退職届の手紙の書き方・テンプレート！用紙の折り方・添え状等郵送方法も

退職届と退職願と辞表の違いは？

退職届は退職が決まったときに出す書類

退職届は正式に決まってから会社に出す書類です。書類を出すと、労働契約の解除をすることができます。退職届は会社独自の形式で作成することもあるので、就業規則を確認して文書を書きます。また、退職を表明する期間が決められていることがあるので、きちんと確かめましょう。

法律上は口伝ての表明でも効力を発揮するとされています。しかし、届出として書類化していないと、証拠となるものが何もないため、きちんと伝わらない可能性があります。その場合、言った・言わなかったの押し問答になり、お互いの予定が崩れて円満な退職が難しくなるので、キチンと書類を作った方がいいです。

退職願は退職の意志を表明する書類

退職願は退職の意志を表明する書類です。正式な書類ではなく、あくまでも上司などに自分が退職したいことを示すためのものです。また文書ではなく口伝てで伝えても問題ありません。また、自己都合退職のときに提出することが多いと言われています。退職願を受けた会社は契約の解除の検討に入ります。

また、提出先や口頭で伝える場合は自分の直属の上司にまず言います。ほかの責任者や、同僚などに先に言ってはいけません。上司の面目がなくなり、逆に自分の退職が難しくなったり、不和のきっかけとなり、円満に退職できなくなることもあります。退職の意志は、まず直属の上司に打ち明けるようにしましょう。

辞表は会社の役員が役職を辞退するときに出す書類

辞表は会社の役員が役職を辞退するときに出します。退職届ではなく、たまに辞表と書いて間違える人が一定数います。辞表は会社で何かの役職についている人が書けるものです。会社のただの従業員は辞表を出すことはできません。退職願・届を出しましょう。間違えると少し恥ずかしい思いをします。

一般社員は辞表を出せませんが、出せる人は一体どの役職からなのでしょうか。一般的に課長以上です。例えば部長や局長・取締役・社長・顧問などの何らかの役職がある人が辞表を出します。辞表の意味は役職を辞めることを指し、役員が労働契約を終えるという意味では退職届が正しいです。

退職届・退職願・辞表との違いは取り消しできるかどうか

退職届・退職願・辞表との違いは取り消しできるかどうかです。退職願はただの意志表明なので取り消しができます。しかし、退職届は一回受理されたらキャンセルできません。受理が決まれば退職する方向で会社は手続きを進めていますから、途中でやめるとなれば再度、承認が必要になるのです。

また、退職願・届けにサインするという事は、退職を自分で決定したということの証拠でもありますので、よく考えて署名しましょう。辞表については役職のある方の判断なわけですから、自己決断をひっくり返すような真似はしないと思います。辞表も同じように取り消し不可能なものだと考えるべきでしょう。

退職届の手紙を出すタイミングは？

退職届の手紙を出すタイミング①1～2ヶ月前が通常

退職届の手紙を出すタイミング1つ目は1～2ヶ月前が通常です。すぐには無理ですし、会社や職場に迷惑がかかります。一般的には1か月前に退職の意志を伝えますが、就業規則に届出の期間が書かれていることがあります。もし退職を考えているなら、一度規則を確認して、いつまでに申し出る必要があるのか見てみましょう。

退職を申し出るときは、一番目に自分の上司へ伝えます。ほかの社員がいる中で相談するわけにもいきませんので「お話があるので少しお時間よろしいでしょうか」などと切り出して、時間を取ってもらえるようにお願いしましょう。そして「唐突で申し訳ないのですが、退職させて頂きたいと考えています」という風に申し出ます。

退職届の手紙を出すタイミング②遅くても2週間前にだす

退職届の手紙を出すタイミング2つ目は遅くても2週間前までには出すことです。通常は1か月前に出したり申し出るものですが、労働環境の問題ですぐに辞めたいこともあるでしょう。会社によっては、ずるずると退職を引き延ばしたり、上司が認めてくれないなどの理由で会社を辞めるのが難しいことがあります。

民法上、機関に定めがない雇用契約をしている場合、退職は2週間前までに申し出れば良いことになっています。またやむを得ない理由がある場合も同様です。一刻も早く辞めたい場合は、1か月を待たずに2週間前に申し出て、辞めることもできるのです。

退職届の手紙の書き方・テンプレートは？

退職届の手紙の書き方①使う紙はA4～B5の用紙・便箋

退職届の手紙の書き方1つ目は使う紙はA4～B5の用紙・便箋です。A4かB5の白紙であれば大丈夫です。B5が使いやすいとされており、サイズが小さく携帯しやすい上、長系4号封筒に折って入れやすいです。A4の場合は大きくて入りません。会社によっては専用の用紙があるかもしれません。

用紙のサイズはどちらでもよいので余っている方があれば、A4でも構いません。紙のタイプはまっさらな白紙でも、シンプルな罫線入りでも大丈夫です。またA4とB5以外にセミB5便箋や色紙判でもよいとされています。罫線があると仕上がりが綺麗だからおすすめだという声もあります。

退職届の手紙の書き方②文面はパソコンか黒ペンで作成する

退職届の手紙の書き方2つ目は、文面はパソコンか黒ペンで作成します。パソコンは調べるとテンプレートやフォーマットをダウンロードできます。文面をどうすればいいかわからない、思いつかない場合は参考にもできますし、そのまま印刷して使うことができますので便利です。

直筆で退職届を書く場合は黒ペンで書きます。大抵はパソコンで作成しますが、重要書類でもあるためか会社が手書きの文書を求める場合があります。直筆で書くときは文面は縦書きにして黒インクのボールペンか万年筆で書きます。文章はパソコンと同じく見本を調べて書くと失敗がなくてよいでしょう。

