【社会人向け】反省文の書き方は？始末書の例文・テンプレート3つ

反省文の書き方のポイントは？

反省文の書き方のポイント①仕事のミスは事実をありのままに

反省文の書き方のポイント1つ目は、仕事のミスは事実をありのままに書く、ということです。もちろん、過失があったのは自分だけの責任ではない場合もあり、何かと言い分がある場合もありますが、反省文の中で言い訳はしてはいけません。自分の過ちを正直に、事実をありのままに、記すようにしましょう。

また、今後ビジネスの上で、どう気をつけていくのか、という点についても明言するようにします。「〜したいと思います。」、「〜できればと考えています。」といった曖昧な表現ではなく、「〜します。」、「〜しません。」、といったように断定で終わるようにしましょう。

反省文の書き方のポイント②自分の言葉で反省の弁を

反省文の書き方のポイント2つ目は、自分の言葉で反省の弁を述べるようにしましょう。「深く反省しております。」、「大変失礼いたしました。」、などという言葉はよく謝罪で使われるビジネス文書の中で紋切り型の言葉です。もちろん使って構わないのですが、あまりに多用すると事務的で心がこもっていない印象を与えます。

ですので、なるべく謝罪の言葉のバリエーションをそろえておいて、文章のバランスを見た上で、要所要所で効果的な言葉を使うようにすると良いでしょう。なるべく自分の言葉で素直に述べた方が、今後気をつけるということを心から思っているアピールにもなります。

反省文の書き方のポイント③ビジネス文書の構成を守る

反省文の書き方のポイント3つ目は、ビジネス文書の構成を守った書き方をする、ということです。基本的に反省文の構成は、①過失の事実と内容と原因、②過失に対してどのように考えているのかを述べる反省と謝罪、③再発防止策と今後についての気持ち、という構成が基本です。

ビジネス文書の基本ですが、書き方の基本は、日付、宛先、タイトルを冒頭に記し、内容を入れた後に末尾に所属部署と氏名を記し、捺印します。ですます調の敬語を使用して書きますが、反省のあまり過剰な二重敬語などにならないように気をつけましょう。

反省文の書き方のポイント④始末書とは異なる

反省文の書き方のポイント4つ目は、始末書とは異なるのだということをを念頭に置いておく、ということです。始末書は、自分の仕事上の不始末によって会社に損害を与えてしまった時に経緯と反省を述べて会社に謝罪し、責任の所在を明らかにするもので、反省文よりは重い文書と捉えて良いでしょう。

反省文は、始末書よりは軽く、自分の行いを自分で戒める、自分の行いを改善することで今後にどう生かしていくか、という改善と誠意を見せる文書です。始末書は内容によっては会社からペナルティの対象となりえますが、反省文はペナルティの対象となることは原則ありません。

今回は、始末書よりも軽い反省文のテンプレートをご紹介しますが、始末書の書き方テンプレートも気になりますよね。始末書に関しては、関連記事を参考に読んでみてください。関連記事には、仕事のミスとしては重い顛末書や反省文との違いも解説されています。場面によって使い分けてみてください。

始末書のテンプレートと書き方例文5選！顛末書や反省文との違いとは？

業務中にミスをしてしまったりして始末書を書かなければいけなくなることは誰にでもありますよね。決まったフォーマット・テンプレートがないと焦ってしまうこともあ...

反省文の書き方とは？例文・テンプレート3つ

反省文の書き方例文・テンプレート①会社の会議に遅刻

反省文の書き方例文・テンプレート1つ目は、会社の会議に遅刻した場合の例の反省文です。寝坊はもってのほかですが、人身事故など、自分の責任ではなくとも反省文を書かなくてはならない場合があります。例は下記の通りです。

「私、山田一郎は平成◯◯年◯月◯日10時に開催されました、取引先との会議に自らの不注意で遅刻し、関係者各位に多大なご迷惑をおかけしました。ここに反省文を提出し、深くお詫び申し上げます。これは私の不注意が原因であり、社会人として恥ずべき遅刻であると深く反省しております。

今後は、社会人としての自分の生活習慣を見直し、自己管理につとめて参ります。仕事をする上で、早めに動くスケジュールを心がけ、二度とこのようなことがないように自分を見直し、信頼回復に向けて職務を遂行していく所存です。」

反省文の書き方例文・テンプレート②業務中に駐車違反

反省文の書き方例文・テンプレート2つ目は、業務中に駐車違反した場合の例の反省文です。駐車違反だけではなく、業務用車両を使用している場合、接触事故や破損なども可能性としてありえますよね。例文は下記の通りです。

「私は、平成◯年◯月◯日、納品先にて、業務用トラックの駐車違反を犯しました。ここに反省文を提出し、深くお詫び申し上げます。私の確認不足で、納品先に駐車場が無いということを知らずに納品先へトラックで向かい、納品先の前の公道にトラックを駐車して、15分ほどで納品を終えました。

