「在中」の意味や封筒や書類の書き方や使い方は？スタンプ/応募/手書き

「在中」の意味や使い方についてご存知ですか？在中は、応募書類などが入った封筒に手書きしたり、スタンプを押して封筒の内容を記載する際など事務処理の中では頻繁に登場するワードですよね。この記事では、そんな在中の意味や使い方などについてご紹介していますので、気になる方はぜひご覧ください。

※商品PRを含む記事です。当メディアはAmazonアソシエイト、楽天アフィリエイトを始めとした各種アフィリエイトプログラムに参加しています。当サービスの記事で紹介している商品を購入すると、売上の一部が弊社に還元されます。

1 「在中」の意味は？
2 「在中」の封筒の書き方は？
3 封筒へ「在中」を書く際に必要なアイテム3選
4 「在中」の使い方は？
5 在中の意味や書き方などをマスターしよう！

「在中」の意味は？

在中とは中に文書や物が入っているという意味のフレーズ

在中とは「中に文書や物が入っている」という意味を持つという表現のことです。この在中の意味については、在に「文書や物がそこにある」という意味、中に「中身」という意味があることが由来となっていますので、在中は「中に文書や物がある」という状況を簡単にした表現ということになります。

在中には封筒などに入っている中身を知らせる言葉という意味も

在中には「封筒などに入っている中身を知らせる言葉」という意味もあります。このため、封筒を受け取った人が事務の優先順位をつけやすくするために、中身が入っている封筒に「（中身の名前）在中」と記載することがビジネスマナーの一つとして浸透しています。例えば、就活中であれば「応募書類在中」といった書き方です。

「在中」を使って封筒に中身を記載することで、封を開けて中身を把握する手間をかける必要がありません。このため、一度にたくさんの郵便物を受け取る企業宛の郵便であっても、中身をチェックされることなく不要な郵便物として処分されてしまうという状況を防ぐことができます。

「在中」の封筒の書き方は？

在中の封筒の書き方①縦書き封筒なら左下に横書き封筒なら右下に書く

1つ目の在中の封筒の書き方は「縦書き封筒なら左下に、横書き封筒なら右下に書く」ということです。縦書き封筒の場合は、それぞれ縦書きで右端に所在地、中央に宛名、左下に在中を書き、横書き封筒の場合には、それぞれ横書きで一番上に所在地、中央に宛名、右下に在中を書くのが一般的です。

一度に受け取る郵便物が多い企業宛の場合、一般的な位置に書かないと他の郵便物と紛れてしまい気づいてもらえない恐れもありますので、必ず今回ご紹介した位置にそれぞれの内容を記載するようにしましょう。

在中の封筒の書き方②在中と記載した周りを四角で囲む

2つ目の在中の封筒の書き方は「在中と記載した周りを四角で囲む」ということです。在中を封筒へ書く場合には、「在中」という文字の周りを四角で囲むのが一般的な書き方となっています。

なお、四角で囲む際には、線が曲がらないように定規を使うようにしましょう。線が曲がっていると見た目が悪くなり、受取人への印象も悪くなってしまいます。

在中の封筒の書き方③文字の大きさは所在地より少し小さくする

3つ目の在中の封筒の書き方は「文字の大きさは所在地より少し小さくする」ということです。文字の大きさを所在地よりも少し小さくすることで、全体のバランスが取れて見やすい封筒にすることができます。

なお、いきなり封筒に書き始めるのではなく、あらかじめ封筒のレイアウトを決めた上である程度の文字の大きさを決めておくとスムーズに書き進めることができておすすめです。縦書き封筒の場合は、文字の大きさを誤ると宛名と在中の文字が近づき過ぎてしまうことがあるので特に注意しましょう。

在中の封筒の書き方④応募書類とその他のビジネス書類でペンの色を分ける

4つ目の在中の封筒の書き方は「応募書類とその他のビジネス書類でペンの色を分ける」ということです。一般的に在中を封筒へ書く場合は、応募書類が入った封筒には赤色、その他のビジネス書類が入った封筒には青色のペンが使われています。在中を書くペンの色は特にビジネスマナーで決められていることではありません。

しかし、応募書類以外のビジネス書類が入った封筒に赤いペンで書き込んでしまうと、受け取った人に赤字を連想させ、不快な思いをさせてしまう恐れがあります。これを懸念して、応募書類とその他のビジネス書類ではペンの色を分けることが通例となっています。

在中の封筒の書き方⑤頻繁に手書きをするならスタンプを使う

5つ目の在中の封筒の書き方は「頻繁に手書きをするならスタンプを使う」ということです。スタンプを使うことで、手書きをするよりも封筒への処理の時間を短くすることができて、事務処理の効率化に繋がります。また、書き間違える心配もありませんし、文字の大きさにバラつきが出ることを防止することもできます。

