飲み会の会費徴収メール例文7選!言い換え方や敬語に忘年会の幹事も

飲み会をする時にスムーズに行うなら、事前の会費徴収が大切です。事前の会費徴収にはどのようなメールを送れば良いのでしょうか。会費徴収メールを送る時に使えるメール例文7選を、マナーや幹事の注意点・ポイント・言い換え方とともに詳しく紹介いたします。

飲み会の会費徴収メールの書き方は?

会費徴収メールの書き方①なぜ事前徴収が必要なのかの意味を理解する

会費徴収は一苦労

会費徴収メールの書き方1つ目は「なぜ事前徴収が必要なのかの意味を理解する」です。飲み会の幹事をする時に一番気を使うのが金銭関係です。会によって、会費は事前徴収・当日徴収・後日徴収とさまざまな徴収方法がとられています。「飲み会」の場合には、事前に会費徴収することで会をスムーズに行うことができます。

金銭関係のゴタゴタは参加している人もそうですが、幹事を行っている自分にもとても不安になることです。事前に会費徴収をしておくことで、これらのゴタゴタは防ぐことができます。準備から当日まで大変な幹事です。防ぐことができるもめ事やそのきっかけになりそうな事は、そのままにせずに防ぐようにしましょう。

会費徴収メールの書き方②会費徴収メールの前に案内メールを送っておく

お金のことばかりにならないように

会費徴収メールの書き方2つ目は「会費徴収メールの前に案内メールを送っておく」です。幹事としては金銭関係についてはすぐさま終わらせておきたいことですが、いきなり「飲み会をするので会費徴収します」では、相手にお金のことしか考えていないのではないか?という印象を与えてしまうこともあります。

まずは「飲み会の開催」について案内メールを送っておきましょう。日時・会場・出欠・会費についてしっかりと書きましょう。案内メールの最後に「会費は事前徴収であること」と回収については別途メール・連絡をすることを書いておきましょう。別途メールを送る際にも、もう一度日時・会場・会費について書きましょう。

会費徴収メールの書き方③件名を見ただけでも内容が分かるようにする

見ただけでもわかる件名

会費徴収メールの書き方3つ目は「件名を見ただけでも内容が分かるようにする」です。これは飲み会の幹事だから、ということではなく、仕事上送るメールでも同様のことが言えます。件名に「お疲れ様です」や「先日の件です」などとつけるとどのような内容か分かりません。そのため、確認してもらえないこともあります。

件名は「〇月〇日の飲み会・会費事前徴収のお知らせ」など、件名を見ただけでも内容がある程度把握できるものにしましょう。件名で内容が分かると、後日、時間や会場を確認するときにもメールをすぐに見つけることができるため、参加する人にとってとても親切なメールであると言えます。

会費徴収メールの書き方④キャンセル時の返金についても忘れずに書く

予約の時に確認しよう

会費徴収メールの書き方4つ目は「キャンセル時の返金についても忘れずに書く」です。出席としていたにも関わらず、急な用事や体調不良などで、参加することが困難になってしまう人もいます。そのため、キャンセルした時の会費の扱いについても会費徴収メールにしっかりと忘れずに書いておきましょう。

お店によりますが、ほとんどの場合が当日キャンセルだと料金が発生するため返金はできません。しかし、事前に分かっていると料金が発生しないこともあります。お店に予約をする時点で「人数の増減・キャンセル料について」の確認を取っておきましょう。キャンセル料が発生しない期間も把握しておけると良いですね。

飲み会の会費徴収メールのマナーは?

