最終更新日: 2019/06/21 14:45 飲み会の会費徴収メール例文7選！言い換え方や敬語に忘年会の幹事も

飲み会をする時にスムーズに行うなら、事前の会費徴収が大切です。事前の会費徴収にはどのようなメールを送れば良いのでしょうか。会費徴収メールを送る時に使えるメール例文7選を、マナーや幹事の注意点・ポイント・言い換え方とともに詳しく紹介いたします。

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飲み会の会費徴収メールの書き方は？

会費徴収メールの書き方①なぜ事前徴収が必要なのかの意味を理解する

会費徴収メールの書き方1つ目は「なぜ事前徴収が必要なのかの意味を理解する」です。飲み会の幹事をする時に一番気を使うのが金銭関係です。会によって、会費は事前徴収・当日徴収・後日徴収とさまざまな徴収方法がとられています。「飲み会」の場合には、事前に会費徴収することで会をスムーズに行うことができます。

金銭関係のゴタゴタは参加している人もそうですが、幹事を行っている自分にもとても不安になることです。事前に会費徴収をしておくことで、これらのゴタゴタは防ぐことができます。準備から当日まで大変な幹事です。防ぐことができるもめ事やそのきっかけになりそうな事は、そのままにせずに防ぐようにしましょう。

会費徴収メールの書き方②会費徴収メールの前に案内メールを送っておく

会費徴収メールの書き方2つ目は「会費徴収メールの前に案内メールを送っておく」です。幹事としては金銭関係についてはすぐさま終わらせておきたいことですが、いきなり「飲み会をするので会費徴収します」では、相手にお金のことしか考えていないのではないか？という印象を与えてしまうこともあります。

まずは「飲み会の開催」について案内メールを送っておきましょう。日時・会場・出欠・会費についてしっかりと書きましょう。案内メールの最後に「会費は事前徴収であること」と回収については別途メール・連絡をすることを書いておきましょう。別途メールを送る際にも、もう一度日時・会場・会費について書きましょう。

会費徴収メールの書き方③件名を見ただけでも内容が分かるようにする

会費徴収メールの書き方3つ目は「件名を見ただけでも内容が分かるようにする」です。これは飲み会の幹事だから、ということではなく、仕事上送るメールでも同様のことが言えます。件名に「お疲れ様です」や「先日の件です」などとつけるとどのような内容か分かりません。そのため、確認してもらえないこともあります。

件名は「〇月〇日の飲み会・会費事前徴収のお知らせ」など、件名を見ただけでも内容がある程度把握できるものにしましょう。件名で内容が分かると、後日、時間や会場を確認するときにもメールをすぐに見つけることができるため、参加する人にとってとても親切なメールであると言えます。

会費徴収メールの書き方④キャンセル時の返金についても忘れずに書く

会費徴収メールの書き方4つ目は「キャンセル時の返金についても忘れずに書く」です。出席としていたにも関わらず、急な用事や体調不良などで、参加することが困難になってしまう人もいます。そのため、キャンセルした時の会費の扱いについても会費徴収メールにしっかりと忘れずに書いておきましょう。

お店によりますが、ほとんどの場合が当日キャンセルだと料金が発生するため返金はできません。しかし、事前に分かっていると料金が発生しないこともあります。お店に予約をする時点で「人数の増減・キャンセル料について」の確認を取っておきましょう。キャンセル料が発生しない期間も把握しておけると良いですね。

飲み会の会費徴収メールのマナーは？

会費徴収メールのマナー①あからさまにお金の話だけにならないようにする

会費徴収メールのマナー1つ目は「あからさまにお金の話だけにならないようにする」です。会費徴収メールを送る時に「〇日に会費徴収に行きます。○○円です」というだけの内容だと、お金のことに関してのみのメールになってしまいます。あからさまにお金の話だけになることに不快感を感じる人もいるので気を付けましょう。

会費徴収メールでも日時・会場・行き方・会費を案内メール同様に書いておくことで、飲み会を忘れてしまっていた人にももう一度確認してもらうことができます。出席だったにも関わらず、飲み会を忘れてしまっていて欠席することになってしまう人もいるので、大切な内容や要件は何度か相手に伝えるようにしましょう。

会費徴収メールのマナー②事前徴収に伺う日時はしっかりと決めておく

会費徴収メールのマナー2つ目は「事前徴収に伺う日時はしっかりと決めておく」です。会費徴収メールを送るときには、いつ会費を徴収するのかをしっかりと伝えておくことが大切です。あらかじめ事前徴収の日時を相手にしっかりと伝えておくことで、相手も会費を準備することができるのでスムーズに徴収できます。

また、営業職など外回りの仕事をしていて、中々社内にいない人に関しては個別でその人の予定に合わせた徴収日を設定すると良いでしょう。会費徴収メールには「〇日に徴収に伺います。ご都合の悪い方は幹事までお知らせください」と一言書いておくと良いですね。ただし準備の都合もあるので、最終期限は決めておきましょう。

会費徴収メールのマナー③後日追加徴収の可能性がある場合は書いておく

会費徴収メールのマナー3つ目は「後日追加徴収の可能性がある場合は書いておく」です。例えば居酒屋などのコースで「飲み放題」の場合、延長をするとその分の延長料金が発生します。そういった場合には、一旦幹事が立替て、後日追加徴収する可能性も出てきます。追加徴収する可能性が少しでもあるようなら知らせましょう。