このため、毎月請求書を大量に送る事務があるなど、1ヶ月の中で「在中」を手書きする機会が多いという方はぜひスタンプを取り入れてみると良いでしょう。耐久性があるものを選べば、長期間に渡って使い続けることもできますよ。安いものをお探しなら、100均でも販売されていますので、探してみてはいかがでしょうか。

在中の封筒の書き方⑥文書の内容を細かく記載しない

6つ目の在中の封筒の書き方は「文書の内容を細かく記載しない」ということです。在中を封筒に書く際には「（中身の名前）在中」と記載するとご紹介しましたが、中身について深く言及し過ぎてしまうと、個人情報や機密情報の漏洩に繋がってしまう恐れがあるためです。

また、あまりに文書の内容を細かく記載すると、事務処理を緩和するために中身を記載したはずだったのに、反対に郵便物の分類が難しくなり手間になる可能性もあります。このため、例えば請求書が入っている場合には何についての請求書かまでは記載せずに「請求書在中」という風に簡略化して記載するのが一般的です。

封筒へ「在中」を書く際に必要なアイテム3選

封筒へ在中を書く際に必要なアイテム①0.5mmタイプの多色ボールペン

1つ目の封筒へ在中を書く際に必要なアイテムは「0.5mmタイプの多色ボールペン」です。0.5mmは、封筒へ文字を記載するにはちょうど良い太さですし、赤と青のインクが入った多色ペンであれば、応募書類を送付する場合にもビジネス書類を送付する場合にも対応することができます。

また、油性の4色ボールペンを選べば、もし雨が降ってもにじむ心配がなくおすすめです。なお、以下の記事では多機能ペンが13種類紹介されています。今回おすすめさせていただいた多色ボールペンも紹介されていますので、封筒へ手書きされるという方はこちらの記事も参考にご覧になってみてはいかがでしょうか。

封筒へ在中を書く際に必要なアイテム②15cmサイズの定規

2つ目の封筒へ在中を書く際に必要なアイテムは「15cmサイズの定規」です。定規は、封筒へ書いた在中の文字を綺麗に囲むために必要なアイテムとなります。15cmサイズを選べば長さが長すぎず、封筒に書かれた在中の文字を囲む際に使いやすくておすすめです。

封筒へ在中を書く際に必要なアイテム③在中スタンプ

3つ目の封筒へ在中を書く際に必要なアイテムは「在中スタンプ」です。在中スタンプを使えば手書きより綺麗に仕上がるので、ご自分が書く文字に自信のない場合におすすめです。応募書類在中や請求書在中など、内容ごとに種類が分かれていますので、押し間違いのないように注意さえすれば事務処理も早くなります。

「在中」の使い方は？

在中の使い方①履歴書などの応募書類を送付する際に記載する

1つ目の在中の使い方は「履歴書などの応募書類を送付する際に記載する」という使い方です。応募書類が入っていることを記載しておけば、大量の郵便があっても採用担当の方に確実に届けてもらうことができます。また、応募書類が入っていることを記載しておけば、開封時に誤って深くカットされることもないでしょう。

なお、履歴書などの採用に関係する応募書類は重要な書類ですので、受取人が誤った事務処理をしないように在中を使って封筒の中身を明記しておけば、受取人の立場に立って事務処理ができることのアピールになります。就活中の方は受取人へ好印象を与えられる可能性がありますので、ぜひ実践してみてください。

在中の使い方②発注者に請求書を送付する際に記載する

2つ目の在中の使い方は「発注者に請求書を送付する際に記載する」という使い方です。発注者へ請求書を送付する場合には、封筒に「請求書在中」と記載しておくことで、受取人である発注者が封を開けることなく中身を把握することができます。

また、このように封筒に請求書が入っていることを記載しておくことで、事務処理が効率化されることから支払い漏れを防ぐことも可能です。請求書の目的はお金を支払っていただくことですので、請求書を送付する際には封筒に「請求書在中」と記載するようにしましょう。

なお、以下の記事では請求書のテンプレートやマナーなどが紹介されています。会計事務を担当されている方など、請求書を作成して送付することが多いという方はこちらの記事もぜひ参考にしてみてくださいね。

在中の使い方③発注者に対して領収書を送付する際に記載する

3つ目の在中の使い方は「発注者に対して領収書を送付する際に記載する」という使い方です。領収書は、会社や個人事業主の方が利益を得るために、経費としてお金を支払ったことを証明する書類です。このため、会社員や個人事業主の方にとっては重要なビジネス書類となります。

このように領収書は大切な書類ですが、封筒に「領収書在中」と明記しておかないと、開封するまで中身を把握することができず、他の優先順位が低い郵便物の中に紛れてしまったり、誤廃棄につながる恐れもあります。このため、領収書を送付する場合についても他のビジネス書類と同様に封筒に中身を記載するようにしましょう。