メールの件名とは？ビジネスでの複数のマナーや会社や取引先への書き方も

メールの件名とは？基本の書き方も

メールの件名とはメール文のタイトル

会社員になって必要で必須なスキルとはビジネスメールの書き方です。ビジネスメールにはそれぞれ書き方やマナーというものがあります。中でも一番大切なのが「件名」です。件名とは簡潔に説明すると「メール文のタイトル」です。つまり、メールの件名が読者の目を引くものでなくてはなりません。

一文で瞬時に本文を把握出来、尚且つ目に留まるようなタイトルにする事で取引先の会社の担当者と迅速にやり取りが出来ます。それだけビジネスメールの件名は重要なのです。

メールの件名とはビジネスマナー

メールの件名の書き方にはきちんとマナーやポイントがあります。このマナーやポイントを押さえてメール作成し、送信する事で取引先の会社の担当者と即座に且つ円滑にビジネスを進めていく事が出来ます。つまり、メールの件名の書き方を覚える事は重要な「ビジネスマナー」という事です。

メールの件名の基本的な書き方とは①簡潔にまとめる

メールの件名は、簡潔に書かなくてはなりません。例えば、ある企画の打ち合わせについてのアポイントを取るメールを送る場合「〇〇企画の打ち合わせについてアポイント希望の件について」という様な書き方を想像してしまいますが、これはNGです。正確な件名は、「〇月〇日打ち合わせのご相談（〇〇会社）」と書きます。

状況などによって変わってきますが、基本的に要件をまとめて簡略化し、簡潔な一文にして相手に送信します。長くなってしまうと取引先の会社の担当者に対して余分な時間を取らせてしまう上に、目に留まらない可能性がありますので注意しましょう。

メールの件名の基本的な書き方とは②具体的な日時の記載をする

講演会開催の日時を知らせるビジネスメールを送信する際の基本的な件名の書き方についてはきちんと提示する必要があります。ビジネスメールの件名は簡潔に書くという事が鉄則なのですが講演会開催の日時を知らせる際は「来週の講演会開催について」という件名はNGです。

一見簡潔できちんと伝わっているように見えますが、実はそうではありません。正しいビジネスメールの書き方は、「〇/〇（曜日）〇時開始〇〇講演会お知らせについて」と記載します。このように日付を具体的に入れる事で取引先である会社での担当者の目に留まりやすく、わかりやすい内容にする事で見落としがなくなります。

基本的なビジネスメールの件名の書き方を知りたい方は、詳細を関連記事にて紹介しています。ビジネスマナーとしてぜひご参考下さい。

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ビジネスメールの件名を複数にするときのマナーやポイント

ビジネスメールの件名を複数にするときのマナー①2件以上は件名に書かない

ビジネスメールの件名を書く際、どうしても複数件について取引先の会社に問い合わせもしくは回答や案内文を送らなくてはならないときもあります。しかし、件名に何件もつなげる事はあまりビジネスメールマナーとしては好ましくありません。なぜなら、件名を見て一目で確認する事が難しくなってしまう為です。

その為、複数件についての問い合わせや回答、案内文などをメールで送る場合は、2件までにするようにしましょう。また、件名が長くなると取引先の会社担当者が見落としてしまうかもしれません。件名を書く際はある程度の工夫が必要となりますので注意をしましょう。

ビジネスメールの件名を複数にするときのマナー②点を件名の間に入れる

ビジネスメールの件名を複数にするときのマナーとして二つ目に紹介するのが「点を件名の間に入れる」という事です。どれだけ工夫をしても、どうしても長い件名になってしまうと言う場合は、工夫の仕方に悩んでしまいますよね。そんな時は「・」を要件の間に入れる事で簡略化出来ます。

例えば、プレゼンなどで使用する資料をあらかじめ取引先の会社担当者に確認してもらう事についてと、別件での問い合わせの回答に関してメールを送る際は「〇〇企画会議資料・〇〇様お問い合わせの件」と書きましょう。

ビジネスメールの件名を複数にするときのマナー③宛名は何度も確認

ビジネスメールの件名を複数にするときのマナーとして三つ目に紹介するのが「宛名は何度も確認しましょう」という事です。複数件について一気にメールを送ってしまうと混乱してしまう場合もありますよね。手が空いている時は気持ちに余裕がある為、ミスはあまりありません。

しかし、忙しくなってしまうと様々な案件を同時進行で進めてしまいますので問い合わせする内容や資料等を間違って別の取引先の会社担当員に送付してしまったというトラブルも起きがちです。そうならない為にもビジネスメールを送る際は、件名と宛名をしっかりと確認するようにしましょう。

また、ビジネスメールでは添付資料付きを送る場合があります。その際は、件名はもちろんのこと、本文内で添付資料についての説明を記載する必要がある上に、添付ファイルの容量などもマナーがあります。きちんと把握することが大切ですので気になる方は関連記事にてご参考下さい。

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ビジネスメールの件名を複数にする書き方・例も

ビジネスメールの件名を複数にする書き方例①取引先会社と初見

ビジネスメールの件名を複数にする書き方の例として一つ目に紹介するのが「初見の方の場合」です。つまり、初めてメールを出す相手の場合は「何についての挨拶か」また、続けて「どのような事についてか挨拶をするのか」について詳細に書かなくてはなりません。

