メールの連名の書き方は？ビジネスでの宛名や宛先の順番やマナーも

ビジネスメールのマナー

ビジネスメールのマナー①宛名に会社の名前・部署・担当者名を忘れず書く

ビジネスメールのマナー1つ目は、宛名に会社の名前・部署・担当者名を忘れず書くことです。基本中の基本です。会社の名前を書くときも、株式会社を前後どちらに書くのか確認し、省略してはいけません。部署や担当者名も正確に書きましょう。部署宛に送る場合は御中と書き、名前が分からない場合は担当者様と書きます。

もし名称を書き間違えたらどうなるのでしょうか。相手は失礼に感じますし、取り方によってはぞんざいに扱われていると解釈されるかもしれません。ビジネスの信用を失うとやり直しはできません。送る前にはきっちりと確認します。もし間違えたら早急に謝罪し、場合によっては上司への報告も必要です。

ビジネスメールのマナー②肩書もちゃんと明記する

ビジネスメールのマナー2つ目は肩書もちゃんと明記することです。もし宛名の人に役職などの肩書があればちゃんと書くようにします。省略してはいけません。書く場合は役職・氏名・敬称の順に書きます。例えば「部長 A崎T男 様（さん）」となります。敬称は「様・さん」のどちらでも構いません。

ちなみに殿という敬称は対等か目下の者に対して使います。そのため自分より目上の上司やそれ以上の人への敬称に使うと不適切ですので気を付けましょう。また、A部長様など役職に敬称をつけるのは二重敬語となり、誤りですのでやめましょう。以上のことに注意し、名称は正しく書きましょう。

ビジネスメールのマナー③件名は一目で分かりやすく書く

ビジネスメールのマナー3つ目は、件名は一目で分かりやすく書くことです。社内でも社外でもビジネスメールを送るときは、件名を分かりやすくするように心がけましょう。理想は一目見て本文の用件が大体把握できるぐらいが目安です。すぐに用件の重要度が分かるため相手がメールを読む負担を減らすことができます。

逆に件名が良く分からない場合はどうでしょうか。例えば「この前の件について」と「昨日の商品開発の会議で出たA案の結果の件」であればどちらが分かりやすいかは一目瞭然です。後者の方が用件を瞬時に理解できますね。件名が分かりやすいと優先順位の判断がつきやすいので、気遣いの利いたビジネスメールとなります。

ビジネスメールのマナー④あいさつや署名を忘れない

ビジネスメールのマナー4つ目はあいさつや署名を忘れないことです。あいさつとは文の初めの言葉です。例えば「お世話になっております」やますますご清祥のことと～などの時候のあいさつです。そして、署名とは最後に送り主の名前やアドレスなどをビジネスメールの最後に書いておくことです。

あいさつに関しては人間関係の基本でもありますので、今更ですが、いきなり本題に入ると唐突で押しつけがましい印象があります。あいさつ文を1～2行ていどはさんで用件に移ると良いでしょう。社内メールでも同じことです。署名は相手がメールの内容で質問のある場合など、書いてあると親切なので書いておくべきです。

ビジネスメールの宛名の連名のポイント・順番や役職も

ビジネスメールの宛名の連名のポイント①順番は立場の高い方から

ビジネスメールの宛名の連名のポイント1つ目は、順番は立場の高い方から書くことです。宛名の人たちの立場がそれぞれ違うなら、立場の高い方から順番で書いていきます。縦書きでも横書きでも一緒です。例えば主任A・課長B・部長Cなら宛名の連名では「C様、B様、A様」の順番で書きます。

立場の高い方から書く理由はそういう慣例だから、というのもありますが、とはいえ順番がバラバラだと違和感があるものです。名前の順番に意味を見出さない人もいる一方、なぜ目下の者より順番が後なのかと気にする人もいます。基本的に連名の順番は立場の高い順で書くのが一般的なので、それにならう方がよいでしょう。

ビジネスメールの宛名の連名のポイント②敬称に注意する

ビジネスメールの宛名の連名のポイント2つ目は、敬称に注意することです。敬称とは様やさんなどの名前の後につける言葉のことです。社内宛のメールなら目上の人には様、目下や対等の人にはさん・殿をつけておけば間違いがないでしょう。宛名の人物に役職がある場合は二重敬語に注意してください。

また、宛名の人が教授や医師、弁護士だった場合は、敬称で先生と書く場合もあります。ただ、人によっては嫌がる人もいるようなので、状況に応じて使い分けると良いでしょう。また、社内の習慣で役職に敬称をつけて送る場合もあるようなので、その場合も郷に入っては郷に従えと言いますので、従うのが良いでしょう。

ビジネスメールの宛名の連名のポイント③社内宛でBCCとCCの扱いに注意

ビジネスメールの宛名の連名のポイント3つ目は、社内宛でBCCとCCの扱いに注意することです。連名の相手にCCでメールの情報を共有することがあります。また、BCCも連名の相手を匿名にしたい場合によく使います。このCCとBCCはうっかり入力を間違えると大変なことになる場合もあります。

よくある間違いとして、CCに面識のない人の宛名を入れてしまうことです。場合によっては重大な情報漏洩に繋がるので注意する必要があります。仕組み上、CCでメールを受けとった人同士のアドレスは見れる状態になっています。そのため、CCの宛名の中に互いに面識がない人が混じっていると情報の流出となります。