会費徴収メールのマナー①あからさまにお金の話だけにならないようにする

お金の話は慎重に

会費徴収メールのマナー1つ目は「あからさまにお金の話だけにならないようにする」です。会費徴収メールを送る時に「〇日に会費徴収に行きます。○○円です」というだけの内容だと、お金のことに関してのみのメールになってしまいます。あからさまにお金の話だけになることに不快感を感じる人もいるので気を付けましょう。

会費徴収メールでも日時・会場・行き方・会費を案内メール同様に書いておくことで、飲み会を忘れてしまっていた人にももう一度確認してもらうことができます。出席だったにも関わらず、飲み会を忘れてしまっていて欠席することになってしまう人もいるので、大切な内容や要件は何度か相手に伝えるようにしましょう。

会費徴収メールのマナー②事前徴収に伺う日時はしっかりと決めておく

事前徴収は相手にも準備が必要

会費徴収メールのマナー2つ目は「事前徴収に伺う日時はしっかりと決めておく」です。会費徴収メールを送るときには、いつ会費を徴収するのかをしっかりと伝えておくことが大切です。あらかじめ事前徴収の日時を相手にしっかりと伝えておくことで、相手も会費を準備することができるのでスムーズに徴収できます。

また、営業職など外回りの仕事をしていて、中々社内にいない人に関しては個別でその人の予定に合わせた徴収日を設定すると良いでしょう。会費徴収メールには「〇日に徴収に伺います。ご都合の悪い方は幹事までお知らせください」と一言書いておくと良いですね。ただし準備の都合もあるので、最終期限は決めておきましょう。

会費徴収メールのマナー③後日追加徴収の可能性がある場合は書いておく

お金は連絡不足でもめる原因になる

会費徴収メールのマナー3つ目は「後日追加徴収の可能性がある場合は書いておく」です。例えば居酒屋などのコースで「飲み放題」の場合、延長をするとその分の延長料金が発生します。そういった場合には、一旦幹事が立替て、後日追加徴収する可能性も出てきます。追加徴収する可能性が少しでもあるようなら知らせましょう。

会費徴収メールのマナー④不自然な敬語・言い換え方に気を付ける

全員に同じ内容を送る

会費徴収メールのマナー4つ目は「不自然な敬語・言い換え方に気を付ける」です。幹事になった場合には、上司・同僚・部下に案内メールや連絡を取らなければなりません。無理にそれぞれに合った敬語、言い換え方をしようとして、不自然になってしまう人も多くみられます。無理な言い換えに注意しましょう。

飲み会の会費徴収メールの例文7選

会費徴収メールの例文│歓送迎会の場合の例文・言い換え2選

報告連絡相談は早めに行う

会費徴収メールの例文を紹介します。歓送迎会を行う場合のメール例文2選です。春になると多くみられるのが、社内の異動や退職、新入社員の入社です。新しく入社して緊張している新入社員やこれから新しい部者へ異動する人たちへの会になります。案内の言葉もその雰囲気に合わせたものに言い換えても良いですね。

    歓送迎会の場合①事前の案内メールを送っていない場合

  • 件名「3月3日の歓送迎会のお知らせ」
  • 〇〇課各位
  • この度、組織改変において異動される方々の送別会と、新たに私たちの仲間に加わります方々の歓迎会を下記の通りに行います。
  • 新たな門出と、出会いを皆さんで祝す会といたしたく、ご参加いただければと存じます。
  • 日時:3月3日(水)18時~ 場所:居酒屋△△ 会費:5000円/人
  • 連絡先:○○(幹事:111-1111)△△(副幹事:222-2222)
  • なお、会費につきましては、準備都合のため2月26日(水)に幹事が事前に集金に参ります。
  • 集金日のご都合が悪い方は幹事または、副幹事までお知らせください。
  • それでは、よろしくお願いいたします。

    歓送迎会の場合②事前に案内メールを送っている場合

  • 件名「3月3日の歓送迎会・会費事前徴収のお知らせ」
  • ○○課各位
  • 日々の業務、大変お疲れ様です。
  • 先日案内しました「3月3日の歓送迎会」の件ですが、事前に会費を集金させていただきたいと思います。
  • 2月26日(水)に幹事が集金に参りますので、ご準備よろしくお願いいたします。
  • なお、歓送迎会は予定通り下記の要領で実施いたします。
  • 日時:3月3日(水)18時~ 場所:居酒屋△△ 会費:5000円/人
  • 連絡先:○○(幹事:111-1111)△△(副幹事:222-2222)
  • 集金日がご都合悪い場合には、幹事・副幹事までお知らせください。
  • なお、歓送迎会3月1日以降のキャンセルについては返金ができませんので、ご留意いただきますようよろしくお願いいたします。