退職届の手紙の書き方③書かなければいけない必須項目は6つ

退職届の手紙の書き方3つ目は文面に書かなければいけない必須項目は6つなことです。その項目は、退職届、私事、「このたび、一身上の都合により（元号）年〇月〇日をもって退職致します。」、「（元号）年月日・所属部署と課・名前」と書いていき最後に「会社名（株式～から後株なら後に）、社長名」を書いて終わりです。

退職届で書く6つの必須項目

• ・退職届
• ・私事
• ・「このたび、一身上の都合により～」の文言
• ・（元号）年月日・所属部署と課・名前
• ・会社名（株式～から後株なら後に）
• ・社長名

退職届の手紙の書き方④文面はテンプレートを利用するのが一番おすすめ

退職届の手紙の書き方4つ目は文面はテンプレートを利用するのが一番おすすめということです。ネットで検索すると退職届の内容が丁寧に書かれたテンプレートを手に入れることができます。退職届は決まった形式の文面なことがほとんどです。自分で考えるよりはテンプレートを利用する方が間違いや失礼がなくおすすめです。

会社によっては手書きでの提出する必要があると思います。その場合でも、調べれば丁寧なテンプレートや文例、書き方が出てくるため、参考して書く方がミスが少なく済み、一番おすすめです。参考になるサイトを掲載しておきますので、ぜひ参考にしてみてください。

退職届の手紙の書き方⑤退職届の手紙と一緒に添え状を入れる

退職届の手紙の書き方5つ目は退職届の手紙と一緒に添え状を入れることです。添え状は郵送時に同封する、挨拶状のようなものです。通常、退職届は直接手渡ししますが、郵送で送る場合などでは同封します。郵便での送付になったことを詫びる旨、辞め方によっては一言謝罪するなどの文書内容にすると良いでしょう。

退職届の手紙の書き方⑥添え状もテンプレートを参考・利用するのがおすすめ

退職届の手紙の書き方6つ目は添え状もテンプレートを参考・利用するのがおすすめなことです。退職届の文面と同じように、添え状の内容も調べれば丁寧なテンプレートがでてきます。無料で利用できるため、使ってみてはいかがでしょうか。テンプレート探しに便利なサイトを掲載しますのでぜひ参考にしてみてください。

退職届の手紙の送り方①文書の折り方は内側に三つ折りにする

退職届の手紙の送り方1つ目は文書の折り方は内側に三つ折りにすることです。書き方というより、送り方です。言葉での説明になりますが、文書用紙を下3分1折り返します（折り目が2つ）。そして上3分の1を被せるように折ります。これで三つ折りは完成です。

注意したい点は、退職届は重要な書類ですので、折るときは手紙の端と端を合わせて綺麗に折るようにしましょう。封筒に入れるときもシワや折り目ができないように慎重に入れます。上手く入らないときは、封筒をしっかり広げたり、中を確認するなどして落ち着いて入れてください。

退職届の手紙の書き方②退職届を入れる封筒は白い二重封筒を使う

退職届の手紙の送り方2つ目は、退職届を入れる封筒は白い二重封筒使うことです。封筒の表には中央あたりに退職届と書き、裏面には左下に所属部署と課・自分の名前を書きます。白封筒を選ぶとき、郵便番号を入れる枠線のないモノを選ぶのが良いとされていますので、買うときは注意しましょう。

退職届を入れる白封筒は手渡しの場合、封を閉じる必要はないとされています。閉じる必要はないものの、フタは折り曲げて渡しましょう。また封筒の中には閉じるためのノリ付きの封筒もあり、その場合は素直に封をする方が見栄え的にも良いです。なお、封をするときはメのマークを書きます。

退職届の手紙の送り方③郵送用の大きい白封筒を用意する

退職届の手紙の送り方3つ目は郵送用の大きい白封筒を用意することです。退職届より一回り大きい白封筒を用意します。二重封筒が長形4号なら3号、同じく長形3号なら5号が丁度良いサイズとされます。封筒に宛名と差出人を書き、さらに表左下に親展と赤字で表記します。宛名の本人以外は開けないようにという意味です。

郵送封筒に入れるときは退職届と添え状を同封します。入れるときは添え状を上に、退職届をその下の順番にします。内容の透過を防止する効果もあります。また、宛名を書くときは誰に送ればいいのか担当者もちゃんと確かめて書くようにしましょう。

退職届の手紙の郵送の方法は？

退職届の郵送方法①基本は事前に連絡してから送る

退職届の郵送方法1つ目は、基本は事前に連絡してから送ることです。重要書類を送るわけなので、郵送する前に上司、人事などの担当者に連絡しておきましょう。しかし、何らかの理由で退職の合意がされてない場合は、連絡は逆にしない方が良いです。退職届の受け取りを拒否されて退職が上手くできないことがあります。

退職届の郵送方法②普通郵便か内容証明郵便で送る

退職届の郵送方法2つ目は普通郵便か内容証明郵便で送ります。通常、退職の合意を経てやめる場合は普通郵便で退職届を送ります。しかし、合意がない場合は内容証明郵便で会社に送ります。その場合、受け取った時点で退職に会社が合意したことになります。

退職届は手順を確認して正しく書こう

以上が退職届についてや、手紙の書き方、郵送の仕方でした。会社によっては就業規則で退職について決められていることがあるので、必ず確認して手続きを行いましょう。退職の方法のほかにもさまざまな記事があります。言葉にまつわることや人間心理、お役立ち知識など多数ありますのでぜひご覧ください。

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