【必修】採用のお礼メールの基本的な書き方!送るタイミングや文例もあわせて解説!

企業から採用の連絡をもらったときは、お礼メールを送るのがマナーです。そこで今回は、採用のお礼メールの基本的な書き方をご紹介します!メールを送るタイミングや、状況別の文例などもまとめていますよ。是非参考にしてみてくださいね。

採用のお礼メールを送るタイミングとは?

①当日中にメールを書く

カレンダー

採用のお礼メールは、連絡をもらった当日に送るようにしてください。採用メールが届いた後すぐに返信すれば、「レスポンスが早い」「ビジネスの基礎ができている」と良い印象を与えられます。また電話で採用の連絡をもらった場合も、改めて感謝のメールを送るようにしましょう。

②返事が遅れても必ず返信する

返信

もし返信が遅れたとしても、必ず採用のお礼メールは書くようにしてください。内定が決まったという部署からの連絡は、企業側の一方的な通知です。

きちんとレスポンスをしなければ、部署側は内定を受諾するのか、メールが届いているのか確認できません。当日中にメールが返せなかった場合も、きちんと返信するのがマナーです。

採用のお礼メールを書くときの注意点

①定型分を丸写ししない

キーボード

採用のメールを書くときは、定型分の丸写しにならないよう注意してください。インターネットに載っている文章をそのままコピー・アンド・ペーストするのは、相手に失礼になります。丸写しにならないよう、多少のオリジナリティを加えながらお礼メールを書いてください。

②ビジネス書式を使う

メールを打つ

採用のお礼メールを書く際は、ビジネス書式を使うのがマナーです。色文字などを使ってカラフルにしたり、顔文字や絵文字を使ったりしてはいけません。いち社会人としての自覚を持ち、きちんとビジネス用の文体を使いましょう。

③採用への意思表示をする

OKサイン

採用のお礼メールには、必ず内定への意思表示を入れてください。採用を承認するのか辞退するのか、それとも返事を保留にするかしっかり伝えましょう。この意思表示をしなければ、企業側に迷惑をかけてしまいます。

また採用を一時保留する際は、いつまでに返事を送るか企業に伝えてください。企業は採用人数を調節しなくてはいけないため、いつまでも採用連絡を待つことはできません。きちんと期限を決めておけば、企業の負担を減らすことができます。

④適当な内容を送らない

キーを打つ人

適当な内容を送らないというのも、採用メールを送信する際に気をつけるべきポイントです。採用メールにて返信した内容を変更したり、撤回したりするのはマナー違反となります。当日中に返事をするのは大切ですが、考えなしに意思決定をしないよう注意しましょう。

⑤誤字・脱字に気をつける

メールチェック

採用のお礼メールを送信する際は、誤字・脱字に十分注意してください。誤字の多いメールだと、企業からの信頼をなくすことになりかねません。社会人としての意識を持ち、誤字がないよう確認してからメールを送りましょう。

⑥件名は変えずに送る

メガネとパソコン

採用のメールを担当部署からもらったら、件名は変えずに返信をしてください。新規メールを作成して返事を書く必要もありませんので、注意が必要です。新規作成で返事をしたり、件名を変えたりすると採用担当者がメールを整理しづらくなります。

担当者がすぐに「採用メールへの返信だ」とわかるよう、Re:がついたままで返事をしましょう。また送られてきた本文は消さず、そのまま残して返信すると良いです。きちんと本文を残すことで、万が一企業とトラブルに発展しても証拠になります。

採用のお礼メールの基本的な書き方

①宛名を書く

ノートパソコン

採用メールへの返信を書くときは、まず宛名から書き始めてください。社名を書いて改行し、部署名・相手の名前+様をつけて書きます。また社名は「株式会社」も略さず、正式名称で書くようにしましょう。メールだけでなく、内定へのお礼を伝える手紙でも同じように書くことができます。

②最初に挨拶文を書く

考える女性

社名や部署名などの宛名を書いた後は、挨拶の言葉から書き始めます。ビジネス上では「日頃からお世話になっております」という挨拶文が使われますが、内定をもらった立場だと不自然になります。

そのため、「この度内定を頂いた、〇〇大学〇〇学部の□□と申します」と名乗って挨拶してください。自分宛てのメールに返信するからと名前を名乗らない人もいますが、それはマナー違反になるので注意が必要です。氏名だけでなく、きちんと大学名や学部まで名乗りましょう。

③採用への感謝を述べる

感謝

挨拶文を書いた後は本題に入り、採用への感謝を述べてください。長々とお礼を書く必要はなく、「この度は採用の通知を頂き、ありがとうございます」と端的に述べます。内定が出た喜びを伝えたいのなら、「嬉しさで震える思いです」「両親ともども喜んでおります」と表現しても良いですよ。

また面接の直後に採用のメールが届いた場合は、時間を割いてもらったことへの感謝を述べると良いです。「先ほどは面接をして頂き、ありがとうございました」と一言添えれば良い印象を与えられます。

