【忘年会＆懇親会】出欠確認メールの書き方＆文例8選！早く返事を貰うポイントは？

出欠確認メールでよく使う言い回し

①お時間を頂戴いたしたく存じます

相手への気遣いを表現するために、このような言い回しを覚えておくと良いでしょう。忘年会や懇親会などの飲み会に御参加いただくということは、相手の時間を割いていただくということになります。目上の方がいるかいないか、どのような飲み会かによって、言い回しを使い分けるのがポイントです。

相手を気遣う言葉

• ・お忙しいところと存じますが～
• ・ご多忙のところ誠に恐縮ですが～
• ・万障お繰り合わせの上～

「万障お繰り合わせの上」というのは耳慣れない言葉かもしれませんが、マナーを重んじる上司や、社外の人も交えた飲み会の場合に使うと良いでしょう。また、相手を気遣う言葉の例文の関連記事がありますので、こちらも参考にしてみてください。

お忙しいとは存じますがの例文13選！参加確認メールでの使い方・英語も

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②何卒よろしくお願い申し上げます

「何卒よろしくお願い申し上げます。」とメールの文末に入れると、丁寧な印象になります。こういった文章の書き方は何種類かありますので、場合によって使い分けるのがポイントです。同じ飲み会に関して何度もメールを送ることもありますので前回のメールをよく確認してくださいね。

③平素より大変お世話になっております

「平素は大変お世話になっております。」と書かれていると丁寧な印象になります。メールでは、最初に挨拶文を書くのがマナーですよね。挨拶文は、メールの送信者の印象が決まるとても大切な一文です。相手に失礼のない言い回しを心がけましょう。

「お疲れ様です」は、比較的親しい相手に向けて使う言葉です。上司や社外の人などには使わないようにしましょうね。不自然なほどかしこまる必要はありませんが、その場に合った言葉遣いを目指しましょう。挨拶の文例は以下の通りです。

挨拶の例文

• ・いつも大変お世話になっております。
• ・お疲れ様です。
• ・お世話になっております。

忘年会編｜出欠確認メールの文例4選

①社内向けの場合

まずは、社内の人に宛てた忘年会メールの文例です。書き方のコツは、あまりかしこまりすぎないことです。先ほどご紹介した挨拶などの文例の中でも、丁寧過ぎないものを選んでください。

忘年会は年に一度の大きな飲み会です。最速で返信をもらい、スムーズに幹事の仕事を遂行していきたいですよね。以下が文例のご紹介です。以下のような前置きのあとに、先述の箇条書きスタイルで日時や場所の詳細を明記しましょう。

社内の人宛忘年会出欠確認メール

1. 1お世話になっております。今年も残すところあと僅かとなって参りました。今年も昨年に引き続き忘年会を開催いたしますので、内容のご確認とともに出欠のご返答をお願い申し上げます。
2. 2大変お世話になっております。早速ではございますが、今年も恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。年末のお忙しい時期で恐縮ですが、奮ってご参加ください。

②社外向けの場合

社外の人に向けた忘年会メールの書き方ポイントは、丁寧に書くことです。マナーに関してシビアな方もいらっしゃいますので、言葉の選び方には特に気を付けましょう。社外の人宛て忘年会メールの文例は以下の通りです。

社外の人宛て忘年会出欠確認メール

1. 1平素より大変お世話になっております。今年も残り僅かとなって参りました。そこで来る●月●日、今年も交流を兼ねて忘年会を開催する運びとなりました。詳細は以下の通りですので、●月●日までにご返信いただけますようお願い申し上げます。
2. 2平素はご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。この度、お世話になった皆様に感謝の気持ちを込めて忘年会を開催することとなりました。年末のお忙しい時期とは存じますが、ぜひともご参加いただきますようお願い申し上げます。

懇親会編｜出欠確認メールの文例4選

①社内の人向け

懇親会の社内の人向けのメールのポイントは、忘年会同様かしこまりすぎないことです。挨拶は、基本的に「お疲れ様です。」「お世話になっております。」など比較的フランクで良いです。内容は簡潔にわかりやすくというのもポイントですよ。

懇親会は忘年会と違い、年に何度か開催されることもあります。そのため、少しフランクな書き方でも大丈夫ですよ。また、自分以外にも懇親会メールを送っている人がいるかも知れません。返信のない人には早めにリマインドメールを送るのも、早く返信をもらうテクニックですよ。懇親会のメール文例は以下の通りです。

社内の人宛て懇親会出欠確認メール

1. 1お疲れ様です。さて、掲題の件ですが日頃のご慰労を兼ねて以下の通り懇親会を開催いたします。ご多忙のところと存じますが、皆様お誘いあわせの上是非ご参加ください。
2. 2お世話になっております。さて、この度交流の少ない部署間の交流を深めるため、懇親会を開催する運びとなりました。ご多忙の折ですが、楽しい企画も考えておりますので奮ってご参加ください。

②社外の人向け

社外の人向けの懇親会メールの書き方のポイントは、マナーを意識した丁寧な文章です。日ごろからお世話になっている相手ですので、感謝の気持ちを表現しましょう。取引先との懇親会も年に何度か開催されるのではないでしょうか。社外の人向けの文例は以下の通りです。

