嘆願書の意味や書き方を解説!実際に使える例文や嘆願書の効果もご紹介!

嘆願書とは事情を説明してお願いや依頼をする文書のことを指し、社会人になると嘆願書の作成が必要になることがあります。ここでは嘆願書の基本的な書き方を例文も交えて紹介しつつ、嘆願書を書く意味や効果までしっかり紹介していきます。

嘆願書の意味と必要なシチュエーションとは?

事情を説明してお願いや依頼をする文書を意味する

本の表紙

嘆願書を書く意味として、依頼ごとを目に見える形でお願いすることが挙げられます。まず事情を説明することがその大きな役割の一つになります。単にお願いごとを口頭やメールで伝えるのではなく、嘆願書というフォーマルな書類によって伝えることで、真剣にその依頼を叶えたいという気持ちを相手に伝えることができます。

嘆願書があるかないかで、その依頼やお願いが叶えられるかどうかも変わってきます。そのため何かを依頼する時に、嘆願書を作成するか否かという選択肢があるかどうかで、ビジネスの進めやすさが変わってくるのです。

ビジネスで使う正式な書類

笑顔の男性

嘆願書はビジネスで使う正式な書類であり、その書式についてはフォーマルな書き方が求められます。そして、記録にも残るものになるため、恥ずかしい書き方はできません。そのため、嘆願書を書く際には相手方の心象を害さないように、そしてお願いごとを気持ちよく聞き入れてもらえるように書式を考える必要があります。

法的効力はないが強い要望を伝える際に効果を有する

腕を組む男性

嘆願書は法的効力はないのですが、こちら側の強い要望を伝える際に効果を有する書類となります。嘆願書を出したからと言って、相手方にとってはその要望を叶える義務もありませんし、その嘆願書に対して回答する義務もありません。そしてその依頼を叶えようと努力する義務すら生じません。

しかし嘆願書を提出すればそれは正式な書類になりますので、相手方が無視をすると相手方の立場を悪くすることが少なくありません。そのため相手方は何らかの形で動こうとします。そのため、相手方に気持ち良く動いてもらえる書き方が必須になります。下記関連記事の内容はその一助になりますのでチェックしてみてください。

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嘆願書を書く効果や提出する意味とは?

効果と意味①フォーマルな形式で要望を出せる

仕事する人

簡単書を提出する意味はいくつかあるのですが、フォーマルな書類として提出できるという側面は非常に大きな意義があると言えます。先に説明したとおり嘆願書自体に法的拘束力はないので会社や学校といった組織を直接的に動かすことはできませんし、裁判の結果等においても影響を及ぼすものではありません。

しかし、フォーマルな書式で要望を出せるということに関して、提出された側の組織は何らかの回答をしたり、アクションを起こさなければならない空気感にはなります。会社では多くの署名を集めたり、裁判や行政関連ではマスコミが取り上げたりすれば何らかのアクションが起きやすくなります。嘆願書はその引き金になります。

効果と意味②要望に説得力を出せる

交渉の風景

嘆願書を出すと、その要望に説得力を出すことができることも非常に大きなことです。口頭で相手方に要望を伝える場合に比べると、嘆願書という形式で提出することで、背景や理由が分かりやすくまとめられることとなるため、その内容に説得力を出すことができます。

効果と意味③記録を残せる

仕事する風景

そして、嘆願書という形式で相手方に要望を提出すると、記録が残せることに大きな意味があります。何故なら、口頭で伝えると言った、言わないという議論になりますし、メールで伝えると「個人的なやり取り」と片付けられてしまうことも少なくありません。しかし、嘆願書の形にすればそれはエビデンスになります。

エビデンスとして記録を残すことになれば、相手方の動き方に大きな影響を及ぼすことになりますし、万が一相手にアクションがない場合も、嘆願書を提出したエビデンスを持って再度要求することができます。

嘆願書の基本的な書き方は?

書き方①概要を載せる

2人での仕事

嘆願書はまず概要を載せるところからスタートします。概要については下記のリストにまとめておきますが、提出者や提出日、そして提出先に提出する要望の主題等をまとめておくのです。概要があることで、嘆願書としての形式を成すこととなり、概要がなければただの文章に成り下がってしまいます。

    嘆願書に必要な概要

  • 提出年月日
  • 提出者名
  • 提出先
  • 提出する主旨
  • その他必要な事項

書き方②要望を記載する

ミーティングの風景

そして概要を作成したら要望を詳細に記載します。どんなことを要望するのかによって書き方は変わってきますが、出来る限り読みやすいように項目別に分けるのがベターです。下記に項目設定の例を記しておきますが、要望が段落分けもない文章だと相手に伝わりづらく、せっかく嘆願書を作っても意味が半減してしまいます。

下記は会社に対して育児室を設置する場合の例を挙げています。もちろん会社宛の要望でも内容が変われば要望記載の方法は大きく変わってきますし、相手が学校や行政、そして裁判所等の組織になればまた書式は変わってきます。署名を集めることでさらに嘆願書は効果を増すこととなります。

    要望記載の例(会社に育児室設置を要望する場合)

  • 要望:本社に育児室を設置してほしい
  • 署名について(署名〇名分)
  • 要望する育児室の規模
  • 育児室設置委員会立上げについて
  • 定時会議について
  • 育児室設置の予算について

