ビジネスメールの改行マナーは？一行の文字数や文章の折り返しの位置も

ビジネスメールでの改行マナーを知っているでしょうか。改行を意識していないメール文書は読みづらく、相手が苦労します。一行にある程度の文字数を書いたら、折り返しする方が読みやすい文章になります。この記事では、改行についての詳しいマナーや例文、改行する位置などについてまとめています。

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1 ビジネスメールの改行マナーは？文字数や位置は？
2 改行を効果的に使ったビジネスメールの例文は？
3 携帯やスマホに送るビジネスメールの改行の位置は？
4 ほかに気を付けたいビジネスメールの書き方
5 ビジネスメールの改行は文面を読みやすくする効果がある

ビジネスメールの改行マナーは？文字数や位置は？

ビジネスメールの改行マナー①文章は適度に改行するのが社会人の礼儀

ビジネスメールの改行マナー1つ目は、文章は適度に改行するのが社会人の礼儀なことです。改行のない文章は読みづらく、人に疲労感や不快感を与えます。ビジネスでは特に、社内や社外の人との関係は良好に保つことが重要です。そのことからも、改行のないビジネスメールはマナーに欠けている印象を与えます。

適度に改行が入っているビジネスメールの文書は、読みやすく相手も書かれている内容を素早く把握しやすいというメリットがあります。また、改行を入れた相手に思いやりのあるメールを作成することで、働く社会人としてマナーができていて、しっかりしているという印象を持たれることもあるでしょう。

ビジネスメールの改行マナー②一行25～30の文字数で折り返しをする

ビジネスメールの改行マナー2つ目は、文字数は一行25～30文字前後で改行することです。ビジネスメールの文書は長すぎても短すぎても読みづらいものです。一行に書く文字量は25～30文字前後が適量だと言われています。読みやすいビジネスメールの作成のためには、適度な文字量で改行することが大事です。

メールを作成する際、一行に書くことができる文字数は78文字です。それ以上一行に含めると、内容が反映されずに削除されてしまうことがあります。自分が意図したようにメール文が反映されないため、不自然な文章になってしまいます。そのため、一行あたりの文字数が多くなりすぎないように心がけましょう。

ビジネスメールの改行マナー③改行の位置は意味のまとまりを意識する

ビジネスメールの改行マナー3つ目は、改行の位置は意味のまとまりを意識することです。一定の文字数による改行を意識するのは大事ですが、文章の意味が読み取りづらくなると本末転倒になります。意味のまとまりが途切れないよう、文章の改行で折り返しする位置には気を付けましょう。

改行を入れるおすすめの位置があるため、見てみましょう。まずビジネスメールの内容をまとまりごとに大きく分けると、挨拶・名前・本文・締めの挨拶の4つのブロックになります。まとまりが途切れないように改行するのが大切ですから、ブロックの変わり目に改行を挟むと、ちょうど良い位置になります。

ビジネスメールの改行マナー④文書の段落ごとにも改行を入れる

ビジネスメールの改行マナー4つ目は、段落ごとにも改行を入れることです。文章が長くなる場合、区切りのいい場所で改行する方が読みやすくなります。改行を入れる一つの目安として段落があります。段落の変わり目は内容の切れ目でもありますから、改行するにはちょうどいい位置だと言えるでしょう。

ビジネスメールの改行マナー⑤箇条書きや字下げの併用でスッキリ見える

ビジネスメールの改行マナー5つ目は、箇条書きや字下げの併用でスッキリ見えることです。文章の読みやすさに改行は重要ですが、箇条書きや字下げを併用するのもおすすめです。箇条書きは要点を簡潔にまとめることができますし、字下げするとほかの文字より目立たせることができ、より相手が見やすいメールとなります。

ビジネスメールの改行マナー⑥句読点や意味の区切りが良い所で折り返しする

ビジネスメールの改行マナー6つ目は、句読点や意味の区切りが良い所で折り返しすることです。文章を書いていると、段落や意味のまとまりが長くなることもあります。その場合は、句読点や一文の区切りが良いところで折り返しの改行を入れましょう。

ビジネスメールの改行マナー⑦空白行を適度に入れて見やすくする

ビジネスメールの改行マナー7つ目は、空白行を適度に入れて見やすくすることです。文字ばかりが連続する文章は読み手に圧迫感を与えます。文書の全体を見直して、文字が壁のように並んでないか確認しましょう。2回改行すると空白行を作ることができます。適度に空白の行で文章を区切ると見やすいメールになります。

ビジネスメールの改行マナー⑧文書中に改行が多すぎても読みづらい

ビジネスメールの改行マナー8つ目は、文書中に改行が多すぎても読みづらいことです。適度な改行は読みやすい文書を作りますが、一行書くごとに空白行を入れるなどはやりすぎだと言えます。2～3行などのある程度、意味がまとまった文章は改行しない方が読みやすいので、改行のし過ぎには気を付けましょう。

