日報の書き方とは？仕事内容で報告する点・便利なフォーマットと例文も

日報の書き方とは？仕事で報告するべきこと

日報は自分の業務内容や業務の改善点を分かりやすく周知する書き方が基本

日報は、自分の業務内容や業務の改善点を分かりやすく周知する書き方が基本です。日報は一スタッフから見ればルーチンワークの一種でしかないということが多いのですが、管理職以上の人はスタッフ以上に重視していることが少なくありません。日報の書き方に光るものがあれば、出世が早いと言っても過言でありません。

何故なら日報から見える勤務態度や、業務に対する考え方、そして業務効率や能力まで見えてくるからです。業務能力に優れている人の日報は業務の改善点や課題が明確であり、組織の成長に大きく貢献するものになっています。

仕事で報告するべきことは業務の進捗と業務上の課題や問題点やリスク

日報の中で、仕事において報告するべきことは、業務の進捗と業務上の課題や問題点やリスクです。これらをコンパクトに要点を踏まえて日々報告することが大切です。もちろん何か事故があれば文章が長くなりますが、基本的には無駄に長くならないように分かりやすくまとめることが大切になってきます。

日報の基本的な書き方は？

日報の基本的な書き方①書式に添って毎日記入する

日報の基本的な書き方の1つ目は書式に添って毎日記入することです。日報に関して内容にオリジナリティは出してもフォーマットや書き方の形式についてはオリジナリティよりは会社の伝統を重視すべきです。何故なら、管理職は何人もの日報を毎日読んでいるため、書式や書き方が揃っていると読みやすく比較しやすいからです。

日報の基本的な書き方②業務内容について要点のみまとめて記入する

日報の基本的な書き方の2つ目は業務内容について要点のみまとめて記入することです。自分がどんな気持ちで業務をしているか、あるいは自分の持論等を説明するのは別の機会にすべきで、日報については要点のみをまとめて記入し、ほかの無駄なことは書かないようにすることが大切です。要点が分かりづらくなってしまいます。

日報の基本的な書き方③課題や問題点は状況報告と改善案まで記載する

日報の基本的な書き方の3つ目は、課題や問題点は状況報告と改善案まで記載することです。重要なのは単なる報告で終わらせず、どうすれば状況が良くなるのかその改善案までしっかり考えて提案をすることです。そうすることで自分だけではなく、組織全体で一つの物事について改善することができます。

日報の書き方とは？書くときに注意するべき3点

日報の書き方で注意するべき点①書き方は先輩に倣ったものにする

日報の書き方で注意するべき点の1つ目は、書き方は先輩に倣ったものにすることです。フォーマットについて指定されたものを使うのは当たり前ですが、例えば敬語表現なのかそうでないのか、箇条書きなのかそうでないのかなどは先輩の書き方に倣うべきです。それがその会社の日報の書き方の基本になるからです。

ただしそれが良くないと感じる場合には、それを変更する権限のある上司に、先輩たちの立場が悪くならないように配慮しながら提案してみましょう。

日報の書き方で注意するべき点②翌朝業務開始前までには作成し提出する

日報の書き方で注意するべき点の2つ目は、翌朝業務開始前までには作成し提出することです。日報は遅れずに提出することが大切です。あまりに業務が多忙な場合には書き溜めることが許されている場合もありますが、基本的には当日中、遅くても翌日業務が開始するまでには提出すべきでしょう。

ちなみに朝に日報を書いている時に、朝礼のスピーチの当番が回ってきた時には下記の記事がすごくおすすめです。あらかじめ読んでおくと朝礼のスピーチの準備に追われることなく前日の日報をまとめることに時間を割くことができますので、是非目を通してみてください。

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日報の書き方で注意するべき点③自分の権限を踏まえた上で作成する

日報の書き方で注意するべき点の3つ目は、自分の権限を踏まえた上で作成することです。例えば日報に「僕はこの組織を変えたい」「もっとお金を使える会社の体制を作りたい」などと書いても、それが一スタッフであれば実現しません。これは経営陣の権限や部長職以上の権限がなければかなり難しいことです。

このような自分の権限を超えた内容は日報で提言すべきことではありません。日報は自分の権限の範囲でできることや改善できること、あるいは自分の立場から上層に提案できる範囲のことを考えて記入するようにしましょう。

職種によって多少異なる日報の書き方の例文6つ

日報の書き方の例文①医療の場合

日報の書き方の例文の1つ目は、医療職種の場合を紹介します。例文のような形でイレギュラーがあった患者について記載するのが基本であり、他の部分は書式にのっとった形で、時系列あるいは業務別で報告できるフォーマットを使うのがベターです。

日報の書き方の例文②介護の場合

日報の書き方の例文の2つ目は、介護職種の場合です。介護職の場合には、施設利用者の状況や気持ちを推し量ったような書き方が求められることもありますので、例文を参考にしてみてください。例文では一人の利用者の様子と、明日以降の対応の方針について触れています。

日報の書き方の例文③営業の場合

日報の書き方の例文の3つ目は、営業職種の場合を紹介します。営業職種の場合には、営業ノルマに対しての達成率や進捗、そしてその戦略を記載することが求められます。例文を参考にすると、フォーマットがなくてもコンパクトに報告することができます。