会費徴収メールの例文│親睦会の場合の例文・言い換え2選

社内の親睦を深めることも大切

親睦会の場合の会費徴収メールの例文を紹介します。社内での親睦を深めるために、春先などの新入社員が増える時期に行われます。幹事自身もまだ新たに入社した人たちをしっかりと把握できていない時期なので、親睦のための飲み会を開くのも大変ですが、慌てず落ち着いてメールを送りましょう。

    親睦会の時の会費徴収メールの例文①

  • 件名「4月4日親睦会についてのお知らせ」
  • お疲れ様です。今回幹事を務めさせていただく○○です。
  • 新しく私たちの仲間に加わることになった新入社員5名との親睦会を開催することになりました。
  • 日ごろの業務から離れて、皆さんと楽しめる時間にしたいと考えております。ぜひご参加ください。
  • 日時:4月4日(水)18時~ 場所:居酒屋△△ 会費:5000円/人
  • 連絡先:○○(幹事:111-1111)△△(副幹事:222-2222)
  • なお、会費は事前集金させていただきます。4月2日(月)に幹事が集金に参りますので、ご準備よろしくお願いいただきます。
  • 集金日に都合の悪い場合には、幹事・副幹事にお知らせください。

    親睦会の時の会費徴収メールの例文②

  • 件名「4月4日親睦会についてのお知らせ」
  • お疲れ様です。本年も課内親睦会を行うことになりました。
  • 課内の交流を深める楽しいひと時にしたいと思います。お誘いあわせの上ご参加ください。
  • なお準備の都合上、出欠の確認時に会費を事前集金させていただきます。ご準備お願いいたします。
  • 日時:4月4日(水)18時~ 場所:居酒屋△△ 会費:5000円/人
  • 連絡先:○○(幹事:111-1111)△△(副幹事:222-2222)

会費徴収メールの例文│忘年会の場合の例文・言い換え2選

事前の準備が大切

忘年会の場合の会費徴収メールの例文を紹介します。年末で大忙しの時期に忘年会を行う場合には、お店を確実に予約・確保するために、早めの連絡が必要になります。そのため、他の時の飲み会よりも余裕をもって連絡・事前徴収を行うようにしましょう。

    忘年会の時の会費徴収メール①

  • 件名「12月12日の忘年会のお知らせ」
  • 今年も残すところあとわずかとなりました。毎年恒例の課内忘年会のお知らせです。
  • 諸々の思い出を振り返りながら、皆さんと楽しい時間になるよう考えております。ぜひご参加ください。
  • 日時:12月12日 18時~ 場所:居酒屋△△ 会費:5000円/人
  • 連絡先:○○(幹事:111-1111)△△(副幹事:222-2222)
  • なお準備の都合上、会費は事前徴収とさせていただきます。12月9日に幹事が集金に伺いますのでご準備お願いいたします。

    忘年会の時の会費徴収メール

  • 件名「12月12日の忘年会・会費徴収のお知らせ」
  • 毎年恒例の忘年会を今年も下記の日程で開催いたします。諸々の思い出を振り返りながら、来年へ向けて力を合わせましょう。
  • 忘年会を円滑に行うために会費は事前徴収させていただきます。12月8日に幹事が集金に伺います。
  • 集金日のご都合悪い場合には幹事までおしらせください。
  • 日時:12月12日 18時~ 場所:居酒屋△△ 会費:5000円/人
  • 連絡先:○○(幹事:111-1111)△△(副幹事:222-2222)

会費徴収メールの例文│後日追加徴収がある場合の例文

領収書は会社名で取っておくこと

飲み会の後、幹事が不足分を支払った等で後日徴収がある場合の会費徴収メールの紹介です。飲み会を延長した、追加で料理を頼んだなどで、料金が足りなかった場合には、後日追加徴収を行うことがあります。その際には、不足金額を全員で割って、回収するようにしましょう。