例えば、紹介者がいて取引先の会社担当者にご挨拶をする場合は「御挨拶のお願い・〇〇様よりご紹介いただきました」と記載しましょう。まず御挨拶という単語で目を引き、誰からの紹介なのかを明確にする事でわかりやすく内容を伝える事が出来ます。

ビジネスメールの件名を複数にする書き方例②ご挨拶

ビジネスメールの件名を複数にする書き方の例として二つ目に紹介するのが「ご挨拶をする場合」です。ほとんどの会社には部署移動というものがあります。慣れてきたころに部署が変更になるというケースもありますので、その際は、取引先会社にご挨拶のビジネスメールをする必要があります。

例えば、営業担当変更による着任について挨拶をする事と、どこの会社のどこの部署であるかについて書く場合は「担当変更のご挨拶・〇〇会社営業部〇〇」という形で書きます。このように記載する事で取引先の会社担当者に簡潔に内容を伝える事が出来ます。

ビジネスメールの件名を複数にする書き方例③お礼と質問

ビジネスメールの件名を複数にする書き方の例として三つ目に紹介するのが「お礼と質問がある場合」です。打ち合わせを行い、プラスで相手先から質問があった場合、取引先に貴重なお時間を頂きありがとうございますというような感謝の気持ちを伝え、その後質問を頂いた事に関しての回答を記載します。

「〇/〇打ち合わせについてのお礼とご質問頂いた件について」と言った形式で記載します。このように記載する事で、件名を一目見るだけどどのような内容の本文かを推察出来ます。

ビジネスメールの件名を複数にする書き方例④お詫びと訂正資料

ビジネスメールの件名を複数にする書き方の例として四つ目に紹介するのが「お詫びと訂正資料」についてです。例えば、打ち合わせ時になんらかの資料記載ミスがあったとします。その場合、その場で即時に謝罪しなければなりません。もし、打ち合わせでミスが発覚した場合、即座に謝罪し、帰社後、訂正資料を添付します。

謝罪と訂正資料を添付する時の件名は「〇〇企画打ち合わせ時の謝罪と訂正資料について」と記載しましょう。また、メールでお詫びをする際は、使う言葉を慎重に選ぶようにしましょう。顔が見えない分、誠意が伝わり辛いです。件名だけではなく、本文の内容にも気を付けて文章を作成するようにしましょう。

謝罪についてのメールの内容は丁寧に敬語の表現にも十分気を付けて作成しなければなりません。敬語表現での丁寧な謝罪について詳しく関連記事にて紹介していますのでご参考下さい。

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ビジネスメールの本文の書き方

ビジネスメール本文の書き方①宛名

ビジネスメール本文の書き方として最初に書く事が「宛名」です。宛名とは取引先の会社名と担当者名を記載し、敬称を付ける事です。基本的な書き方としては「〇〇株式会社〇〇部（〇の部分は部署名を入れる）役職名〇〇様」です。宛名は間違えて記載すると大変失礼にあたります。

ミスをすることで自分の会社の評価を下げないようにする為には、何度も宛名は確認するようにしなければなりません。取引先の会社名と部署名、担当者の名前と敬称をしっかりと確認するようにしましょう。

ビジネスメール本文の書き方②挨拶

ビジネスメール本文の書き方として二つ目に書く事が「挨拶」です。対面していても挨拶はとても大切な事ですがビジネスメールで作る本文でも挨拶はとても大切です。一般的な文章が「お世話になっております。」という一文です。ただし、挨拶の文は目上の方もしくは上司など、その時の状況によって異なります。

上司もしくは取引先の会社の方に送る際は「平素より大変お世話になっております。」や「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と書きましょう。取引先の会社へメールを送る際は、このような丁寧な文章を書くことが鉄則ですのでしっかりと覚えておきましょう。

ビジネスメール本文の書き方③概要

ビジネスメール本文の書き方として三つ目に書く事が「概要」です。概要と言うのはどんなことについてのメール内容なのかを一文で理解できるようにします。件名と同じ感覚で作成すると考えてもいいでしょう。

ビジネスメール本文の書き方④詳細（質問の回答）と結び

ビジネスメール本文の書き方として四つ目に書く事が「詳細（質問の回答）と結び」です。ここでは、概要についての詳しい説明や行われる日時などについて書き込みます。数件の内容を1通のメールでお知らせする際は、箇条書きにすると相手先の方もメールの本文を見やすく、見落とす事無くトラブルの防止にもなります。

概要に対する説明を書き込んだら最後に結びの言葉を書きます。例えば「その他ご質問等ございましたらいつでもご連絡下さい」と言うような内容に書き込みます。

ビジネスメール本文の書き方⑤署名

ビジネスメール本文の書き方として五つ目に書く事が「署名」です。署名と言うのは自分の会社の名前と、担当部署、名前に住所や電話番号、メールアドレスなどを記載します。最後に署名を記載し忘れる事が多いので送信する際は、最後まできちんと見直すようにしましょう。

メールの件名について書き方やマナーをしっかり把握しビジネスに役立てよう

ビジネスメールは電子媒体を使用していても人と人とのやり取りとなります。個人同士での友達感覚でメールを送るわけではない為、マナーをきちんと守り、ポイントを押さえ、丁寧な言葉を使って送るように心掛けましょう。何よりも、名前や敬称の記載ミスと言った間違いなどは今後の取引に影響がある場合があります。

ビジネスメールを送る際は、宛先や本文、署名や添付資料のミスが無いか等をしっかりと確認してから送信するようにし、今後の展開が更なる飛躍が出来る様にビジネスに役立てていきましょう。