キャンセルポリシーの意味とは？書き方やセミナーに不参加の場合の例文も

あなたは、キャンセルポリシーという言葉の意味を知っていますか？この記事では言葉の意味や、その書き方やセミナー不参加・欠席の場合の例文も交えながら分かりやすい内容でお伝えしていきます。キャンセルは誰にでも起こりうることです。ぜひチェックしてみてください。

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1 キャンセルポリシーの意味とは？必要な理由は？
2 キャンセルポリシーに記載すべき内容とは？
3 キャンセルポリシーの書き方や例文は？
4 キャンセルポリシーをしっかり理解して自分のビジネスにも活用しよう！

キャンセルポリシーの意味とは？必要な理由は？

キャンセルポリシーの意味とは「予約キャンセルに関わる注意事項」

まず、キャンセルポリシーの意味とは「予約キャンセルに関わる注意事項」です。特にホテルや旅館などの宿泊施設や飲食店、またはセミナーなどを開催する会社などがこのキャンセルポリシーを設けている場合が多いです。分かりやすい言葉で予約・キャンセルする場合の注意事項や規定について定められているのが一般的です。

もちろん、予約する際にはその日時に本当にそのサービスを利用することが可能かどうか？を良く考えることが求められます。ただ、仕事やプライベートの兼ね合いで急な用事が出来たり、体調不良になったりと不測の事態も起こり得ます。このような場合に備えて、キャンセルポリシーは定められていると考えると良いでしょう。

ただ、キャンセルができるから、こちらはお客なんだからという態度でキャンセルや不参加を繰り返すのは迷惑行為です。ポリシーを守りながらそこは大人としてのマナーもしっかり意識しましょう。

キャンセルポリシーが必要な理由は予約後のトラブルを避けるため

キャンセルポリシーが必要な理由で一番大きなものは予約後のトラブルを避けるためということが挙げられます。具体的な例を取って考えてみると、例えば高級レストランで予約が集中しやすい週末のランチの予約をキャンセルしたとします。この場合、即座にそのキャンセル分を他の顧客にまわすことができなければ店の損失です。

また高級レストランであればそのランチの食材調達のために長い時間をかけて準備をしていたかもしれません。それが予約もキャンセルも自由の場合、一瞬でその準備が無意味になってしまうのです。お店側としてもとても迷惑なことですよね。キャンセルポリシーはお店側の権利を守り、トラブルを守る役割も果たします。

以上までで、キャンセルポリシーの意味とその必要性についてお伝えしてきました。下記関連記事内では、会社説明会の予約とキャンセルメール例文について詳しく解説しています。参加のお礼の書き方のレクチャーもありますよ。参考になると思いますので、こちらの記事の内容もぜひ参考にしてみてください。

キャンセルポリシーに記載すべき内容とは？

キャンセルポリシーに記載すべき内容①連絡なしの欠席についての決まり

キャンセルポリシーに記載すべき内容の1つ目は、「連絡なしの欠席やキャンセルについての決まり」です。これは最悪なパターンとも呼べますが、まれに家族の不幸や緊急で重要なことが起きた場合に連絡ができなかったというケースがあります。この場合は特に返金についての決まりや日程調整可能かなどを記載しておきます。

具体的には、当日キャンセルでは返金ができない旨を伝える場合は、「連絡なしのキャンセルについては返金は致しかねます」などの記載をしておきましょう。この連絡なしの不参加・欠席というのは店やセミナー主催者側からしても特に避けたい事態なので、キャンセルポリシーの内容を厳しめにすることが普通とされています。

キャンセルポリシーに記載すべき内容②不参加届け時期別の返金の決まり

キャンセルポリシーに記載すべき内容の2つ目は、「不参加届け時期別の返金の決まり」です。例えばセミナーについてのキャンセルポリシーの場合、「3日前～当日キャンセルは受講料全額」「それ以前の返金については全額返金」などその届け出の時期によって返金規定をきちんと決めておいてそれを記載しておきましょう。

この不参加の届け出時期と返金額については「一週間前」「5日前」などもっと期間を細かく設定することもできますが、主催者側としては期間を分ければ分けるほど、対応する手間も増えてしまうのでそこには注意しましょう。また返金の方法は振り込みなのか？などその具体的な方法についても知らせておくと便利です。

キャンセルポリシーに記載すべき内容③キャンセルのないようにお願い

キャンセルポリシーに記載すべき内容の3つ目は、「できるだけキャンセルのないようにお願い」です。先述しましたが、店側や会社側にとってキャンセルは避けがたい事態です。これを素直に記載するのが効果的な場合もあります。具体的には、「できる限りキャンセルのないようご協力をお願いします。」などと記載します。

これを一言添えておくことで、相手の良心を刺激して例えば「めんどくさくなったから」「興味がなくなったから」などの理由での急な不参加・欠席を防げる場合もあります。キャンセルポリシーには返金規定などのみならず、このような効果的な門限を入れることも考えてみるとセミナーなどの出席率も上がるかもしれませんね。

