リマインドメールの意味とは？ビジネスの例文や件名と返信の書き方も

リマインドメールの意味を正しく理解して使用できていますか？リマインドメールはとても便利ですが、使い方・書き方によっては相手を不快にさせてしまい関係悪化にも繋がりかねません。ビジネスで使える例文や件名に加えて、リマインドメールへの返信の書き方、英語のリマインドメールの書き方までご紹介いたします。

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1 リマインドメールとは？意味や必要になる時は？
2 リマインドメールの書き方のポイント
3 リマインドメールの書き方例文5選！
4 英語のリマインドメールの書き方例文とは？
5 リマインドメールへの返信の書き方例文とは？
6 リマインドメールを活用してトラブルを未然に防ごう！

リマインドメールとは？意味や必要になる時は？

リマインドメールとは内容の確認を促すメール

リマインドメールは内容の確認を促すものです。催促や督促に使用されるものであると勘違いされていることもありますが、送った情報の確認を促すこと以外にも、申し込み内容の確認やお知らせメールもリマインドメールと呼ばれ使われます。

リマインドメールの意味は思い起こさせること

リマインドメールを送る意味は、相手に何かを思い起こさせるためです。何をremaindさせるのか、思い起こさせる内容はお知らせ、納期、約束、期日など様々なものがあります。相手に確認をしてもらうだけで良いのか、返事や納品を至急求めるのかなど相手に求める行動によって書き方も変える必要があるのです。

リマインドメールが使われる場面

・お知らせの確認
・通知した期限や期日に関しての再通知
・返信を求めた案件の確認、返信依頼
・約束（日時や場所）の確認依頼
・登録や申し込み内容についての確認依頼
・依頼した仕事の状況確認をしたい場合
・期限が過ぎたものの（期限が差し迫っているものの）納品依頼

リマインドメールが必要になる時はビジネス上重要案件である場合が多い

リマインドメールが必要になる時は重要案件である場合が多くあります。状況把握ができており、約束や納期が守られている場合はリマインドメールは不要です。仕事が予定通り進んでいない場合や、重要案件の見落としや間違いを防ぐ目的で相手に確認や返信を求める際には使用すべきです。

リマインドメールの書き方のポイント

リマインドメールの書き方のポイント①要件から書き出さない

リマインドメールの書き方1つ目は、要件から書き出さないことです。日頃の感謝の意やお礼を述べるなどの一文の有無により、次の要件に対する印象は大きく異なります。また、相手の状況が分からないため、終わりに相手の状況などを考慮する一文などを加えると、配慮している気持ちが伝わり好印象を得られます。

リマインドメールの書き方②件名はオブラートに

リマインドメールの書き2つ目は、件名はオブラートにすることです。件名に「リマインドメール」や「確認依頼」と書くと、相手の状況を考慮しておらず上から目線だと相手は不快になることがあります。件名には相手の心情に配慮した遠回しな書き方を心がけましょう。

リマインドメールの件名書き方例

「〜についてご確認願います」、「△△（イベントなど）の申し込み内容についてのご確認」、「〇〇の件について再送させていただきます」

リマインドメールの書き方③件名や内容で重要性や緊急性を示す

リマインドメールの書き方3つ目は、件名や内容で重要性や緊急性が相手に伝わるように書くことです。結果や返答がない場合、あなた自身と相手との間には、要件に対する重要性や緊急性に大きな認識の差がある可能性があります。温度差を埋めるため、具体的になぜ相手に返答や返信を求めているのかを示すことが必要なのです。

注意点として、ビジネス上では「困ってるからお願いします」というような頼み方は避けましょう。相手の精神的な負担となり、今後の関係継続が難しくなる場合もあります。あくまでも双方のために、相手にとってもメリットや必要性があるのだということがわかるように書くことが重要なのです。

リマインドメールの書き方④多数に送る場合は返信済み者への配慮が必要

リマインドメールの書き方4つ目は、多数に送る場合は返信済み者への配慮が必要であるです。返信をしたのに再度送りつけられたと、不快感や仕事の仕方に対しても反感を持たれてしまう危険があります。

多数に送る場合の返信済み者への配慮例文

「返信いただいた方にもご確認のためお送りしています。どうぞご容赦いただきますようお願い致します。」

リマインドメールの書き方例文5選！

リマインドメールの書き方例文①打ち合わせや予定の確認を依頼したい

重要な打ち合わせや予定などの確認を依頼したい場合、相手もすでに承知している場合があることを配慮した書き方、言葉遣いにします。普段からビジネス上で付き合いがある相手の場合は、付き合いに対するお礼の一文を入れることを忘れないようにしましょう。

重要な打ち合わせや予定などの確認

「普段から細かな点までご配慮いただきありがとうございます。〇〇様との○月○日に予定しております件について、念のため詳細を送らせていただきました。どうぞご確認いただき、何かありましたらご連絡いただけると幸いです。」

リマインドメールの書き方例文②飲み会の案内や申し込みの返信を促す

飲み会や申し込みの返信を促したい場合、先に送ったメールでは相手のアクションを促すことができなかったという結果です。展示会や発表会などへの来場を促す場合、例文のように相手にメリットがあることを感じさせる書き方を心がけることが必要です。飲み会の場合は早く返信が欲しいとストレートに伝えても良いでしょう。

案内や申し込みの返信を促したい

「いつも大変お世話になっております。□月□日にご案内させていただいた〜の件について再度ご意向を伺いたく連絡させていただいております。前回は記載しておりませんでしたが、当日お越しいただくと〜という点について実際体感していただくことができます。またご来場いただければ、御社にとって有益な情報を得る機会となるよう尽力させていただきます。○月○日までにご返答いただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。」