社外の人宛懇親会出欠確認メール

1. 1平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます。日ごろからお世話になっております取引先の皆様に感謝の気持ちを込めて、懇親会を開催する運びとなりました。詳細は以下の通りですので●月●日までに出欠のご返信を頂戴できればと思います。
2. 2平素は大変お世話になっております。突然ではございますが、日頃のご愛顧に感謝の気持ちを込めて懇親会を開催する運びとなりました。この機にぜひ一層の親睦を深めたいと考えております。以下内容をご確認いただき、●月●日までに本宛先へ返信を頂戴くださいませ。

ポイントは問い合わせ先を明記すること

挨拶や開催日時などの内容を明記したら、最後に問い合わせ先を明記しておきましょう。「途中参加したい」「子供も連れていきたい」など、人によって事情は様々です。細やかな対応をするために、会社用電話の番号とメールアドレス、部署名を明記しておくとより親切ですね。

出欠確認メールの返信を早く貰うポイントは？

①件名は簡潔にわかりやすく

件名に「出欠の返信が必要なこと」「出欠確認の締め切り日」「飲み会の内容」等を記載しましょう。件名を簡潔にわかりやすく書くことでメールをすぐに確認してもらいやすくなります。幹事としては一刻も早く出欠確認を取っていきたいですよね。そのために、件名で締切日時と飲み会の内容を明記しておきましょう。

件名に内容を書くことで、見返したときに目につきやすい効果も期待できます。万が一返信を忘れていても、手が空いた時にメールを見返して気が付いてもらいやすくなりますよ。簡潔で分かりやすい件名の文例は以下の通りです。

簡潔で分かりやすい件名の文例

• ・【出欠要返信●月●日締切】懇親会開催のご案内
• ・【●月●日開催】忘年会のご案内

メールの件名はいつも悩みがちですよね。意外とマナーも多く社内あて、社外あてと使い分ける必要があります。件名のマナーに関して解説している記事がありますので、参考にしてみてくださいね。

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②本文構成は一目でわかる読みやすさを意識

本文構成のポイントは、一目でわかるレイアウトにすることです。特に箇条書きにすると、視覚で訴えることができるのでおすすめです。日々業務に追われ、たくさんの情報で溢れかえっている中、飲み会の出欠確認メールを見てもらうためには視覚に訴えましょう。

また、電話番号の下にお店の地図を入れるとさらに親切なメールになります。駅からお店までのだいたいの道のりがわかりますし、幹事の仕事として丁寧な印象になりますよ。

伝わりやすい本文構成

• ・日時：●月●日　（●）
• ・場所：割烹　●●●
• ・住所：●●市●●町●●　１－２－３　▲▲ビル３F
• ・TEL：00-0000-0000

③出欠確認の期限を明記する

返信期限は本文の前半部分に持ってくると良いです。先程の件名編でもお伝えしましたが、期限はできるだけわかりやすい場所に明記しましょう。「①挨拶②開催する飲み会の内容③出欠確認期限」という順番にすると、わかりやすく伝えることができます。

リマインドメール＆催促メールの文例と書き方

では、出欠確認メールを送ったものの返信が来ない人がいる場合はどうしたらよいのでしょうか。時期を見て、リマインドメールや催促メールを送るのが最適な方法です。しかしながら、圧をかけずマナーを守った催促が必要ですので、リマインドメール、催促メールの書き方と文例をご紹介します。

丁寧かつわかりやすい言い回しを

リマインドメールの書き方のポイントは、挨拶文と締めの文章を丁寧に書くことです。言い回しを間違えると圧の強い文章になってしまいます。そうならないために、口調には特に気を付けてくださいね。圧を与えずとも、内容を的確にリマインドする文章を心がけましょう。

催促メールでもポイントは同様です。返信を忘れてしまった側としては丁寧な言い回しのメールが来ると、より申し訳なさを感じてすぐに返信する気になるものです。催促メールやリマインドメールに使える例文は以下の通りです。

催促メール＆リマインドメールの文例

1. 1大変お世話になっております。お忙しいところに申し訳ありません。先般ご案内しておりました忘年会に関しまして、出欠確認の締め切りが迫って参りましたので再度ご連絡を申し上げます。お手数ですがご予定が確認できましたらご返信の程宜しくお願いいたします。
2. 2お疲れ様です。掲題の件につきまして、開催が近づいてまいりましたので再度ご連絡させていただきます。万が一ご都合が悪くなってしまった場合、本日中にご連絡くださいませ。お手数をお掛け致しますが、何卒よろしくお願いいたします。

詳細を再度記載する

リマインドメールでは、出欠確認のメールを添付し内容を再度お伝えしましょう。皆さん多くの飲み会に参加されるため、どのメールのリマインドなのかがわかるよう添付すると親切です。また、場所がわかりにくい場合は目印になる建物などを書いてあげるとより良いですよ。時間通りに始められるよう幹事の力量が試されます。

行き違いへのお詫びの一文を添えておく

催促メールにおいて、お詫びの文章を文末に沿えるのは基本のマナーです。催促メールで1番やってはいけないことは、既に返信を頂いた方にも催促してしまうというミスです。また、もしかしたら今返信メールを作成中かも知れません。以下の文例を参考に催促メールの文末にお詫びの一文を添えておきましょう。

催促メールのお詫び文例

1. 1行き違いでご連絡を頂いておりましたらご容赦ください。
2. 2行き違いでご連絡を頂いておりましたら、その旨お申し付けください。

これで面倒な出欠確認メールはお手の物！

出欠確認は、幹事の仕事の中で最も手のかかるものです。できるだけ早く全員の回答を得るために、今回ご紹介した書き方や文例、マナーをぜひ参考にしてみてください。せっかくの忘年会や懇親会が楽しいものになるよう頑張りましょう！