもれなかったり、単位を落としてしまったときなどの失敗をしてしまったときは教授や先生に対して謝罪しなければならない場面も出てきます。

そういったときの例文としては「〇〇といった理由で、締め切りが守れませんでした。申し訳ございません」といった内容にすると良いでしょう。どうして謝罪するのかについて自分の非を明確かつわかりやすく書き記すだけでなく、心を込めて誠意を持った謝罪の言葉を記すことが大切です。

大学教授からの返信が来ない！催促メールの書き方・例文は？

催促メールの書き方・例文①質問に関して返答がない

催促メールの書き方・例文の1つ目として紹介するのが、「質問に関して返答がない」ケースです。こういった内容において返信を催促する場合に大切なのは、「どういった内容のものか」すぐにわかるようにしておくことです。そのため、件名には「〇月×日のゼミで質問した件について」など記しておくと良いでしょう。

そのため、内容としては「〇月×日のゼミの質問に関して確認していただけたでしょうか」という書き出しのあとに再度質問の内容を書きましょう。関連記事においては返信する際のビジネスマナーについて詳しく解説されています。今後のやりとりしておいくうえでしっかりマナーを守れるように読んでおくと良いでしょう。

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催促メールの書き方・例文②アポイントメントに関する返信がない

催促メールの書き方・例文の2つ目として紹介するのが、「アポイントメントに関する返信がない」ケースです。このケースの場合は、再度確認の旨を伝えるだけでなく、期限が迫っているなどの場合はそういった内容も丁寧に伝えておくことで相手に対して返信が欲しいことを伝えることができるでしょう。

内容としては、「先日にアポイントメントに関しての相談はご確認できましたか」といった確認から始まり、期限を伝えます。それから伺うことが可能な日程を書き記しておきましょう。このとき、一日だけでは相手の都合がつかないこともあるので、複数の日時を伝えるようにすることで、相手に猶予を与えてあげてください。

正しいマナーを理解して大学教授とのメールのやりとりをスムーズに行おう！

今回は、大学において教授や先生とのメールをやり取りする際のマナーについて詳しく解説しました。内容はケースバイケースではありますが、基本的なマナーを守ることでスムーズな返信を行えるようにしましょう。まずはしっかりマナーを理解して、円滑なコミュニケーションとしてメールを活用してください。