リマインドメールの書き方例文③状況確認をしたい

依頼した仕事の進捗状況や状況確認をしたい場合は、例文のように相手の状況を配慮している一文を加える必要があります。最後まで依頼した仕事をやり遂げてもらう必要性があり、今後のビジネス関係を維持するためにも、「ご報告願います」だけで終わらないように注意しましょう。

状況確認をしたい場合の例文

「いつもお世話になっております。お忙しい中申し訳ありませんが、依頼させていただいております〇〇についてですが、状況確認をさせていただければと思いご連絡させていただきました。依頼内容について疑問や問題点などございましたら、ご連絡いただければご状況に応じて早急に解決法を提案できればと思っております。ご返信お待ちしております。どうぞよろしくお願い致します。」

リマインドメールの書き方例文④納期が過ぎている

納期が過ぎている場合は、返信をもらい納品してもらう必要があります。リマインドメールの意味は大きく、要件は明確にする必要があります。しかし何かが原因で確認ができていない場合も考えられます。「早急に納品ください」など一方的な書き方とならないよう配慮しましょう。

納期が過ぎている場合の例文

「いつもお世話になっております。ご依頼させていただいておりました〇〇についてですが、こちらで納品の確認ができておりません。既に納品手続きを行っていただいておりましたら、大変申し訳ありませんが納品日時等詳細をご連絡いただければと思います。何らかのご事情があり納品が遅れている場合、ご状況をご連絡いただきたいと思っております。いつもご協力ご尽力いただいており大変感謝しております。納品確認が早期にできることを願っております。どうぞよろしくお願い申し上げます。」

リマインドメールの書き方例文⑤支払い期限切れ

支払期限が切れている場合、請求日や金額、請求書番号など請求内容に加え遅れいている日数も明記し、例文のように返信や適切な対応と報告を求める意志を伝える必要があります。今後もビジネス上取引関係があるのであれば曖昧な対応は良くありません。会社としての対応を検討後送りましょう。

支払期限切れの場合の例文

「いつもお世話になっております。納品が完了しております〇〇の請求期限が□□日過ぎております。何らかのトラブルによりご確認できていない可能性があり、既にお手続きいただいている場合は大変申し訳ありませんが、ご確認させていただきたくご連絡致しました。下記請求詳細をご確認いただき、状況についてご返信いただき、早急にご対応いただければと思っております。お手数おかけ致しますが、どうぞよろしくお願い致します。」

英語のリマインドメールの書き方例文とは？

英語のリマインドメールも相手の状況に配慮した書き方が必要

英語でもビジネス上の柔らかな言い回しが存在します。海外の相手との関係性は納期などの考え方に温度差があることも多く、こちらの意図は明確に伝えるべきです。しかし相手の状況を配慮した一文を加えることがリマインドメールのスムーズな返信を得る鍵になります。

英語のリマインドメールの書き方例文

（督促の際の書き出し）This is a friendly reminder that the document we requested in my e-mail of (date).（最新情報の通知）The following is intended to update on recent events of products.(商品、納品物、返答などが確認できないことをオブラートに伝える）As of today, unfortunately we haven't received products(your answer, documents) that we requested(ordered) on (date)

ビジネスで使う英語のリマインドメールの締めの書き方と例文

返答を求めているのか、状況確認をしたいのか、連絡をした理由と求めている内容を明確に示した後、「何かあれば喜んでご協力いたします。」「あなたの迅速な対応をお待ちしております」「何かあればいつでもご相談下さい」など相手の状況や気持ちに配慮した一文を最後に加えると非常にスムーズなやりとりが可能になります。

英語のリマインドメールの締めの例文

「I would be pleased to be any further assistance to you.」「I would be grateful to help you if you need more information or clarification.」返答を求めた場合「I look forward to hearing from you soon.」「Your cooperation in this respect would be greatly appreciated.」

リマインドメールへの返信の書き方例文とは？

ビジネスで使うリマインドメールへの返信に曖昧な理由は不要

リマインドメールへの返信をする際、曖昧な理由を記載することは相手を不快にさせ、信頼を失うことに繋がります。何らかが原因で納期や工程が遅れている場合、その理由と現状、今後の予定について記載しましょう。解決するために努力していることや考慮していることがあればそれらも記載し、可能な限り早く返信すべきです。

リマインドメールへの返信の書き方例文

リマインドメールを受ける側である場合、案内やお知らせには返信の必要はありません。ビジネス上の約束は変更有無に関わらず返信をしましょう。しかし、督促や状況確認の場合は例文を参考にできるだけ詳細に理由を記載し、理解を得られるよう努めましょう。

リマインドメールへの返信の書き方例文

（状況確認への返信）「こちらからご連絡を差し上げるべきところでしたのに申し訳ありませんでした。現在〜のトラブルのため〜工程が遅れております。現在修復、改善のため全力で取り組んでおりますが、作業終了が○月末ごろになる予定です。大変申し訳ありません。可能な限りの迅速に行動させていただき△月の納品お約束に向け尽力させていただきます。今後も引き続き進捗状況を報告させていただきます。」

リマインドメールへの返信の書き方例文

（納品遅れや請求期限が切れ）「ご連絡いただきありがとうございます。ご指摘を受けたオーダー（請求）は○月○日に処理が行われており、○月△日に当社担当者にて確認がされております。〜の過程でトラブルが起こっている可能性を現在調査中です。返答にしばらくお時間をいただく可能性もございますが、可能な限り早急な解決を目指して対応しております。分かり次第再度ご連絡をさせていただきます。どうぞご理解いただきますようお願い致します。」