書き方③要望に対する根拠を記載する

胸を張る女性

さらに要望に対する根拠を記載すると、嘆願書の説得力が増すこととなります。例えば先の会社への育児室設置の例においても「何故会社に育児室が必要なのか」「育児室を設置することで業務効率も上がる根拠」なども添えると会社側としても前向きに育児室設置が検討できる内容となります。

ちなみに嘆願書を書く場合のおおまかなイメージは下記サイトを参考にしてみてください。テンプレートもありますので、嘆願書を簡単に作成することができます。

嘆願書の書き方【テンプレ付き】

嘆願書の状況別例文4選

例文①署名を添付する場合

2人での仕事

まず、署名を添付する場合に使う例文を紹介します。署名を添付する場合にはどういう層から、何名分の署名を集めたのかを記載する必要があります。それを完結に文章にまとめると、例文のような形式になりますので参考にしてみてください。

署名を添付する場合の例文

この度は労働組合加入者から456名分の署名を集めました。労働組合加入者の90%になります。多くの社員が育児室設置を望んでいるのです。

例文②裁判所や行政に提出する場合

握手する人たち

そして裁判所や行政に嘆願書を提出する場合はフォーマルな表現を意識する必要があります。下記はあくまでも一例であり、状況や内容によりそれに合った文章にする必要があります。フォーマルな文章でも、内容が分かりやすく伝わるように意識することが必要です。裁判所や行政に書式がある場合はそれに沿う必要もあります。

裁判所や行政に提出する場合の例文

本嘆願書は、当裁判における被告の極刑を求めるものである。当事件は過失致死とは認められず、非常に残虐な殺人事件であり、極刑以外は認められないと考えるものである。

例文③会社宛に提出する場合

驚く女性

会社宛に嘆願書を提出する場合には、行政や裁判所に提出する場合と比べると柔らかい表現がベターです。行政や裁判所に提出する場合と比べると読む人物が面識のある場合が多いため、あまりに固い表現を使い過ぎると他人行儀で情に訴えない内容となってしまうため、注意が必要です。

会社宛に提出する場合の例文

この度は、営業フロアにおける喫煙室の廃止を提案いたします。喫煙室は別紙が示す通り会社において現状はコストとなっており、ビルが設置している喫煙室でその代替は可能になります。

例文④学校宛に提出する場合

豚と黒板

学校に嘆願書を提出する場合の例文においても紹介しておきます。学校相手に嘆願書を提出する場合もフォーマルな書式であることが必要ですが、学校相手だということを考慮した仕様にする必要があります。学校が相手の場合にはここまで紹介してきたものと少し書き方が違ってきますので注意が必要です。

通常、嘆願書においては「思います」「考えます」などという表現は使わないのが基本ですが、学校に提出する嘆願書においてはそこまでこだわる必要はありません。要望や双方のメリットをしっかり伝えることが大切です。

学校宛に提出する場合の例文

私たちは今回、自習室の設置を望むため嘆願書を提出いたします。自習室を設置することで学内全体の学力が向上すると考えています。また学校側として、学生の要望を聞き入れてくれる柔軟な体制であることを示すことも、最終的には学校にとってプラスになると認識しています。

嘆願書を書くときの注意点

注意点①論理的にまとめる

図書館の風景

嘆願書を書くときには感情的にならず、その内容を論理的にまとめることが大切です。感情的な嘆願書は説得力を持ちません。一方で論理的にまとめてある嘆願書はそれだけで内容に非常に説得力を持ちます。そのため、根拠を明確にするための資料や思いを同じくする人の署名を付けることで相手を納得させやすくなります。

嘆願書を作成し、相手方に要望を出す場合には感情的になりやすいことが多いものです。議論をする場合に相手方へ感情を伝える必要のあるシーンは出てくるかもしれませんが、嘆願書そのものはどこまでも理論的である方が、説得力を持たせることができるので意識しましょう。

注意点②ビジネス文書の形式を意識する

書類を作る女性

また、ビジネス文書の形式を意識することが必要です。どんなに内容が素晴らしい嘆願書であっても、間違った敬語が使われていたり、カジュアルな要素を感じるものであるだけで説得力が薄れてしまいます。提出先がどこであっても、基本的にはビジネス文書の形式を意識してフォーマルなものを仕上げることが必要です。

ちなみに下記の関連記事は嘆願書を作成するのに役立つ敬語についてまとめられています。基本的に嘆願書に「思います」と記載すると感情的に伝わったり、個人的な意見である側面が強くなりますが、敬語をうまく使うことで程よく相手にそのニュアンスが伝わります。是非参考にしてみてください。

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嘆願書の書き方や効果を理解してビジネスに役立てよう!

感情的に何かを訴えるよりも、嘆願書を作成し論理的かつ冷静に相手方に伝えた方がスムーズに交渉できます。ここで紹介した嘆願書の書き方は様々なシーンで役に立つことでしょう。署名がある方が効力が期待できることもありますし、裁判所や行政、会社や学校など提出先によっても書き方が違うことを伝えてきました。

状況に応じて作成した嘆願書は、ビジネスをはじめとして様々なシーンであなたの力になります。ここで紹介した嘆願書作成のノウハウを、適宜活用していきましょう!

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