    後日徴収がある場合の会費徴収メールの例文

  • 件名「××会の会費について追加徴収のお知らせ」
  • お疲れ様です。○○です。
  • 先日は××会へご参加いただきまして、誠にありがとうございました。
  • 皆さまからお預かりした会費ですが、清算いたしましたところ○○○○円の超過分か発生しております。
  • 大変申し訳ありませんが、おひとり○○円の追加のご負担をお願いいたします。
  • 本日中に幹事または副幹事が集金に伺いますので、ご準備いただきますようお願いいたします。

伝え方を言い換えるときにも、追加の集金の時にはへりくだった表現でお願いすることが大切です。メールに領収書を添付して、明朗会計を証明することも忘れずに行いましょう。

飲み会の幹事をやる時の注意点は?

飲み会の幹事をやる時の注意点①会場は早めに予約すること

飲み会は場所確保が大切

飲み会の幹事をやる時の注意点1つ目は「会場は早めに予約すること」です。飲み会を行うことが決まったら、まずは日時を決定します。その次に、会場となるお店を決定しましょう。予約を早めに行うことで、お店側の人と密に連絡を取り合うことができるので、コースや料理内容などをしっかりと選ぶことができます。

人数が確定する前に予約を取る際には、予想よりも少し多い人数をお店側に伝えておきましょう。お店側としては、人数が急に増えるよりも、減る方が対応がしやすいのだそうです。ただし人数が確定したらすぐに確定した人数をお店側に伝えましょう。そのまま当日に伝えると、減った分はキャンセル扱いとして料金が発生します。

飲み会の幹事をやる時の注意点②参加者や人数を正確に把握すること

誰が来るのか把握する

飲み会の幹事をやる場合の注意点2つ目は「参加者や人数を正確に把握すること」です。飲み会を行うときに、会費を事前徴収している場合には、誰が来て、全員で何人になるのかを前もって正確に把握しやすいです。参加者や人数を正確に把握することで、誰がどこに座るなどを決めることも出来るので、円滑に会が進みます。

また、参加者・人数を把握するときには「料理などのアレルギー」も聞いておくと良いですね。あらかじめアレルギーを把握できていれば、お店にそれを伝えることができるので、アレルギーの人も気にすることなく全員が楽しめる飲み会になることでしょう。

飲み会の幹事をする時のポイントは?

飲み会の幹事をするポイント①報告・連絡・相談を必ず行う

一人で何でも進めないこと

飲み会の幹事をするポイント1つ目は「報告・連絡・相談を必ず行う」です。自分が幹事に選ばれたのだから、と気負いせずに、副幹事や協力してくれる人達に報告・連絡・相談を行うようにしましょう。日時や会場を決めるときにも、周りに相談することで、より良い日や場所を選ぶことができるかもしれません。

飲み会の幹事をするポイント②全員が楽しめるように気を配る

全員が楽しい

飲み会の幹事をするポイント2つ目は「全員が楽しめるように気を配る」です。上司・同僚・部下が分け隔てなく、全員が飲み会を楽しめるように気を配りましょう。事前徴収のように、前もって飲み会のために用意・心構えをすることで、全員が同じように楽しい時間を過ごせるでしょう。

飲み会の幹事をスムーズにこなすと楽しい飲み会に!

飲み会

飲み会は、事前徴収や細かな連絡などを幹事が行うことで、スムーズに会を催すことができるため、参加した人たちが楽しめる良い飲み会になります。案内メールや事前徴収メールを上手に活用して良い飲み会だったと言ってもらえるような幹事を目指しましょう。良い評価・評判は、結果として自分の評価へつながります!

幹事を一度でも経験すると、その大変さがよくわかると思います。自分以外の人が幹事を行った時には、お礼のメールを送りましょう。下記の記事では、お礼のメールの例文について紹介しています。友達へのメールやビジネスシーンでの言い換え方について知りたい方はぜひご覧ください!

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