④働く上での抱負を伝える

文章を作成する女性

採用メールには、働くにあたっての抱負を述べることも大切です。「今後は御社の一員として精一杯頑張る所存です」と、前向きに抱負を伝えましょう。「内定を頂いて気持ちが引き締まりました」と、素直に今の心情を述べるのもおすすめです。

⑤メールの終わりに再度感謝を述べる

手を合わせる女性

抱負を伝えた後の末文では、再度採用への感謝を伝えてください。長々と感謝を綴るのではなく、「まずは取り急ぎ御礼を申し上げます」とシンプルにまとめましょう。また、「今後ともよろしくお願い申し上げます」と括るのもおすすめです。

⑥日付と署名をする

ペン

メールの一番最後には、返信する日付と署名を書いてください。日付は月日だけでなく、年号まで詳細に記載すると丁寧な印象になります。また署名をする際は氏名だけでなく、学校や学部、学科まで書くのがマナーです。

採用のお礼メールの文例

採用メールは、内定を承諾するのか否かで文面が大きく変わります。以下にケース別の採用メールの文例をまとめていますので、状況に合わせて使い分けてください。

①内定を承諾する場合

承諾する人

内定を承諾する場合は、採用への感謝と共に入社の意思を伝えてください。採用を承諾すると企業とあなたの間に契約が成立した状態になるため、簡単に取り消すことはできません。労働環境や条件などをあらかじめ確認してから、承諾のメールを送るようにしましょう。

    内定承諾 文例

  • この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。謹んでお受けしたいと存じます。
  • 入社後は貴社の社員として活躍できるよう、精進してまいります。

またこちらに、「取り急ぎお礼まで申し上げます」という表現についてまとめられた記事を載せておきます。言い換え表現やビジネスメールでの例文など、詳しい使い方が解説されていますよ。「取り急ぎお礼まで」の使用方法が知りたい方は、是非こちらの記事にも目を通してみてくださいね。

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②内定を保留したい場合

頭に手を当てる女性

採用のメールをもらったけれど承諾するか悩んでいるのなら、返事を保留する旨の連絡をしてください。保留するからといって返事を返さないのは、企業に迷惑をかけるため絶対にNGです。また保留の連絡をする際は、いつまでに回答できるか提示すると良いですよ。

    内定保留 文例

  • 現在他に選考を受けている企業があり、すぐのお返事が難しい状況です。
  • 誠に勝手ながら、内定承諾のお返事を〇日までお待ち頂けないでしょうか。
  • せっかくの採用のご連絡を頂いたところ申し訳ございませんが、ご了承いただきますようお願い申し上げます。

またこちらに、内定メールの返信の例文がまとめられた記事を載せておきます。承諾する場合や保留するケースなど、失礼のない返答の仕方が詳しく解説されていますよ。内定メールの書き方に悩んでいる方は、是非こちらの記事にも目を通してみてくださいね。

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③採用を辞退する場合

手を出す女性

採用のメールをもらったものの内定を辞退したい場合は、書き方に注意してください。まず最初に、内定を辞退することをはっきりと伝えます。ここを伝えないと企業を混乱させることになるため、きちんと「内定を辞退させて頂きます」と書きます。

辞退する旨を明示した後は、内定を断る理由を述べるのがマナーです。理由を述べずに内定を断るのは失礼に当たるため、簡潔で良いので「なぜ内定を断るか」を書きましょう。最後に内定を断ることへのお詫びを記載して、結びの言葉とします。

    内定辞退 文例

  • せっかくのご連絡を頂いたところ大変恐縮ですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
  • 貴社の社風に大変魅力を感じておりましたが、自分の適性を考えた結果今回の結論に至りました。
  • 選考に貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、このような結果になり申し訳ありません。

バイトや派遣でも採用のお礼メールを送るべき?

新卒や中途採用では採用メールを送るのがマナーですが、バイトや派遣ではどうするべきなのでしょうか。以下にバイトや派遣に採用された場合の対応をまとめていますので、参考にしてください。

①必ずしも送る必要はない

携帯を持つ女性

バイトや派遣、パートの場合は、ビジネス書式でのお礼メールを送る必要はありません。特に電話などで採用の連絡をもらった場合は、改めてメールを送ることはほとんどないです。

ただし採用メールに返信しないと、相手に「今後どうするのか」と不安を与えてしまいます。畏まった文章にする必要はありませんが、「ありがとうございます」「これから頑張ります」と伝えると良いでしょう。

②面接へのお礼を述べると良い

ハート

バイトや派遣採用のお礼メールには、面接をしてもらったことへの感謝を伝えましょう。「お忙しい中面接をして頂きありがとうございました」と感謝を述べ、今後の抱負や意気込みを書くのがベストです。

採用のお礼メールの書き方や注意点を抑えましょう!

採用へのお礼メールは、できれば当日中に送るのがマナーです。また採用メールには書き方が決まっており、書式を間違えると失礼になってしまうので気をつけましょう。内定へのお礼メールを書くときは、今回紹介した書き方や注意点を参考にしてみてくださいね。

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