日報の書き方の例文④販売の場合

日報の書き方の例文の4つ目は、販売職種の場合を紹介します。販売職種の場合には、例文のように売れ筋を書くことで店舗に貢献できる日報になります。日頃の気付きが売り上げアップに繋がるので、スタッフ全員が気軽に気付きを書ける書式を意識することが大切です。

日報の書き方の例文⑤飲食の場合

日報の書き方の例文の5つ目は、飲食職種の場合を紹介します。飲食の場合も販売同様に気付きを書くと、顧客満足度が上がったりサービス内容向上に繋がったりします。例文のように、状況が分かるように書くと上層に対する説得力が出てきます。

日報の書き方の例文⑥事務系の場合

日報の書き方の例文の6つ目は、事務系の場合を紹介します。事務系の場合には様々な種類の業務を一人で抱えていることも少なくないため、例文のような形で業務ごとの納期を示すと、周囲の人々や上司を安心させる日報になります。またこのような報告をすれば信頼を集めることもできます。

日報のおすすめフォーマット7選

業務日報のおすすめフォーマット①スタンダードなもの

業務日報のおすすめフォーマットの1つ目は、スタンダードなものを紹介します。日々の業務を報告するにあたり、名前や日付、そして業務内容を書き記す箇所等、基本的な内容を押さえることができる日報のフォーマットです。幅広い業種に対応できるので迷ったらこのフォーマットが良いでしょう。

業務日報のおすすめフォーマット②ワード形式で詳細を簡潔に報告できるもの

業務日報のおすすめフォーマットの2つ目はワード形式で詳細を簡潔に報告できるものを紹介します。このフォーマットはワード形式なので一度ダウンロードをして、内容をその会社向けにアレンジもしやすいものとなっています。自社オリジナルのフォーマットを作るベースにするのに最適でそのままでも優れたフォーマットです！

業務日報のおすすめフォーマット③週単位で見やすいもの

業務日報のおすすめフォーマットの3つ目は、週単位で見やすいものを紹介します。日報が重くなってしまうと業務の負担になることもできますが、この書式は週単位で日々の動きがわかりかつライトな書き方ができるフォーマットになっています。ライトな報告を求めたい時におすすめの、業務日報のフォーマットと言えます。

業務日報のおすすめフォーマット④他社向けに報告できる書式

業務日報のおすすめフォーマットの4つ目は、他社向けに報告できる書式を紹介します。日報の提出が他社になったり、何社かで共有するようなこともありますが、こちらのフォーマットはそういった際に使える内容になっています。特に派遣の場合は派遣先・派遣元両方に提出する場合も少なくありません。

このようなフォーマットがあることを認識しておくと、スムーズに日々の業務を報告できる場合があります。状況に応じた日報のフォーマットを選び、スムーズに報告できるよう、こういったフォーマットの存在も覚えておきましょう。

業務日報のおすすめフォーマット⑤複数人の報告を一括にまとめられる書式

業務日報のおすすめフォーマットの5つ目は、複数人の報告を一括にまとめられる書式を紹介します。日報は基本的に個人ごとに書くものですが、複数人で出す場合もあり、このようなフォーマットを使うと共有しやすく、また人が変わっても報告しやすくなります。書き手にとっても読み手にとってもありがたいフォーマットです。

業務日報のおすすめフォーマット⑥時間軸で報告ができる書式

業務日報のおすすめフォーマットの6つ目は、時間軸で報告ができる書式を紹介します。日報を提出する場合には、何時にどの業務を何時間していたか、そういった時間軸を中心に確認したい場合があるのですが、このフォーマットはそういった書き方が自然にできるフォーマットになっています。

特に介護や医療などは何時に何があったか、などといったことが後々患者や利用者の安否や健康状態を確認する上で重要になってくることが少なくないため、このようなフォーマットに添った書き方がベターと言えます。

業務日報のおすすめフォーマット⑦ビジネス色が非常に強い書式

業務日報のおすすめフォーマットの7つ目は、ビジネス色が非常に強い書式を紹介します。このフォーマットについては他のフォーマットよりも詳細な報告ができる作りになっています。日々詳細な報告が必要な状況ではこういったフォーマットも一考の価値があります。

ただし、報告の精度は上がる書式でおすすめではあるのですが、基本的に日報は他の業務に差支えのない範囲で、重要な情報の要点を報告するものであることを考慮すると、日報のフォーマットとしては重く感じることもある書式かもしれません。

日報の書き方が上達すればビジネスでのあなたへの信頼度も変わってくる！

日報の書き方が上達すれば、ビジネスでのあなたへの信頼度も変わってきますし、信頼度が変わってくれば大きな仕事をたくさん任されるようになり収入も上がってくることでしょう。日報をルーティンワークと思わず、業務改善に役立てようと日々考えを巡らせて提出することで、その努力が認められる日は必ず来ます！

大事なのは、たった1日だけ業務日報を頑張ることではなく、継続的に改善努力していることを長期間記載を続け、それが相手にしっかりアピールできる書き方を続けることです。ここで紹介した業務日報の書き方を、あなたのビジネスで活かして仕事が軌道に乗るきっかけになればうれしいです！