添付ファイルのあるビジネスメールの書き方・例文！資料の容量等マナーも

添付ファイルのあるビジネスメールを送る時のマナーは？

添付ファイルビジネスメールを送る時のマナー①問い合わせ先を明記

添付ファイルのあるビジネスメールを送る時のマナーの一つ目にご紹介するのが「問い合わせ先を明記」することです。万が一データにトラブルがあったり、不備や問題などがあった時に相手がどこに問い合わせたら良いのかがわからないと困ってしまうでしょう。トラブルがなくても内容に疑問を持つこともあるかもしれません。

メールに添付されているデータの内容については、こちらに問い合わせてくださいといったようにどこに問い合わせたら手良いのかを明記させてあげることで、受け取り手側に何かあったとしてもすぐに対処できますよね。その時なるべくすぐに対処可能なメールアドレスや問い合わせ先を記しておくのがベストでしょう。

添付ファイルビジネスメールを送る時のマナー②〇〇にてお送りいたします

添付ファイルのあるビジネスメールを送る時のマナーとして、二つ目にご紹介するのが「件名と本文に送ったデータの内容を明記」させることでしょう。重要なデータであるならばなおのことしっかりと内容を明記させるのが大切なのです。内容をしっかりと明記することで相手にも重要性を分かってもらえます。

「〇〇にてお送りいたします。」とデータ内容や添付ファイルの形式についてもしっかりと明記しておいた方が相手にとっても手間がなく良いでしょう。

添付ファイルビジネスメールを送る時のマナー③受取手の環境を確認

添付ファイルのあるビジネスメールを送る時のマナーとして三つ目に挙げられるのが「受け取り手側の環境を確認」することです。意外と重要なことであると言われていて、パソコンには主にWindowsとMacがありますよね。この二つはデータを送りあう際に、中のデータに影響が生まれることがあるのです。

また、それぞれパソコンの機種によって添付ファイルの拡張子を使え位分けることで、相手に手間を取らせないという点もあります。何かデータを送る際には、相手のネット環境を確認しましょう。

添付ファイルビジネスメールを送る時のマナー④容量に注意する

添付ファイルのあるビジネスメールを送る時のマナーの四つ目は「容量に注意」するという点です。ある程度大きな容量のあるデータであれば、圧縮をしたり縮小させる必要があるでしょう。そうしないと、受け取れなかったりエラーを起こしてしまう可能性があるのです。

添付ファイルのあるビジネスメールの書き方・例文は？

添付ファイルのあるビジネスメールの書き方・例文①見積データ

送付ファイルのあるビジネスメールの書き方・例文をご紹介します。まず一つ目は「見積データ」を送る際の例文です。件名を「資料添付〇〇様へのお見積りの件」と記載します。そして本文には「ご依頼いただきましたお見積りの件について、資料を〇〇にてお送りいたします。ご確認ください。」と書き入れましょう。

また、例文として本文を書き終えた後に「送付内容、〇〇様へのお見積り1ファイル（〇〇形式）にてお送りいたします。」を記しておけると、なお丁寧で相手に伝わりやすいでしょう。どう言った形式なのか、どういうファイルなのか〇〇にてお送りいたします。と付けるのが重要ですね。

添付ファイルのあるビジネスメールの書き方・例文②資料の送付

添付ファイルのあるビジネスメールの書き方・例文の二つ目は「資料の送付メール」です。資料送付の場合は、どういった件の資料なのかを明記させます。件名には「資料送付のご案内」などを書き入れましょう。本文は「〇〇に関する資料を添付ファイル一件にてお送りいたします。」と書き入れましょう。

なおさらに丁寧な内容として書き入れておくと良いのが「送付内容、〇〇に関する資料1ファイル（全〇ページ分）」と記載しておくと良いでしょう。

添付ファイルのあるビジネスメールの書き方・例文③必要書類の添付

添付ファイルのあるビジネスメールの書き方・例文として三つ目にご紹介するのが「必要書類の添付」です。昨今では契約書類などをデータでやり取りする場合も珍しくはありません。直接会うよりも、データでやり取りを行った方が比較的楽だからでしょう。件名には「〇〇に関する契約書類の添付」などと書き入れます。

詳しい内容は添付されたデータに書かれているでしょう。しかし、大まかな内容は本文や件名に記載しておくべきでしょう。例文は「〇〇に関する契約書類と、契約内容の確認について記載されております。〇日までにご確認の上、ご返送くださいませ。」などでしょう。どれくらい重要な書類なのか、を記せるとなお良いでしょう。

添付ファイルのあるビジネスメールのトラブルは？

添付ファイルのあるビジネスメールのトラブル①パスワードがわからない

送付ファイルのあるビジネスメールのトラブルとして挙げられる一つ目は「パスワードがわからない」ことでしょう。きちんと相手とのコミュニケーションが取れていないことで、せっかくセキュリティを意識してパスワードを設定させても相手にそれが伝わっていなければ意味がありません。