社内であれば、アドレスが知られても問題はないでしょう。しかし、社内でも送ったことがバレるとまずい場合や、CCで送りたいのに面識のない人が含まれるときは、BCCを使うのが適切です。BCCで送ると、CCと違って受け取った人からほかの送り先が分からない状態になります。CCなど状況によって使い分けましょう。

ビジネスメールの宛名の連名のポイント④TOの書き忘れに注意すること

ビジネスメールの宛名の連名のポイント4つ目は、TOの書き忘れに注意することです。TOはメインの宛名という意味があります。つまり連名の中でも特に用件を伝えたい人です。書き忘れても問題はないのですが、見落とされる可能性があります。またCCなどは情報を共有したい人なので、メールを見るだけの意味が強いです。

TOとCCの使い方を間違えるのもよくある失敗です。例えばTOとCCを逆に入力してしまうなどです。TOとCCは意味が違うので、誤解した状態で伝わる恐れがあります。TOは用件の当事者で、内容を実際に実行してほしい人、CCは内容について知っておいてほしい人という風に覚えておくと間違えにくいでしょう。

ビジネスメールの宛名の連名の書き方・例も

ビジネスメールの宛名の連名の書き方・例①役職がそれぞれ違うとき

ビジネスメールの宛名の連名の書き方・例1つ目は、役職がそれぞれ違うときです。連名では立場が高い方から書くので、順番に気を付ける必要があります。例えばA・B・Cさんがいたとして、Aは課長、Bは部長、Cは社員だったとします。その場合、連名では部長のB、課長のA、最後にCという順番で書く必要があります。

具体的なビジネスメールの例文をあげてみましょう。先ほどのA、B、Cをメールで書くと「株式会社XX社 人事部採用チーム B部長、A課長、Cさん～」という書き方になります。縦書きの場合でも同じで上にいくほど立場が高い順にします。ちなみに目下や同僚などへ送る場合、敬称は、様よりさんづけの方が自然です。

ビジネスメールの宛名の連名の書き方・例②立場が同じ人のとき

ビジネスメールの宛名の連名の書き方・例2つ目は、立場が同じ人のときです。立場が違う場合は高い順で書けばいいですが、立場が同じ人が複数いた場合はどうなるのでしょうか。高い順で書くことは変わりませんが、一般的には用件の関連度で順番を決めます。また、五十音順でもいいので、何か理由を用意しておきましょう。

具体的なビジネスメールの例文をあげてみましょう。AとBの2人の課長がいるとして、その両方にメールを送る場合「A課長　B課長　お忙しいところ失礼します～」という風に書きます。名前の順番は、用件の関連度や五十音、勤務年数の長さなど、突っ込まれたときの根拠も用意しておくと問題ないでしょう。

ビジネスメールの宛名の連名の書き方・例③団体や部署宛にするとき

ビジネスメールの宛名の連名の書き方・例3つ目は、団体や部署宛にするときです。連名にするときに部署全員など人数があまりにも多い場合は、書き方を変えます。その場合、敬称は、個人名ではなく部署＋御中を使用します。または～部署 各位という書き方もできます。各位は敬った言い方なため、敬称はいりません。

具体的なビジネスメールの例文をあげてみましょう。人事部に向けてメールを出す場合「株式会社XX 人事部御中～」という書き方になります。ちなみに、御中は部署の誰かに見てほしい、という意味なので、部署の全員に見てほしいメールの場合は、人事部 各位～と書く方が適切です。

ビジネスメールの宛先を連名にする時のポイントや書き方

宛先を連名にする時のポイント①複数の会社に送る場合分けて書く

宛先を連名にする時のポイント1つ目は、複数の会社に送る場合分けて書きます。社外の人宛に連名で書く場合は、名前をごちゃまぜにせずに、用件の関連度が高い順で、会社ごとに分けて書きましょう。名前をまとめてしまうと、分かりずらいですし、書いた順番で思わぬ誤解を招く恐れもあります。

具体的な例文をあげてみましょう。A社とB社の連名で送る場合、用件的にA社と関連度が高いなら「A社 営業部 Y様」と書き、改行して一行空けて「B社 営業部 X様～」という風に書きます。社内メールと違い、横並びで書かず会社ごとに行を分けて書くようにします。会社が多い場合は個別の方が見やすいでしょう。

宛先を連名にする時のポイント②面識のない会社同士ならBCCに連名を書く

宛先を連名にする時のポイント2つ目は、面識のない会社同士ならBCCに連名を書くことです。商品のお知らせなどを送るため、複数の会社へ同じメールを一斉送信する場合があります。その場合、文面ではなくBCC欄に連名を書きます。文面に連名を書くと、個人情報の関係上、好ましくない場合があるからです。

ビジネスメールを送るとき、マナーとして文面には必ず相手の名前を書きます。しかし、BCCは一斉送信ですから、個別の名前は書けず工夫が必要です。そのため、メールの文面では「取引先各位～」といった表現にします。連名の代わりに各位と書くことで、取引先の全ての人に見てほしい、と伝えることができます。

連名は状況に応じて書き方が変化する

以上がビジネスメールの連名の書き方やマナーでした。連名は、相手の立場の高さや、用件の関連度合いなどで書く順番が変わります。そのため順番を気にせずに書いてしまうと、マナーを知らない人、失礼な人という印象を周りに与えかねません。連名を書くときは順番を気にするようにしましょう。

ほかにもビジネスメールに関することや、仕事を上手くこなすためのお役立ち知識など、多数まとめていますので、ぜひご覧ください。

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