キャンセルポリシーに記載すべき内容④主催者側のキャンセルの場合の決まり

キャンセルポリシーに記載すべき内容の4つ目は、「主催者側のキャンセルの場合の決まり」です。意外とこの視点が抜けている人が多いですが、万が一、主催者側である自分がイベントなどを止むを得ずキャンセルせざるを得ない場合も想定した文言を盛り込んでおくのが無難です。ここもしっかり押さえておきましょう。

普通、主催者側の理由でキャンセルとなった場合は、参加料などは返金されます。具体的な形としては、「万が一、主催者側の都合でキャンセルとなった場合は、指定口座に参加料を全額返金致します。」などの一文を盛り込んでおきましょう。これで、何かあった際の決まりについては大体クリアにすることができると言えます。

上記まで、キャンセルポリシーに記載すべき内容について詳しくご紹介してきました。下記関連記事内では、ビジネスで見積もりを断る際の上手い断り方をまとめています。キャンセルの理由やメール文例、電話での断り方などについてもお話しています。興味のある方は、ぜひこちらの記事の内容も合わせて確認してみてください。

キャンセルポリシーの書き方や例文は？

セミナーでも使えるキャンセルポリシーの書き方や例文①冒頭の表現

セミナーでも使えるキャンセルポリシーの書き方や例文の1つ目は、「お申込みのお客様のキャンセルについては、下記のような規定となります。」です。これは、キャンセルポリシーの冒頭で良く使われる表現です。今からキャンセル・欠席についての規定を説明します、ということを簡潔に述べた例文となっています。

「下記のような規定になります」という文章の後に、箇条書きで先述したようなキャンセルに関わる各事項を端的に書いていくと読んでいる側も読みやすく、理解も進みやすいです。キャンセルポリシーは長くなりすぎると内容が複雑に見えるため読んでもらいにくくなります。書く側も相手の反応に敏感になって書いてみましょう。

セミナーでも使えるキャンセルポリシーの書き方や例文②不明な点はメールで

セミナーでも使えるキャンセルポリシーの書き方や例文の2つ目は、「不明な点などメールでいつでも気軽にご連絡ください。」です。業務の効率や手間という視点で考えると、常に顧客の問い合わせに対応するということは不可能です。ただ、キャンセルポリシーには万が一、その場合はいつでも連絡できるよに記載をしましょう。

顧客や消費者にはもちろん、自分の疑問を質問したり確認したりする権利があります。この権利を認めながらも、相手が問い合わせをする必要がないくらいのポリシーをしっかり書いておくと、後々自分も作業量が増えずに楽です。ちょっとした一言ですが、相手に親密さも伝えられますので入れると効果的な例文でしょう。

セミナーでも使えるキャンセルポリシーの書き方や例文④日程変更は可能です

セミナーでも使えるキャンセルポリシーの書き方や例文の3つ目は、「日程変更は可能です。」です。これは、セミナーやイベントなどでのキャンセル・欠席が出た際、キャンセル後に日程変更という形で再度の予約が可能な場合に記載すると良い例文です。主催者側としても太っ腹な印象を与えられるので効果的に働きます。

ただ、この例文は何度も予約をキャンセル・欠席するような相手やマナーが足りないなと感じられる相手には適用しないようにしましょう。そのような場合には、「但し、例外もあります」などの但し書きをしっかりして、トラブルを避けるようにします。ビジネスとしてきちんと利益を上げていく上でもこのような対応は必須です。

上記までで、キャンセルポリシーの具体的な書き方を例文を交えて解説してきました。下記関連記事内では、突然のメールのマナーについてお伝えしています。ビジネスでのメールの書き方や書き出し方の例文も豊富なので分かりやすいですよ。興味のある人はぜひ当記事と合わせてこちらの内容も参考にしてみてくださいね。

キャンセルポリシーをしっかり理解して自分のビジネスにも活用しよう！

当記事では、キャンセルポリシーの意味やそれを設定する理由、実際の例文などを具体的な例を交えて詳しくお伝えしてきました。主催者側としてはセミナーなどの不参加やキャンセルは避けたいものですが、ビジネスでは不測の事態は起こるものです。避けられないことでも、事前にポリシーを記載しておけば安心ですよね。

当記事でもご紹介してきましたが、キャンセルポリシーを作る際に気を付けるべき点や盛り込むと良い内容というのがいくつかありました。ポリシーについての深い理解が今までなかったという人も、ぜひこの記事を参考にしてしっかり理解を深め、自分のビジネスにも積極的に活用してみてください。心から応援しています。

下記関連記事内では、Amazonの在庫有りで未発送のものはいつ届くか？について解説しています。届くのがあまりに遅い物の注文キャンセルの仕方についても分かりやすくまとめています。昨今、ネットで買い物する人も増えてきたと思います。ぜひこちらの記事も参考にして具体的なキャンセルの方法を学んでみてください。