送付するビジネスメールアドレス以外の連絡手段をしっかりと確立させておきましょう。そうすることで、パスワードや重要データの流出を防ぐことが出来ます。パスワードについてはこちらのツールでご連絡いたします。と一言伝えられると良いですね。

添付ファイルのあるビジネスメールのトラブル②本文やファイルが壊れてる

添付ファイルのあるビジネスメールのトラブルとして二つ目にご紹介するのが「データやファイルが壊れている」ことです。送った側は壊れていることに気づかす、受け取った側が壊れていることに気づいて、再度問い合わせたりデータを請求しなければならないという手間が生じます。しっかりとデータを確認しましょう。

添付ファイルのあるビジネスメールのトラブル③MacとWindows違い

添付ファイルのあるビジネスメールのトラブルとして、意外と多いのが三つ目にご紹介する「MacとWindowsとの違い」です。どうしてもここの二つでは違いが生じてしまっているのです。データの名前や内容が文字化けを起こしてしまうことが多く挙げられています。送る相手の環境を確認するのが大切です。

添付ファイルのセキュリティ対策の方法は？

添付ファイルのセキュリティ対策の方法①添付ファイルにパスワード

添付ファイルのセキュリティ対策の方法として、まず一つ目にご紹介するのが「添付ファイルにパスワード」を設定することでしょう。プライバシーや会社の重要ファイルなどにおいては、メールでやり取りをするときハッキングなどにあってしまったらとんでもないことですよね。セキュリティの設定をしないといけません。

添付ファイルにパスワードを設定する方法は複数あると言われています。定番と言われているのがExcelやWordなどのファイルにパスワードを設定してしまう方法です。つまりは、どのソフトやツールを使用してデータを送信するかによって、パスワードの設定が異なるということでしょう。

ただし気を付けなくてはいけないのが相手にパスワードをどのようにして伝えるかなのです。パスワードが設定されているファイルを送るメールにパスワードを記載してしまってはあまり意味がありません。情報漏洩を防ぐためには、メールとは別にメッセージアプリやLINEなどのツールを使用して相手にパスワードを伝えます。

添付ファイルのセキュリティ対策の方法②パスワード付きファイル圧縮

添付ファイルのセキュリティ対策の方法として二つ目にご紹介するのが「パスワード付きの圧縮ファイル」です。上記でご紹介したファイル自体にパスワードと付けるのと同様に、一般的な方法であると言われています。ZIP圧縮は、世界的に普及しているデータ圧縮技術であると言われています。

複数のデータを一つに圧縮させたり、ゲームデータなどを一つに圧縮させ簡単に他の人に贈ることが出来る画期的なシステムですよね。配布しているデータなども基本的にはこのZIPファイルでダウンロードするのが一般的です。WindowsやMacOSで標準としてZIPファイルを解凍することが出来るのです。

そしてこのZIP圧縮には、上記と同じようにパスワードを設定させることが可能です。圧縮ファイルを作成する際にパスワードを設定させることで、回答させるときにパスワードが求められるシステムです。〇〇にてお送りいたします。なおパスワードは〇〇ツールにてご連絡いたします。と書き入れましょう。

添付ファイルのセキュリティ対策の方法③添付ファイル暗号化ツールを活用

添付ファイルのセキュリティ対策の方法として、意外と知られていないのが三つ目にご紹介する「添付ファイル暗号化ツール」でしょう。上記でご紹介したセキュリティ方法とプラスして安全性を高めるものである、と言われています。添付ファイル暗号化ツールは、まさにセキュリティに特化したツールなのです。

メールにファイルを添付するだけで保護付きファイルに変換してくれるものから、自動で暗号化させてくれるツールなど簡単にセキュリティ対策を行ってくれるものが多くあるのです。有料の物もありますが、社外秘を取り扱うのであれば、そういったソフトやツールを利用しておいた方が安全性が高まりますよね。

添付ファイルのセキュリティ対策の方法④メールアドレスはフリーにしない

添付ファイルのセキュリティ対策の方法の四つ目にご紹介するのは「フリーメールアドレスは使用しない」という点です。昨今ではさまざまなフリーメールアドレスが取得できますが、その分デメリットやリスクが生じると言われているのです。簡単に複数メールアドレスが取得できますから、ビジネスでも使う方は多いでしょう。

簡単にメールアドレスが取得出来てしまう分、そもそもそのメールサービス自体にセキュリティが施されていないことが殆どです。スマートフォンであれば、それぞれのキャリアメールアドレスの方が安全性は高いですしiCloudのメールアドレスの方がセキュリティはしっかりとしています。

以下の記事では、ビジネスメールにおいて件名のマナーについてまとめられています。詳しく掘り下げられていますので、是非そちらの記事も合わせてご参考にされてみてはいかがですか。

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いかがでしたでしょうか。今回は添付ファイルがついているビジネスメールについて、起こってしまうトラブルからマナーとして記載するべき内容や添付ファイルに行うべきセキュリティ対策などさまざまな点から掘り下げてきました。ビジネスにおいてデータや情報の漏洩と言うのは何よりも避けたいことでしょう。

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