議事録の書き方やコツは?会議で使えるテンプレートやまとめ方例も

正しい議事録のまとめ方をご存知でしょうか。議事録は、会議の内容を関係者に伝えるための報告書のような役割を果たす書類です。そんな議事録ですが、書き方のポイントを守って作れば分かりやすくまとめることができます。テンプレートもご紹介していますので、ぜひご覧ください。

議事録とは?書き方の種類についても

議事録とは会議出席者の備忘録や欠席者への報告書の役割がある記録のこと

パソコン作業をする女性

議事録とは「会議出席者の備忘録や欠席者への報告書の役割がある記録のこと」です。議事録には、会議が開かれた日付や場所、出席者名、話し合った内容などが書かれています。

このため、多くのビジネスの場で会議の欠席者への報告書としての役割を果たしたり、出席者が会議の内容を思い出すための備忘録として活用されています。また、会議で議決された内容をはっきりさせたり、正しい手続きを経て議決したことを表す記録としても使われています。

会議の報告書などの役割を果たす議事録の書き方には2種類ある!

複数人で会議をする様子

会議の報告書などの役割を果たす議事録の書き方には「通常の書き方と速記での書き方」の2種類があります。通常の書き方とは、一般的な文章を書くときと同じように1文字ずつ漢字やひらがなを使う書き方のことで、速記での書き方とは自分だけが理解できる記号をあらかじめ作り簡潔に記載する書き方のことです。

通常の書き方をする場合には、正確性が要求されるため書き落としてしまうリスクがありますが、リアルタイムで会議録をある程度作り上げることができます。一方で速記での書き方の場合には、内容を省略した記号を使うため改めて清書する必要がありますが、情報を書き落とす恐れが低くなるというメリットがあります。

議事録の書き方のコツやポイント

議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイント①フォーマットを活用する

女性が窓際の席でパソコン作業をする様子

1つ目の議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイントは「フォーマットを活用する」ということです。議事録は日時や決議内容などある程度求められる内容が決まっている記録ですが、項目が多いので特に初心者の方が実際に一から作ると必要な情報を落としてしまったり内容がまとまらず分かりにくいものになる恐れがあります。

このため、あらかじめ会社の同僚から会社で使われているフォーマットのデータをもらったり、過去の議事録を見せてもらいフォーマットのデータを作っておくのがおすすめです。

会社で使われてきたフォーマットや過去の議事録を使うことで、必要な情報を漏らすことなく議事録を作成することができますし、作成時間を短くすることもできるので処理の効率化にも繋げることができます。

議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイント②要点は200字以内にする

外でタイピング作業をする様子

2つ目の議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイントは「要点は200字以内にまとめる」ということです。1つの文章を50字ずつにして合わせて4行にまとめ、全体を200字以内にすることで会議の要点を手短でありながらも分かりやすく伝えることができるのです。

特に要点の項目については、長々と文章が書かれているとどこが大切なポイントなのか相手に伝わりにくくなってしまいます。議事録は、会議の出席者以外の人にも会議の内容を伝えるものですので、会議での決定事項とそれに伴う細かい情報を200字以内にまとめることで簡潔に伝えることができます。

議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイント③会議の目的に合わせて作る

パソコンへ入力する男性

3つ目の議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイントは「会議の目的に合わせて作る」ということです。「どうしてこの会議が開かれるのか」や「どういう内容が書けたら他の人のニーズに応えることができるのか」という目的に合った書き方をすることで、その情報が必要な人へ情報をしっかり届けることができます。

会議を開く目的やニーズに合った議事録でないと、読み手にとって知りたい情報を知ることができないので手間をかけて議事録を作っても意味がありません。会議が始まる前に一度会議を開く目的や読み手にとって後で必要になる情報を整理しておくと良いでしょう。

議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイント④会議の時系列に合わせて作る

書類を見ながらパソコン作業をする女性

4つ目の議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイントは「会議の時系列に合わせて作る」ということです。会議の内容によって進行の仕方は異なる場合がありますが、会議は基本的に現状の把握、現状改善に向けての議論、今後の改善策の検討という流れで進められていきます。

このことは読み手の認識としても同じで、会議に出席していなくても議事録を読む際には会議の進行と同じように読み進めていきます。読み手の読み方と同じように記載することで議事録の内容を理解してもらいやすくなりますので、話から外れた内容の言葉を省いた上で分かりやすく時系列にまとめるようにしましょう。

議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイント⑤決定・検討事項は区別する

女性が微笑みながらパソコンで作業をする様子

5つ目の議事録の書き方(まとめ方)のコツやポイントは「決定事項と検討事項は区別する」ということです。決定事項と検討事項を区別して議事録を作成することで、決定事項だけ先にチェックしておきたい人や、次回の同じ会議に向けて検討事項を再確認しておきたい人などいろいろなニーズに対応することができます。

また、決定事項と検討事項が区別されていないことで前回話し合ったことを再度話し合うなど無駄な時間を作ってしまう恐れもあります。このため、決定事項と検討事項は区別して記載するように心がけましょう。

この項目でご紹介した決定事項など、さまざまな事項の内容を議事録に記載する際には分かりやすく文章を書く必要があります。以下の記事では、文章力を鍛えるトレーニング方法などが紹介されていますので、気になる方はぜひチェックしてみてくださいね。

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議事録の書き方や例・テンプレートも

議事録の書き方

パソコンやスマホなどが置かれている様子

議事録の書き方は以下の通りです。議事録は、先ほどもご紹介した通り事前に目的を理解しておくことが大切になります。理解を深めるためにも、事前に登場しそうなワードについて調べたり、過去の議事録や関係する資料をチェックしておくようにしましょう。