改行を効果的に使ったビジネスメールの例文は？

改行を効果的に使ったビジネスメールの例文①依頼をするメールの場合

いつもお世話になっております。株式会社△△の○○です。この度弊社では、業務改善の一環として、社内のルーチン業務の自動化に取り組むことになりました。そこで、御社の業務ソフト◇◇の導入を検討しています。これから社内の関係部署と相談しながら予算等の調整に入りますので一度お見積書をいただけないでしょうか。
引用元：ビジネスメールの教科書

改行を効果的に使ったビジネスメールの例文1つ目は、依頼をするメールの場合です。上記の例文で、改行を効果的にするには、まず句点ごとに改行を行います。名乗りと本文と締めの間に空白行も入れます。また「この度～なりました。」の文は長いため、「業務改善の一環として、」で一度折り返しを入れると見やすいです。

改行を効果的に使ったビジネスメールの例文②案内をするメールの場合

いつもお世話になっております。株式会社△△の○○太郎です。 △△の在庫を教えていただきたくご連絡しました。貴社の△△が大変好評でして予想以上に売れ行きを伸ばしています。在庫がありましたら、仕入をしたいので下記の数量、納期までに手配が可能かどうかご回答ください。
引用元：ビジネスメールの教科書

改行を効果的に使ったビジネスメールの例文2つ目は、案内をするメールの場合です。上記の例文で、改行を効果的にするには、まず句点ごとに改行を行います。そしてさらに名乗り・本文・締めの言葉ごとに空白行を挟んで文章を分けます。そうすることで、見やすい文書となります。

改行を効果的に使ったビジネスメールの例文③相談をするときのメールの場合

いつもお世話になっております。株式会社△△の○○です。 ○○○○○○○○の件に関しまして、来週の打ち合わせ日程を決定したいと思います。私の打ち合わせ可能日時を載せておきますのでご都合のいい時間帯がありましたら教えてください。
引用元：ビジネスメールの教科書

改行を効果的に使ったビジネスメールの例文3つ目は、相談をするときのメールの場合です。上記の例文で、改行を効果的にするには、まず文の句点ごとに改行を入れます。そして名乗りの挨拶・本文・締めの言葉の間に空白行を入れます。「○○の件～思います」の文は長いため「関しまして、」で折り返しすると見やすいです。

携帯やスマホに送るビジネスメールの改行の位置は？

携帯に送るビジネスメールの改行の位置①改行するなら一文ごとに

携帯に送るビジネスメールの改行の位置1つ目は、改行するなら一文ごとにすることです。携帯宛のメール文書を書く際、改行は一文ごとにする方が読みやすい文章となります。ここでの一文とは、句点の「。」までの文を指しています。理由は、スマホなどの携帯は画面が小さいため、改行が多いと逆に読みづらいからです。

携帯に送るビジネスメールの改行の位置②文の途中で改行すると見づらい

携帯に送るビジネスメールの改行の位置2つ目は、文の途中で改行すると見づらいことです。文の途中とは、読点や文の区切りの良い部分などを指します。パソコンで文書を見ると改行した方が見やすく感じますが、携帯は画面が小さいため、改行が多いと文がぶつ切りに見えます。そのためある程度長さがある方が読みやすいです。

ほかに気を付けたいビジネスメールの書き方

気を付けたいビジネスメールの書き方①改行されないときは設定を見直す

気を付けたいビジネスメールの書き方1つ目は、改行されないときは設定を見直すことです。メールソフトで文書を作成して送信した際、相手に届いたメールでは改行が反映されていない場合があります。その場合、メールソフトの設定が原因で改行がされなかった可能性があります。

改行されない現象が発生したときは、メールソフトのオプション設定の画面を開き、余分な改行を削除するという項目をオフにしてみましょう。また、HTMLの変換機能が有効になっている場合でも、改行が上手く反映されないことがありますので、設定をオフにしてみましょう。

気を付けたいビジネスメールの書き方②分かりやすい言葉選びを心がける

気を付けたいビジネスメールの書き方2つ目は、分かりやすい言葉選びを心がけることです。いくら改行で文面を読みやすくしても、書かれている文章がそもそも難解だった場合はあまり意味がありません。分かりやすい文章を心掛け、誰が読んでも理解できるよう専門用語などは使用を避けたほうがいいでしょう。

気を付けたいビジネスメールの書き方③機種依存文字の使用を避ける

気を付けたいビジネスメールの書き方3つ目は、機種依存文字の使用を避けることです。機種依存文字とは、限られた機種しか表示することができない文字を指します。例えば「①」といった特殊な文字が該当します。対応していない機種で表示すると上手く反映されないので、相手に情報がうまく伝わらない可能性が高くなります。