15分後にトラックに戻ってきた時には、駐車違反のステッカーが貼られておりました。自分の確認不足と甘さを痛感いたしております。今後は、業務用トラックを運転する時には、事前に納品先の駐車場の有無、近所の駐車場の場所を調べてから納品先に向かうように心がけ、二度と同じ駐車違反を繰り返さないよう誓います。」

反省文の書き方例文・テンプレート③書類の提出期限遅れ

反省文の書き方例文・テンプレート3つ目は、書類の提出期限遅れの場合の例の反省文です。こちらも会議に遅刻した例と同様に、自分の生活態度やスケジュール管理によって改善されるであろう事柄ですので、反省文を書く事例となります。例文は下記の通りです。

「私は、平成◯年◯月◯日、期日を忘れていたことにより研修事前課題の提出が遅れました。これは、私のスケジュール管理不足であり、社会人として恥ずべき行為です。弁解の余地もございません。またこの結果、関係者各位に多大なご迷惑をおかけしましたことを、お詫び申し上げます。

今後はこのようなことが二度と無いように、書類の提出期限がある場合には手帳に必ず記入をし、アラームをかけ、スケジュール管理を徹底するとともに、全力で職務に邁進いたします。この度は本当に申し訳ございませんでした。」

上手な謝罪の仕方は？

上手な謝罪の仕方①まずは社会人として謝罪から

上手な謝罪の仕方1つ目は、まずは社会人として謝罪からする、ということです。人間、誰しも自分のうっかりミスによる失敗や、誰かのせいにできるような失敗の時は、「自分のせいじゃないのに！」と、先に言い訳をしたくなってしまいますよね。その気持ちが先走ると、まず謝罪の言葉が出てこなくなってしまいます。

「提出しようしようとずっとわかっていたんですけど、他に仕事を頼まれて…」、「目覚ましをかけてすぐに用意したんですけど、バスがなかなか来なくて遅刻してしまって…」、などと、先に弁解をするのはやめましょう。事実に対して悪いのは自分、まずは謝罪の言葉から述べないと、誠意を示すことはできません。

弁解をするにしても、謝罪の言葉よりも弁解ばかり多いのもNGですよ。謝罪された記憶よりも、弁解された記憶の方が相手には深く印象づいてしまいます。感情優先で話さないように、反省優先で話すようにしましょう。

上手な謝罪の仕方②自分ばかりしゃべらない

上手な謝罪の仕方2つ目は、自分ばかりしゃべらないようにする、ということです。こちらが謝罪する、ということは相手が怒っている可能性がとても高いですよね。そんな時に自分ばかりしゃべっていたら、相手はどんな気持ちになるでしょうか。

怒りに火を注ぐ要因になりかねませんよね。相手の怒りが少しでもおさまるようにするためには、こちらが相手の言いたいことをしばらくずっと聞く必要があります。こちらも言い返したいような気持ちになることもあるでしょうが、そこは社会人たるもの、じっと我慢です。

また、謝罪以外の言葉をたくさんしゃべることにより、相手に弁解ばかりしている、反省していない、といった印象を植え付けることもありえます。相手の気持ちを少しでも晴らす意味でも、聞きたくない言葉も聞くようにしましょう。

上手な謝罪の仕方③社会人として相手に共感する

上手な謝罪の仕方3つ目は、相手に共感する、ということです。謝罪の言葉を述べるだけではなく、何が相手にとって嫌だったのか、不快だったのか、怒る要因だったのか、というのを自分が代弁して共感すると、「わかってくれている」と好印象です。

例えば、手元に商品が来るのが遅れた場合は、「すぐに来なくてお困りでしたよね」や、寒い中来客を待たせた場合は、「寒かったですよね」、などと、相手が置かれた状況を想像して共感することが大切です。そういった一言があるだけで、全然印象が異なりますよね。少なくとも、感じが良い人だな、という印象になります。

上手に謝れる人は本音と建前を使い分けて謝ることができますが、世の中にはどう頑張っても謝れない人、というのも一定量存在します。謝れない人の心理については、関連記事をご参考に読んでみてくださいね。

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反省文でミスを挽回しよう！

仕事での反省文の書き方、参考になったでしょうか。ビジネスの上で始末書や反省文を書くのに、ビジネス文書の基本の形を守らなくてはならないこと、誠意を文章で表すことが大切だということがわかりましたね。社会人として、会社に迷惑をかけることがあったら、素直に謝れるような人間であることが大前提です。

また、反省文では正しい敬語を使うことや嘘や言い訳を言わずに事実だけを言うことも大切なポイントですね。書き方に迷った時にはぜひ例文とテンプレートは参考にしていただきたいですが、自分の言葉で書く、ということも心がけてみてください。

上手な謝罪の仕方もご紹介しましたが、メールなどで文書を作る時の謝罪文の書き方も、気になりますよね。謝罪文の締めの書き方は、関連記事でご紹介しています。上手な謝罪の仕方でご紹介してたポイントをふまえて、好印象につながるような謝罪文を作成してみてくださいね。

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