また、メモについてはすべての発言内容を細かく記録するのは難しいので、要点部分のみメモをするのがおすすめです。手書きでメモをする場合には図を取り入れると後で見やすくなりますよ。

    議事録の書き方

  1. 1議事録を作成する会議の目的を把握する。
  2. 2フォーマットを入手して、議事録の構成を決めておく。
  3. 3会議中に会議の目的や事前に用意しておいたフォーマットに沿ってメモをする。
  4. 4会議に分からない部分が出てきたらその時に教えてもらう。
  5. 5出来るだけその日のうちに仕上げて提出する。

議事録の書き方例

1人でパソコン作業をする女性

書き方例については以下の「Work&Life」というサイトでチェックすることができます。会社で開かれる定例会議の見直しを目的とした会議の議事録例や、飲食店での来店者を増やすための会議の議事録例など事例別にさまざまな書き方事例が、良い例と悪い例に分けて紹介されていますので、ぜひ参考にしてみてください。

また、事例だけでなく事例に沿った解説も紹介されていておすすめです。事例は合わせて3種類紹介されていますが、ご自分に合った事例だけでなく他の業種の議事録をチェックすることで書き方の勉強にもなりますよ。

【書き方事例つき】会議での議事録が劇的にうまくなる方法 | Work & Life

議事録のテンプレート①書式の王様が提供するテンプレート

パソコンの前で微笑む女性

1つ目の議事録のテンプレートは「書式の王様」というサイトが提供するテンプレートです。書式の王様では、打ち合わせ用や会議用、飲食店用などさまざまな種類のテンプレートをダウンロードすることができておすすめです。

無料の会員登録をすれば合わせて89種類のテンプレートをすべて利用することができます。Word版やExcel版をはじめ、PDF版やGoogleドキュメント版などもありますので、ぜひ活用してみてくださいね。

    書式の王様が提供するテンプレート

  • テンプレート数:89種類
  • ダウンロード方法:無料会員登録後、ダウンロードボタンをクリックする。
  • テンプレートタイプ:Word、Excel、PDF、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート
  • 利用料金:無料
議事録フォーマットと書き方|無料ダウンロードは書式の王様

議事録のテンプレート②Office365が提供するテンプレート

パソコンや事務用品が並べられたデスク

2つ目の議事録のテンプレートは「Office365」というサイトが提供するテンプレートです。Office365は、マイクロソフトが運営するサイトで定例会の議事録や教育機関向けの議事録などの19種類のテンプレートを利用することができます。Wordが入っていればすぐに使うことができるのでおすすめです。

    Office365が提供するテンプレート

  • テンプレート数:19種類
  • ダウンロード方法:ダウンロードしたいテンプレートをクリック後、ダウンロードボタンをクリックする。
  • テンプレートタイプ:Word
  • 利用料金:無料
議事録 - Office templates and themes - Office365

議事録のテンプレート③文例書式テンプレート集が提供するテンプレート

タイピングをする手

3つ目の議事録のテンプレートは「文例書式テンプレート集」というサイトが提供するテンプレートです。文例書式テンプレート集では、一般的に会議で使用されるテンプレートはもちろん、メールで議事録を送付する場合のテンプレートをダウンロードすることができておすすめです。

    文例書式テンプレート集が提供するテンプレート

  • テンプレート数:11種類
  • ダウンロード方法:ダウンロードしたいテンプレートの「テンプレートページへ」をクリック後、「このテンプレートをダウンロードする」をクリックする。
  • テンプレートタイプ:Word
  • 利用料金:無料
議事録 | 使いやすい無料の書式雛形テンプレート - 文例書式テンプレート集

議事録の書き方に活用できるツールは?

議事録の書き方に活用できるツール①GIJI

男性がメガネを置いてパソコン作業をする様子

1つ目の議事録の書き方に活用できるツールは「GIJI」です。GIJIは、議事録作成を目的に作られた入力フォームに内容を入力していくだけで分かりやすい議事録を作ることができておすすめです。

また、ただ議事録を入力していくだけではなくて、見やすくなるようにラベルをつけることができたり、検討結果が記録されていない項目を通知してくれる便利なサービスもあります。会議の出席者全員のパソコンで議事録を共有しながら会議を進めることができるので、後で決裁を回す必要もなく事務の効率化にも繋げられます。

GIJI-ギジ-リアルタイム議事録共有サービス

議事録の書き方に活用できるツール②MetaMoJiNote

パソコンやノートが並べられた様子

2つ目の議事録の書き方に活用できるツールは「MetaMoJiNote」です。MetaMoJiNoteは、iPadやiPhone、Androidなどを使って手書きメモを作ることができるツールです。

パソコンを使ってその場で会議の報告書となるような議事録を作成する方は、追加説明用として別途メモを取りたい場合にとても便利です。ぜひ活用してみてくださいね。

MetaMoJi Note - iPad/iPhone、Android、Windows向け手書きノートアプリ

誰にでも分かりやすい議事録作りにチャレンジしよう!

この記事では、議事録の書き方のコツやポイントなどについてご紹介しました。いかがだったでしょうか。議事録は、会社などで開かれた会議の内容を出席者はもちろん欠席者の方へ分かりやすく内容を伝えるための報告書のような役割を持つ重要な書類です。

さまざまな人が読むため、その分多くの人にとって理解しやすい議事録を作成する必要があります。今回ご紹介した情報を活かして、ぜひ誰にでも分かりやすい議事録作りにチャレンジしてみてくださいね。

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